招標(biāo)會(huì)議管理制度

招標(biāo)會(huì)議管理制度第一章總則

為確保招標(biāo)過(guò)程的公正、透明和高效，制定本招標(biāo)會(huì)議管理制度。本制度適用于所有招標(biāo)會(huì)議的組織、召開(kāi)及管理，旨在規(guī)范會(huì)議流程，明確責(zé)任分工，保障會(huì)議質(zhì)量，提高決策效率。

一、會(huì)議目的

1.傳達(dá)招標(biāo)政策及要求，確保招標(biāo)活動(dòng)遵循國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定。

2.公開(kāi)、公平、公正地開(kāi)展招標(biāo)活動(dòng)，維護(hù)公司利益和合法權(quán)益。

3.加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通與協(xié)作，確保招標(biāo)項(xiàng)目順利進(jìn)行。

二、會(huì)議原則

1.公開(kāi)透明：招標(biāo)會(huì)議應(yīng)公開(kāi)進(jìn)行，確保招標(biāo)過(guò)程的公正性。

2.分工協(xié)作：明確各部門(mén)職責(zé)，協(xié)同推進(jìn)招標(biāo)工作。

3.嚴(yán)謹(jǐn)高效：嚴(yán)格按照招標(biāo)流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)推進(jìn)工作，提高會(huì)議效率。

4.記錄完整：確保會(huì)議紀(jì)要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于跟蹤落實(shí)。

三、會(huì)議類型

1.招標(biāo)啟動(dòng)會(huì)：在招標(biāo)項(xiàng)目啟動(dòng)階段召開(kāi)，明確招標(biāo)目標(biāo)、任務(wù)分工及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

2.招標(biāo)評(píng)審會(huì)：在招標(biāo)文件編制完成后召開(kāi)，對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審。

3.招標(biāo)答疑會(huì)：在投標(biāo)截止前召開(kāi)，解答投標(biāo)單位提出的疑問(wèn)。

4.開(kāi)標(biāo)會(huì)：在投標(biāo)截止后召開(kāi)，公開(kāi)唱標(biāo)、評(píng)標(biāo)。

5.定標(biāo)會(huì)：在評(píng)標(biāo)結(jié)束后召開(kāi)，確定中標(biāo)單位。

四、參會(huì)人員

1.招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組：負(fù)責(zé)招標(biāo)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。

2.招標(biāo)工作小組：負(fù)責(zé)招標(biāo)文件的編制、修改、答疑及開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)等工作。

3.投標(biāo)單位：參與招標(biāo)項(xiàng)目的投標(biāo)活動(dòng)。

4.監(jiān)督部門(mén)：對(duì)招標(biāo)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保招標(biāo)活動(dòng)合規(guī)。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，按時(shí)參加會(huì)議。

2.會(huì)議期間，手機(jī)靜音，保持會(huì)場(chǎng)安靜。

3.會(huì)議內(nèi)容保密，不得泄露招標(biāo)信息。

4.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并按照規(guī)定程序報(bào)批。

本章節(jié)內(nèi)容旨在為招標(biāo)會(huì)議管理制度提供總體框架和原則，以下章節(jié)將詳細(xì)闡述會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第二章會(huì)議流程

為確保招標(biāo)會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，本章將詳細(xì)闡述招標(biāo)會(huì)議的流程安排。

一、招標(biāo)啟動(dòng)會(huì)

1.會(huì)前準(zhǔn)備

（1）招標(biāo)工作小組根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目編制招標(biāo)方案，明確招標(biāo)范圍、方式、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。

（2）招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審批招標(biāo)方案，確定招標(biāo)啟動(dòng)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)。

（3）招標(biāo)工作小組通知參會(huì)人員，并提前將招標(biāo)方案及相關(guān)資料發(fā)送給參會(huì)人員。

2.會(huì)議議程

（1）主持人介紹招標(biāo)項(xiàng)目背景及招標(biāo)方案。

（2）招標(biāo)工作小組成員闡述招標(biāo)文件的編制要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等。

（3）招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)招標(biāo)方案進(jìn)行討論，提出修改意見(jiàn)。

（4）明確各部門(mén)職責(zé)及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保招標(biāo)工作有序推進(jìn)。

3.會(huì)議紀(jì)要

招標(biāo)工作小組整理會(huì)議紀(jì)要，記錄會(huì)議內(nèi)容、修改意見(jiàn)及后續(xù)工作安排。

二、招標(biāo)評(píng)審會(huì)

