企業(yè)會(huì)議室使用管理制度

企業(yè)會(huì)議室使用管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部會(huì)議室的使用管理，提高會(huì)議效率，保障會(huì)議資源的合理利用，制定本管理制度。本制度依據(jù)公司相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，明確會(huì)議室使用的原則、流程及要求。

第二條適用范圍：本管理制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室的使用、預(yù)定、召開及管理活動(dòng)。

第三條會(huì)議類別：會(huì)議分為例行會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議和特殊會(huì)議。例行會(huì)議指定期召開的如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等；臨時(shí)會(huì)議指因特殊情況臨時(shí)召集的會(huì)議；特殊會(huì)議指對(duì)公司有重大影響或需邀請(qǐng)外部人員參加的會(huì)議。

第四條會(huì)議室使用原則：

1.公平公正原則：會(huì)議室資源按照預(yù)約順序和會(huì)議的重要性進(jìn)行分配，確保各部門公平使用。

2.效率優(yōu)先原則：優(yōu)先保障重要、緊急及大型會(huì)議的需求，提高會(huì)議室使用效率。

3.節(jié)約原則：合理規(guī)劃會(huì)議時(shí)間，減少無效、重復(fù)會(huì)議，降低會(huì)議成本。

第五條責(zé)任劃分：

1.行政管理部門為公司會(huì)議室管理的歸口部門，負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)及監(jiān)督。

2.各部門負(fù)責(zé)本部門會(huì)議室使用的申請(qǐng)、組織和實(shí)施。

3.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、通知、主持及會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)。

第六條會(huì)議紀(jì)律：

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，遲到、早退需向會(huì)議召集人說明原因。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會(huì)場(chǎng)秩序。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密時(shí)，與會(huì)人員需簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)守公司機(jī)密。

第七條制度修訂：本管理制度根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際情況，由行政管理部門負(fù)責(zé)適時(shí)修訂，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

第八條會(huì)議預(yù)約：

1.會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、參會(huì)人數(shù)及時(shí)間安排，提前通過公司內(nèi)部會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)提交會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)。

2.會(huì)議預(yù)約需提供會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并注明是否需要額外設(shè)備或服務(wù)。

3.行政管理部門收到會(huì)議預(yù)約申請(qǐng)后，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)審核并反饋預(yù)約結(jié)果。

第九條會(huì)議通知：

1.會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議開始前至少1個(gè)工作日，通過郵件、短信或電話等方式通知與會(huì)人員，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

2.會(huì)議通知中應(yīng)明確會(huì)議重要性、參會(huì)要求及注意事項(xiàng)，提醒與會(huì)人員做好相關(guān)準(zhǔn)備。

第十條會(huì)議籌備：

1.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)組織會(huì)議材料的準(zhǔn)備，包括會(huì)議議程、報(bào)告、數(shù)據(jù)等，并確保材料在會(huì)議前送達(dá)與會(huì)人員。

2.行政管理部門協(xié)助會(huì)議召集人完成會(huì)議室布置、設(shè)備檢查等會(huì)前準(zhǔn)備工作。

第十一條會(huì)議召開：

1.會(huì)議召集人應(yīng)按時(shí)召開會(huì)議，宣布會(huì)議主題，引導(dǎo)與會(huì)人員圍繞議程展開討論。

2.會(huì)議期間，記錄員負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容、決議及待辦事項(xiàng)。

3.會(huì)議召集人應(yīng)控制會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議內(nèi)容緊湊、高效。

第十二條會(huì)議紀(jì)要：

1.會(huì)議結(jié)束后，記錄員應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)整理完成會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決議及待辦事項(xiàng)等。

2.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議召集人審核后，發(fā)送給與會(huì)人員，并在公司內(nèi)部平臺(tái)公示。

第十三條會(huì)議反饋：

1.與會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容如有異議，應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后2個(gè)工作日內(nèi)提出。

2.會(huì)議召集人根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改，確保會(huì)議紀(jì)要準(zhǔn)確無誤。

第十四條會(huì)議延期與取消：

1.如因特殊情況需延期或取消會(huì)議，會(huì)議召集人應(yīng)提前通知與會(huì)人員，并通過會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)及時(shí)更新會(huì)議信息。

2.延期或取消的會(huì)議，視同重新預(yù)約，需按照會(huì)議預(yù)約流程重新提交申請(qǐng)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十五條紀(jì)要發(fā)布：

