檔案管理教案 第八章 檔案檢索

PAGEPAGE1第八章檔案檢索案例：××管理顧問公司的檔案在積累了一定數(shù)量之后，由于只有案卷目錄而沒有其它形式的檢索工具，在查找檔案時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)速度慢甚至查找不到的問題。該公司的檔案員小陳決定編制一些檢索工具以解決查找檔案的問題。那么，究竟編制什么種類的檢索工具才能適應(yīng)公司查檔的需要呢？經(jīng)過分析以往查找檔案的情況，小陳發(fā)現(xiàn)公司的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員頻繁查找的檔案主要有客戶資料、公司的發(fā)文和內(nèi)部文件。于是他決定編制文號(hào)索引、客戶索引和專題目錄等幾種檢索工具，為查找檔案提供途徑。這幾種檢索工具編制完成投入使用之后，明顯提高了查找檔案的效率，小陳因此也得到領(lǐng)導(dǎo)的表揚(yáng)。簡(jiǎn)析：檔案檢索工具是人們查找檔案信息的導(dǎo)航系統(tǒng)。沒有檢索工具，無論是檔案管理者，還是利用者，都難以順利地從大量的檔案中找到所需要的對(duì)象。同時(shí)，檔案檢索工具的種類很多，功能各有側(cè)重，這就要求檔案部門必須根據(jù)本單位的實(shí)際情況，對(duì)檔案檢索工具的種類和形式進(jìn)行適當(dāng)設(shè)計(jì)，以使編制出來的檢索工具適用和有效。第一節(jié)檔案檢索概述一、檔案檢索的含義和一般過程：“檢索”一詞，顧名思義為查找、尋取。“檢”字，原是書的標(biāo)簽、題簽，后又有察看、挑揀等意思；“索”字是指求取、搜尋的意思。檔案檢索則是指對(duì)檔案信息進(jìn)行加工和系統(tǒng)存儲(chǔ)，并根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，它是檔案提供利用工作的基礎(chǔ)和先前條件，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件。檔案檢索一詞，可以有廣義和狹義解釋。廣義的檔案檢索包括存儲(chǔ)和查找兩個(gè)過程。狹義的檔案檢索就是查找檔案中有用信息的這一過程。以下所涉及的是廣義的檔案檢索。檔案檢索包括檔案信息存儲(chǔ)和信息查檢兩方面工作。檔案信息存儲(chǔ)是指將檔案中具有檢索意義的特征標(biāo)識(shí)出來，加以編排，形成檢索工具或檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程；檔案信息查檢是指利用檢索工具或數(shù)據(jù)庫搜取所需檔案信息的過程。這兩部分內(nèi)容是密切聯(lián)系，不可分割的，存儲(chǔ)是查檢的基礎(chǔ)和前提，查檢則是存儲(chǔ)的目的。因此，對(duì)于檢索問題需要把存儲(chǔ)過程和查找過程作為一個(gè)整體來研究。（一）檔案存儲(chǔ)過程的主要內(nèi)容：檔案的存儲(chǔ)包括兩個(gè)環(huán)節(jié)：1、著錄標(biāo)引。對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄，有時(shí)還需要將反映該件（卷）檔案主題的概念借助檢索語言（分類表、主題詞表等）轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)。對(duì)每件（卷）檔案著錄標(biāo)引后形成的一條記錄標(biāo)為一個(gè)條目。2、編制檢索工具。對(duì)著錄標(biāo)引后形成的條目加以系統(tǒng)排列，組成各種檢索工具，或輸入計(jì)算機(jī)，建立機(jī)讀文檔及數(shù)據(jù)庫。（二）查檢階段的主要內(nèi)容：查找階段也包括兩個(gè)環(huán)節(jié)：確定查找內(nèi)容、查找。1、確定查找內(nèi)容。對(duì)利用者的檢索要求進(jìn)行分析，確定利用者所需檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，形成概念。有時(shí)也需將這些概念借助檢索語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)。在計(jì)算機(jī)檢索中還應(yīng)按實(shí)際需要把這些檢索標(biāo)識(shí)之間的邏輯關(guān)系表達(dá)出來，形成檢索表達(dá)式。從確定提問主題到形成檢索表達(dá)式的這一段工作稱為編制檢索策略。2、查找。