郵件禮儀學(xué)習(xí)資料

內(nèi)強素質(zhì)，外塑形象——

職場禮儀與素養(yǎng)提升培訓(xùn)

—郵件禮儀禮儀素養(yǎng)培訓(xùn)系列Contents禮儀的概念與核心儀表禮儀儀態(tài)禮儀介紹、名片、問候禮儀郵件禮儀會議和電話禮儀坐車和出差禮儀123456703040506071316Page目錄電子禮儀的基本介紹寫電子郵件的禮儀

電子郵件的管理

案例分析電子郵件的基本介紹

@電子郵件，又稱電子函件或電子信函，它是利用電子計算機所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。

@目前的職場中，電子郵件已經(jīng)是人們經(jīng)常使用的一種交流方式，在商界中更加是得到了越來越廣泛的使用。在職場中很多時候匯報工作都是通過電子郵件的方式進行。

@學(xué)會職場中的電子郵件禮儀可以幫助我們減少無用電子郵件的數(shù)量，促進交流和合作，提高工作的效率。面對面交流

文如其人得體的電子郵件禮儀代表著職業(yè)人良好的專業(yè)形象電子郵件的特點

@成本低

@速度快

@易復(fù)制—易存儲，易轉(zhuǎn)發(fā)

@依賴網(wǎng)絡(luò)

@信息保真率高重要事件即使口頭溝通，也需郵件確認。郵件載體——網(wǎng)頁版@使用任意一臺電腦，打開網(wǎng)頁即可登錄。@瀏覽網(wǎng)頁查找資料時，易被誤關(guān)。@功能較少。@必須處于聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)就能瀏覽舊有文件。

客戶端

@首次使用需設(shè)置，換一臺電腦使用需重新設(shè)置。

@無需處于聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)就能瀏覽舊有文件。

@功能較多。（日程管理，和office的組件集合等）主要的郵件客戶端有:OutlookFoxmail目錄電子禮儀的基本介紹寫電子郵件的禮儀

電子郵件的管理

案例分析關(guān)于“收件人”與“抄送”：收信人地址的填寫方式有主要兩種：“收件人”，“抄送”。@“收件人”地址應(yīng)該是直接收信人。

@“抄送”地址應(yīng)該是間接收件人。他們只想?yún)⒖家幌锣]件，或者發(fā)信人覺得有必要知會他們。

收件人與抄送9/26/2024容易犯的錯誤：@易犯錯誤一：寫郵件時把通訊錄的所有聯(lián)系人都作為每一封郵件的收信人或收件人羅列過多。

√正確做法：只發(fā)給和郵件內(nèi)容有關(guān)系的人。@易犯錯誤一：寫郵件時無視“抄送”的存在，將所有需收到郵件的人全羅列為“收件人”。

√正確做法：慎重選擇使用“收件人”、“抄送”功能。

發(fā)多人的郵件在操作之前一定要慎重考慮所采用的操作方式是否妥當。一旦發(fā)出，“覆水難收”。如何選擇收件人和抄送？1、申請、審批、匯報、請示、通知、工作安排、工作指導(dǎo)類郵件：

收件人為直接收件人，需由收件人進行答復(fù)或執(zhí)行。

可抄送與此事件相關(guān)的人員，如需配合執(zhí)行的、對郵件內(nèi)容進行學(xué)習(xí)以及其他需知曉的情況等。2、除非得到上級同意，永遠不要越級匯報。越級郵件需抄送直接領(lǐng)導(dǎo)。

3、跨部門溝通

抄送對方領(lǐng)導(dǎo)的意義：尋求支持、感謝配合。

抄送自己領(lǐng)導(dǎo)的意義：協(xié)調(diào)支持、報告進度。發(fā)郵件時：向高于自己級別的人員—郵件需抄送自己的領(lǐng)導(dǎo)。

向同級別人員—重要郵件需抄送對方領(lǐng)導(dǎo)與自己的領(lǐng)導(dǎo)。

向低于自己級別人員—重要郵件需抄送對方領(lǐng)導(dǎo)。關(guān)于“答復(fù)”與“全部答復(fù)”@“回復(fù)”僅回復(fù)給發(fā)件人一個人?！罢l發(fā)給我，我就給誰回復(fù)”。

