《財(cái)經(jīng)應(yīng)用文寫(xiě)作(第二版)》 課件 第二章 財(cái)經(jīng)公務(wù)應(yīng)用文_第1頁(yè)
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財(cái)經(jīng)公務(wù)應(yīng)用文PART02第一節(jié)通知第二節(jié)通報(bào)第三節(jié)通告第四節(jié)報(bào)告第五節(jié)請(qǐng)示、批復(fù)第六節(jié)函第七節(jié)紀(jì)要通知第一節(jié)第一節(jié)通知(一)通知的文體含義通知是用于發(fā)布、傳達(dá)有關(guān)事項(xiàng),要求下級(jí)部門(mén)和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行,在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)使用的一種應(yīng)用文。通知使用范圍廣泛,是各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中最常使用的一種應(yīng)用文。一、通知文體概述(二)通知的特點(diǎn)1.應(yīng)用廣泛,使用頻率高通知不受發(fā)文單位級(jí)別、性質(zhì)的限制,不論是國(guó)家行政機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位,不論是國(guó)家大事還是單位內(nèi)部的具體事務(wù),都可以使用通知行文。通知也不受內(nèi)容繁簡(jiǎn)的制約,可用于傳達(dá)重要指示、布置工作,也可用于通知一般事項(xiàng),寫(xiě)作比較靈活,使用方便。第一節(jié)通知2.有時(shí)效性,不可拖延通知所涉及的事項(xiàng)一般不容拖延,要求立即辦理或執(zhí)行。有些通知還指定有效期,即在指定的一段時(shí)間內(nèi)有效。3.具有明顯的指導(dǎo)性通知大多屬于下行文,明顯體現(xiàn)出指導(dǎo)性。上級(jí)單位向下級(jí)單位用通知行文,尤其是布置工作、批轉(zhuǎn)文件等的通知,都要明確指出處理某些問(wèn)題的原則和方法,說(shuō)明需要做什么、怎樣做、達(dá)到什么要求等,這些通知對(duì)下級(jí)單位的工作起指揮、指導(dǎo)作用,對(duì)有關(guān)人員有較強(qiáng)的約束力。第一節(jié)通知第一節(jié)通知(一)事項(xiàng)通知事項(xiàng)通知用于上級(jí)單位要求下級(jí)單位辦理某些事項(xiàng)。除交代任務(wù)外,通常還會(huì)提出工作原則和要求,讓行文對(duì)象貫徹執(zhí)行,具有強(qiáng)制性和行政約束力。(二)知照通知知照通知是用于告知有關(guān)單位或有關(guān)人員某些事項(xiàng)或某些信息的通知,成立或撤銷(xiāo)機(jī)構(gòu)、調(diào)整辦公時(shí)間、更改電話、更正文件差錯(cuò)、告知放假時(shí)間等均使用知照通知。(三)會(huì)議通知會(huì)議通知是告知有關(guān)單位或個(gè)人參加會(huì)議的通知。二、通知的類(lèi)型(四)批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)通知批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)通知由通知本身和被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)(頒發(fā)、發(fā)布)的文件組合而成,一般有三種形式。1.批轉(zhuǎn)通知批轉(zhuǎn)是指通知的發(fā)文單位將所屬下級(jí)單位的來(lái)文批準(zhǔn)之后再轉(zhuǎn)發(fā)給所有下屬單位,起到認(rèn)可批準(zhǔn)的作用。第一節(jié)通知2.轉(zhuǎn)發(fā)通知轉(zhuǎn)發(fā)是指通知的發(fā)文單位將上級(jí)單位或不相隸屬單位的來(lái)文傳達(dá)給所屬下級(jí)單位,使其了解或執(zhí)行,起傳達(dá)、推薦作用。3.印發(fā)通知印發(fā)是指將本單位制定的行政法規(guī)、規(guī)章制度或其他文件用通知向所屬單位發(fā)布。第一節(jié)通知第一節(jié)通知(一)標(biāo)題通知的標(biāo)題有完全式和省略式兩種。完全式標(biāo)題是三要素齊全的標(biāo)題,即由發(fā)文單位、事由、文種構(gòu)成;省略式標(biāo)題可根據(jù)需要省去其中的一項(xiàng)或兩項(xiàng),如僅由事由和文種兩要素構(gòu)成,或只寫(xiě)文種“通知”二字。省略式標(biāo)題一般用于內(nèi)部非正式行文。批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)通知的標(biāo)題主要由發(fā)文單位(批轉(zhuǎn)單位名稱(chēng))、“批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā))”字樣、被轉(zhuǎn)文件名稱(chēng)及文種等要素構(gòu)成,例如:××總公司關(guān)于批轉(zhuǎn)人力資源部《員工考核辦法》的通知××建筑公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××市政府《關(guān)于加強(qiáng)安全生產(chǎn)工作的決定》的通知三、通知的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)作方法(二)主送單位主送單位是文件送達(dá)的單位,主送單位往往負(fù)責(zé)執(zhí)行文件要求。主送單位可以是一個(gè)或多個(gè)。當(dāng)主送單位數(shù)量比較少時(shí),應(yīng)當(dāng)采用單位全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。如果主送單位數(shù)量比較多,則可以采用同類(lèi)型單位統(tǒng)稱(chēng)。主送單位較廣泛時(shí),還可以省略。