供電公司會議管理制度

供電公司會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為了加強(qiáng)供電公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學(xué)性、民主性和有效性，根據(jù)公司實(shí)際情況，特制定本制度。本制度遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，以保障公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)發(fā)展需求。

二、適用范圍

本制度適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等。公司各部門、下屬單位及全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，確保會議的順利進(jìn)行。

三、會議類別

1.董事會：研究決定公司發(fā)展戰(zhàn)略、重大事項(xiàng)和經(jīng)營管理等事宜。

2.總經(jīng)理辦公會：研究落實(shí)董事會決策，部署公司日常工作，協(xié)調(diào)各部門工作等。

3.部門例會：總結(jié)部門工作，布置工作任務(wù)，研究解決工作中的問題等。

4.專題協(xié)調(diào)會：針對特定項(xiàng)目或問題，協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同解決。

四、會議組織與管理

1.會議的組織者應(yīng)明確會議目的、議題、議程、參會人員等，提前做好會議準(zhǔn)備工作。

2.會議組織者負(fù)責(zé)會議的通知、召集、主持、記錄等工作。

3.參會人員應(yīng)按時參加，因故不能參加的，應(yīng)提前向會議組織者請假。

4.會議組織者應(yīng)確保會議內(nèi)容符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際需要，避免形式主義和無效會議。

五、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動，不得隨意離開會場，不得交頭接耳。

2.參會人員應(yīng)遵守會議時間，按時到場，不得遲到、早退。

3.會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密時，參會人員應(yīng)保守秘密，不得泄露。

4.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，以便跟蹤落實(shí)。

六、本制度的解釋與修訂

1.本制度的解釋權(quán)歸公司董事會。

2.本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。

3.修訂后的本制度報公司董事會審批后實(shí)施。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司發(fā)展需要和各部門工作情況，明確會議主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實(shí)用性。

2.制定會議議程：列出會議主要議題，明確每個議題的討論時間，合理安排會議時間。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及必要的工作人員參會。

4.通知參會人員：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，確保參會人員提前做好準(zhǔn)備。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負(fù)責(zé)簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持人開場：簡要介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目的和預(yù)期目標(biāo)。

3.討論議題：按照會議議程，逐個討論議題。會議組織者應(yīng)確保會議討論充分、深入，避免偏離主題。

4.會議決策：針對討論的議題，形成決策。會議決策應(yīng)充分考慮參會人員的意見和建議，確保決策的科學(xué)性和民主性。

三、會議記錄

1.會議記錄人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，便于會后跟蹤落實(shí)。

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，形成會議紀(jì)要。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的討論和決策進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議成果和后續(xù)工作要求。

2.參會人員對會議組織、議程安排等方面提出意見和建議，以不斷提高會議效果。

五、會后工作

1.會議紀(jì)要的整理與發(fā)布：會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理會議紀(jì)要，發(fā)送給參會人員，以便跟蹤落實(shí)。

2.任務(wù)分工：根據(jù)會議決策，明確各部門和人員的任務(wù)分工，確保會議決策的落實(shí)。

3.跟蹤落實(shí)：會議組織者應(yīng)定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，對存在的問題及時協(xié)調(diào)解決，確保會議成果轉(zhuǎn)化為實(shí)際工作效果。

六、會議評估

1.會議組織者應(yīng)在每次會議結(jié)束后，對會議效果進(jìn)行評估，了解參會人員的滿意度，查找不足之處，不斷優(yōu)化會議流程。

2.定期對會議管理制度進(jìn)行審視和修訂，確保其符合公司發(fā)展需要。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息、參會人員、討論的主要議題、決策結(jié)果、任務(wù)分工等內(nèi)容。

2.會議紀(jì)要應(yīng)由會議記錄人在會議結(jié)束后及時整理，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)布。

3.會議紀(jì)要的發(fā)布對象應(yīng)包括所有參會人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。

