存檔文件管理制度

存檔文件管理制度1.前言存檔文件是醫(yī)院日常運營中產(chǎn)生的緊要資料，對于醫(yī)院的管理和發(fā)展具有緊要意義。為了規(guī)范存檔文件的管理，確保信息安全和便捷的使用，特訂立本制度。2.定義2.1存檔文件：指在醫(yī)院業(yè)務(wù)運營過程中產(chǎn)生并具有長期價值的各類文件，包含紙質(zhì)文檔、電子文檔等形式。2.2存檔文件管理：指存檔文件的收集、整理、保管、利用和銷毀等過程中的管理活動。3.存檔文件管理職責(zé)3.1院長：—對存檔文件管理工作負(fù)總責(zé)，確保管檔文件管理工作的順利進(jìn)行。—審批緊要存檔文件的銷毀申請。3.2行政部門：—負(fù)責(zé)訂立和完善存檔文件管理制度和相關(guān)規(guī)范?！M織實施存檔文件管理工作，包含存檔文件的收集、整理、分類、保管等。—定期進(jìn)行存檔文件的清理和整理工作。3.3各科室：—負(fù)責(zé)本科室存檔文件的及時歸檔和保管?！钆湫姓块T開展存檔文件清理和整理工作。3.4信息科技部門：—負(fù)責(zé)電子存檔文件的管理和維護(hù)，確保文件的安全可靠?！ㄆ趯﹄娮哟鏅n文件進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。4.存檔文件的收集和整理4.1全部部門在日常工作中產(chǎn)生的存檔文件，必需依照規(guī)定的格式進(jìn)行歸檔。4.2全部存檔文件必需注明文件名稱、編制者、日期等基本信息。4.3存檔文件采用分類歸檔的方式進(jìn)行存儲，每個科室應(yīng)設(shè)立存檔文件柜，保證文件的整齊和方便查閱。4.4存檔文件的電子版本應(yīng)依照文件分類和文件名的規(guī)定進(jìn)行命名，存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，并定期備份。5.存檔文件的保管和使用5.1存檔文件的保管責(zé)任人應(yīng)妥當(dāng)保管存檔文件，確保文件的安全和完整。5.2存檔文件的保管室應(yīng)做好防潮、防火、防盜措施，定期檢查存檔文件的存放環(huán)境。5.3存檔文件的查閱需經(jīng)過授權(quán)，授權(quán)范圍內(nèi)的人員可查閱相關(guān)存檔文件，并填寫查閱記錄。5.4存檔文件的復(fù)印和借閱需經(jīng)過審批，并記錄相關(guān)操作信息。5.5存檔文件的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得私自拷貝、傳輸和公開存檔文件。6.存檔文件的銷毀6.1存檔文件的銷毀需經(jīng)過申請，并經(jīng)過審核批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。6.2院長審批的緊要存檔文件銷毀申請，應(yīng)訂立認(rèn)真的銷毀方案和記錄銷毀過程。6.3存檔文件的銷毀應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和保密要求。6.4存檔文件的銷毀記錄應(yīng)保管至少5年，供相關(guān)部門查閱。7.存檔文件的備份與恢復(fù)7.1電子存檔文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存放在合適的服務(wù)器和介質(zhì)上，確保數(shù)據(jù)的安全性。7.2存檔文件的備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在與原數(shù)據(jù)分別的地方，以防止數(shù)據(jù)丟失。7.3文件備份數(shù)據(jù)的存放位置應(yīng)定期進(jìn)行巡檢和維護(hù)，確保備份數(shù)據(jù)完整可用。7.4存檔文件數(shù)據(jù)的恢復(fù)需經(jīng)過授權(quán)，并做好操作記錄。8.監(jiān)督與評估8.1行政部門定期對存檔文件管理情況進(jìn)行評估檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行矯正和改進(jìn)。8.2相關(guān)部門通過內(nèi)部審核和外部審計的形式，對存檔文件管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。8.3存檔文件管理存在違規(guī)行為的，將依據(jù)醫(yī)院相關(guān)制度進(jìn)行處理，包含紀(jì)律處分和法律追責(zé)。9.附則9.1本制度自發(fā)布之日起正式執(zhí)行，對醫(yī)院內(nèi)全部相關(guān)人員具有管束力。9.2對于特殊存檔文件的管理，可依據(jù)需要訂立單獨的管理方法，并納入本制度的管理范圍。9.3本制度的解釋權(quán)歸醫(yī)院行政部門全部，如