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文檔簡介
會議室娛樂場所管理制度第一章總則
為確保會議的高效有序進行,提高會議質量,規(guī)范會議室使用,特制定本《會議室娛樂場所管理制度》。本制度適用于公司內部所有會議室及相關場所,適用于各類會議、培訓、接待等活動。
一、目的與原則
1.本制度旨在規(guī)范會議室使用,提高會議效率,確保會議資源的合理分配。
2.會議應遵循務實、高效、節(jié)儉的原則,注重會議質量,減少無效會議。
3.鼓勵利用現(xiàn)代化手段開展遠程會議,降低會議成本,提高工作效率。
二、適用范圍
1.本制度適用于公司內部會議室、接待室、多功能廳等會議相關場所。
2.本制度適用于公司內部各類會議、培訓、接待等活動。
三、責任主體
1.會議組織者:負責會議的籌備、組織和實施,確保會議的順利進行。
2.會議室管理員:負責會議室的日常管理、維護和預訂工作,確保會議室的正常使用。
3.參會人員:積極參與會議,遵守會議紀律,按時提交會議紀要。
四、制度執(zhí)行與監(jiān)督
1.各部門應嚴格執(zhí)行本制度,共同維護會議秩序。
2.公司設立會議管理制度監(jiān)督小組,對會議的召開、會議室的使用等進行監(jiān)督、檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。
五、制度修訂
1.本制度根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要,結合實際情況,適時進行修訂。
2.修訂后的制度需經公司領導審批后予以公布,自公布之日起生效。
本《會議室娛樂場所管理制度》作為公司內部會議管理的基本規(guī)范,望全體員工嚴格遵守,共同提高會議質量,促進公司發(fā)展。
第二章會議流程
為確保會議的順利進行,提高會議效率,本章詳細闡述會議的籌備、召開及后續(xù)工作流程。
一、會議籌備
1.確定會議主題和目標:會議組織者需明確會議的主題、目的和預期成果,以便制定會議議程。
2.制定會議議程:根據(jù)會議主題和目標,制定詳細的會議議程,包括會議時間、地點、議題、參會人員、發(fā)言順序等。
3.發(fā)送會議通知:會議組織者應在會議召開前至少3個工作日向參會人員發(fā)送會議通知,包括會議主題、時間、地點、議程等。
4.準備會議資料:會議組織者需提前準備與會議議題相關的資料,并在會議召開前至少1個工作日發(fā)送給參會人員。
5.確認參會人員:會議組織者應與參會人員確認是否能參加會議,確保會議的順利進行。
二、會議召開
1.會議簽到:會議開始前,參會人員需簽到,確保會議人數(shù)。
2.會議主持人介紹:會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員。
3.會議議題討論:根據(jù)會議議程,依次進行議題討論。每個議題的討論時間控制在規(guī)定范圍內。
4.記錄會議紀要:指定專人記錄會議紀要,包括會議議題、討論結果、決策事項等。
5.會議總結:會議結束時,主持人對會議進行總結,明確會議成果和下一步工作計劃。
三、會議后續(xù)工作
1.會議紀要整理與發(fā)布:會議紀要應在會議結束后1個工作日內整理完畢,經會議組織者審核后發(fā)送給參會人員。
2.跟進會議決策事項:會議組織者需對會議決策事項進行跟進,確保決策的落實。
3.反饋會議效果:會議組織者應收集參會人員對會議效果的反饋,以便不斷優(yōu)化會議流程。
4.會議室整理:會議結束后,會議室管理員負責檢查會議室設備、環(huán)境,確保會議室整潔、設備完好。
第三章會議紀要的跟蹤落實
會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn),對會議決策的落實具有重要意義。本章主要闡述會議紀要的整理、發(fā)布及跟蹤落實流程。
一、會議紀要的整理與發(fā)布
1.會議紀要應包含以下內容:會議主題、時間、地點、參會人員、議題討論結果、決策事項、責任人和完成時限等。
2.會議紀要整理應遵循客觀、準確、完整的原則,確保記錄內容真實可靠。
3.會議紀要整理完成后,由會議組織者進行審核,確保無誤后發(fā)送給參會人員。
4.會議紀要的發(fā)布應在會議結束后1個工作日內完成,以提高決策落實的效率。
二、會議紀要的跟蹤落實
1.會議組織者需對會議紀要中的決策事項進行跟蹤,確保責任人按照完成時限推進工作。
2.責任人應按照會議紀要的要求,及時匯報工作進展情況,確保決策事項的落實。
3.會議組織者應定期對會議紀要中的決策事項進行匯總,并向公司領導報告,以便領導了解會議決策的落實情況。
三、會議紀要的歸檔與管理
1.會議紀要應按照公司檔案管理制度進行歸檔,確保會議紀要的保存和查閱。
2.會議紀要的歸檔應包括電子版和紙質版,電子版可存放在公司內部共享平臺,紙質版由會議室管理員負責保管。
3.會議紀要的保管期限根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行,一般為5年。
四、會議紀要的監(jiān)督與評價
1.公司設立會議紀要監(jiān)督小組,對會議紀要的整理、發(fā)布和落實情況進行監(jiān)督,確保會議決策的有效執(zhí)行。
2.定期對會議紀要的落實情況進行評價,分析存在的問題,并提出改進措施,以提高會議紀要的落實效果。
3.對會議紀要落實不力的責任人,給予相應的批評或處罰,以強化責任意識。
第四章會議室管理規(guī)定
會議室作為公司內部重要的溝通場所,其管理至關重要。本章主要闡述會議室的預訂、使用、維護及清潔等方面的規(guī)定。
一、會議室預訂
1.會議室預訂采用先到先得的原則,各部門需提前向會議室管理員提交會議室預訂申請。
2.預訂申請應包括會議時間、地點、參會人數(shù)、會議主題等信息,以便會議室管理員進行合理安排。
3.會議室管理員收到預訂申請后,應及時回復確認,如遇沖突,需與申請部門溝通調整。
二、會議室使用
1.會議室使用應嚴格按照預訂時間進行,不得提前或超時占用。
2.會議室內禁止吸煙、進食,保持會議室整潔。
3.會議室內設備使用前,應先了解設備操作規(guī)程,使用過程中如遇問題,及時聯(lián)系會議室管理員。
4.會議室內物品應妥善保管,會后及時歸還,如有損壞,需照價賠償。
三、會議室維護
1.會議室管理員負責定期檢查會議室設備,確保設備正常運行。
2.會議室設備出現(xiàn)故障時,應及時聯(lián)系維修人員進行維修,以免影響會議的正常進行。
3.會議室管理員應定期對會議室進行保養(yǎng),包括空調、照明等設施的檢查與維護。
四、會議室清潔
1.會議室使用結束后,使用部門應負責清理會議室,保持會議室整潔。
2.會議室清潔工作包括地面、桌面、座椅、垃圾桶等,確保會議室衛(wèi)生。
3.會議室管理員定期對會議室進行深度清潔,確保會議室環(huán)境良好。
五、會議室安全管理
1.會議室使用期間,參會人員應遵守公司安全規(guī)定,注意防火、防盜、防爆。
2.會議室管理員負責檢查會議室的安全設施,如滅火器、消防栓等,確保其正常使用。
3.會議室內禁止存放易燃、易爆物品,確保會議室安全。
遵守會議室管理規(guī)定,有助于提高會議室的使用效率,為公司內部會議提供良好的環(huán)境。各部門應共同維護會議室的秩序,確保會議室的正常使用。
第五章附則
為確保本《會議室娛樂場所管理制度》的有效實施,特制定以下附則:
溫馨提示
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