通知的主送單位往往是下級(jí)單位,多采用統(tǒng)稱(chēng),后加冒號(hào),如“各部門(mén):”或“各單位:”。第一節(jié)通知(三)正文通知的正文包括緣由、事項(xiàng)、要求三部分,其中事項(xiàng)是主體部分。不同種類(lèi)的通知,其正文的寫(xiě)法也不盡相同。1.事項(xiàng)通知事項(xiàng)通知一般用于傳達(dá)、安排事務(wù)性工作,目的在于使行文對(duì)象了解通知的內(nèi)容(即事項(xiàng)),以及做什么、怎樣做、具體要求等,所以這類(lèi)通知的正文一般包括三部分。(1)開(kāi)頭部分開(kāi)頭部分說(shuō)明下發(fā)通知的背景、依據(jù)或目的,應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,讓行文對(duì)象清楚執(zhí)行該通知的意義。第一節(jié)通知(2)事項(xiàng)部分事項(xiàng)部分較為詳細(xì)地提出事項(xiàng)安排或要求。如果內(nèi)容較多,則要分條列項(xiàng)來(lái)寫(xiě),將通知的具體內(nèi)容一項(xiàng)一項(xiàng)列出,將布置的工作闡述清楚,并講清要求、措施、辦法等。(3)結(jié)尾部分結(jié)尾部分多提出貫徹執(zhí)行要求,用“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”“請(qǐng)貫徹執(zhí)行”等習(xí)慣用語(yǔ),但有的也不寫(xiě)習(xí)慣用語(yǔ)。第一節(jié)通知2.知照通知知照通知的正文格式多樣,寫(xiě)法比較靈活。根據(jù)通知的內(nèi)容交代清楚行文的依據(jù)、目的和事項(xiàng)即可,要求文字簡(jiǎn)練明晰。3.會(huì)議通知不同類(lèi)型的會(huì)議通知,其正文的寫(xiě)法也不盡相同。(1)小型會(huì)議或內(nèi)部會(huì)議通知本單位內(nèi)部會(huì)議的通知,內(nèi)容一般比較簡(jiǎn)單,在通知事項(xiàng)中說(shuō)明會(huì)議內(nèi)容、具體時(shí)間和地點(diǎn)、出席人員、需準(zhǔn)備的材料等即可,語(yǔ)言力求簡(jiǎn)短明白。第一節(jié)通知(2)大型會(huì)議通知通過(guò)文件傳遞渠道發(fā)出的會(huì)議通知通常比較復(fù)雜,與會(huì)方一般分屬不同的單位,因此會(huì)議通知的內(nèi)容應(yīng)力求全面,表述應(yīng)準(zhǔn)確清楚,避免產(chǎn)生歧義。一般應(yīng)寫(xiě)明會(huì)議名稱(chēng)、召開(kāi)會(huì)議的原因和目的、主要議題、與會(huì)人員、報(bào)到及會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)、乘車(chē)路線、需要的材料等,有時(shí)還要寫(xiě)明會(huì)務(wù)經(jīng)費(fèi)、食宿標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議回執(zhí)、會(huì)議聯(lián)系人、聯(lián)系電話等內(nèi)容。為保證條理清晰,這類(lèi)會(huì)議通知通常采用條文式寫(xiě)法。第一節(jié)通知4.批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)通知這類(lèi)通知的正文往往十分簡(jiǎn)短,通常包括批轉(zhuǎn)語(yǔ)(轉(zhuǎn)發(fā)語(yǔ))和執(zhí)行要求兩項(xiàng)內(nèi)容。批轉(zhuǎn)通知的批轉(zhuǎn)語(yǔ)是上級(jí)對(duì)下級(jí)的文件批示“同意”,如“總公司同意人力資源部制定的《員工考核辦法》,現(xiàn)發(fā)給你們”,接著提出執(zhí)行要求,如“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”。轉(zhuǎn)發(fā)通知的轉(zhuǎn)發(fā)語(yǔ)有兩種類(lèi)型。如果發(fā)文單位轉(zhuǎn)發(fā)的文件來(lái)自不相隸屬的單位,發(fā)文單位必須說(shuō)明已經(jīng)得到上級(jí)同意,如國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)水利部的某文件,其轉(zhuǎn)發(fā)語(yǔ)是,“水利部《關(guān)于加強(qiáng)嫩江松花江近期防洪建設(shè)的若干意見(jiàn)》已經(jīng)國(guó)務(wù)院同意,現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們”。第一節(jié)通知如果文件來(lái)自上級(jí)單位,則可直接寫(xiě)作,“現(xiàn)將《××××》轉(zhuǎn)發(fā)給你們,請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”。印發(fā)通知正文的開(kāi)頭部分通常是,“現(xiàn)將《××××》印發(fā)給你們”。也可簡(jiǎn)單說(shuō)明發(fā)文依據(jù)或緣由,如“根據(jù)……,現(xiàn)將《××××》印發(fā)給你們”,或“為了……,現(xiàn)將《××××》印發(fā)給你們”。被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件的標(biāo)題應(yīng)按公文格式的要求以附件形式標(biāo)注在正文與發(fā)文單位名稱(chēng)之間。被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件的全文應(yīng)當(dāng)排印在成文日期下方,或另起一頁(yè)排印。第一節(jié)通知通報(bào)第二節(jié)第二節(jié)通報(bào)(一)通報(bào)的含義通報(bào)是指表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況的應(yīng)用文。通報(bào)作為一種宣傳教育、通報(bào)信息的工具,發(fā)揮表彰、懲戒、知照等作用。(二)通報(bào)的特點(diǎn)1.