檔案工作人員采用各種手段把表示利用者需求的檢索標(biāo)識(shí)或檢索表達(dá)式與存儲(chǔ)在檢索工具或機(jī)讀數(shù)據(jù)庫中的檢索標(biāo)識(shí)進(jìn)行相符性比較，將符合利用者要求的條目查找出來。在手工檢索中，相符性比較是由人工進(jìn)行的；在機(jī)檢過程中，則由計(jì)算機(jī)擔(dān)負(fù)二者之間的匹配工作。二、檢索效率：檔案檢索效率是指在檢索過程中滿足利用者的全面性和準(zhǔn)確性程度，它是衡量檔案檢索系統(tǒng)以及每一個(gè)檢索過程質(zhì)量高低的最基本的指標(biāo)。檔案檢索效率通常采用檢全率和檢準(zhǔn)率兩個(gè)指標(biāo)來衡量和表示。檢全率是指滿足利用者要求的全面程度，即檢出的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。與之相對(duì)應(yīng)的漏檢率，即未檢出的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。1）檢全率=×100%漏檢率=×100%請(qǐng)生回答：某一利用者要求查找有關(guān)稅制改革方面的檔案，檔案館保存的有關(guān)檔案為120件，而檢索時(shí)檢出102件。請(qǐng)問檢全率？漏檢率？檢全率=102÷120×100%=85%；漏檢率=18÷120×100%=15%檢準(zhǔn)率是指滿足利用者要求的準(zhǔn)確程度，即檢出的有關(guān)檔案與檢出的全部檔案的百分比。與之相對(duì)應(yīng)的是誤檢率，即檢出的不相關(guān)檔案與檢出的全部檔案的百分比。2）檢準(zhǔn)率=×100%誤檢率=×100%請(qǐng)生回答：某一利用者要求查找有關(guān)社會(huì)保障政策方面的檔案，通過一次性檢查，共檢出80件檔案，經(jīng)閱讀發(fā)現(xiàn)其中60件是相關(guān)的檔案。請(qǐng)問檢準(zhǔn)率？誤檢率？檢準(zhǔn)率=60÷80×100%=75%；誤檢率=20÷80×100%=25%三、檔案檢索語言：檔案檢索語言是根據(jù)檔案檢索的需要而創(chuàng)制的人工語言，專門用于手工檢索或計(jì)算機(jī)檢索的檔案信息檢索系統(tǒng)，表達(dá)檔案主題概念和檢索課題概念。如果沒有檔案檢索語言，檔案信息就不可能進(jìn)行有效的存儲(chǔ)和查找，也不可能建立起比較完善的檔案檢索系統(tǒng)，在檔案標(biāo)引人員、檔案檢索人員、檔案管理人員、檔案用戶、檔案檢索系統(tǒng)之間，就難以相互溝通和在檔案信息需求上取得一致。檔案檢索語言由詞匯和語法組成，具有三個(gè)組成要素。第一，擁有一組系統(tǒng)的文字或符號(hào)，用來構(gòu)成檢索詞匯要素，分類號(hào)和主題詞就是它的檢索詞匯；第二，具有一定量的詞匯，用來表達(dá)檔案信息基本概念，分類表的類目、分類號(hào)與主題詞就反映了基本概念，而《中國(guó)檔案分類法》和《中國(guó)檔案主題詞表》就是檔案信息檢索詞典；第三，有一套語法規(guī)則，用以滿足檔案檢索系統(tǒng)多元化檢索的需求。檔案檢索語言作為一種專門的人工語言，較之于自然語言，具有以下特點(diǎn)：能簡(jiǎn)明和比較專指地表達(dá)檔案及檢索課題的主題概念；詞匯與概念一一對(duì)應(yīng)，排除了多詞一義、一詞多義和詞義含糊；能明確顯示出概念之間的相互關(guān)系，便于將概念進(jìn)行系統(tǒng)排列；方便檢索時(shí)將檔案標(biāo)引用語進(jìn)行相符性比較。檔案檢索語言的作用是保證檢索效率，提高查全率和查準(zhǔn)率。它是檔案信息存儲(chǔ)與檢索的橋梁，也是檔案人員與檔案用戶之間溝通和滿足檔案信息需求的橋梁，檢索語言質(zhì)量的高低直接影響檢索效率。第二節(jié)《中國(guó)檔案分類法》和第三節(jié)《中國(guó)檔案主題詞表》不講。第四節(jié)檔案著錄一、檔案著錄的內(nèi)容與作用：（一）檔案著錄的內(nèi)容：所謂檔案著錄，是指在檔案館（室）編制檔案目錄等檢索工具時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。所謂內(nèi)容特征，就是指對(duì)檔案主題的揭示，其中包括檔案的分類號(hào)、主題詞、摘要等。所謂形式特征，是指檔案的實(shí)體形式、文字表達(dá)形式等有關(guān)特征，包括檔案的題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、地點(diǎn)、檔號(hào)、文種、載體等等。