雨潤(rùn)會(huì)議室管理制度規(guī)范

雨潤(rùn)會(huì)議室管理制度規(guī)范雨潤(rùn)會(huì)議室管理制度規(guī)范

第一章總則

第一條目的

為確保公司會(huì)議的有序進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議相關(guān)人員職責(zé)，制定本會(huì)議室管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議的組織、召開(kāi)、管理及服務(wù)。

第三條基本原則

1.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則。

2.會(huì)議組織應(yīng)注重會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制、會(huì)后落實(shí)。

3.會(huì)議應(yīng)確保信息安全，遵守公司保密規(guī)定。

第四條會(huì)議類(lèi)型

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定周期召開(kāi)的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：因特殊情況或需求，臨時(shí)組織召開(kāi)的會(huì)議。

3.專(zhuān)題會(huì)議：針對(duì)特定主題召開(kāi)的會(huì)議。

第五條會(huì)議組織者職責(zé)

1.明確會(huì)議目的、議題、議程及參會(huì)人員。

2.提前通知參會(huì)人員，確保會(huì)議通知的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備、資料的準(zhǔn)備工作。

4.負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，并在會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要。

5.負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)。

第六條參會(huì)人員職責(zé)

1.按時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。

2.會(huì)議期間，保持手機(jī)靜音或震動(dòng)，如有緊急事項(xiàng)，請(qǐng)?jiān)跁?huì)場(chǎng)外處理。

3.會(huì)議結(jié)束后，按照會(huì)議紀(jì)要的要求，按時(shí)完成相關(guān)工作任務(wù)。

第七條會(huì)議室管理規(guī)定

詳見(jiàn)第四章。

第八條本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門(mén)所有。

第九條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有修改，將另行通知。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議組織者根據(jù)工作需要，確定會(huì)議類(lèi)型、目的、議題、議程及參會(huì)人員。

2.會(huì)議組織者提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、議程及參會(huì)要求等。

3.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)會(huì)議需求布置會(huì)場(chǎng)，檢查設(shè)備設(shè)施是否齊全、正常。

二、會(huì)前準(zhǔn)備

1.會(huì)議組織者提前到達(dá)會(huì)議室，做好會(huì)前準(zhǔn)備工作，如擺放名牌、資料、飲用水等。

2.會(huì)議組織者檢查會(huì)場(chǎng)環(huán)境，確?？照{(diào)、照明、音響等設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議組織者邀請(qǐng)參會(huì)人員提前5-10分鐘到場(chǎng)，確保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。

三、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議題和議程。

2.會(huì)議按照既定議程逐項(xiàng)進(jìn)行，會(huì)議組織者負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，保持會(huì)場(chǎng)秩序，如有意見(jiàn)或建議，可舉手發(fā)言。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議組織者指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果、任務(wù)分工等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、全面，確保不遺漏重要信息。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄需經(jīng)參會(huì)人員確認(rèn)無(wú)誤后，由會(huì)議組織者整理成會(huì)議紀(jì)要。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果、決策事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)。

2.會(huì)議組織者宣布下次會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議題等相關(guān)信息。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者負(fù)責(zé)收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，以便改進(jìn)會(huì)議組織工作。

六、會(huì)后工作

1.會(huì)議組織者將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，要求大家按照會(huì)議紀(jì)要完成任務(wù)。

2.會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議紀(jì)要中涉及的任務(wù)進(jìn)行跟蹤落實(shí)，確保各項(xiàng)工作按時(shí)完成。

3.會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整會(huì)議組織策略。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議流程，共同維護(hù)會(huì)議的嚴(yán)肅性和高效性。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的編制。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果、任務(wù)分工及完成期限等內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，由會(huì)議組織者發(fā)送給所有參會(huì)人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)。

二、任務(wù)分工與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確任務(wù)分工，指定責(zé)任人，并明確任務(wù)完成期限。

2.責(zé)任人收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)立即著手開(kāi)展工作，確保按時(shí)完成任務(wù)。

3.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行跟蹤，定期詢(xún)問(wèn)責(zé)任人工作進(jìn)度，并提供必要的支持和協(xié)助。

三、進(jìn)度匯報(bào)與協(xié)調(diào)

1.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要要求的完成期限，向會(huì)議組織者匯報(bào)任務(wù)進(jìn)度。

2.會(huì)議組織者收集各責(zé)任人的匯報(bào)，整理成進(jìn)度報(bào)告，及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)通報(bào)。

3.如任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中遇到問(wèn)題，責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)尋求幫助，會(huì)議組織者負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)資源，確保任務(wù)順利進(jìn)行。

四、會(huì)議紀(jì)要的存檔與查閱

1.會(huì)議組織者將會(huì)議紀(jì)要存檔，以便于日后查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)設(shè)置為共享文件，便于參會(huì)人員隨時(shí)查閱。

3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理。

五、跟蹤落實(shí)的評(píng)估與反饋

1.會(huì)議組織者定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問(wèn)題和不足。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編制、發(fā)布、跟蹤等環(huán)節(jié)進(jìn)行改進(jìn)，以提高會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行效果。

3.鼓勵(lì)參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)提出意見(jiàn)和建議，共同促進(jìn)會(huì)議管理制度不斷完善。

本章內(nèi)容旨在強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行，提高公司運(yùn)營(yíng)效率。參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，共同推動(dòng)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前向行政管理部門(mén)或指定人員提交會(huì)議室申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)者應(yīng)在會(huì)議前至少1個(gè)工作日提交會(huì)議室申請(qǐng)，并明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

3.行政管理部門(mén)或指定人員根據(jù)申請(qǐng)信息，合理安排會(huì)議室，并在確認(rèn)后通知申請(qǐng)者。

二、會(huì)議室使用

1.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，不得在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)恢復(fù)原狀，確保設(shè)備完好無(wú)損。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)場(chǎng)秩序，關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音模式。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循設(shè)備操作規(guī)程，不得私自拆卸、改裝或帶出會(huì)議室。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門(mén)報(bào)修，并詳細(xì)說(shuō)明故障情況。

四、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會(huì)議室應(yīng)保持干凈、整潔，每日進(jìn)行打掃和通風(fēng)。

2.會(huì)后，申請(qǐng)者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，將垃圾帶走，確保會(huì)議室衛(wèi)生。

3.行政管理部門(mén)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行深度清潔和消毒，確保會(huì)議環(huán)境良好。

五、會(huì)議室安全

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的安全設(shè)施，如消防器材、應(yīng)急照明等。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)熟悉會(huì)場(chǎng)安全出口位置，確保發(fā)生緊急情況時(shí)能迅速疏散。

3.行政管理部門(mén)定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會(huì)議室的管理和使用，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境，提高會(huì)議效率。各部門(mén)和員工應(yīng)共同遵守會(huì)議室管理規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序和設(shè)施。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門(mén)所有。

二、本制度的修改和補(bǔ)充，由行政管理部門(mén)根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際情況進(jìn)行，并報(bào)公