IATF新程序文件采購控制程序

XXX有限公司

控制狀態(tài):

采購控制程序

文件編號(hào)：SJ/QP-025

文件版本：B

生效日期：

發(fā)文編號(hào)：___________________

編制采購部審核XXX批準(zhǔn)XXX

采購控制流程圖

來購方針：準(zhǔn)確、及時(shí)、低價(jià)、優(yōu)質(zhì)

1目的

對(duì)采購及供應(yīng)商的評(píng)定過程進(jìn)行控制，以確保采購的產(chǎn)品能夠滿足本公司和

客戶的需求。

2適用范圍

適用于對(duì)產(chǎn)品有直接影響的原輔材料、零件、包裝物、服務(wù)采購的控

制及供應(yīng)商的管理。

3職責(zé)

3.1采購員負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商資源和采購的總體策劃和管理。

3.2研發(fā)部負(fù)責(zé)制定提供完整適用的技術(shù)性文件和資料，必要時(shí)對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)

工藝進(jìn)行輔導(dǎo)。

3.3質(zhì)量部負(fù)責(zé)對(duì)采購產(chǎn)品的檢驗(yàn)和驗(yàn)證，和對(duì)供應(yīng)商的品質(zhì)輔導(dǎo)。

4工作程序

4.1采購策劃

4.1.1采購產(chǎn)品重要度分類

根據(jù)本公司采購產(chǎn)品的性質(zhì)，對(duì)最終產(chǎn)品的影響程度，對(duì)采購產(chǎn)品進(jìn)行分類:

A類：對(duì)構(gòu)成最終成品起關(guān)鍵作用，并直接影響到成品質(zhì)量性能的采購產(chǎn)品。

B類:對(duì)構(gòu)成最終成品起較大作用，并可能影響到成品質(zhì)量性能的采購產(chǎn)品。

C類：對(duì)構(gòu)成最終產(chǎn)品質(zhì)量及性能無影響的通用件、標(biāo)準(zhǔn)件及輔助物料的采購

產(chǎn)品。

D類：設(shè)備配件、工裝、夾具等。

E類：辦公用品、勞保用品。

A、B、C類采購產(chǎn)品的確定詳見《BOM表》。

4.1.2供應(yīng)商選擇、評(píng)定：按《供應(yīng)商管理程序》執(zhí)行。

4.2采購實(shí)施

4.2.1《采購計(jì)劃》編制的依據(jù)：

a）交貨時(shí)間依據(jù)：《銷售要貨單》、生產(chǎn)指令、采購品生產(chǎn)周期和運(yùn)輸時(shí)間、

合同評(píng)審結(jié)果；

b）數(shù)量依據(jù)：產(chǎn)品BOM表、庫存情況（包括合格的和可返工回用的）、產(chǎn)

品合格率、資金占用；

c）供應(yīng)商依據(jù)：《可接受供應(yīng)商名單》、供應(yīng)商生產(chǎn)能力、供應(yīng)商評(píng)定結(jié)果、

供貨業(yè)績(jī)和價(jià)格；

d）可能的偶發(fā)性事故的考慮（包括本公司和供應(yīng)商）；

e）顧客后續(xù)訂單及可能的訂單調(diào)整；

采購計(jì)劃經(jīng)采購主管審核后簽字生效，以作為簽發(fā)《采購合同》的依據(jù)。

4.2.2采購資料

a）產(chǎn)品、程序、過程和設(shè)備的批準(zhǔn)要求

b）人員資格的要求

c）質(zhì)量管理體系要求

可分別在《采購協(xié)議》、《訂貨單》及圖紙工藝文件中體現(xiàn)。

4.222對(duì)于A,B類產(chǎn)品由采購主管負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂《采購協(xié)議》后，由采購

員將《訂貨單》傳真給供應(yīng)商進(jìn)行采購，對(duì)于C類產(chǎn)品由采購員直接進(jìn)行

電話或現(xiàn)場(chǎng)采購。

4.223采購資料的審核：采購資料在發(fā)放前，采購主管應(yīng)仔細(xì)檢查其完整性和適

用性。

4.2.2.4《訂貨單》的發(fā)放和更改：由采購員及時(shí)發(fā)放供應(yīng)商。如遇更改，由采購

員及時(shí)電話或傳真通知供應(yīng)商，同時(shí)做好相應(yīng)記錄。

4.3采購監(jiān)控

4.3.1采購品交付時(shí)間、數(shù)量和品質(zhì)的監(jiān)控

控制程序》進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)，根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果，辦理相應(yīng)的手續(xù)。

采購主管及時(shí)安排好對(duì)采購計(jì)劃的監(jiān)控，并根據(jù)各倉庫上報(bào)的采購產(chǎn)品入庫情況

填寫《采購計(jì)劃/進(jìn)度表》，定采購合同進(jìn)行追蹤。

監(jiān)控方式及適用時(shí)機(jī)