@“全部回復(fù)”發(fā)送給發(fā)件人，以及所有收件人和抄送人。@這并不是說不能使用“全部答復(fù)”，而是應(yīng)該謹用。

9/26/2024郵件標題關(guān)于郵件標題：

@不要空標題

@標題要簡短

@標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性

@一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

@可適當用標識重要狀態(tài)，但是注意不要每封郵件都是“重要性高”9/26/2024稱呼關(guān)于“稱呼”@恰當?shù)姆Q呼：是禮貌也是對收件人明確的提醒。@稱呼職務(wù)。@如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”“x女士”稱呼。@不熟悉和級別高于自己的不宜稱呼其英文名、稱呼不帶職位稱呼全名、略去姓稱呼。@在多個收件人的情況下可以稱呼“大家”“ALL”。9/26/2024開頭和結(jié)尾關(guān)于“開頭”和“結(jié)尾”：@“禮多人不怪”。@開頭最好問候一下，說“你好”“大家好”“早上好”“HI”等。@Email結(jié)尾最好要有結(jié)束語，如“謝謝”、“謝謝收閱”、“順祝工作順利”“BestRegards”等。9/26/2024郵件正文郵件內(nèi)容的注意點：@不要濫用符號和標點。（?。。。〡重點內(nèi)容可標識，忌濫用顏色、字體。（33原則）@盡量不要出現(xiàn)錯別字。（專業(yè)X態(tài)度X）@分段、重點突出。@郵件正文要簡潔，不可長篇大論。9/26/2024郵件內(nèi)容的注意點—縮略語@縮略語在電子郵件中代替全稱。@建議使用常見的英文縮略語，不要使用太生僻的，否則會把對方搞糊涂。@如“FYI”（Foryourinformation，僅供參考）或“BTW”（Bytheway，順便說說）。9/26/2024附件關(guān)于附件：

@控制附件大小

@多個文件進行壓縮，文件包發(fā)送

@避免發(fā)送嫌疑文件

@使用通用/標準/兼容格式

@使用有意義的文件名稱@正文提示9/26/2024簽名關(guān)于簽名：@為了便于身份確認以及聯(lián)系，郵件最好帶上簽名。注意：郵件代發(fā)問題，要簽上自己的名字9/26/2024目錄電子禮儀的基本介紹寫電子郵件的禮儀

電子郵件的管理

案例分析關(guān)于隱私電子郵件沒有隱私可言！信息安全

@不要發(fā)送或轉(zhuǎn)寄包含損害名譽的、誹謗的、攻擊性的、種族主義的、淫穢語言、含有病毒的電子郵件。

@不要使用郵件討論機密信息，轉(zhuǎn)發(fā)時謹慎衡量內(nèi)容可以轉(zhuǎn)發(fā)。

@重要郵件要及時拷貝保存，垃圾郵件要及時清除。有些來歷不明的郵件可能攜帶病毒，最好不要打開，應(yīng)直接刪除。郵件的管理關(guān)于郵件的管理：回郵件遵循2-24小時法則：即重要郵件在2小時內(nèi)回復(fù)，為節(jié)約時間，有效的進行時間管理，一般郵件可集中處理，但也最好不要超過24小時。

@

及時回郵件彰顯職業(yè)化。@定期查看新郵件，并注意及時回復(fù)。@涉及較難處理的問題時，可先回復(fù)郵件已收到，之后另發(fā)郵件予以具體回復(fù)。9/26/2024郵件的管理

@不要用公司信箱發(fā)私人信件

@控制你的情緒

@謹慎、客觀、職業(yè)

@多站在對方角度考慮

@發(fā)件時，留給對方回應(yīng)的時間

@不要回復(fù)垃圾郵件

@不要忽視電話和當面溝通目錄電子禮儀的基本介紹寫電子郵件的禮儀

電子郵件的管理

案例分析案例分析一1、吃飯，私事，不適合在工作中談及。2、“XX都特別好”這種表揚同時在批評其他人，不適合。3、X哥X姐這種稱呼最好別用。4、“欣慰”的用法。5、輸入法造成的錯字。6、整體行文偏隨意，不夠職業(yè)。7、兩件事最好兩封郵件。……案例分析二1、沒有主題。2、事情來由說的不夠清楚。3、跨部門溝通的注意事項。4、簽名過于簡單。5、時間節(jié)點?！咐治鋈?、無正文描述。2、附件文件名。3、按需修改主題……案例分析四1、附件太多。2、審批郵件最好單獨發(fā)。3、主題未顯示審批4、稱呼5、顏文字符號很突兀。6、沒有問候?！咐治鑫?、主題的描述差強人意。