真實(shí)性通報(bào)的任何事實(shí)、情況都必須是真實(shí)、準(zhǔn)確的,不能有差錯(cuò),更不能編造虛假情況。對(duì)先進(jìn)事跡的通報(bào)表彰要實(shí)事求是,不能任意拔高,更不能借貶低他人來(lái)提高先進(jìn)的形象;批評(píng)錯(cuò)誤時(shí),要對(duì)反面典型予以揭露,要對(duì)有關(guān)事實(shí)核實(shí)清楚,做到準(zhǔn)確無(wú)誤。一、通報(bào)文體概述2.教育性表彰通報(bào)在一定范圍內(nèi)表?yè)P(yáng)好人好事,其價(jià)值體現(xiàn)在對(duì)被表彰的單位和個(gè)人是一種鼓舞和激勵(lì),對(duì)其他單位和個(gè)人是一種教育,對(duì)后進(jìn)單位則是一種鞭策。批評(píng)通報(bào)的目的是讓有關(guān)當(dāng)事人吸取教訓(xùn)、改正錯(cuò)誤、引以為戒,為其他單位和個(gè)人提供反面典型以供借鑒。情況通報(bào)以指導(dǎo)工作為目的,使有關(guān)單位或組織了解工作進(jìn)程、工作重點(diǎn),從而樹(shù)立整體觀念,妥善安排和部署自己的工作。第二節(jié)通報(bào)3.及時(shí)性不論是先進(jìn)事跡、典型經(jīng)驗(yàn)、重要情況還是不良人物事件、反面典型,都必須及時(shí)通報(bào),才能達(dá)到目的,發(fā)揮通報(bào)的作用。第二節(jié)通報(bào)第二節(jié)通報(bào)(一)表彰通報(bào)表彰通報(bào)用于在一定范圍內(nèi)表?yè)P(yáng)好人好事,通過(guò)表彰先進(jìn)、樹(shù)立典型、弘揚(yáng)正氣,促使有關(guān)單位和人員學(xué)習(xí)先進(jìn),更好地完成本職工作。(二)批評(píng)通報(bào)批評(píng)通報(bào)用于在一定范圍內(nèi)批評(píng)錯(cuò)誤,糾正不良傾向,通過(guò)批評(píng)后進(jìn),起到告誡和教育作用,促使有關(guān)單位和人員引以為戒,盡量避免類(lèi)似問(wèn)題再次發(fā)生。(三)情況通報(bào)情況通報(bào)用于在一定范圍內(nèi)傳達(dá)重要情況和動(dòng)向,即向有關(guān)方面知照應(yīng)該掌握和了解的信息、動(dòng)態(tài),以指導(dǎo)工作為目的。二、通報(bào)的類(lèi)型第二節(jié)通報(bào)(一)標(biāo)題通報(bào)的標(biāo)題通常由發(fā)文單位、事由和文種三要素構(gòu)成,即完整式標(biāo)題。標(biāo)題要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明地概括事由。有時(shí)也使用省略式標(biāo)題,即標(biāo)題中省略發(fā)文單位。內(nèi)部非正式行文也可以只寫(xiě)“通報(bào)”二字。(二)主送單位通報(bào)的主送單位往往是下級(jí)單位,一般不能省略。主送單位數(shù)量比較多時(shí),可以采用統(tǒng)稱(chēng),后加冒號(hào),如“各部門(mén):”或“各單位:”。三、通報(bào)的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)作方法(三)正文1.表彰通報(bào)(1)概述先進(jìn)事跡正文部分首先要概述先進(jìn)事跡,包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事跡、結(jié)果等,內(nèi)容既要清楚完整又要中心突出,作為發(fā)布本通報(bào)的依據(jù)。在概括事跡后,可以對(duì)其進(jìn)行分析與評(píng)價(jià),或指出其典型意義,或概括其主要經(jīng)驗(yàn),要客觀中肯、實(shí)事求是。(2)表彰決定正文部分要寫(xiě)明對(duì)先進(jìn)人物或先進(jìn)單位給予表彰的事項(xiàng),一般是精神獎(jiǎng)勵(lì)或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),也可二者均有。(3)希望和要求正文的結(jié)尾部分應(yīng)當(dāng)提出希望和要求,這是通報(bào)教育性的集中體現(xiàn)??梢允紫葘?duì)受表彰者提出希望。然后可以對(duì)其他單位和人員提出要求,號(hào)召大家向先進(jìn)學(xué)習(xí)。第二節(jié)通報(bào)2.批評(píng)通報(bào)(1)概述事實(shí)將事情的經(jīng)過(guò)、時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任人、后果等交代清楚。如果是對(duì)個(gè)人的錯(cuò)誤進(jìn)行通報(bào),則首先要交代清楚其姓名、工作單位、所任職務(wù)等個(gè)人信息。(2)分析評(píng)議與定性分析事件發(fā)生的原因,指出事件的性質(zhì)及其危害,這是嚴(yán)肅處理的關(guān)鍵所在。(3)處理決定根據(jù)評(píng)議結(jié)果和處理依據(jù),提出相應(yīng)的處分決定。(4)改進(jìn)措施與要求寫(xiě)明防止此類(lèi)事故或錯(cuò)誤再次發(fā)生的措施,要對(duì)癥下藥,對(duì)相關(guān)組織或人員提出告誡,或重申某一方面的紀(jì)律,避免再犯類(lèi)似錯(cuò)誤。第二節(jié)通報(bào)3.情況通報(bào)撰寫(xiě)情況通報(bào),關(guān)鍵在于對(duì)情況的掌握要真實(shí)全面。首先要客觀敘述有關(guān)情況;在此基礎(chǔ)上,再進(jìn)行深入分析,或闡明意義,或預(yù)測(cè)其發(fā)展趨勢(shì);最后結(jié)合通報(bào)情況,對(duì)今后工作提出前瞻性要求。(四)附件根據(jù)需要,通報(bào)可以帶有附件。在表彰通報(bào)中,當(dāng)表彰對(duì)象數(shù)量較多時(shí),一般不在正文中一一注明,而是使用附件列明表彰對(duì)象。第二節(jié)通報(bào)通告第三節(jié)第三節(jié)通告(一)通告的含義與作用通告是指普遍通知的文告,是各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位經(jīng)常使用的周知性應(yīng)用文。