學(xué)生部門會議管理制度

學(xué)生部門會議管理制度第一章總則

學(xué)生部門會議管理制度旨在規(guī)范學(xué)生部門的會議流程，確保會議的高效、有序進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度。以下是學(xué)生部門會議管理制度總則：

第一條本制度適用于學(xué)生部門組織的各類會議，包括但不限于部門例會、專題研討會、工作總結(jié)會等。

第二條會議應(yīng)以服務(wù)學(xué)生、促進部門工作為宗旨，遵循民主、集中、高效的原則。

第三條會議組織者應(yīng)提前準備會議議程，明確會議主題、目的、時間、地點和參會人員。

第四條參會人員應(yīng)按時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織者請假。

第五條會議過程中，參會人員應(yīng)遵守會議紀律，保持手機靜音或振動，不隨意離場，積極參與討論。

第六條會議決策事項應(yīng)充分征求參會人員意見，實行民主集中制，確保決策的科學(xué)性和合理性。

第七條會議紀要應(yīng)及時整理，明確責(zé)任人和完成時限，確保會議決策的落實。

第八條會議組織者和參會人員應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)、學(xué)校規(guī)章制度以及本會議管理制度，保守會議秘密。

第九條本制度解釋權(quán)歸學(xué)生部門所有，自發(fā)布之日起生效。

第十條本制度的修改和補充，需經(jīng)學(xué)生部門負責(zé)人同意，并報上級主管部門批準。

第二章會議流程

為確保學(xué)生部門會議的高效性和有序性，以下詳細闡述會議流程的各個環(huán)節(jié)。

一、會議籌備

1.會議主題與目的：會議組織者應(yīng)根據(jù)部門工作計劃和實際需求，明確會議的主題和目的，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.會議議程：提前制定會議議程，包括各議題的討論時間、主講人等，并將會議議程于會議前至少1個工作日發(fā)送給參會人員，以便大家提前準備。

3.參會人員：明確參會人員范圍，包括部門全體成員及必要時邀請的其他相關(guān)人員。

4.會議通知：通過郵件、短信、微信等形式，將會議時間、地點、議程等信息通知到參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負責(zé)參會人員的簽到工作，確保會議出席情況的真實性。

2.會議主持：由會議組織者或指定主持人開場，介紹會議主題、目的、議程和參會人員，并宣布會議開始。

3.會議討論：按照議程順序，針對各個議題展開討論。主講人應(yīng)提前準備PPT、報告等材料，并在規(guī)定時間內(nèi)完成講解。

4.會議決策：充分聽取參會人員的意見和建議，實行民主集中制，形成會議決策。

三、會議總結(jié)

1.決策確認：會議組織者對會議決策進行梳理，確保參會人員對決策內(nèi)容達成一致。

2.會議紀要：指定專人負責(zé)整理會議紀要，內(nèi)容包括會議主題、議程、討論過程、決策結(jié)果等，并于會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成初稿。

3.紀要反饋：將會議紀要發(fā)送給參會人員，征求大家對紀要內(nèi)容的意見和建議，修改完善后形成最終版會議紀要。

四、會議后續(xù)

1.任務(wù)分工：根據(jù)會議決策，明確責(zé)任人，并將任務(wù)分解為具體可執(zhí)行的行動計劃。

2.跟蹤落實：會議組織者負責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保決策落實到位。

3.反饋與評估：定期收集會議決策執(zhí)行情況的反饋，對會議效果進行評估，以便對后續(xù)會議進行改進。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議決策和討論內(nèi)容的重要記錄，其跟蹤落實是確保會議效果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。以下對會議紀要的跟蹤落實進行詳細闡述。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.紀要整理：會議紀要應(yīng)由指定的記錄人負責(zé)整理，確保內(nèi)容準確、完整、清晰，并突出會議決策的重點和任務(wù)分工。

2.紀要審查：會議紀要完成后，應(yīng)由會議組織者或指定人員進行審查，確保紀要內(nèi)容無誤。

3.紀要發(fā)布：審查通過的會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后的一定時間內(nèi)（如1-2個工作日）發(fā)送給所有參會人員，以保證信息的及時性。