檔案著錄的內(nèi)容通常包括著錄原則、著錄項(xiàng)目、著錄格式、標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄信息源、著錄用文字、著錄項(xiàng)目細(xì)則。編制檔案檢索工具，一般應(yīng)經(jīng)過兩個(gè)步驟。首先按照檔案著錄規(guī)則，將文件或案卷的內(nèi)容和形式特征記錄下來，由若干著錄項(xiàng)目組合為一個(gè)條目；其次，將眾多的條目，按照一定的體系和方法排列起來，形成某種檢索途徑，這就是檢索工具。后者必須以前者為前提和基礎(chǔ)。從手工檢索來說，其基本工具是檔案目錄。檔案目錄，是按照一定的順序排列，指出案卷或文件的內(nèi)容和形式特征以及存址，供人們查找的名目，如案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。檔案目錄本身是一個(gè)檔案信息線索查尋體系，由許多檔案條目組成。檔案條目是組成檔案目錄的基本單元，是對(duì)單份文件或案卷的內(nèi)容或形式特征所做的一條記錄。而檔案條目又是由著錄項(xiàng)目組成。通過實(shí)例來了解檔案條目與著錄項(xiàng)目之間的關(guān)系。順序號(hào)發(fā)文字號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁號(hào)備注1深府[1983]187號(hào)深圳市政府關(guān)于抓緊在我市興建煤氣工程的函1983．10．1012深府辦[1983]260號(hào)深圳市政府關(guān)于沿河路竣工通車的通知1983．10．102上圖中，“順序號(hào)”、“發(fā)文字號(hào)”、“責(zé)任者”、“文件題名”、“日期”、“頁號(hào)”、“備注”等各均為一個(gè)一個(gè)著錄項(xiàng)目，他們共同構(gòu)成一個(gè)檔案條目。按照一定的次序?qū)l目編排成的有機(jī)體系就是檔案目錄。此為卷內(nèi)文件目錄。（二）檔案著錄工作的作用：檔案著錄工作的作用是多方面的，具有登記、介紹、報(bào)道、交流和檢索的作用，其中最主要的是檢索。著錄的質(zhì)量直接影響到檔案檢索工具的質(zhì)量和效能。無論何種檔案檢索工具，要具備良好的存儲(chǔ)與查檢功能，都必須以著錄項(xiàng)目的詳細(xì)具體、標(biāo)引準(zhǔn)確、格式與標(biāo)識(shí)符號(hào)統(tǒng)一、文字簡(jiǎn)明為條件。著錄工作方面的任何疏忽或過分強(qiáng)調(diào)簡(jiǎn)化以及只注重外形特征的描述，都要影響檢索工具的質(zhì)量，降低其效能。檔案著錄是一項(xiàng)細(xì)致而又繁重的工作。正確地選擇和記錄文件或案卷的內(nèi)容和形式特征，需要通過深入研究，分析文頭、正文、文尾等各個(gè)部分才能做到，稍有遺漏和疏忽，就難以取得預(yù)期效果。認(rèn)真做好著錄工作，對(duì)于建立和完善檢索工具，提高檢索工作水平，有著十分重要的意義。二、檔案著錄的原則和要求：（二）檔案著錄規(guī)則為了保證檔案著錄方法的規(guī)范，我國(guó)制定并頒布了《檔案著錄規(guī)則》，主要內(nèi)容包括：1、著錄條目P2152、標(biāo)識(shí)符號(hào)P2163、著錄格式P217一般使用段落符號(hào)式的條目著錄格式。段落符號(hào)式，是指將著錄條目分成若干段落，每個(gè)項(xiàng)目之間用符號(hào)分開的著錄格式。格式如下：分類號(hào)檔案館（室）代號(hào)檔號(hào)電子文檔號(hào)縮微號(hào)正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號(hào)/責(zé)任者+附件.——稿本：文種.——密級(jí):保管期限.——時(shí)間.——載體類型:數(shù)量及單位:規(guī)格.——附注提要主題詞或關(guān)鍵詞實(shí)例如下:GE5.754110102—53—107—846—94轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)國(guó)家教委關(guān)于改革高等學(xué)校畢業(yè)生分配制度通知的通知：京政法（1989）56號(hào)/北京市人民政府+國(guó)務(wù)院通知+國(guó)家教委報(bào)告+市計(jì)委、市高教局、市人事局實(shí)施意見.——副本：通知.——內(nèi)部：永久.——19890702.——8頁：260mm×184mm.——教委報(bào)告不全，市計(jì)委、市高教局、市人事局意見全無國(guó)家教委報(bào)告分析了畢業(yè)生分配制度上存在的問題及提出了進(jìn)行改革的意見。