XXXX酒店行政辦公室相關制度

XXXX酒店行政辦公室相關制度一、印章管理和使用制度印章指“”的公章和專用章，“”公章由行政辦公室主任或授權專人進行保管，專用章由部門經(jīng)理授權的專人保管。公章和專用章的保管人統(tǒng)一造冊登記，于行政辦公室備案，保管人的工作調動或離職，必須先辦理印章交接手續(xù)，否則不予辦理手續(xù)。印章保管人必須嚴守職責，一絲不茍，印章設專柜保管，隨用隨取，用后即鎖，任何人不得將印章攜離辦公室，特殊情況，印章攜離辦公室須由總經(jīng)理簽字批準。公章管理人員不得私自在空白紙、信封或空白介紹信上加蓋印章。公章的使用規(guī)定：非正式的確認、證明、介紹信等函件，由主持業(yè)務工作的副總經(jīng)理審定，由公章管理售貨員蓋章；文件、合同、重要介紹信等函件需要加蓋“”公章時，必須由總經(jīng)理簽批，總經(jīng)理不在，可由總經(jīng)理授權人代簽；對外重要文件、重要合同，必須由董事長審批同意，方可蓋章。印章的每一次使用必須由印章保管人進行登記，并將《印章使用申請單》存檔。凡加蓋“”公章的發(fā)文，行政辦公室必須留底存檔。印章的刻制，尺寸和樣式由行政辦公室統(tǒng)一規(guī)定，任何人和其他部門不得自行其是。新印章在啟用前，必須留印模以備查，行政辦公室根據(jù)印章的使用范圍向有關單位發(fā)出啟用通知。作廢的印章要及時上繳，并通知有關部門。公章如有遺失，須立即上報總經(jīng)理，行政辦公室發(fā)出遺失和作廢聲明和辦理其他善后事宜。二、文件、檔案密級劃分和存放范圍的規(guī)定文件和檔案的密級度分為絕密級、秘密級和內(nèi)部文件三級。絕密級文件一般可存放于行政辦公室，秘密級文件資料一般可存放于部門經(jīng)理處，內(nèi)部文件可存放于部門秘書處。借閱范圍：絕密——文件產(chǎn)生部門的經(jīng)理和總監(jiān)級以上人員；秘密——文件產(chǎn)生部門的有關員工、有關的部門經(jīng)理；內(nèi)部——文件產(chǎn)生部門的有關員工、其他有關部門的員工。業(yè)務文件資料劃分的范圍：絕密——重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針和各類涉密數(shù)據(jù)；其他的重大經(jīng)營管理的文件材料等；秘密——財務報表、賬冊；日常經(jīng)營管理計劃、成果；客戶情況；餐飲菜譜檔案；工程設備技術資料等；內(nèi)部——一般的全店性制度；部門制度和部門相關的業(yè)務資料。三、文件管理制度公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見?？偨?jīng)理批辦的公文，根據(jù)批示，由行政辦公室轉交承辦部門和傳閱員，并進行簽收登記。因工作需要，借閱文件和檔案，按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)，用完后及時歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領導均不得攜離酒店。各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規(guī)定期限及時辦理，不得拖延和積壓；對承辦批示存有異議，及時提出書面意見。各部門均應實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對自己經(jīng)手處理的公文負有催辦義務，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。公文處理過程中，要做好平時歸卷工作，辦完后，及時將公文定稿，正本和有關材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。的所有人員調動和離職時，應將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調動和離職手續(xù)；參加會議帶回的文件，應及時交欄案室登記和保管。行政辦公室沒有保存價值的文件，經(jīng)過鑒別和行政辦公室主任的批準，予以定期銷毀。四、檔案管理制度各部門辦理完畢的文件，要及時移交行政辦公室，并按“條款類目”分別存放，三個月后，經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。每天及時將文件歸檔，以免散失和積壓；嚴格執(zhí)行檔案清理和整理制度，實行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借閱檔案催要不及時與遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。準確做好檔案索引，以便于查找。