其作用有兩個(gè):一是向一定范圍的對(duì)象告知有關(guān)事項(xiàng),使其知曉;二是明確某一方面的規(guī)定,使有關(guān)對(duì)象遵照?qǐng)?zhí)行。一、通告文體概述(二)通告的特點(diǎn)1.語(yǔ)言通俗易懂通告是周知性的文體,讀者范圍很廣,往往以群眾居多,因此撰寫(xiě)時(shí)要注意采用通俗易懂的語(yǔ)言。2.政策性強(qiáng)規(guī)定性通告往往是對(duì)某一事項(xiàng)的強(qiáng)制性要求,因此必須有法律依據(jù),符合法律法規(guī)或相關(guān)政策。第三節(jié)通告第三節(jié)通告(一)告知性通告告知性通告主要用于公布某一事項(xiàng)或告知有關(guān)單位、人員需要知道的事項(xiàng)。這類(lèi)通告僅供受眾知曉,不具有行政約束力。(二)規(guī)定性通告規(guī)定性通告主要用于政府或企事業(yè)單位職能部門(mén)依法公布有關(guān)規(guī)定,要求相關(guān)范圍內(nèi)的單位、部門(mén)和人員予以遵守、執(zhí)行。這類(lèi)通告往往帶有強(qiáng)制的行政約束力。有的通告甚至具有類(lèi)似法律法規(guī)的效力。二、通告的類(lèi)型第三節(jié)通告(一)標(biāo)題1.完整式標(biāo)題完整式標(biāo)題通常由發(fā)文單位、事由、文種構(gòu)成,一般規(guī)定性通告常采用這種標(biāo)題,如“××省人民政府關(guān)于禁止生產(chǎn)、銷(xiāo)售和使用一次性發(fā)泡塑料餐具的通告”。若使用文件頭,則可以省略發(fā)文單位。2.省略式標(biāo)題省略式標(biāo)題通常采用“發(fā)文單位+文種”的模式,一般對(duì)外張貼、發(fā)布的通告常使用這種形式的標(biāo)題,如本節(jié)例文1的標(biāo)題。也可以將發(fā)文單位和事由都省略,僅注明“通告”二字。三、通告的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)作方法(二)主送單位通告面向的對(duì)象一般比較廣泛,主送單位往往省略。如果需要注明,則采用泛稱(chēng)或統(tǒng)稱(chēng)的方式,如“各相關(guān)單位”“××用戶(hù)”等。第三節(jié)通告(三)正文1.發(fā)文背景、緣由發(fā)文背景、緣由說(shuō)明發(fā)布通告的背景、目的、依據(jù)等,通常用“為了”“根據(jù)”等詞引出緣由,再用“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通告如下”等語(yǔ)句過(guò)渡到下面的內(nèi)容。2.通告事項(xiàng)通告事項(xiàng)是通告的核心部分,是相關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)該周知或遵守的事項(xiàng),要求具體明確,不能產(chǎn)生歧義。如果內(nèi)容較復(fù)雜,可采用條款的形式分別表述。通告的主要事項(xiàng)寫(xiě)完后,也可以簡(jiǎn)要地提出希望和要求。3.結(jié)束語(yǔ)一般用“特此通告”這一習(xí)慣用語(yǔ)結(jié)尾,也可不寫(xiě)專(zhuān)門(mén)的結(jié)束語(yǔ),事項(xiàng)講完即自然結(jié)束。第三節(jié)通告報(bào)告第四節(jié)第四節(jié)報(bào)告(一)報(bào)告的含義報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況及答復(fù)上級(jí)詢(xún)問(wèn)事項(xiàng)時(shí)所使用的一種文體。撰寫(xiě)報(bào)告應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持客觀真實(shí)的原則,全面如實(shí)反映情況、分析問(wèn)題,既報(bào)喜又報(bào)憂,既報(bào)功又報(bào)過(guò),既報(bào)結(jié)果又報(bào)過(guò)程。報(bào)告是下級(jí)與上級(jí)之間進(jìn)行直接溝通交流的重要工具,有助于上級(jí)了解下級(jí)的工作情況,以便進(jìn)行指導(dǎo),同時(shí)也是下級(jí)向上級(jí)反映情況的載體。報(bào)告一般不需要上級(jí)給予答復(fù),是典型的上行文?!皥?bào)告”一詞也經(jīng)常用于某些專(zhuān)門(mén)的應(yīng)用文標(biāo)題之中,如證券投資報(bào)告、企業(yè)銷(xiāo)售報(bào)告、審計(jì)部門(mén)的審計(jì)報(bào)告等。這些屬于專(zhuān)業(yè)應(yīng)用文,具有特定的格式和寫(xiě)作規(guī)范。一、報(bào)告文體概述(二)報(bào)告的特點(diǎn)1.概述性報(bào)告所表達(dá)的內(nèi)容和使用的語(yǔ)言大都是概括陳述性的,多用敘述和說(shuō)明的表達(dá)方式,不必詳述過(guò)程,不要求介紹細(xì)節(jié)。2.單向性下級(jí)向上級(jí)發(fā)出報(bào)告一般是單方面的行為,主要目的是向上級(jí)反映某一情況。上級(jí)如何認(rèn)識(shí)這一情況以及作出何種反應(yīng),都完全取決于上級(jí)。因此,報(bào)告中不能要求上級(jí)給予答復(fù)。3.既成性工作中有“事前請(qǐng)示、事后報(bào)告”的慣例。只有做過(guò)的工作或已經(jīng)發(fā)生的情況,才能寫(xiě)進(jìn)報(bào)告,沒(méi)有做過(guò)的工作或未曾發(fā)生的情況一般不能作為報(bào)告的主要內(nèi)容。第四節(jié)報(bào)告第四節(jié)報(bào)告(一)工作報(bào)告工作報(bào)告用于下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作,側(cè)重于陳述工作的開(kāi)展情況及主要做法,便于上級(jí)全面指導(dǎo)工作。