國(guó)務(wù)院通知要求各地區(qū)、各部門制定改革措施。北京市有關(guān)單位提出了實(shí)施意見。畢業(yè)生分配高等院校教育改革制度通知4、著錄級(jí)次、著錄用文字和著錄來源P218——2195、著錄項(xiàng)目細(xì)則P219—221二、檔案標(biāo)引含義P221—222標(biāo)引的目的是提供檢索途徑。種類按工作方式分為人工標(biāo)引（手工標(biāo)引）和機(jī)器標(biāo)引。按檢索體系分為分類標(biāo)引和主題標(biāo)引。檔案分類標(biāo)引1、含義給予文件或案卷以分類號(hào)標(biāo)識(shí)的過程。即給予每份文件或每個(gè)案卷一個(gè)分類號(hào)。2、程序1）確定分類表目前，主要以《中國(guó)檔案分類法》作為標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)?！吨袊?guó)檔案分類法》主要用于檔案分類標(biāo)引和組織檔案分類目錄，它適用于我國(guó)各個(gè)歷史時(shí)期所形成的各類檔案。其體系結(jié)構(gòu)包括如下幾個(gè)部分：A、編制說明：是對(duì)分類法進(jìn)行基本、全面的介紹。它包括編制目的和適用范圍、編制原則、基本類目的設(shè)置及次序安排的理由、對(duì)各種分類問題的處理方法、標(biāo)記符號(hào)、注釋以及分類法的管理等。B、“中華人民共和國(guó)檔案分類表”：適用于類分1949年10月1日中華人民共和國(guó)建立以后形成的檔案，由主表和輔助表（綜合復(fù)分表、世界各國(guó)和地區(qū)表、中國(guó)地區(qū)表、中國(guó)民族表以及科技檔案復(fù)分表等）組成。C、“新民主主義檔案分類表”：適用于類分中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的新民主主義革命斗爭(zhēng)時(shí)期形成的檔案，由主表和輔助表（綜合復(fù)分表）組成。D、“民國(guó)檔案分類表”：適用于類分1911年至1949年民國(guó)時(shí)期形成的檔案，由主表和輔助表（綜合復(fù)分表、民國(guó)時(shí)期世界各國(guó)和地區(qū)表、民國(guó)時(shí)期行政區(qū)劃表、民國(guó)時(shí)期民族表）組成。E、“清代檔案分類表”：適用于類分清代檔案，由主表和輔助表（清代檔案綜合復(fù)分表、清代時(shí)期世界各國(guó)和地區(qū)表、清代行政區(qū)劃表）組成。2）準(zhǔn)確地分析檔案內(nèi)容分析檔案內(nèi)容，目的在于找出分類標(biāo)引的依據(jù)，準(zhǔn)確地把握檔案的主題。具體有以下幾種方法：A、分析題名題名一般能概括反映出文件、案卷的中心內(nèi)容；但也有不能正確揭示主題內(nèi)容的，所以，它不是唯一依據(jù)。B、細(xì)閱前言、內(nèi)容提要、結(jié)論等以了解文件的主題、作者撰寫該文的意圖及這一文件與另一文件的關(guān)系，為標(biāo)引提供依據(jù)性信息。C、瀏覽正文通過上述方法仍把握不準(zhǔn)文件的中心內(nèi)容，應(yīng)瀏覽正文，找出文件內(nèi)容論述或涉及的中心問題。D、查閱文件的版頭、尾部及附加標(biāo)記。黨政機(jī)關(guān)行文一般都有固定的文件版頭，標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或通用簡(jiǎn)稱以及發(fā)文字號(hào)。文件的尾部一般有發(fā)文機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、成文時(shí)間、蓋印與簽署。附加標(biāo)記有密級(jí)、緩急時(shí)限、閱讀范圍等，有助于了解文件的主題內(nèi)容、使用范圍和參考價(jià)值。3）確定歸屬類目將主題分析出來后，根據(jù)所用分類表，判定其歸屬類目，按分類標(biāo)引規(guī)則進(jìn)行標(biāo)引。4）給予分類號(hào)檔案分類表采用漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制：用字母表示一個(gè)大類，根據(jù)需要有些二級(jí)類目采用雙字母制，如：B國(guó)家政務(wù)總類BA人民代表大會(huì)工作BB政府行政工作BC機(jī)構(gòu)編制、人事勞動(dòng)BD監(jiān)察BE民族事務(wù)BF宗教BG華僑事務(wù)BH人口、計(jì)劃生育在字母之后采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示下屬類目的劃分并順序編號(hào)。