歸檔前要做好文件資料的歸卷和立卷工作，使所有資料和文件可隨查隨得，避免盲目查找。卷內(nèi)文件包括正文和底稿、文件和附件、請示和批復，頁號一律在右下角，案卷目錄打印四份，卷內(nèi)目錄打印五份。案卷的厚度一般1.5一2cm，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，對破損或褪色的材料要進行修補和復制；裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊；紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊；字跡難以辨認的材料要附上抄件；卷宗標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，字跡要端正。根據(jù)卷內(nèi)文件之聯(lián)系，進行系統(tǒng)排列、編張?zhí)?、抄寫案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷和編制案卷目錄等。檔案目錄包括封面、全卷說明、案卷目錄和卷內(nèi)目錄。案卷按年代、部門排列，永久與長期、短期案卷分開保管。行政辦公室的門窗要堅固，做好防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強光和防高溫。每季度對檔案材料的數(shù)量和保管情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時補救，確保檔案的安全。對于失效的檔案要進行銷毀，銷毀檔案前，要認真鑒定，并且登記造冊，并經(jīng)行政辦公室主任審批后方可銷毀。秘密級或以上密級檔案銷毀時，必須派專人監(jiān)銷，防止失密，嚴禁將檔案作為廢品直接處理。五、酒店憑證檔案管理辦法（一）酒店憑證檔案的保管所有與營業(yè)有關的各類憑證由行政辦公室統(tǒng)一管理。部門的專項憑證因工作需要由部門單獨管理和保存的，須將憑證和文字說明的復印件交行政辦公室保管，并登記說明情況。行政辦公室外保管憑證的變更需在兩日內(nèi)通知檔案室，更新檔案室憑證副本的資料。（二）歸檔要求憑證檔案一般由憑證正本、憑證副本和文字說明三部分組成，三部分相符。文字說明詳細準確，包括憑證名稱、憑證簡介和注意事項、頒證時間、頒證單位、領證經(jīng)辦人、審核時間、審核地點、審核經(jīng)辦人、下次審核時間。（三）憑證管理所有憑證設專門的設備和裝具進行管理，保證憑證的安全。憑證副本、正本和文字說明分別存放，建立有效的檢索。一般憑證由行政辦公室負責經(jīng)辦頒證機關的定期和不定期審查，專項憑證可由相關業(yè)務部門負責經(jīng)辦審查事宜。（四）憑證使用憑證檔案借出日期一般不超過三日。憑證借用嚴格執(zhí)行檔案借閱管理辦法。六、圖片檔案管理辦法（一）圖片檔案的收集和歸檔圖片檔案由行政辦公室集中統(tǒng)一保管，任何部門不得私存、私占，所有人員都有移交圖片資料的義務。鼓勵各部門、個人向行政辦公室移交圖片資料，移交和捐贈圖片資料的部門和個人享有優(yōu)先使用權，成績顯著的予以獎勵，行政辦公室維護圖片作者的版權。歸檔范圍：凡是反映酒店歷史面貌、主要職能活動和各項業(yè)務發(fā)展，具有保存價值的圖片資料都應予以歸檔。3．歸檔要求：(1)照片應由底片、照片、文字說明等三部分組成，底片和照片影像相符；(2)照片說明要詳細準確，包括事由、時間、地點、人物、背景和攝影者等六要素；(3)移交人應填寫《圖片檔案移交單》和圖片資料一并歸檔。（二）音像資料檔案管理參考圖片檔案管理方法執(zhí)行七、檔案借閱制度借閱檔案（包括文件和資料）必須履行檔案借閱登記手續(xù)，填寫《檔案借閱登記單》，注明借閱理由和借閱期限，經(jīng)部門經(jīng)理和行政辦公室主任的批準，秘密級檔案的借閱還需要總經(jīng)理的批準。文件資料的借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。員工離職，必須先與檔案室辦理借閱文件和資料的清繳手續(xù)，否則不予辦理調動和離職手續(xù)。檔案借閱人必須愛護檔案，要保證檔案的安全和完整，對檔案內(nèi)容負有保密義務，不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、轉借或損壞檔案，檔案借閱人不得將檔案帶離酒店，否則按酒店處罰條例進行處罰。借閱的檔案歸還時，必須當面點交清楚，發(fā)現(xiàn)遺失和損壞，及時報告行政辦公室主任處理。外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準同意后方可借閱，不得帶離檔案室。外單位摘抄或復印卷內(nèi)檔案，應經(jīng)總經(jīng)理批準，對摘抄或復印的內(nèi)容經(jīng)審核后方可帶離。