流程與管理規(guī)范一(合同審批流程與相關管理制度)

一、合同審批流程銷管管理中心其它部門基地銷售中心銷管管理中心其它部門基地銷售中心銷售人員與經銷商填寫合同，經銷商蓋章后將文檔傳回公司給對接銷售內勤銷售人員與經銷商填寫合同，經銷商蓋章后將文檔傳回公司給對接銷售內勤銷售內勤銷售內勤準備好我方所配套的附件，填制合同審批流轉單。部門審核部門審核基地銷售中心負責人審核基地銷售中心負責人審核銷管銷管中心負責人審核宏博牧業(yè)總經辦負責人審核宏博牧業(yè)總經辦負責人審核基地銷售內勤回傳合同給經銷商。基地銷售內勤回傳合同給經銷商。留存合同做備案統(tǒng)計。銷售人員督促經銷商履行合同銷售人員督促經銷商履行合同合同原件一份給合同原件一份給宏博牧業(yè)檔案管理負責人備案、一份存檔銷管中心二、制式合同樣本與填寫說明1、合同的文字填寫必須用黑色碳素筆或簽字筆；2、合同不許有空格，如空格中無內容的需以斜杠封空；3、銷售方式填寫為“指定渠道經銷”方式；加盟方式填寫為“指定區(qū)域代理”方式。4、系列產品前必須填寫具體產品品類，如：雞頭、翅中、胸肉、雞腿、雞心、雞爪，不可以填寫‘全部產品’類似的文字；5、所有的數(shù)字填寫必須大寫；6、如經銷商為個人的，除簽字外必須按手印；7、任何經銷商如果同時運作兩個或兩個以上渠道必須每個渠道簽署一份合同；三、合同附件說明1、經銷商合同附件包括：企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、衛(wèi)生許可證、法人授權書、法人身份證復印件（正反兩面、要在顯要位置簽字）2、我方合同附件包括：企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、工業(yè)生產許可證、清真生產準營許可證3、雙方的補充協(xié)議（見樣板）4、所有附件必須加蓋公章或合同專用章，并加印騎縫章四、補充協(xié)議樣版補充協(xié)議甲方：河北宏博牧業(yè)有限公司乙方：北京**商貿有限公司甲乙雙方就乙方在北京區(qū)域經銷甲方產品進行合法銷售合作合同未盡事宜，本著友好協(xié)商、互惠互利的原則，補充內容如下：1、對渠道界定的補充：乙方的授權指定渠道為北京商超的華堂、華潤、物美三個系統(tǒng)和新發(fā)地批發(fā)市場，乙方的銷售不可以超出上述約定系統(tǒng)，否則以違約行為論處。2、對產品界定的補充：乙方只可以在規(guī)定區(qū)域和渠道內銷售甲乙雙方指定的雞類產品，商超產品只可以在商超系統(tǒng)銷售，不可以在批發(fā)市場銷售。3、對合同簽定的補充：鑒于春節(jié)期間乙方資金緊張、商超無法入貨，本合同有效期自2011年2月15日開始生效，2月15日合同生效時乙方如支付首批訂貨款，如乙方2月15日4、其它約定的補充：此補充協(xié)議一式四份，作為經銷合同的補充部分，雙方各執(zhí)兩份，與經銷合同具有同等法律效力。甲方：乙方：簽字蓋章簽字蓋章年月日年月日五、合同審核審批權限與時限要求說明1、合同審核審批權限依次為直接上述領導、基地銷售中心負責人、銷管中心負責人、宏博牧業(yè)總經理；2、對于沒有超出制式合同內容和政策內容的合同不再需要宏博牧業(yè)總經理簽字，銷管中心簽字后即可生效；3、對于超出制式合同內容和招商政策內容的合同必需經宏博牧業(yè)總經理簽字方可生效；4、合同審核流轉單的審核時限要求為：（1）、基地銷售中心在接到合同流轉單后8小時內簽署完成；（2）、銷管中心的審核時限為48小時內簽署完成；（3）、宏博牧業(yè)總經理審核時限為72小時內簽署完成；（4）、對于未在指定時限內完成合同審核的每次給予200元的失職處罰；六、合同的保管1、合同審核完畢后（一式四份），由對應部門銷售內勤負責給經銷商郵寄2套簽署完畢的合同。2、另外的兩套，一份留存宏博牧業(yè)檔案管理負責人做備案，另一份保管在銷管中心總務內勤處做備案；3、合同轉移過程中每個環(huán)節(jié)都需要簽署文件轉移簽收單，以確保合同的安全和遺失破損責任的追蹤；（重要文件轉移簽收單見附件）4、合同屬于公司機密性文件，由專人保管并建立合同檔案，在未經最高領導人許可的情況下，任何人不得借閱和對外傳閱，否則以泄露公司機密行為論處。如需使用合同，請到相應部門統(tǒng)計專員處領用復印件。復印件在未經申請審批核準情況下不得借出使用，否則以違規(guī)行為處理，并追究因此而造成的相關責任。七、重要文件轉移簽收單重要文件轉移簽收單姓名：********部門：銷管中心崗位：統(tǒng)計專員（總務內勤）序號文件名稱文件性質轉移性質份數(shù)/套數(shù)對接人確認時間1****經銷合同原件接收1套***業(yè)務2012****經銷合同復件轉出1套***業(yè)務201345備注：1、此表格公司所有員工要人手一張，對于重要文件的接收和轉出必須雙向作記錄和確認，以備查實。2、此表針對文件不僅限于合同，如薪酬制度等機密文件也屬于高度管理的文件，收轉必須記錄和登記。3、所有人員需要收轉重要文件時，雙方必須同時出具此表，并同時在對方處確認和本人處記錄對方確認才為有效。八、合同章的使用說明1、合同章管理人員要見到完整的合同簽署申請審批流轉單才可以使用合同章2、每次使用后要做詳細登記，次數(shù)時間文件名稱頁數(shù)/印章數(shù)套數(shù)騎縫12九、合同審批流轉單合同審批流轉單申請人部門職務申請日期合同概況甲方乙方主要內容合同提起部門（直屬領導）審定人：日期：年月日部門負責人審核意見審定人：日期：年月日銷管中心負責人審定人：日期：年月日宏博牧業(yè)總經理審定人：日期：年月日附件1、□合法資質復印件（加蓋公章）2、□產品報價單3、□經銷代理支持政策4、□甲方退換貨管理規(guī)定5、□甲方竄貨管理規(guī)定及違規(guī)處罰6、□甲方產品價格管理規(guī)定及違規(guī)處罰7、□年度銷售計劃書及雙方協(xié)商