1.會(huì)前準(zhǔn)備

（1）招標(biāo)工作小組根據(jù)招標(biāo)方案編制招標(biāo)文件。

（2）招標(biāo)工作小組提前將招標(biāo)文件發(fā)送給評(píng)審專家及參會(huì)人員。

（3）評(píng)審專家提前熟悉招標(biāo)文件，準(zhǔn)備評(píng)審意見(jiàn)。

2.會(huì)議議程

（1）主持人介紹招標(biāo)文件編制情況。

（2）評(píng)審專家對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，提出修改意見(jiàn)。

（3）招標(biāo)工作小組對(duì)評(píng)審意見(jiàn)進(jìn)行回應(yīng)，討論修改方案。

（4）會(huì)議達(dá)成一致意見(jiàn)，形成招標(biāo)文件終稿。

3.會(huì)議紀(jì)要

招標(biāo)工作小組整理會(huì)議紀(jì)要，記錄評(píng)審專家意見(jiàn)、修改方案及后續(xù)工作安排。

三、招標(biāo)答疑會(huì)

1.會(huì)前準(zhǔn)備

（1）招標(biāo)工作小組收集投標(biāo)單位在投標(biāo)過(guò)程中提出的疑問(wèn)。

（2）招標(biāo)工作小組針對(duì)疑問(wèn)進(jìn)行整理，準(zhǔn)備解答。

（3）提前通知投標(biāo)單位參會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)。

2.會(huì)議議程

（1）招標(biāo)工作小組對(duì)投標(biāo)單位的疑問(wèn)進(jìn)行解答。

（2）投標(biāo)單位對(duì)解答結(jié)果進(jìn)行反饋，確保疑問(wèn)得到解決。

（3）會(huì)議記錄人員記錄答疑內(nèi)容，形成答疑記錄。

3.會(huì)議紀(jì)要

招標(biāo)工作小組整理會(huì)議紀(jì)要，記錄答疑內(nèi)容、解答結(jié)果及后續(xù)工作安排。

四、開(kāi)標(biāo)會(huì)

1.會(huì)前準(zhǔn)備

（1）招標(biāo)工作小組提前布置會(huì)場(chǎng)，確保開(kāi)標(biāo)會(huì)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)施齊全。

（2）監(jiān)督部門(mén)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行密封性檢查。

（3）通知投標(biāo)單位及參會(huì)人員按時(shí)參加開(kāi)標(biāo)會(huì)。

2.會(huì)議議程

（1）主持人宣布開(kāi)標(biāo)會(huì)開(kāi)始，介紹投標(biāo)單位及參會(huì)人員。

（2）監(jiān)督部門(mén)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行開(kāi)封，公開(kāi)唱標(biāo)。

（3）招標(biāo)工作小組對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行初步審查，確定有效投標(biāo)文件。

（4）會(huì)議記錄人員記錄開(kāi)標(biāo)過(guò)程及結(jié)果。

3.會(huì)議紀(jì)要

招標(biāo)工作小組整理會(huì)議紀(jì)要，記錄開(kāi)標(biāo)過(guò)程、有效投標(biāo)文件及后續(xù)工作安排。

五、定標(biāo)會(huì)

1.會(huì)前準(zhǔn)備

（1）評(píng)標(biāo)委員會(huì)根據(jù)招標(biāo)文件及投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)標(biāo)。

（2）招標(biāo)工作小組提前通知評(píng)標(biāo)結(jié)果，確定定標(biāo)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)。

（3）通知投標(biāo)單位及參會(huì)人員按時(shí)參加定標(biāo)會(huì)。

2.會(huì)議議程

（1）主持人介紹評(píng)標(biāo)過(guò)程及評(píng)標(biāo)結(jié)果。

（2）評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)評(píng)標(biāo)結(jié)果進(jìn)行解釋，回答投標(biāo)單位疑問(wèn)。

（3）招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)評(píng)標(biāo)結(jié)果進(jìn)行審議，確定中標(biāo)單位。

（4）會(huì)議記錄人員記錄定標(biāo)過(guò)程及結(jié)果。

3.會(huì)議紀(jì)要

招標(biāo)工作小組整理會(huì)議紀(jì)要，記錄定標(biāo)過(guò)程、中標(biāo)單位及后續(xù)工作安排。

本章詳細(xì)闡述了招標(biāo)會(huì)議的流程安排，包括招標(biāo)啟動(dòng)會(huì)、招標(biāo)評(píng)審會(huì)、招標(biāo)答疑會(huì)、開(kāi)標(biāo)會(huì)和定標(biāo)會(huì)。以下章節(jié)將繼續(xù)論述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是招標(biāo)會(huì)議管理的重要組成部分，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議紀(jì)要的編制、審批、發(fā)布及跟蹤落實(shí)等環(huán)節(jié)，確保招標(biāo)決策的有效執(zhí)行。

一、會(huì)議紀(jì)要的編制

1.招標(biāo)工作小組在會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，記錄以下內(nèi)容：

