街辦共享會議室管理制度

街辦共享會議室管理制度第一章總則

為確保街辦共享會議室的高效利用，提高會議質量，規(guī)范會議管理，特制定本管理制度。

一、目的與原則

1.本管理制度旨在加強街辦共享會議室的管理，優(yōu)化資源配置，提升工作效率。

2.會議管理遵循公開、公平、公正的原則，確保各部門正常開展工作。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于街辦內所有使用共享會議室的部門和個人。

2.各部門應按照本管理制度規(guī)定，合理使用會議室資源。

三、會議類型

1.街辦共享會議室分為定期會議和臨時會議。

2.定期會議包括：周例會、月例會、季度總結會等。

3.臨時會議包括：專題討論會、協調會、培訓會等。

四、責任與分工

1.街道辦辦公室負責共享會議室的統籌管理和使用安排。

2.各部門負責本部門會議的籌備、組織和實施。

3.會議室管理員負責會議室設施設備的日常維護和管理。

五、會議紀律

1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退。

2.會議期間，參會人員應保持會場秩序，關閉手機或調至靜音狀態(tài)。

3.會議內容涉及保密事項，參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定。

六、違規(guī)處理

1.對違反本管理制度的部門和個人，街道辦辦公室有權進行通報批評。

2.情節(jié)嚴重者，將按照相關規(guī)定給予處分。

本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由街道辦辦公室負責解釋。各部門和個人應嚴格遵守本管理制度，共同維護街辦共享會議室的正常秩序。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議召集：會議召集人負責確定會議主題、議程、參會人員及時間，并在會議前至少三個工作日將會議通知發(fā)送至各部門及參會人員。

2.會議議程：會議議程應明確會議目的、主要議題、預計時長等內容，并在會議通知中予以明確。

3.會議資料：會議召集人負責準備會議所需資料，并在會議前至少一個工作日分發(fā)至參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議室管理員負責組織簽到，確保參會人員按時到場。

2.會議主持：會議主持人負責組織會議議程的進行，確保會議內容充實、高效。

3.會議記錄：指定專人負責記錄會議內容，包括主要議題、討論結果、待辦事項等。

三、會議決策

1.討論與表決：會議主持人組織參會人員就會議議題進行充分討論，并在必要時進行表決。

2.決策記錄：會議決策結果應詳細記錄，并由參會人員簽字確認。

3.決策實施：會議結束后，由會議召集人負責將會議決策結果通知相關部門，并督促落實。

四、會議總結

1.會議紀要：會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、主要議題、討論結果、待辦事項等內容，并在會議結束后三個工作日內完成。

2.會議紀要審批：會議紀要需經會議召集人審批后，發(fā)送至各部門及參會人員。

3.會議紀要歸檔：會議紀要應按照相關規(guī)定進行歸檔，以備查閱。

五、會議通知與反饋

1.會議通知：會議召集人應在會議前通過郵件、電話等方式通知參會人員。

2.會議反饋：參會人員對會議內容、組織等方面有意見和建議，可向會議召集人反饋，以促進會議質量的不斷提升。

六、緊急會議處理

1.緊急會議召集：遇有緊急事項需要召開會議時，會議召集人應盡快通知參會人員，并盡量提前發(fā)送會議資料。

2.緊急會議流程：緊急會議可適當簡化會議流程，但應保證會議決策的合理性和有效性。

本章所述會議流程旨在規(guī)范街辦共享會議室的使用，提高會議效率，確保會議決策的貫徹落實。各部門和個人應嚴格遵守會議流程，共同維護會議秩序。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應準確反映會議內容，明確記錄會議決策、討論重點、待辦事項及責任人員。

2.會議紀要由會議記錄人負責編制，經會議召集人審核后，及時發(fā)布給所有參會人員及相關部門。

二、會議決策的分解與任務分配

1.會議紀要中明確的待辦事項應分解為具體可執(zhí)行的任務，并明確任務的責任人、完成時限和驗收標準。

2.會議召集人負責組織任務分配，確保每項任務都有明確的責任主體。

三、任務執(zhí)行監(jiān)控

1.任務責任人應按照會議紀要的要求，積極推進任務的執(zhí)行，并及時向會議召集人報告進展情況。

2.會議召集人應定期檢查任務執(zhí)行情況，對滯后或問題任務進行督促和協調。

四、進度反饋與調整

1.定期召開會議，對會議紀要中的待辦事項進行進度匯報，討論存在的問題，必要時調整任務分工和完成時限。

2.會議紀要應根據進度匯報情況進行更新，確保記錄的最新性和準確性。

五、任務完成與驗收

1.任務完成后，責任人應向會議召集人提交任務完成報告，包括執(zhí)行過程、結果和經驗總結。

2.會議召集人負責組織對任務完成情況進行驗收，確保任務質量和效果符合會議決策要求。

六、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要及其相關資料應按照規(guī)定進行歸檔，便于日后查閱和審計。

2.歸檔的會議紀要應設置為可訪問權限，確保需要的人員可以隨時查閱。

七、跟蹤落實的持續(xù)改進

1.定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行回顧，分析存在的問題，提出改進措施。

2.結合實際工作，不斷完善會議紀要跟蹤落實機制，提升會議決策的執(zhí)行力和效率。

本章強調會議紀要的跟蹤落實是確保會議決策有效執(zhí)行的關鍵環(huán)節(jié)，各部門和個人應高度重視，積極配合，共同推動會議決策的落地生根。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用需提前預訂，預訂者需向會議室管理員提供會議主題、參會人數、時間等信息。

2.會議室管理員負責統籌安排會議室使用，確保會議時間不沖突。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內應保持整潔，禁止吸煙、進食。

2.使用會議室時，應愛護設施設備，不得隨意搬動、損壞。

3.會議室內嚴禁大聲喧嘩、私下交談，確保會議正常進行。

4.會議結束后，使用部門應負責清理會議室，將設施設備歸位，關閉電源、門窗。

三、會議室設施設備管理

1.會議室管理員負責定期檢查設施設備，確保其正常運行。

2.如發(fā)現設施設備故障，應及時報修，并告知會議室管理員。

3.會議室內設施設備使用說明書應妥善保管，便于參會人員查閱。

四、會議室安全與保密

1.會議室鑰匙由會議室管理員負責保管，不得隨意借出。

2.會議室內嚴禁私拉亂接電源線，確保用電安全。

3.會議涉及保密內容時，參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議信息。

五、會議室開放時間

1.會議室開放時間根據工作需要設定，由會議室管理員負責公告。

2.特殊情況下，會議室管理員可根據實際需求調整開放時間，并及時通知相關部門。

六、違規(guī)處理與獎懲

1.對違反會議室管理規(guī)定的部門和個人，將視情節(jié)輕重給予通報批評、罰款等處罰。

2.對積極遵守會議室管理規(guī)定，表現突出的部門和個人，將給予表揚和獎勵。

本章所述會議室管理規(guī)定旨在保障街辦共享會議室的高效、安全、整潔使用，各部門和個人應嚴格遵守，共同維護良好的會議環(huán)境。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由街道辦辦公室負責解釋。

二、各部門和個人應認真學習本管理制度，切實加強會議