醫(yī)院會(huì)議會(huì)務(wù)管理制度

醫(yī)院會(huì)議會(huì)務(wù)管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保醫(yī)院會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議會(huì)務(wù)管理工作要求，制定本管理制度。醫(yī)院會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，注重會(huì)議質(zhì)量與效果，保障醫(yī)院各項(xiàng)決策的貫徹落實(shí)。

二、適用范圍

本管理制度適用于醫(yī)院各類會(huì)議，包括但不限于院務(wù)會(huì)、辦公會(huì)、專題會(huì)、研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等。

三、會(huì)議分類

1.院務(wù)會(huì)：研究醫(yī)院重大決策、發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃等事項(xiàng)。

2.辦公會(huì)：研究醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)、管理、服務(wù)等方面的問題。

3.專題會(huì)：針對(duì)特定問題或項(xiàng)目進(jìn)行研究、討論和決策。

4.研討會(huì)：交流學(xué)術(shù)成果、探討業(yè)務(wù)難題、促進(jìn)學(xué)科發(fā)展。

5.培訓(xùn)會(huì)：提升員工業(yè)務(wù)能力、管理水平及綜合素質(zhì)。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織與管理由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)，各相關(guān)部門協(xié)助。

2.會(huì)議主持人由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。

3.會(huì)議通知、資料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議記錄等工作由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)。

五、參會(huì)人員

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各類會(huì)議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，發(fā)言時(shí)簡(jiǎn)明扼要，尊重他人意見。

3.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議通知要求準(zhǔn)備相關(guān)材料，確保會(huì)議效果。

六、會(huì)議保密

1.會(huì)議涉及的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

2.會(huì)議紀(jì)要、決議等文件，未經(jīng)允許不得擅自泄露。

七、本管理制度的解釋權(quán)歸醫(yī)院所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行本管理制度，共同維護(hù)醫(yī)院會(huì)議的秩序與效果。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)醫(yī)院工作需要，明確會(huì)議主題，制定會(huì)議議程。

2.報(bào)批程序：會(huì)議議題需報(bào)請(qǐng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項(xiàng)應(yīng)提交院務(wù)會(huì)審議。

3.召集通知：醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容，并提前至少一天通知到參會(huì)人員。

4.會(huì)議資料準(zhǔn)備：各部門根據(jù)會(huì)議議題，準(zhǔn)備相關(guān)資料，并在會(huì)議前提交至醫(yī)院辦公室。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行簽到，確保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程及參會(huì)人員。

3.各部門匯報(bào)工作：按照議程，各部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)相關(guān)工作，并提出需要解決的問題。

4.討論與決策：針對(duì)會(huì)議議題，參會(huì)人員進(jìn)行充分討論，形成決策。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、參會(huì)人員、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理完畢，并由會(huì)議主持人審核簽字。

3.會(huì)議記錄應(yīng)作為會(huì)議紀(jì)要的附件，一并存檔。

四、會(huì)議決策的實(shí)施

1.會(huì)議決策由相關(guān)部門負(fù)責(zé)落實(shí)，并明確責(zé)任人、完成時(shí)限等。

2.醫(yī)院辦公室對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤、督促，確保決策得到有效執(zhí)行。

3.對(duì)未按時(shí)完成的決策事項(xiàng)，相關(guān)部門需向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)原因，并提出解決方案。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)參會(huì)人員提出要求。

2.醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)收集會(huì)議紀(jì)要、決策落實(shí)情況等材料，形成會(huì)議總結(jié)報(bào)告。

3.會(huì)議總結(jié)報(bào)告應(yīng)在下一次會(huì)議前提交給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，以便了解會(huì)議成果和決策落實(shí)情況。

六、會(huì)議反饋與改進(jìn)

1.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、會(huì)議效果等方面提出意見和建議，由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)收集、整理。

2.醫(yī)院辦公室根據(jù)反饋意見，不斷優(yōu)化會(huì)議流程，提高會(huì)議效率。

3.對(duì)重大問題的會(huì)議決策，醫(yī)院辦公室可組織相關(guān)人員開展評(píng)估，以確保決策的正確性和有效性。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容包括會(huì)議基本情況、主要討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、責(zé)任分配、完成時(shí)限等。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后48小時(shí)內(nèi)完成初稿，并提交給會(huì)議主持人審核。

3.會(huì)議主持人審核無誤后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在72小時(shí)內(nèi)正式發(fā)布，并抄送所有參會(huì)人員及相關(guān)職能部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并明確責(zé)任人。

2.醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤管理，確保各項(xiàng)決策得到及時(shí)、有效的執(zhí)行。

3.跟蹤過程中，醫(yī)院辦公室應(yīng)定期收集執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行催辦，并了解原因。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與匯報(bào)

1.各責(zé)任部門在執(zhí)行會(huì)議決策過程中，如遇到問題或困難，應(yīng)及時(shí)向醫(yī)院辦公室反饋，尋求支持與協(xié)調(diào)。

2.醫(yī)院辦公室定期向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，包括已完成事項(xiàng)、未完成事項(xiàng)及原因分析。

3.對(duì)于重大決策事項(xiàng)，醫(yī)院辦公室應(yīng)組織專項(xiàng)匯報(bào)，以便醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解情況，提供指導(dǎo)。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的保管工作，對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行分類、編號(hào)，便于查詢和使用。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱需遵循醫(yī)院保密規(guī)定，未經(jīng)允許不得擅自泄露。

五、會(huì)議紀(jì)要的評(píng)估與改進(jìn)

1.醫(yī)院辦公室定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的編制、發(fā)布、執(zhí)行、反饋等環(huán)節(jié)，提高會(huì)議決策的落實(shí)效果。

3.對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的共性問題，醫(yī)院辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究，制定解決方案，以促進(jìn)醫(yī)院管理水平的提升。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向醫(yī)院辦公室提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等信息。

2.醫(yī)院辦公室根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)，合理調(diào)配會(huì)議室資源，確保會(huì)議需求得到滿足。

3.若會(huì)議室出現(xiàn)沖突，醫(yī)院辦公室有權(quán)根據(jù)會(huì)議的重要性、緊急程度等因素進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。

二、會(huì)議室布置與設(shè)備管理

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理規(guī)劃，確保會(huì)場(chǎng)舒適、整潔。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室內(nèi)設(shè)備的操作培訓(xùn)，確保各部門能夠熟練使用相關(guān)設(shè)備。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意離開會(huì)場(chǎng)。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)場(chǎng)，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室使用期間，使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安全，確保消防設(shè)施、疏散通道等符合安全規(guī)定。

2.會(huì)議室內(nèi)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的資料，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.醫(yī)院辦公室應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

五、會(huì)議室維護(hù)與更新

1.醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常維護(hù)工作，確保設(shè)施設(shè)備完好。

2.根據(jù)會(huì)議室使用情況和醫(yī)院發(fā)展需要，醫(yī)院辦公室適時(shí)提出會(huì)議室改造、更新方案，提升會(huì)議室功能和舒適性。

3.會(huì)議室改造、更新項(xiàng)目應(yīng)按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保合理利用資源。

六、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室的開放時(shí)間由醫(yī)院辦公室統(tǒng)一規(guī)定，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

2.特殊情況下，醫(yī)院辦公室可根據(jù)需要臨時(shí)調(diào)整會(huì)議室開放時(shí)間，并及時(shí)通知相關(guān)部門。

第