二、任務(wù)分工的明確與執(zhí)行

1.會議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時限。

2.各責(zé)任部門應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定具體實(shí)施方案，確保任務(wù)按時完成。

3.責(zé)任人應(yīng)主動作為，及時匯報工作進(jìn)展，對存在的問題積極尋求解決方案。

三、跟蹤落實(shí)與監(jiān)督

1.會議組織者應(yīng)定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，對存在的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。

2.各責(zé)任部門應(yīng)積極配合，及時反饋工作進(jìn)展，確保會議決策的落實(shí)。

3.對于重要會議決策，會議組織者應(yīng)設(shè)立專項(xiàng)跟蹤小組，加強(qiáng)監(jiān)督和推進(jìn)。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以便日后查詢和追溯。

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)確保完整性，包括會議記錄、參會人員名單、決策文件等相關(guān)資料。

3.會議紀(jì)要的歸檔管理工作由會議組織者負(fù)責(zé)，確保資料的安全與保密。

五、會議紀(jì)要的利用與反饋

1.會議紀(jì)要作為公司決策的重要依據(jù)，應(yīng)充分運(yùn)用到實(shí)際工作中，指導(dǎo)部門和個人開展工作。

2.參會人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會議紀(jì)要，對會議決策提出意見和建議，共同提高會議效果。

3.定期收集會議紀(jì)要的執(zhí)行反饋，對會議決策的落實(shí)情況進(jìn)行評估，為優(yōu)化會議管理制度提供參考。

六、會議紀(jì)要的修訂與更新

1.如會議決策在執(zhí)行過程中發(fā)生變化，應(yīng)及時修訂會議紀(jì)要，確保信息的一致性和準(zhǔn)確性。

2.會議紀(jì)要的修訂應(yīng)經(jīng)過會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，確保修訂內(nèi)容的合規(guī)性。

3.修訂后的會議紀(jì)要應(yīng)重新發(fā)布，通知相關(guān)人員進(jìn)行更新。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門提交會議室申請。

2.會議組織者需在申請中明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等，以便行政部門合理安排會議室。

3.行政部門收到申請后，應(yīng)及時答復(fù)，并在會議室使用時間上予以保障。

二、會議室配置與維護(hù)

1.會議室應(yīng)配置必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，確保會議順利進(jìn)行。

2.行政部門負(fù)責(zé)會議室的日常維護(hù)，確保設(shè)備完好、環(huán)境整潔。

3.會議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患，保障參會人員的安全。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)備，遵守使用規(guī)范，不得隨意損壞或搬離設(shè)備。

2.會議室使用完畢，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)清理場地，確保會議室的整潔。

3.會議組織者應(yīng)確保會議內(nèi)容符合公司規(guī)定，不得在會議室進(jìn)行非法活動。

四、會議室保密措施

1.會議室應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置門禁、安裝監(jiān)控設(shè)備等，確保會議內(nèi)容的安全。

2.參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容，對于涉及公司機(jī)密的會議，需簽署保密協(xié)議。

3.會議室鑰匙、門禁卡等由行政部門統(tǒng)一管理，不得私自借用或轉(zhuǎn)交他人。

五、會議室調(diào)度與協(xié)調(diào)

1.行政部門負(fù)責(zé)會議室的調(diào)度與協(xié)調(diào)，確保會議室資源合理分配，避免沖突。

2.如遇緊急會議或重要活動，行政部門可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會議室安排，提前通知相關(guān)會議組織者。

3.會議組織者應(yīng)積極配合行政部門，共同做好會議室的調(diào)度與協(xié)調(diào)工作。

六、會議室改進(jìn)與優(yōu)化

1.行政部門應(yīng)定期收集會議室使用反饋，針對存在的問題進(jìn)行改進(jìn)與優(yōu)化。

2.鼓勵員工提出會議室管理建議，共同提高會議室使用效果。

3.根據(jù)公司發(fā)展需求，適時增加會議室數(shù)量，提升會議室設(shè)施水平