如：B國(guó)家政務(wù)總類BA人民代表大會(huì)工作1代表大會(huì)11會(huì)議111預(yù)備會(huì)議112全體會(huì)議113主席團(tuán)會(huì)議114…………12立法13監(jiān)督與審查、質(zhì)詢14…………2常務(wù)委員會(huì)3委員長(zhǎng)會(huì)檔案分類表的每一個(gè)類目都配有符號(hào)，即類號(hào)。5）審校審校是標(biāo)引的最后一道程序，是確保標(biāo)引質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。審校的程序分為自校、互校和總校。自校：標(biāo)引人員對(duì)自己的標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行校對(duì)。互校：標(biāo)引人員對(duì)標(biāo)引結(jié)果互相進(jìn)行校對(duì)，糾正因個(gè)人理解不同而引起的錯(cuò)誤，保持不同人員標(biāo)引的一致性?？傂＃涸谧孕?、互校后，必須選派熟悉業(yè)務(wù)、通曉目錄工作的人員擔(dān)任總校。通過總校，可以保證表引工作的整體優(yōu)化。方法1）一份文件、一個(gè)案卷只論述一個(gè)事物或一個(gè)問題，就依其所屬類目標(biāo)出分類號(hào)。如：一份文件論述的是給黨員上課，標(biāo)引為A2412）從不同方面來論述同一主題的文件，則按分類表中有關(guān)分散和集中的要求，歸入相應(yīng)類目。如：每個(gè)機(jī)關(guān)都形成干部任免的文件，《中國(guó)檔案分類法》采取黨、政、軍三方面集中設(shè)類的方法。標(biāo)引時(shí)，黨的干部任免標(biāo)引為A261，政府的為B333，軍隊(duì)的為D223）一份文件、案卷論述的主題涉及到國(guó)家、地區(qū)、民族、時(shí)代、文件類型、使用對(duì)象等，一般只標(biāo)主題內(nèi)容所屬類目的分類號(hào)，其他相關(guān)因素不標(biāo)引。如：《國(guó)家教委關(guān)于向×國(guó)派遣出國(guó)留學(xué)人員的意見》，標(biāo)引GB9214）論述的是兩個(gè)或兩個(gè)以上的主題，標(biāo)引時(shí)應(yīng)分析各主題間的關(guān)系，再確定給予一個(gè)或幾個(gè)分類號(hào)。A、若是并列關(guān)系，則都應(yīng)按其屬類給出分類號(hào)。如：一份文件或案卷論述的是掃盲教育、自學(xué)考試兩個(gè)并列關(guān)系的主題，應(yīng)標(biāo)引為GB81：86（同屬一個(gè)成人教育和繼續(xù)教育類目下）B、若是從屬關(guān)系，即上下位關(guān)系，那么標(biāo)引時(shí)應(yīng)給予上位類的分類號(hào)。如：一份文件論述的是工業(yè)品、食品、副食品的購銷，則應(yīng)標(biāo)位LA11（商品購銷）C、若論述的是兩個(gè)主題，而作者的意圖則在于比較主題間的異同和優(yōu)劣，一般只標(biāo)引作者所贊揚(yáng)的主題分類號(hào)。如：《機(jī)載航空雷達(dá)的特點(diǎn)》中，比較了航空雷達(dá)與其他雷達(dá)的異同，應(yīng)標(biāo)引為NK314（四）檔案主題標(biāo)引含義給予文件或案卷以主題標(biāo)識(shí)的過程。即通過對(duì)文件或案卷內(nèi)容的主題分析，從《中國(guó)檔案主題詞表》中找出相關(guān)的主題詞作為其主題標(biāo)識(shí)。《中國(guó)檔案主題詞表》，是一部由反映檔案內(nèi)容的主題詞和詞間關(guān)系組成的規(guī)范化詞典，共收入主題詞25891條。它是進(jìn)行檔案主題標(biāo)引和主題檢索的詞語控制工具，主要供檔案部門及文書處理部門標(biāo)引和檢索檔案、文件、資料之用。程序?qū)徸x文件，確定主題通過閱讀文件的題名、文頭、文尾、正文、附加標(biāo)記來把握主題。審讀文件可先看題名，這是了解主題的一條捷徑。題名通常由責(zé)任者、問題、文件名稱組成，可以從中抽取關(guān)鍵詞再轉(zhuǎn)換成主題詞。主題分析主要內(nèi)容有兩方面：A、分析主題的類型。主題的類型依據(jù)檔案內(nèi)容可分為單主題（一個(gè)主題）和多主題（兩個(gè)以上）。B、分析主題的構(gòu)成因素，也稱主題因素。