二、會議紀要的反饋與修訂

1.反饋收集：鼓勵參會人員對會議紀要提出反饋意見，包括對會議決策的理解、執(zhí)行上的疑問或建議。

2.紀要修訂：根據(jù)收集到的反饋，及時對會議紀要進行調(diào)整和修訂，確保紀要內(nèi)容的準確性和可執(zhí)行性。

3.最終確認：修訂后的會議紀要應(yīng)再次發(fā)送給參會人員，進行最終確認，確保所有人都對紀要內(nèi)容無異議。

三、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.任務(wù)分配：根據(jù)會議紀要中的決策和行動項，明確責(zé)任人和完成時限，確保每項任務(wù)都有人負責(zé)。

2.執(zhí)行監(jiān)督：會議組織者或指定的人員應(yīng)定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，督促責(zé)任人按計劃推進工作。

3.進度更新：責(zé)任人需定期更新任務(wù)進度，向會議組織者匯報工作進展，確保執(zhí)行過程中的問題和困難能夠得到及時解決。

四、會議紀要的歸檔與回顧

1.歸檔保存：為確保會議紀要的長期可追溯性，應(yīng)將最終確認的會議紀要按照一定的分類和編號規(guī)則進行歸檔保存。

2.定期回顧：定期組織回顧會議紀要，評估會議決策的執(zhí)行效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)會議提供改進方向。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室是進行會議活動的重要場所，為確保會議的順利進行，維護會議室的正常使用秩序，以下對會議室的管理規(guī)定進行詳細闡述。

一、會議室預(yù)訂與使用

1.預(yù)訂原則：會議室預(yù)訂遵循“先申請、先安排”的原則，各部門應(yīng)根據(jù)會議需求提前預(yù)訂。

2.預(yù)訂流程：通過會議室預(yù)訂系統(tǒng)或向會議室管理部門提交申請，填寫會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

3.使用規(guī)范：會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進食，使用完畢后應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉電源、投影儀等設(shè)備。

二、會議室設(shè)備管理

1.設(shè)備檢查：會議前，相關(guān)部門應(yīng)對會議室內(nèi)的音響、投影儀、電腦等設(shè)備進行檢查，確保設(shè)備正常運行。

2.設(shè)備使用：參會人員應(yīng)按照操作規(guī)范使用會議室設(shè)備，如遇問題應(yīng)及時聯(lián)系技術(shù)人員解決。

3.設(shè)備維護：定期對會議室設(shè)備進行保養(yǎng)和維護，確保設(shè)備使用壽命和會議效果。

三、會議室安全與保密

1.安全檢查：會議前，應(yīng)檢查會議室內(nèi)的消防設(shè)施、安全通道等，確保安全設(shè)施齊全、有效。

2.保密要求：會議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及敏感信息時，參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自錄音、錄像或泄露會議內(nèi)容。

3.會議資料：會議結(jié)束后，應(yīng)及時收回會議資料，避免遺失或泄露。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.清潔衛(wèi)生：會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進行清潔，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.綠化植物：適當(dāng)擺放綠化植物，改善會議室空氣質(zhì)量，營造舒適的環(huán)境。

3.廢物處理：參會人員應(yīng)將廢棄物品投入指定垃圾桶，共同維護會議室環(huán)境衛(wèi)生。

遵循以上會議室管理規(guī)定，有助于提高會議質(zhì)量，為部門和學(xué)校各項工作提供有力保障。

第五章附則

為確保學(xué)生部門會議管理制度的有效實施，以下附則對未盡事宜進行補充規(guī)定。

一、制度修訂

本制度的修訂和補充，需經(jīng)學(xué)生部門負責(zé)人同意，并報上級主管部門批準后實施。

二、特殊情況下會議召開

遇特殊情況需召開緊急會議時，可根據(jù)實際情況簡化會議流程，但應(yīng)確保關(guān)鍵環(huán)節(jié)的完整性。