八、禮品和獎品管理制度凡業(yè)務關系單位向提供或贈送的禮品、樣品，不論其價值大小，一律上繳行政辦公室；凡業(yè)務單位向個人贈送的禮品，必須上報行政辦公室，凡市場價值在20元以上者，必須上繳行政辦公室。行政辦公室設專人負責，對禮品和樣品按品種、規(guī)格、數(shù)量逐項驗收后造冊登記，妥善保管。向個人提供的超值禮品，上繳行政辦公室后，受贈送個人可以以市場價優(yōu)先購回。行政辦公室可以根據(jù)情況將禮品和樣品獎勵給在工作中做出特殊貢獻和取得優(yōu)異成績的員工，或按行政辦公室議定的辦法進行處理。任何部門、個人不得私分、私拿和私自處理禮品、樣品，如違反上述規(guī)定，按的處罰條例嚴肅處理。九、計算機使用制度（已有）禁止下載、安裝各類炒股軟件及各類網(wǎng)上交易軟件。禁止下載、安裝聊天軟件（如QQ、網(wǎng)易泡泡等），MSN只能做為內(nèi)部員工的溝通工具，不得用于聊天。禁止下載、安裝任何游戲軟件；禁止使用、傳播、編制電腦游戲。禁止下載使用BT、P2P等搶占網(wǎng)絡資源的下載類軟件。未經(jīng)許可，任何人不得隨便支配、使用電腦設備；不得更換電腦硬件和軟件，嚴禁使用來歷不明的軟件和光盤，如因此而引起電腦系統(tǒng)崩潰或硬件受損，后果由使用者承擔。上班時間炒股，每發(fā)現(xiàn)1次，處罰200元；玩游戲，每發(fā)現(xiàn)1次，處罰200元；上網(wǎng)聊天，每發(fā)現(xiàn)1次，處罰200元。如果發(fā)生在部門主管身上，加倍處罰，如果部門主管包庇或不予制止，則承擔同樣的連帶責任。行政部將組織專員對計算機軟件系統(tǒng)進行不定期抽查和定期排查，如發(fā)現(xiàn)有上述禁止安裝的軟件或其他私自安裝的非工作軟件，視其情況嚴重程度，給予當事人公開批評，并處200－500元罰金。內(nèi)部計算機軟件的標準配置如下：操作系統(tǒng)及其補?。篧indows2000、WindowsXp或Win98；微軟辦公系列軟件：word、excel、access、powerpoint、outlook、frontpage；其他辦公軟件：金山系列辦公軟件等；字典工具：金山詞霸、金山快譯等；殺毒軟件：江民殺毒，瑞星殺毒等；防護工具：3721上網(wǎng)助手、木馬查殺工具等。需要特殊安裝的軟件：設計工具（Dreamweaver、Photoshop、Flash、CAD、Coreldraw），僅準許在圖文設計用機安裝；多媒體播放軟件：僅準業(yè)務培訓用機安裝；財務軟件：僅準財務用機安裝；排版軟件（華光、飛騰、PM65C、黑馬校對）僅準排版用機安裝。如有特殊原因需要安裝其他軟件，需向行政辦申請，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可安裝。計算機使用人應愛護電腦，嚴格按規(guī)定程序開啟和關閉電腦。電腦發(fā)生故障時，使用者先作簡易處理，仍不能排除的，應立即報告行政辦，由行政辦報告總部電腦主管工程師協(xié)助解決。電腦維修維護過程中，首先確保對的信息進行拷貝，不得遺失、外泄文件資料。電腦軟硬件更換須征得電腦主管工程師的意見，如涉及金額較大的維修，應報領導批準。外請人員對電腦進行維修時，行政辦應有人自始至終地陪同。凡因個人使用不當所造成的電腦維護費用和損失，酌情由使用者賠償。十、車輛管理制度司機應定期對車輛進行維護保養(yǎng)，若發(fā)現(xiàn)故障，應提出維修申請，并由行政部負責人指定專人陪同司機調研審驗及維修。車輛年檢及保險事宜，由司機提前半個月向行政部提出請示，以便及時安排檢驗、續(xù)保事宜。否則，如逾期未受檢驗導致罰款，應追究司機及相關負責人的責任。未經(jīng)部門經(jīng)理同意，司機不得私自將車開回家或借給他人，也不得將車輛交給中心其他人員駕駛。除特殊情況外，每次出車回單位后應立即將鑰匙交給行政辦公室內(nèi)勤保管，等下次出車時再派發(fā)。實行嚴格的派車批準制度，派車統(tǒng)一由行政辦公室負責人安排，沒有派車安排，司機不得自行決定是否出車。認真實行《車輛管理登記表》管理。加油規(guī)定：由行政辦公室統(tǒng)一購買油票，司機每次加油前申請油票。若在途中臨時加油，應征得行政辦公室負責人同意。行政辦公室每月?lián)艘?guī)定逐條考核司機工作。十一、員工操練制度（已有）規(guī)定所指員工為北京臥虎全體上班員工和全體保安。凡41歲以下男員工、35歲以下女員工，身體無特殊情況的均應參加每日操練，女性有特殊情況可以不參加，但應向接待主管請假，當日值早班的廚師可以不參加當日操練。每日（周一至周五）操練時間及地點要求時間：早晨6：45起床；7：00集合開始全員操練；7：25訓練完畢；7：30早餐；7：50各崗位員工開始打卡上班；8：00保安開始上午訓練30－40分鐘規(guī)范訓練。地點：主訓場地為東西院交界處的南北柏油路。早晨7：00在西院宿