主題因素分為：主體因素（反映文件主題內(nèi)容的關(guān)鍵性概念）、通用因素（對(duì)主題因素起補(bǔ)充和限定作用的通用概念）、位置因素（文件所記述對(duì)象的空間和地理位置概念）、時(shí)間因素（文件所論述對(duì)象存在的時(shí)間概念）、文件類型因素（文件類型和形式方面的概念）在檔案標(biāo)引中，主體因素最重要，必須標(biāo)出，其他因素酌情標(biāo)引。主題概念轉(zhuǎn)換在確定了文件的主題概念之后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為規(guī)范化的主題詞，需查找檔案主題詞表。單主題文件概念的轉(zhuǎn)換…………，多主題文件概念的轉(zhuǎn)換……，P225。審校和檔案分類標(biāo)引的審校一樣。第三節(jié)檔案檢索工具檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。它的基本職能有兩個(gè)：存儲(chǔ)檔案信息和提供查找檔案的途徑。檔案檢索工具是檔案檢索工作中存儲(chǔ)階段的工作成果，又是查尋利用檔案的必要條件。一、種類（一）按編制體例分P2281、目錄2、索引3、指南（二）按檢索范圍分1、全宗范圍的檢索工具以一個(gè)全宗的檔案為著錄或介紹對(duì)象的檢索工具，如案卷目錄、案卷文件目錄、全宗指南等。2、檔案館范圍的檢索工具以一個(gè)檔案館的全部檔案為著錄或介紹對(duì)象的檢索工具，如全宗目錄、分類目錄、主題目錄、檔案館指南、人名索引、地名索引等。3、專題范圍的檢索工具以檔案館內(nèi)有關(guān)某一專題的檔案為著錄或介紹對(duì)象的檢索工具，如專題目錄、專題指南、專題性人名索引和地名索引等。（三）按功能分P2291、館藏性檢索工具2、查找性檢索工具3、介紹性檢索工具（四）按載體分1、書本式檢索工具2、卡片式檢索工具3、活頁式檢索工具4、縮微式檢索工具5、機(jī)讀式檢索工具6、網(wǎng)絡(luò)檢索工具是檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上公布檔案館開放檔案目錄而形成的檢索工具。目前，我國(guó)許多省級(jí)檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上建立了館藏開放檔案的目錄檢索系統(tǒng)。二、常用檔案檢索工具P233——248案卷目錄以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序組織起來的，固定案卷位置，統(tǒng)一案卷數(shù)量，監(jiān)督保護(hù)檔案材料的一種管理工具。它是檔案館（室）最基本的、使用較為頻繁的一種檢索工具。分類目錄根據(jù)體系分類法的基本原則，將檔案主題按《中國(guó)檔案分類法》的邏輯體系組織起來的檢索工具。分類目錄一般采用卡片式。卷內(nèi)文件目錄匯編也稱全引目錄或案卷文件目錄，將全宗或全宗的某一部分案卷內(nèi)的文件目錄匯編而成的檢索工具。是案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄合二為一的產(chǎn)物。全宗文件目錄以邏輯體系的分類條目來揭示某一全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分的檢索工具。一般也采用卡片式。專題目錄系統(tǒng)揭示檔案館（室）內(nèi)有關(guān)某一專門題目檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具。一般也采用卡片式。主題卡片也采用卡片式根據(jù)主題法的原理，用規(guī)范化的詞、詞組揭示文件或案卷的主題內(nèi)容，并按主題字順組織起來的一種檢索工具。人名索引揭示檔案中所涉及的人物并指明其出處的檢索工具。一般也采用卡片式。文號(hào)索引將檔案的文號(hào)與檔號(hào)相對(duì)應(yīng)，提供文號(hào)檢索檔案途徑的檢索工具。一般采用表格形式。全宗指南以文章敘述的形式介紹某一個(gè)全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的一種工具書，又稱為全宗介紹。專題指南按照一定的題目，并以文章敘述的形式，綜合介紹報(bào)道檔案館中保存的有關(guān)題目的檔案的一種工具書，又稱為專題介紹。一般也采用卡片式。（十一）檔案室指南全面系統(tǒng)介紹機(jī)關(guān)檔案室及其收藏檔案情況的工具書，又稱檔案室介紹。（十二）檔案館指南以文章敘述形式全面概要地介紹檔案館及其所存全部檔案情況的一種工具書，，又稱為檔案館介紹。