二、報(bào)告的類(lèi)型(二)情況報(bào)告情況報(bào)告指向上級(jí)反映正常工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題的報(bào)告。在工作中出現(xiàn)了重大事件或突發(fā)情況后,下級(jí)應(yīng)及時(shí)提交情況報(bào)告,向上級(jí)反映,便于上級(jí)了解事實(shí)真相,采取合理措施,控制或引導(dǎo)事態(tài)發(fā)展,使相關(guān)事件或問(wèn)題得以順利處理或解決。(三)答復(fù)報(bào)告答復(fù)報(bào)告是指答復(fù)上級(jí)詢(xún)問(wèn)事項(xiàng)的報(bào)告。上級(jí)批示下級(jí)查辦某些事項(xiàng),或上級(jí)向下級(jí)詢(xún)問(wèn)有關(guān)情況后,若下級(jí)辦理完畢,需以書(shū)面形式答復(fù)上級(jí)。第四節(jié)報(bào)告第四節(jié)報(bào)告(一)標(biāo)題報(bào)告的標(biāo)題由發(fā)文單位、事由和文種三要素組成。有時(shí)根據(jù)需要可省略發(fā)文單位,此時(shí)則為省略式標(biāo)題,但事由和文種一般不能省略??梢愿鶕?jù)實(shí)際需要,在報(bào)告之前標(biāo)注“緊急”或“答復(fù)”等字樣。(二)主送單位報(bào)告的主送單位不能省略,一般為發(fā)出報(bào)告單位的直接領(lǐng)導(dǎo)單位。需要特別注意的是,報(bào)告的主送單位只能有一個(gè),如果寫(xiě)兩個(gè)或兩個(gè)以上的主送單位,就會(huì)出現(xiàn)“多頭主送”的錯(cuò)誤,必須避免這種情況。三、報(bào)告的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)作方法(三)正文正文是報(bào)告的中心內(nèi)容,但不同類(lèi)型的報(bào)告,其正文的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)作方法不完全相同。1.工作報(bào)告其正文內(nèi)容一般分三部分。第一部分概述工作的基本情況,可簡(jiǎn)要介紹時(shí)間、背景、總體情況等;第二部分寫(xiě)工作的具體情況,主要包括工作過(guò)程、具體內(nèi)容、主要成績(jī)、存在問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等;第三部分寫(xiě)今后改進(jìn)工作的意見(jiàn)或提出開(kāi)展工作的建議,或今后的工作計(jì)劃、設(shè)想。前兩部分需要詳細(xì)介紹,第三部分可以略寫(xiě)。工作報(bào)告大多篇幅較長(zhǎng),應(yīng)根據(jù)內(nèi)容恰當(dāng)安排層次結(jié)構(gòu),可分條列項(xiàng)陳述,也可列小標(biāo)題或分成幾部分來(lái)寫(xiě)。第四節(jié)報(bào)告2.情況報(bào)告情況報(bào)告在寫(xiě)法上的要求是必須把情況和問(wèn)題介紹清楚,把事情的經(jīng)過(guò)、原委、結(jié)果、性質(zhì)寫(xiě)明白,便于上級(jí)掌握和處理。針對(duì)原因,還可以提出處理意見(jiàn)和建議,要寫(xiě)得具體、明確、簡(jiǎn)要。3.答復(fù)報(bào)告答復(fù)報(bào)告的正文包括答復(fù)依據(jù)和答復(fù)事項(xiàng)兩部分內(nèi)容。答復(fù)依據(jù)指上級(jí)要求回答的問(wèn)題,要寫(xiě)得簡(jiǎn)要。答復(fù)事項(xiàng)指針對(duì)上級(jí)所提問(wèn)題的答復(fù)意見(jiàn)或處理結(jié)果,要實(shí)事求是,表述周全,避免答非所問(wèn)。答復(fù)報(bào)告的內(nèi)容要具有針對(duì)性,做到答其所問(wèn)、有問(wèn)必答,語(yǔ)言要準(zhǔn)確得體,態(tài)度要明確,表述要準(zhǔn)確,不可含糊其詞、模棱兩可。第四節(jié)報(bào)告(四)結(jié)尾報(bào)告的結(jié)尾經(jīng)常使用一些習(xí)慣用語(yǔ),如“特此報(bào)告”“專(zhuān)此報(bào)告”“請(qǐng)審閱”等。報(bào)告結(jié)尾使用的習(xí)慣用語(yǔ)不是必需的,正文結(jié)束后可以自然結(jié)尾。(五)發(fā)文單位和成文日期發(fā)文單位名稱(chēng)要采用全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。成文日期在發(fā)文單位名稱(chēng)下一行,用阿拉伯?dāng)?shù)字注明,要求年、月、日齊全。第四節(jié)報(bào)告請(qǐng)示、批復(fù)第五節(jié)第五節(jié)請(qǐng)示、批復(fù)(一)請(qǐng)示、批復(fù)的含義請(qǐng)示是下級(jí)向直屬上級(jí)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)用的應(yīng)用文。換言之,當(dāng)下級(jí)對(duì)上級(jí)有明確訴求時(shí),應(yīng)當(dāng)采用請(qǐng)示行文。請(qǐng)示涉及的事項(xiàng)既包括一般事項(xiàng)。請(qǐng)示和報(bào)告均為典型的上行文,二者行文方向相同,作用有些相似,因而經(jīng)常被混淆或誤用。請(qǐng)示和報(bào)告是兩種相互獨(dú)立的文種,二者最大的區(qū)別在于行文目的不同。請(qǐng)示的目的是獲得上級(jí)明確的答復(fù),報(bào)告僅為匯報(bào)情況而不需要答復(fù)。這一區(qū)別也可理解為單雙向的差異,即請(qǐng)示為雙向性的文種,而報(bào)告為單向性的文種。批復(fù)是用于答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)的應(yīng)用文,即由上級(jí)對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示作出明確具體的批示和答復(fù)。一、請(qǐng)示、批復(fù)文體概述(二)請(qǐng)示、批復(fù)的特點(diǎn)1.