常用公文寫作格式與技巧

常用公文寫作格式與技巧（一）上行文種的寫法1、請(qǐng)示請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的一種上行文種。請(qǐng)示要堅(jiān)持一文一事。即一份請(qǐng)示只能向上級(jí)請(qǐng)示批準(zhǔn)一個(gè)問題，以便上級(jí)及時(shí)、專一地進(jìn)行處理；請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)也只能是一個(gè)，不能多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：（1）開頭部分寫請(qǐng)示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請(qǐng)求的事項(xiàng)，要求寫得實(shí)際、合理、明確、簡要；（3）結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請(qǐng)批示”或“當(dāng)否，請(qǐng)批示”或“以上請(qǐng)示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。2、報(bào)告報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或要求時(shí)使用的一種文種。報(bào)告與請(qǐng)示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴(yán)格的區(qū)別：（1）對(duì)上級(jí)要求不同?！皥?bào)告”不要求上級(jí)批復(fù)；“請(qǐng)示”則要求上級(jí)批復(fù)。（2）行文時(shí)間不同?！皥?bào)告”是事中或事后行文；“請(qǐng)示”是事前行文。（3）文種性質(zhì)不同。“報(bào)告”是陳述性的上行公文；“請(qǐng)示”是請(qǐng)求性的上行公文。（4）結(jié)尾用語不同?！皥?bào)告”的結(jié)尾一般用“專此報(bào)告”、“特此報(bào)告”等詞語，有的干脆不用，報(bào)告事項(xiàng)完了，全文就結(jié)束；“請(qǐng)示”則一般用“可否（或妥否），請(qǐng)批示”，對(duì)上級(jí)要求十分肯定。報(bào)告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”?！叭问健辈皇且怀刹蛔兊哪Ｊ剑厝挥捎诓煌膬?nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：（1）情況——做法——問題（意見）；（2）情況（做法）——問題——今后意見；（3）情況——原因（責(zé)任）——下步做法；（4）情況——原因——責(zé)任及處理意見；（5）情況——問題——建議等。（二）下行文種的寫法１、通知通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個(gè)文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。函是不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題或向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的平行公文。函的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：（1）標(biāo)題函的標(biāo)題有兩種形式：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學(xué)關(guān)于ＸＸＸ的復(fù)函；事由＋文種，如“關(guān)于懇求ＸＸＸ的函”或“關(guān)于申請(qǐng)ＸＸＸ的函”；“關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)ＸＸＸ的函”。（2）受文機(jī)關(guān)：頂格加冒號(hào)寫受文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱。（3）正文：開頭概括交代發(fā)函的原因和目的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下：”等習(xí)慣用語過渡轉(zhuǎn)入主體。主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。結(jié)語。根據(jù)不同類型的函件事項(xiàng)，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習(xí)慣用語結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。（五）其他常用應(yīng)用文的寫法1、介紹信介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項(xiàng)等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式：普通介紹信。用公文紙書寫：（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個(gè)字，字要比正文大些。（2）聯(lián)系單位或個(gè)人的稱呼。（3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”）。（4）接洽事項(xiàng)和向接洽單位或個(gè)人提出的希望。最后可寫上“請(qǐng)接洽”、“請(qǐng)予協(xié)助”、“此致敬禮”等語。（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。（1）存根部分簡填，以便日后查考。（2）本文部分要填寫詳細(xì)些。（3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。（4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。2、申請(qǐng)書申請(qǐng)書是個(gè)人或集體向組織表達(dá)愿望，向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請(qǐng)求時(shí)的一種書信。申請(qǐng)書應(yīng)把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請(qǐng)書一般是一事一書。（1）在申請(qǐng)書的第一行正中寫申請(qǐng)書的名稱。如：“入黨（團(tuán)）申請(qǐng)書”、“開業(yè)申請(qǐng)書”等，字體較正文稍大。（2）寫接受申請(qǐng)書的單位或有關(guān)負(fù)責(zé)同志的名稱。（3）寫申請(qǐng)書的具體內(nèi)容：申請(qǐng)的事情或理由最好分段寫，以便接受申請(qǐng)的一方把握要領(lǐng)。申請(qǐng)的理由比較多，可以從幾個(gè)方面、幾個(gè)階段談?wù)J識(shí)。（4）結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語，也可以不寫。（5）最后寫申請(qǐng)人姓名或申請(qǐng)單位名稱（加蓋公章）和寫申請(qǐng)書的日期。3、工作計(jì)劃工作計(jì)劃是一個(gè)單位或團(tuán)體在一定時(shí)期內(nèi)的工作打算。寫工作計(jì)劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，不能含糊。工作計(jì)劃的格式：（1）計(jì)劃的名稱。包括訂立計(jì)劃單位或團(tuán)體的名稱和計(jì)劃期限兩個(gè)要素，如“××團(tuán)委2006年工作計(jì)劃”。（2）計(jì)劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項(xiàng)目和指標(biāo)，實(shí)施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后寫訂立計(jì)劃的日期。工作計(jì)劃的內(nèi)容。一般地講，包括：（1）情況分析（制定計(jì)劃的根據(jù)）。制定計(jì)劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來制定這個(gè)計(jì)劃的。（2）工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時(shí)期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。4、工作總結(jié)總結(jié)，就是把某一時(shí)期已經(jīng)做過的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點(diǎn)和不足，有什么經(jīng)驗(yàn)等?；厩闆r。（1）總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對(duì)工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。（2）成績和缺點(diǎn)。這是總結(jié)的中心?？偨Y(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點(diǎn)。成績有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。（3）經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。做過一件事，總會(huì)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對(duì)以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認(rèn)識(shí)。（4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。寫好總結(jié)需要注意的問題（1）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點(diǎn)，到群眾中找事實(shí)的寫法。（2）一定要實(shí)事求是，成績不夸大，缺點(diǎn)不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓(xùn)的基礎(chǔ)。（3）條理要清楚?？偨Y(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知