（十三）聯(lián)合目錄匯總?cè)舾蓹n案館或其他單位收藏的檔案目錄。（十四）智能化管理和信息共享運(yùn)用計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化。三、建立檔案檢索體系檔案檢索工具的種類很多，每一種檢索工具有著各自的特點(diǎn)，在功能上既有互補(bǔ)性也有重復(fù)性（P228）。所以，檔案館（室）并不需配齊所有的檢索工具，可以結(jié)合自身的需要充分利用檔案檢索工具之間的互補(bǔ)性建立檢索體系。建立檢索體系，應(yīng)符合以下基本要求：1、保證有一定數(shù)量和種類的檢索工具。2、充分利用檢索工具的互補(bǔ)性。3、檢索工具的設(shè)置應(yīng)與利用需求相吻合。4、館藏性、查檢性、介紹性檢索工具并舉。四、如何使用檢索工具主要來了解有關(guān)檔案檢索（查詢）的一般過程檔案檢索是通過利用檢索工具查檢出所需要檔案的過程。這一過程一般由檔案利用者自己操作，有時(shí)也可由檔案工作人員協(xié)助或代為完成。檔案檢索過程如下：提出檢索需求——明確主題概念——選擇檢索途徑——概念轉(zhuǎn)換為檢索標(biāo)識(shí)——標(biāo)識(shí)對(duì)比——確定查找線索——提取檔案1、運(yùn)用主題分析法，明確檢索要求，即了解清楚檔案利用者究竟需要什么檔案，將其需求歸結(jié)為明確的檢索主題概念。2、根據(jù)檔案室（館）檢索系統(tǒng)的設(shè)置情況制定檢索策略，也就是從利用者已經(jīng)掌握的線索和檔案館（室）檢索系統(tǒng)的情況出發(fā)，選擇比較有效的檢索途徑，并將檢索主題概念轉(zhuǎn)換為檢索標(biāo)識(shí)。3、執(zhí)行檢索策略，即從檢索系統(tǒng)中進(jìn)行查檢：將表達(dá)檢索主題概念的檢索標(biāo)識(shí)與檢索系統(tǒng)中的檢索標(biāo)識(shí)進(jìn)行相符性比較。4、根據(jù)查出的檔案線索提取檔案，進(jìn)行甄別、篩選或利用。第四節(jié)檔案計(jì)算機(jī)檢索隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)已成為必備和常用的工作設(shè)備和助手一、檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)1、檔案計(jì)算機(jī)檢索含義是指以計(jì)算機(jī)為檢索設(shè)備，將檔案目錄信息以二進(jìn)制代碼形式記錄在磁性載體上，由計(jì)算機(jī)檢索軟件進(jìn)行控制，對(duì)輸入的檔案目錄信息自動(dòng)進(jìn)行整理、存儲(chǔ)、檢索、輸出、統(tǒng)計(jì)等操作。2、結(jié)構(gòu)由硬件——計(jì)算機(jī)、軟件和數(shù)據(jù)庫——檔案目錄信息、著錄規(guī)則和記錄格式、檢索語言等要素構(gòu)成。計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索一樣，也是由存儲(chǔ)和查檢兩部分組成，在計(jì)算機(jī)中通常被稱為輸入和輸出。二、建立計(jì)算機(jī)檢索的步驟1、系統(tǒng)分析首先，明確系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)和指標(biāo)。然后，進(jìn)行四方面的分析：第一，工序分析；第二，工作量分析；第三，費(fèi)用分析；第四，時(shí)間分析。系統(tǒng)分析的結(jié)果，應(yīng)形成書面材料。2、設(shè)備選購和安裝3、人員培訓(xùn)包括程序設(shè)計(jì)員、計(jì)算機(jī)操作人員、著錄標(biāo)引人員、數(shù)據(jù)輸入人員和日常維護(hù)人員的培訓(xùn)。4、檢索軟件設(shè)計(jì)5、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備就是進(jìn)行檔案信息的采集、著錄。6、系統(tǒng)的檢驗(yàn)和修改7、系統(tǒng)操作管理8、系統(tǒng)評(píng)價(jià)能力測(cè)試：以下是一份文件的內(nèi)容和形式特征：文件題名：××重型機(jī)械制造公司關(guān)于機(jī)構(gòu)調(diào)整的請(qǐng)示；成文日期：1982年3月11日；發(fā)文字號(hào)：×重機(jī)[1992]23號(hào)；文本：定稿；保管期限：永久；密級(jí)：內(nèi)部；頁數(shù)：2頁；載體：紙張；規(guī)格：260mm×184mm；附件：××重型機(jī)械制造公司關(guān)于機(jī)構(gòu)調(diào)整的方案；主題詞：機(jī)構(gòu)調(diào)整請(qǐng)示。