街辦共享會(huì)議室管理制度

街辦共享會(huì)議室管理制度第一章總則

為確保街辦共享會(huì)議室的高效利用，提高會(huì)議質(zhì)量，規(guī)范會(huì)議管理，特制定本管理制度。

一、目的與原則

1.本管理制度旨在加強(qiáng)街辦共享會(huì)議室的管理，優(yōu)化資源配置，提升工作效率。

2.會(huì)議管理遵循公開、公平、公正的原則，確保各部門正常開展工作。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于街辦內(nèi)所有使用共享會(huì)議室的部門和個(gè)人。

2.各部門應(yīng)按照本管理制度規(guī)定，合理使用會(huì)議室資源。

三、會(huì)議類型

1.街辦共享會(huì)議室分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。

2.定期會(huì)議包括：周例會(huì)、月例會(huì)、季度總結(jié)會(huì)等。

3.臨時(shí)會(huì)議包括：專題討論會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等。

四、責(zé)任與分工

1.街道辦辦公室負(fù)責(zé)共享會(huì)議室的統(tǒng)籌管理和使用安排。

2.各部門負(fù)責(zé)本部門會(huì)議的籌備、組織和實(shí)施。

3.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及保密事項(xiàng)，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反本管理制度的部門和個(gè)人，街道辦辦公室有權(quán)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。

2.情節(jié)嚴(yán)重者，將按照相關(guān)規(guī)定給予處分。

本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由街道辦辦公室負(fù)責(zé)解釋。各部門和個(gè)人應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，共同維護(hù)街辦共享會(huì)議室的正常秩序。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議召集：會(huì)議召集人負(fù)責(zé)確定會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員及時(shí)間，并在會(huì)議前至少三個(gè)工作日將會(huì)議通知發(fā)送至各部門及參會(huì)人員。

2.會(huì)議議程：會(huì)議議程應(yīng)明確會(huì)議目的、主要議題、預(yù)計(jì)時(shí)長等內(nèi)容，并在會(huì)議通知中予以明確。

3.會(huì)議資料：會(huì)議召集人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需資料，并在會(huì)議前至少一個(gè)工作日分發(fā)至參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)組織簽到，確保參會(huì)人員按時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)組織會(huì)議議程的進(jìn)行，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)、高效。

3.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括主要議題、討論結(jié)果、待辦事項(xiàng)等。

三、會(huì)議決策

1.討論與表決：會(huì)議主持人組織參會(huì)人員就會(huì)議議題進(jìn)行充分討論，并在必要時(shí)進(jìn)行表決。

2.決策記錄：會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。

3.決策實(shí)施：會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議召集人負(fù)責(zé)將會(huì)議決策結(jié)果通知相關(guān)部門，并督促落實(shí)。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議題、討論結(jié)果、待辦事項(xiàng)等內(nèi)容，并在會(huì)議結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)完成。

2.會(huì)議紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議召集人審批后，發(fā)送至各部門及參會(huì)人員。

3.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備查閱。

五、會(huì)議通知與反饋

1.會(huì)議通知：會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議前通過郵件、電話等方式通知參會(huì)人員。

2.會(huì)議反饋：參會(huì)人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容、組織等方面有意見和建議，可向會(huì)議召集人反饋，以促進(jìn)會(huì)議質(zhì)量的不斷提升。

六、緊急會(huì)議處理

1.緊急會(huì)議召集：遇有緊急事項(xiàng)需要召開會(huì)議時(shí)，會(huì)議召集人應(yīng)盡快通知參會(huì)人員，并盡量提前發(fā)送會(huì)議資料。

2.緊急會(huì)議流程：緊急會(huì)議可適當(dāng)簡(jiǎn)化會(huì)議流程，但應(yīng)保證會(huì)議決策的合理性和有效性。

本章所述會(huì)議流程旨在規(guī)范街辦共享會(huì)議室的使用，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的貫徹落實(shí)。各部門和個(gè)人應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議流程，共同維護(hù)會(huì)議秩序。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容，明確記錄會(huì)議決策、討論重點(diǎn)、待辦事項(xiàng)及責(zé)任人員。

2.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)編制，經(jīng)會(huì)議召集人審核后，及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議決策的分解與任務(wù)分配

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的待辦事項(xiàng)應(yīng)分解為具體可執(zhí)行的任務(wù)，并明確任務(wù)的責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)組織任務(wù)分配，確保每項(xiàng)任務(wù)都有明確的責(zé)任主體。

三、任務(wù)執(zhí)行監(jiān)控

1.任務(wù)責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，積極推進(jìn)任務(wù)的執(zhí)行，并及時(shí)向會(huì)議召集人報(bào)告進(jìn)展情況。

2.會(huì)議召集人應(yīng)定期檢查任務(wù)執(zhí)行情況，對(duì)滯后或問題任務(wù)進(jìn)行督促和協(xié)調(diào)。

四、進(jìn)度反饋與調(diào)整

1.定期召開會(huì)議，對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的待辦事項(xiàng)進(jìn)行進(jìn)度匯報(bào)，討論存在的問題，必要時(shí)調(diào)整任務(wù)分工和完成時(shí)限。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)進(jìn)度匯報(bào)情況進(jìn)行更新，確保記錄的最新性和準(zhǔn)確性。

五、任務(wù)完成與驗(yàn)收

1.任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)向會(huì)議召集人提交任務(wù)完成報(bào)告，包括執(zhí)行過程、結(jié)果和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

2.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)組織對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行驗(yàn)收，確保任務(wù)質(zhì)量和效果符合會(huì)議決策要求。

六、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要及其相關(guān)資料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查閱和審計(jì)。

2.歸檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)設(shè)置為可訪問權(quán)限，確保需要的人員可以隨時(shí)查閱。

七、跟蹤落實(shí)的持續(xù)改進(jìn)

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行回顧，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施。

2.結(jié)合實(shí)際工作，不斷完善會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)機(jī)制，提升會(huì)議決策的執(zhí)行力和效率。

本章強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)是確保會(huì)議決策有效執(zhí)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，各部門和個(gè)人應(yīng)高度重視，積極配合，共同推動(dòng)會(huì)議決策的落地生根。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂者需向會(huì)議室管理員提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、時(shí)間等信息。

2.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排會(huì)議室使用，確保會(huì)議時(shí)間不沖突。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)設(shè)施設(shè)備，不得隨意搬動(dòng)、損壞。

3.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁大聲喧嘩、私下交談，確保會(huì)議正常進(jìn)行。

4.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，將設(shè)施設(shè)備歸位，關(guān)閉電源、門窗。

三、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)定期檢查設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。

2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并告知會(huì)議室管理員。

3.會(huì)議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備使用說明書應(yīng)妥善保管，便于參會(huì)人員查閱。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室鑰匙由會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)保管，不得隨意借出。

2.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁私拉亂接電源線，確保用電安全。

3.會(huì)議涉及保密內(nèi)容時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議信息。

五、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室開放時(shí)間根據(jù)工作需要設(shè)定，由會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)公告。

2.特殊情況下，會(huì)議室管理員可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整開放時(shí)間，并及時(shí)通知相關(guān)部門。

六、違規(guī)處理與獎(jiǎng)懲

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門和個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、罰款等處罰。

2.對(duì)積極遵守會(huì)議室管理規(guī)定，表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，將給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。

本章所述會(huì)議室管理規(guī)定旨在保障街辦共享會(huì)議室的高效、安全、整潔使用，各部門和個(gè)人應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由街道辦辦公室負(fù)責(zé)解釋。

二、各部門和個(gè)人應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)本管理制度，切實(shí)加強(qiáng)會(huì)議