請(qǐng)示的特點(diǎn)(1)一文一事一份請(qǐng)示只能針對(duì)一項(xiàng)事務(wù),內(nèi)容單一,篇幅較短。(2)事前請(qǐng)示請(qǐng)示必須在事前行文,待得到上級(jí)肯定批復(fù)方可行事,不能邊辦理邊請(qǐng)示或“先斬后奏”。(3)主送單位唯一請(qǐng)示只能有一個(gè)主送單位,由該主送單位負(fù)責(zé)審批。同一份請(qǐng)示,不能同時(shí)主送給兩個(gè)或兩個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)。第五節(jié)請(qǐng)示、批復(fù)(4)不得越級(jí)請(qǐng)示的主送單位是直接上級(jí)單位或主管部門(mén),一般不越級(jí)向更高的上級(jí)行文。2.批復(fù)的特點(diǎn)(1)被動(dòng)性先有請(qǐng)示后有批復(fù),批復(fù)必須針對(duì)請(qǐng)示行文。(2)針對(duì)性批復(fù)的內(nèi)容是由請(qǐng)示的內(nèi)容決定的,下級(jí)請(qǐng)示什么事項(xiàng),上級(jí)就批復(fù)什么事項(xiàng)。批復(fù)的主送單位只能是請(qǐng)示的下級(jí)單位,誰(shuí)請(qǐng)示就對(duì)誰(shuí)批復(fù)。(3)指示性批復(fù)是上級(jí)意圖的體現(xiàn),提出的處理意見(jiàn)和辦法是下級(jí)開(kāi)展工作的依據(jù)。第五節(jié)請(qǐng)示、批復(fù)第五節(jié)請(qǐng)示、批復(fù)(一)請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示是指下級(jí)在工作中遇到具體問(wèn)題以后向上級(jí)申請(qǐng)批準(zhǔn)、同意自己所提請(qǐng)求的請(qǐng)示。當(dāng)下級(jí)已經(jīng)有了計(jì)劃安排,按照相關(guān)規(guī)定必須經(jīng)過(guò)上級(jí)批準(zhǔn)之后才可施行,為獲得上級(jí)批準(zhǔn),下級(jí)便需要撰寫(xiě)請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示。如請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)計(jì)劃、方案、規(guī)劃,請(qǐng)求審批某些項(xiàng)目、指標(biāo),請(qǐng)求批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。(二)請(qǐng)求指示的請(qǐng)示請(qǐng)求指示的請(qǐng)示是指下級(jí)在不知如何開(kāi)展工作而向上級(jí)請(qǐng)求具體指示時(shí)所使用的請(qǐng)示,請(qǐng)求上級(jí)對(duì)有關(guān)方針、政策、規(guī)定中的不明之處作出明確解釋、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)。二、請(qǐng)示的類(lèi)型第五節(jié)請(qǐng)示、批復(fù)(一)審批性批復(fù)這類(lèi)批復(fù)主要是針對(duì)下級(jí)請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示所作的答復(fù),是對(duì)下級(jí)所請(qǐng)示的事項(xiàng)所作的批準(zhǔn)與否、審批與否的明確表態(tài)。(二)指示性批復(fù)針對(duì)下級(jí)涉及政策、認(rèn)識(shí)的問(wèn)題所作的批復(fù),一般屬于指示性批復(fù)。這類(lèi)批復(fù)是針對(duì)請(qǐng)求指示的請(qǐng)示所作的答復(fù)。三、批復(fù)的類(lèi)型第五節(jié)請(qǐng)示、批復(fù)(一)標(biāo)題請(qǐng)示的標(biāo)題一般由發(fā)文單位、事由和文種三要素組成。請(qǐng)示標(biāo)題應(yīng)將主要事由(即請(qǐng)求的具體內(nèi)容)概括清楚。要注意的是,“請(qǐng)示”本身已含有請(qǐng)求的意思,所以標(biāo)題中應(yīng)盡量避免再使用“請(qǐng)求”二字,否則就有重復(fù)之感。請(qǐng)示標(biāo)題最容易出現(xiàn)的問(wèn)題是將“請(qǐng)示”和“報(bào)告”并列,形成“關(guān)于××××的請(qǐng)示報(bào)告”這樣的典型錯(cuò)誤。請(qǐng)示和報(bào)告是相互獨(dú)立的兩個(gè)文種,不可混淆。四、請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)作方法(二)主送單位根據(jù)行文規(guī)則,請(qǐng)示的主送單位只能有一個(gè),應(yīng)當(dāng)杜絕多個(gè)主送單位的現(xiàn)象。可以根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)單位,不抄送下級(jí)單位。(三)正文1.請(qǐng)示緣由正文開(kāi)頭是請(qǐng)示緣由,即提出請(qǐng)示的背景、理由及原因,這部分內(nèi)容既要條理清楚、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山,又要實(shí)事求是、有理有據(jù)、說(shuō)明充分。緣由是寫(xiě)作請(qǐng)示的關(guān)鍵所在,因?yàn)榫売芍苯雨P(guān)系到請(qǐng)示的事項(xiàng)能否成立,關(guān)系到上級(jí)的審批態(tài)度,關(guān)系到請(qǐng)求能否被批準(zhǔn)。第五節(jié)請(qǐng)示、批復(fù)2.請(qǐng)示事項(xiàng)請(qǐng)示事項(xiàng)是指請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)、幫助或解答的具體事項(xiàng)。請(qǐng)示事項(xiàng)必須寫(xiě)得具體、明確,如果請(qǐng)示事項(xiàng)的內(nèi)容比較復(fù)雜,則要分清主次,分條列項(xiàng)來(lái)寫(xiě)。