人事檔案與個(gè)人信息管理制度

人事檔案與個(gè)人信息管理制度1.總則為了規(guī)范公司人事檔案管理和個(gè)人信息保護(hù)工作，合理利用和保護(hù)員工的個(gè)人信息，訂立本《人事檔案與個(gè)人信息管理制度》（以下簡(jiǎn)稱“本制度”）。2.適用范圍本制度適用于我公司的全部員工和相關(guān)人員，包含全職員工、兼職人員、臨時(shí)工等。3.人事檔案管理3.1檔案建立與維護(hù)3.1.1全部員工入職時(shí)，公司將建立相應(yīng)的人事檔案，包含個(gè)人基本信息、學(xué)歷證明、工作經(jīng)過、薪酬福利檔案、職業(yè)資格證書等。3.1.2員工需如實(shí)供應(yīng)相關(guān)信息，并依據(jù)公司要求提交相應(yīng)證明料子。3.1.3公司應(yīng)當(dāng)妥當(dāng)保管員工的人事檔案，確保其完整性、準(zhǔn)確性和保密性。3.2檔案使用與查詢授權(quán)3.2.1人事檔案的使用與查詢僅限于正常工作需要和法律規(guī)定的范圍內(nèi)。3.2.2除非獲得員工明確授權(quán)，否則禁止將人事檔案對(duì)外共享或泄露個(gè)人信息。3.2.3員工可向公司人事部門提出查詢個(gè)人檔案的懇求，而且有權(quán)要求更正錯(cuò)誤的個(gè)人信息。3.3檔案保管期限及銷毀3.3.1員工離職后，公司將保存其人事檔案至離職后五年，屆時(shí)檔案將被銷毀。3.3.2公司可以依據(jù)業(yè)務(wù)需要，在合適的時(shí)候?qū)Σ辉傩枰４娴臋n案進(jìn)行銷毀，確保其安全性和隱私保護(hù)。4.個(gè)人信息管理4.1個(gè)人信息的收集和使用4.1.1公司僅收集與工作相關(guān)的個(gè)人信息，而且將嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。4.1.2公司將告知員工個(gè)人信息的收集目的、使用方式以及可能的第三方信息共享情況。4.1.3公司將采取合理的安全措施，保護(hù)員工的個(gè)人信息不被非法取得、竄改、泄露或損毀。4.2個(gè)人信息的共享與披露4.2.1在法律法規(guī)允許的情況下，經(jīng)員工授權(quán)同意或?yàn)槁男蟹闪x務(wù)所必需，公司方可向第三方共享或披露個(gè)人信息。4.2.2公司與第三方進(jìn)行個(gè)人信息共享時(shí)，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，并要求第三方嚴(yán)格依照協(xié)議商定處理員工的個(gè)人信息。4.2.3公司禁止未經(jīng)員工授權(quán)的個(gè)人信息共享或供應(yīng)給任何第三方，包含但不限于商業(yè)合作伙伴、廣告客戶、中介機(jī)構(gòu)等。4.3個(gè)人信息保護(hù)的責(zé)任與義務(wù)4.3.1公司應(yīng)當(dāng)建立健全個(gè)人信息保護(hù)制度，明確相關(guān)人員的責(zé)任與義務(wù)，確保個(gè)人信息的安全和保密。4.3.2公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，提高其個(gè)人信息保護(hù)意識(shí)，防止個(gè)人信息被非法利用。4.3.3公司應(yīng)建立個(gè)人信息事件應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)應(yīng)對(duì)個(gè)人信息泄露、丟失等安全事件，最大限度減少損失。5.違規(guī)處理5.1違規(guī)行為的認(rèn)定5.1.1對(duì)于違反本制度的行為，公司將進(jìn)行調(diào)查并認(rèn)定是否構(gòu)成違規(guī)行為。5.1.2違規(guī)行為包含但不限于：未經(jīng)授權(quán)取得他人個(gè)人信息、泄露個(gè)人信息、竄改個(gè)人信息、非法銷毀檔案、未經(jīng)許可共享個(gè)人信息等。5.2處理措施5.2.1對(duì)于違規(guī)行為的人員，公司將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度采取相應(yīng)處理措施，包含但不限于：口頭警告、書面警告、停職、解雇等。5.2.2對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，公司將保存追究法律責(zé)任的權(quán)利，并及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門。6.附則6.1本制度的解釋權(quán)歸公司全部。6.2本制度自頒布之日起生效，有效期為三年，到期自動(dòng)失效。如有修改，須經(jīng)公司主管部門審批后方可生效。6.3本制度未盡事宜，依照公司相關(guān)制度和政策執(zhí)行。6.4本制度解釋權(quán)歸公司全部，