-會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及缺席人員。

-會(huì)議議程及各項(xiàng)議題的討論結(jié)果。

-各部門(mén)提出的建議、意見(jiàn)及決策。

-后續(xù)工作計(jì)劃、責(zé)任人和完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)保持清晰、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)歧義。

二、會(huì)議紀(jì)要的審批

1.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，需提交給招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。

2.招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審查，確認(rèn)紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性。

3.審批通過(guò)后，招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

三、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布

1.審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書(shū)面形式發(fā)布，確保各部門(mén)及投標(biāo)單位及時(shí)了解會(huì)議內(nèi)容。

2.會(huì)議紀(jì)要可通過(guò)公司內(nèi)部平臺(tái)、電子郵件等方式進(jìn)行發(fā)布。

3.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要時(shí)，應(yīng)注明接收人和抄送人，確保信息傳達(dá)無(wú)誤。

四、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

1.招標(biāo)工作小組根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的工作計(jì)劃，制定具體實(shí)施方案，明確責(zé)任人。

2.各責(zé)任人按照實(shí)施方案推進(jìn)工作，并定期匯報(bào)進(jìn)展情況。

3.招標(biāo)工作小組對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保招標(biāo)項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行。

4.如遇到問(wèn)題或困難，應(yīng)及時(shí)向招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)，尋求解決方案。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)完成后，招標(biāo)工作小組應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔。

2.歸檔資料應(yīng)包括：會(huì)議紀(jì)要、參會(huì)人員簽到表、會(huì)議通知、相關(guān)文件等。

3.歸檔資料應(yīng)按照規(guī)定保存期限進(jìn)行保管，便于日后查詢和審計(jì)。

本章詳細(xì)闡述了會(huì)議紀(jì)要的編制、審批、發(fā)布、跟蹤落實(shí)和歸檔等環(huán)節(jié)，確保招標(biāo)會(huì)議決策的有效執(zhí)行。以下章節(jié)將繼續(xù)論述會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

會(huì)議室是招標(biāo)會(huì)議進(jìn)行的場(chǎng)所，為了確保會(huì)議的順利進(jìn)行，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議室的管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.招標(biāo)工作小組根據(jù)會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等因素，提前預(yù)訂合適的會(huì)議室。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需填寫(xiě)會(huì)議室預(yù)訂表，明確會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等。

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，確保公平使用。

二、會(huì)議室布置

1.招標(biāo)工作小組應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)，提前布置會(huì)議室。

2.會(huì)議室布置應(yīng)包括：座位安排、投影設(shè)備、音響設(shè)備、白板等。

3.確保會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備齊全、功能正常，為會(huì)議提供良好的環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜，不得吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議期間，手機(jī)應(yīng)調(diào)至靜音或振動(dòng)，如有緊急事項(xiàng)，需離開(kāi)會(huì)議室接聽(tīng)電話。

3.會(huì)議室內(nèi)禁止隨意移動(dòng)座位、損壞設(shè)備，如有需要，請(qǐng)與會(huì)議管理人員聯(lián)系。

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，帶走個(gè)人物品，保持會(huì)議室整潔。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.定期檢查會(huì)議室設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修。

3.會(huì)議前，會(huì)議管理人員應(yīng)提前到場(chǎng)，檢查設(shè)備是否正常，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置在安全、易于管理的區(qū)域，確保會(huì)議期間的消防安全。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，并定期檢查。

3.招標(biāo)會(huì)議涉及公司內(nèi)部信息及投標(biāo)單位商業(yè)秘密，參會(huì)人員需簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)守會(huì)議內(nèi)容。

4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議紀(jì)要和相關(guān)資料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔和保密管理。

本章詳細(xì)闡述了會(huì)議室的預(yù)訂、布置、使用規(guī)范、設(shè)備管理以及安全與保密等方面規(guī)定。以下章節(jié)將為附則，對(duì)招標(biāo)會(huì)議管理制度進(jìn)行總結(jié)和補(bǔ)充。

第五章附則

為確保招標(biāo)會(huì)議管理制度的有效實(shí)施，本章對(duì)制度的相關(guān)補(bǔ)充和說(shuō)明如下：

一、制度修訂

1.本制度可根據(jù)公司發(fā)展需要和招標(biāo)工作實(shí)際，進(jìn)行不定期修訂。

2.修訂后的制度需經(jīng)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過(guò)后，予以公布實(shí)施。

二、制度解釋

1.本制度的最終解釋權(quán)歸招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組所有。

2.在執(zhí)行過(guò)程中如有疑問(wèn)，可向招標(biāo)工作小組咨詢。

三、制度執(zhí)行監(jiān)督

1.招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

2.對(duì)違反制度規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

四、制