請(qǐng)示事項(xiàng)如果不明確、不具體,則無(wú)法使上級(jí)準(zhǔn)確把握請(qǐng)示的訴求,進(jìn)而影響其審批態(tài)度。當(dāng)然,也不能把緣由、事項(xiàng)混在一起,必須分開(kāi)來(lái)寫(xiě)。有的請(qǐng)示可能還會(huì)提出處理意見(jiàn),甚至幾種意見(jiàn),即列舉出幾種方案供上級(jí)參考,同時(shí)表明自己的傾向性意見(jiàn)。如果請(qǐng)示后有附件,則正文的請(qǐng)示事項(xiàng)只需針對(duì)作為整體的附件文本提出。第五節(jié)請(qǐng)示、批復(fù)3.結(jié)束語(yǔ)請(qǐng)示中常用的結(jié)束語(yǔ)有:“以上請(qǐng)示,請(qǐng)批復(fù)”“以上意見(jiàn)當(dāng)否,請(qǐng)指示”“以上請(qǐng)示,請(qǐng)審批”“特此請(qǐng)示,請(qǐng)予批準(zhǔn)”“妥否,請(qǐng)批復(fù)”“請(qǐng)批準(zhǔn)”“請(qǐng)審批”“請(qǐng)指示”等。4.附件如果請(qǐng)示的事項(xiàng)較為復(fù)雜,下級(jí)已經(jīng)擬訂了完整的方案或計(jì)劃,可以將方案或計(jì)劃獨(dú)立形成文件,作為附件標(biāo)注于請(qǐng)示正文之下。第五節(jié)請(qǐng)示、批復(fù)第五節(jié)請(qǐng)示、批復(fù)(一)標(biāo)題1.完整式標(biāo)題完整式標(biāo)題由發(fā)文單位、事由、文種構(gòu)成,如“××省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳關(guān)于成立農(nóng)業(yè)聯(lián)營(yíng)合作公司的批復(fù)”。2.態(tài)度式標(biāo)題批復(fù)的標(biāo)題中直接表明了上級(jí)態(tài)度,如“××集團(tuán)關(guān)于同意第二分公司新建辦公大樓的批復(fù)”。五、批復(fù)的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)作方法(二)主送單位批復(fù)是有針對(duì)性的,所以不可缺少主送單位,批復(fù)的主送單位即請(qǐng)示的發(fā)文單位。(三)正文1.批復(fù)引語(yǔ)批復(fù)的開(kāi)頭一般需要引敘來(lái)文,即說(shuō)明收到下級(jí)請(qǐng)示這一緣由。引用公文時(shí),應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào),發(fā)文字號(hào)應(yīng)加圓括號(hào)。第五節(jié)請(qǐng)示、批復(fù)2.批復(fù)內(nèi)容批復(fù)內(nèi)容即批復(fù)的事項(xiàng),這是批復(fù)的關(guān)鍵部分,要針對(duì)請(qǐng)示的具體內(nèi)容給予明確的答復(fù)或具體的指示。根據(jù)上級(jí)單位的批復(fù)態(tài)度不同,批復(fù)內(nèi)容分為三種情況。如果完全同意,就寫(xiě)上肯定性意見(jiàn),但不能只籠統(tǒng)地寫(xiě)上“同意你們的意見(jiàn)”,而是要復(fù)述原請(qǐng)示主要內(nèi)容后再表態(tài)。如果不同意請(qǐng)示事項(xiàng),即不予批準(zhǔn)或?qū)ο录?jí)請(qǐng)求的支持或幫助難以滿(mǎn)足,則要在批復(fù)中明確表明不同意的態(tài)度,如果有必要還要寫(xiě)明否定的理由,這樣便于對(duì)方接受,利于下級(jí)單位相關(guān)工作的安排部署。如果僅同意請(qǐng)示中的部分事項(xiàng)而否定其他事項(xiàng),則應(yīng)當(dāng)分別明確表達(dá)這兩種態(tài)度。對(duì)于否定的事項(xiàng),可以簡(jiǎn)要闡述理由。第五節(jié)請(qǐng)示、批復(fù)3.結(jié)束語(yǔ)結(jié)束語(yǔ)往往采用“特此批復(fù)”“此復(fù)”“專(zhuān)此批復(fù)”等語(yǔ)句。如果請(qǐng)示的事項(xiàng)比較重要,上級(jí)作出批復(fù)后,還可以提出原則性要求作為結(jié)束語(yǔ),給執(zhí)行單位指明方向。也可以根據(jù)需要省略結(jié)束語(yǔ),即答復(fù)完畢就結(jié)束行文。第五節(jié)請(qǐng)示、批復(fù)函第六節(jié)第六節(jié)函(一)函的含義函是不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,或者向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的應(yīng)用文?!安幌嚯`屬”是指單位之間沒(méi)有直接的上下級(jí)關(guān)系。函是平行文種。當(dāng)工作中遇到問(wèn)題和困難時(shí),如本單位獨(dú)立解決有一定的障礙,需要與不相隸屬的單位進(jìn)行聯(lián)系,請(qǐng)求他們協(xié)助才能解決,應(yīng)使用函這一文體。某些業(yè)務(wù)的主管部門(mén)對(duì)無(wú)隸屬關(guān)系的單位請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)等進(jìn)行答復(fù)、審批,也應(yīng)使用函這一文體。一、函文體概述(二)函的特點(diǎn)1.使用范圍廣泛函的使用范圍廣泛,靈活方便,不受級(jí)別高低、單位大小的限制,各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都可廣泛使用函。2.一事一函函的主體內(nèi)容應(yīng)具備單一性,一份函只宜寫(xiě)一件事。函的語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了,篇幅要短,有的函甚至只有三言?xún)烧Z(yǔ)。3.用語(yǔ)謙敬函的用語(yǔ)注重謙恭有禮,尊重對(duì)方,以求得到對(duì)方的支持和理解。