分類號(hào)：B313；檔號(hào)：017—1—275—2根據(jù)以上情況，請(qǐng)按照著錄規(guī)則填制一張段落符號(hào)式著錄條目。第三節(jié)檔案檢索工具檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。它的基本職能有兩個(gè)：存儲(chǔ)檔案信息和提供查找檔案的途徑。檔案檢索工具是檔案檢索工作中存儲(chǔ)階段的工作成果，又是查尋利用檔案的必要條件。一、種類（一）按編制體例分P2281、目錄2、索引3、指南（二）按檢索范圍分1、全宗范圍的檢索工具以一個(gè)全宗的檔案為著錄或介紹對(duì)象的檢索工具，如案卷目錄、案卷文件目錄、全宗指南等。2、檔案館范圍的檢索工具以一個(gè)檔案館的全部檔案為著錄或介紹對(duì)象的檢索工具，如全宗目錄、分類目錄、主題目錄、檔案館指南、人名索引、地名索引等。3、專題范圍的檢索工具以檔案館內(nèi)有關(guān)某一專題的檔案為著錄或介紹對(duì)象的檢索工具，如專題目錄、專題指南、專題性人名索引和地名索引等。（三）按功能分P2291、館藏性檢索工具2、查找性檢索工具3、介紹性檢索工具（四）按載體分1、書本式檢索工具2、卡片式檢索工具3、活頁式檢索工具4、縮微式檢索工具5、機(jī)讀式檢索工具6、網(wǎng)絡(luò)檢索工具是檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上公布檔案館開放檔案目錄而形成的檢索工具。目前，我國(guó)許多省級(jí)檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上建立了館藏開放檔案的目錄檢索系統(tǒng)。二、常用檔案檢索工具P233——248案卷目錄以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序組織起來的，固定案卷位置，統(tǒng)一案卷數(shù)量，監(jiān)督保護(hù)檔案材料的一種管理工具。它是檔案館（室）最基本的、使用較為頻繁的一種檢索工具。分類目錄根據(jù)體系分類法的基本原則，將檔案主題按《中國(guó)檔案分類法》的邏輯體系組織起來的檢索工具。分類目錄一般采用卡片式。卷內(nèi)文件目錄匯編也稱全引目錄或案卷文件目錄，將全宗或全宗的某一部分案卷內(nèi)的文件目錄匯編而成的檢索工具。是案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄合二為一的產(chǎn)物。全宗文件目錄以邏輯體系的分類條目來揭示某一全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分的檢索工具。一般也采用卡片式。專題目錄系統(tǒng)揭示檔案館（室）內(nèi)有關(guān)某一專門題目檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具。一般也采用卡片式。主題卡片也采用卡片式根據(jù)主題法的原理，用規(guī)范化的詞、詞組揭示文件或案卷的主題內(nèi)容，并按主題字順組織起來的一種檢索工具。人名索引揭示檔案中所涉及的人物并指明其出處的檢索工具。一般也采用卡片式。文號(hào)索引將檔案的文號(hào)與檔號(hào)相對(duì)應(yīng)，提供文號(hào)檢索檔案途徑的檢索工具。一般采用表格形式。全宗指南以文章敘述的形式介紹某一個(gè)全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的一種工具書，又稱為全宗介紹。專題指南按照一定的題目，并以文章敘述的形式，綜合介紹報(bào)道檔案館中保存的有關(guān)題目的檔案的一種工具書，又稱為專題介紹。一般也采用卡片式。（十一）檔案室指南全面系統(tǒng)介紹機(jī)關(guān)檔案室及其收藏檔案情況的工具書，又稱檔案室介紹。（十二）檔案館指南以文章敘述形式全面概要地介紹檔案館及其所存全部檔案情況的一種工具書，，又稱為檔案館介紹。（十三）聯(lián)合目錄匯總?cè)舾蓹n案館或其他單位收藏的檔案目錄。（十四）智能化管理和信息共享運(yùn)用計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化。三、建立檔案檢索體系檔案檢索工具的種類很多，每一種檢索工具有著各自的特點(diǎn)，在功能上既有互補(bǔ)性也有重復(fù)性（P228）。所以，檔案館（室）并不需配齊所有的檢索工具，可