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議召集人審核無誤后，應(yīng)通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)發(fā)布，并確保所有與會(huì)人員及相關(guān)部門能夠及時(shí)接收。

2.對(duì)于涉及公司機(jī)密內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行適當(dāng)級(jí)別的保密處理。

第十六條決議執(zhí)行：

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決議和待辦事項(xiàng)，各責(zé)任部門和相關(guān)人員應(yīng)按照既定的時(shí)間表和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

2.會(huì)議召集人應(yīng)定期檢查決議的執(zhí)行進(jìn)度，確保各項(xiàng)決策得到有效落實(shí)。

第十七條跟蹤監(jiān)督：

1.行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，并對(duì)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題提供協(xié)調(diào)和支持。

2.對(duì)于執(zhí)行難度大或長(zhǎng)期未解決的問題，應(yīng)上報(bào)公司高層，尋求解決方案。

第十八條反饋機(jī)制：

1.各責(zé)任部門在執(zhí)行會(huì)議決議過程中，應(yīng)定期向會(huì)議召集人反饋工作進(jìn)展和存在的問題。

2.會(huì)議召集人應(yīng)根據(jù)反饋情況，調(diào)整工作計(jì)劃，必要時(shí)召集臨時(shí)會(huì)議，研究解決措施。

第十九條結(jié)果評(píng)估：

1.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行完畢后，會(huì)議召集人應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。

2.評(píng)估結(jié)果應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行分享，以提高會(huì)議效率和決議執(zhí)行的準(zhǔn)確性。

第二十條歸檔管理：

1.會(huì)議紀(jì)要及其執(zhí)行情況的記錄，應(yīng)由行政管理部門按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備日后查詢。

2.歸檔資料應(yīng)包括會(huì)議紀(jì)要、決議執(zhí)行報(bào)告、反饋信息等，確保資料的完整性和可追溯性。

第二十一條問責(zé)機(jī)制：

1.對(duì)于未按會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行或執(zhí)行不力的部門和個(gè)人，應(yīng)建立問責(zé)機(jī)制，追究相關(guān)責(zé)任。

2.問責(zé)結(jié)果應(yīng)作為個(gè)人和部門績(jī)效考核的依據(jù)之一，以促進(jìn)會(huì)議紀(jì)要的高效執(zhí)行。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第二十二條會(huì)議室預(yù)訂管理：

1.會(huì)議室預(yù)訂采用先到先得的原則，各部門應(yīng)合理規(guī)劃會(huì)議時(shí)間，避免長(zhǎng)時(shí)間占用會(huì)議室資源。

2.如遇緊急或重要會(huì)議，行政管理部門有權(quán)對(duì)會(huì)議室使用進(jìn)行調(diào)配，確保公司利益最大化。

第二十三條會(huì)議室使用規(guī)范：

1.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，不得在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食或亂丟垃圾。

2.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源，確保設(shè)備安全。

第二十四條會(huì)議室設(shè)備管理：

1.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備由行政管理部門負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，各部門使用前應(yīng)確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門報(bào)修，并填寫相關(guān)報(bào)修記錄。

第二十五條會(huì)議室安全與保密：

1.會(huì)議室使用期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，不得攜帶危險(xiǎn)物品進(jìn)入。

2.會(huì)議室內(nèi)討論涉及公司機(jī)密時(shí)，應(yīng)采取措施確保信息不外泄。

第二十六條會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生：

1.行政管理部門定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、消毒，確保衛(wèi)生條件達(dá)標(biāo)。

2.各部門使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)配合行政管理部門做好環(huán)境衛(wèi)生工作。

第二十七條會(huì)議室鑰匙管理：

1.會(huì)議室鑰匙由行政管理部門統(tǒng)一管理，使用時(shí)應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，用后及時(shí)歸還。

2.丟失鑰匙需立即上報(bào)行政管理部門，并按公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第二十八條違規(guī)處理：

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或部門，行政管理部門有權(quán)進(jìn)行提醒、警告，直至限制其會(huì)議室使用權(quán)限。

2.嚴(yán)重違反規(guī)定導(dǎo)致公司損失或聲譽(yù)受損的，將按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

第二十九條持續(xù)改進(jìn)：

1.行政管理部門應(yīng)定期收集會(huì)議室使用過程中的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理規(guī)定。

2.各部門應(yīng)積極參與會(huì)議室管理，共同提升會(huì)議環(huán)境和工作效率。

第五章附則

第三十條制度解釋：本管理制度的最終解釋權(quán)歸公司行政管理部門所