第六節(jié)函第六節(jié)函(一)商洽函商洽函是指不相隸屬的單位之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜、請(qǐng)求協(xié)助解決某一問(wèn)題時(shí)使用的函,多用于商調(diào)干部、洽談業(yè)務(wù)或聯(lián)系活動(dòng)等。(二)詢(xún)問(wèn)函詢(xún)問(wèn)函是指不相隸屬的單位之間互相詢(xún)問(wèn)情況、問(wèn)題或征詢(xún)意見(jiàn)時(shí)使用的函。二、函的類(lèi)型(三)答復(fù)函有關(guān)主管部門(mén)對(duì)不相隸屬的單位批準(zhǔn)某些業(yè)務(wù)事項(xiàng)(如經(jīng)費(fèi)撥付),可使用答復(fù)函,它與批復(fù)功能相同。答復(fù)函表明主管部門(mén)對(duì)某些事項(xiàng)的態(tài)度,既可表示同意,也可表示不同意。若不相隸屬單位之間針對(duì)詢(xún)問(wèn)函進(jìn)行回復(fù),也應(yīng)使用答復(fù)函。(四)申請(qǐng)函申請(qǐng)函指向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)某些事項(xiàng)的函。有關(guān)單位對(duì)于某些事項(xiàng)需要向不相隸屬的有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn),且不宜使用請(qǐng)示行文的,應(yīng)使用申請(qǐng)函。(五)告知函告知函是指不相隸屬單位之間相互告知有關(guān)事項(xiàng)時(shí)使用的函,不帶有指揮性質(zhì)。第六節(jié)函第六節(jié)函(一)標(biāo)題函的標(biāo)題一般按照公文標(biāo)題的規(guī)范擬訂,由發(fā)文單位名稱(chēng)、事由和文種構(gòu)成。復(fù)函的標(biāo)題可以“復(fù)函”二字作為文種。三、函的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)作方法(二)正文1.發(fā)函緣由去函一般要求概括說(shuō)明發(fā)函的目的、根據(jù)、原因、背景等。復(fù)函一般應(yīng)先引敘對(duì)方來(lái)函的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào),表示收悉,然后交代根據(jù),以說(shuō)明發(fā)文緣由。2.主體主體部分是函的核心內(nèi)容。去函應(yīng)直陳其事,說(shuō)明所商洽、詢(xún)問(wèn)或請(qǐng)求解決的具體事項(xiàng),語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔得體。復(fù)函主要針對(duì)來(lái)函內(nèi)容予以答復(fù)。如內(nèi)容復(fù)雜,在表述上可考慮采用條款式。第六節(jié)函3.結(jié)束語(yǔ)一般使用禮節(jié)性用語(yǔ)向?qū)Ψ教岢稣?qǐng)求或希望,如“特此函達(dá)”“敬請(qǐng)復(fù)函”“特此函復(fù)”“以上意見(jiàn)請(qǐng)參考”“望予以協(xié)助”等。在行文時(shí),要注意采用溝通性表述,尊重對(duì)方。語(yǔ)言應(yīng)規(guī)范得體,做到禮貌、謙和、態(tài)度誠(chéng)懇,不可使用生硬甚至是命令性的語(yǔ)言,如“必須”“應(yīng)該”等。對(duì)上應(yīng)尊重謙敬,但不逢迎;對(duì)下應(yīng)嚴(yán)肅寬厚,但不傲慢;對(duì)不相隸屬的單位,應(yīng)以禮相待,不盛氣凌人。第六節(jié)函紀(jì)要第七節(jié)第七節(jié)紀(jì)要(一)紀(jì)要的含義紀(jì)要是記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)的應(yīng)用文。紀(jì)要產(chǎn)生于會(huì)議之后,屬紀(jì)實(shí)性應(yīng)用文。紀(jì)要根據(jù)會(huì)議記錄、會(huì)議文件及其他有關(guān)材料加工整理而成,記載會(huì)議主要情況,傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng),概括提煉會(huì)議精神,是會(huì)議情況的真實(shí)概括和高度提煉。紀(jì)要用于統(tǒng)一認(rèn)識(shí),指導(dǎo)相關(guān)工作的開(kāi)展。有關(guān)單位通常要執(zhí)行紀(jì)要所記載的議定事項(xiàng),它是有關(guān)單位落實(shí)會(huì)議精神的依據(jù),對(duì)有關(guān)單位和人員具有一定的約束力,是開(kāi)展工作的重要依據(jù)。一、紀(jì)要文體概述會(huì)議記錄是會(huì)議內(nèi)容的原始記錄,要把會(huì)議進(jìn)行情況、研究的問(wèn)題、會(huì)上發(fā)言與報(bào)告的主要內(nèi)容、議定的有關(guān)事項(xiàng)等如實(shí)記錄下來(lái),側(cè)重于如實(shí)記載會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中的情況;紀(jì)要?jiǎng)t是根據(jù)會(huì)議的宗旨,用準(zhǔn)確而精練的語(yǔ)言綜合概括議事要點(diǎn)和決定事項(xiàng),它是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上經(jīng)過(guò)進(jìn)一步分析、綜合、提煉而成的文件。此外,會(huì)議記錄一般不對(duì)外行文,不向下級(jí)單位發(fā)放,而紀(jì)要可以對(duì)外行文,可以向下級(jí)單位發(fā)放,下級(jí)單位在工作中應(yīng)當(dāng)執(zhí)行紀(jì)要中的議定事項(xiàng)和要求。第七節(jié)紀(jì)要(二)紀(jì)要的特點(diǎn)1.紀(jì)實(shí)性紀(jì)要必須如實(shí)反映會(huì)議的真實(shí)情況,不能有半點(diǎn)虛假。紀(jì)要具有紀(jì)實(shí)性,僅限于會(huì)

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