根據(jù)采購產(chǎn)品對(duì)最終產(chǎn)品影響的重要程度、生產(chǎn)或業(yè)務(wù)需求的急迫性、

供應(yīng)商的能力和供貨業(yè)績(jī)"，可運(yùn)用以下一種或多種監(jiān)控方式

a）計(jì)劃執(zhí)行中期征詢：適用于每采購合同

b）實(shí)地查訪：當(dāng)供應(yīng)商有不誠信表現(xiàn)時(shí)

c）派駐代表：產(chǎn)品重要度為A、B類；供應(yīng)商管理水平不佳；此產(chǎn)品供不應(yīng)求；

采購品質(zhì)量主要由生產(chǎn)過程決定、不易通過檢測(cè)實(shí)現(xiàn)；供應(yīng)商制造專業(yè)水準(zhǔn)差、

需要輔導(dǎo)監(jiān)管等。

d）供應(yīng)商主動(dòng)反映：在采購協(xié)議中規(guī)定，當(dāng)供應(yīng)商在時(shí)間、數(shù)量和品質(zhì)上存

在交貨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，必須主動(dòng)提前反饋，以便采購主管有時(shí)間采取相應(yīng)對(duì)策。

e）進(jìn)貨檢驗(yàn)和試驗(yàn)：常規(guī)品質(zhì)監(jiān)控方式。

f）到供應(yīng)商貨源處驗(yàn)貨：本公司無此類產(chǎn)品檢測(cè)設(shè)備，僅憑質(zhì)量證明文件和

記錄還不能保證，存在質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)時(shí)；交貨時(shí)間緊迫，一旦在進(jìn)貨檢驗(yàn)時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量

問題有可能直接影響到本公司向顧客的交貨；一次或多次的不良交貨記錄，需到

供應(yīng)商處探查究竟，以便采取相應(yīng)對(duì)策；客戶規(guī)定要到供應(yīng)商貨源處驗(yàn)貨；當(dāng)需

要采取此種監(jiān)管方式時(shí)，必須在相應(yīng)的采購信息中確定預(yù)期的驗(yàn)證安排和產(chǎn)品放

行方式。

a）當(dāng)供應(yīng)商不能滿足100%按時(shí)交付時(shí)，可按下表的提示做出快速反應(yīng)。為

確保反應(yīng)計(jì)劃有效,在確定反應(yīng)計(jì)劃時(shí)可多種方法并舉,在一種反應(yīng)計(jì)劃失效時(shí),

其余反應(yīng)計(jì)劃能發(fā)揮作用，以防止循序反應(yīng)所帶來的時(shí)間上的延誤。

反應(yīng)原則：將采購這生產(chǎn)和業(yè)務(wù)的影響降至最低限度。

項(xiàng)

結(jié)果反應(yīng)方式

目

根據(jù)目前庫容和后續(xù)物資到庫計(jì)劃決定，囑咐以

提前

后按計(jì)劃

時(shí)

間可能延誤馬上通知生產(chǎn)，同時(shí)密切監(jiān)控，作好應(yīng)對(duì)策略

延誤

確定延誤馬上通知生產(chǎn)，由生產(chǎn)決定具體更改

通知生產(chǎn)，同時(shí)作好補(bǔ)足的措施

數(shù)不足

量多余退回或暫存而不入賬

不良率過高預(yù)計(jì)就地或退回分選，同時(shí)不足不良部分，并通知生

品

質(zhì)會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)不足產(chǎn)部門

不初步確定原因以決定馬上補(bǔ)交或另行采購，同時(shí)

批不良

良通知生產(chǎn)

以上監(jiān)控結(jié)果記錄在《采購計(jì)劃/進(jìn)度追蹤表》上。

b）當(dāng)品質(zhì)不良是在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)時(shí)，按《生產(chǎn)過程控制程序》的生產(chǎn)異

常處理要求和《不合格品控制程序》規(guī)定執(zhí)行。

c）品質(zhì)不良和數(shù)量差異來自于倉庫定期盤查時(shí)，按《倉庫管理規(guī)定》執(zhí)行。

d）當(dāng)品質(zhì)不良來自與顧客投訴和售后服務(wù)中發(fā)現(xiàn)的屬于采購品問題時(shí)，按

《糾正和預(yù)防措施管理程序》執(zhí)行。

4.3.2采購價(jià)格的監(jiān)控：由財(cái)務(wù)部根據(jù)市場(chǎng)物資行情按相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。

4.3.3供應(yīng)商的監(jiān)控：采購人員根據(jù)平時(shí)與供應(yīng)商的接觸和了解，動(dòng)態(tài)掌握供應(yīng)

商的各方面變化及趨勢(shì)可能走物資供應(yīng)和品質(zhì)的影響，如組織機(jī)構(gòu)人事變化、企

業(yè)性質(zhì)變化、資金周轉(zhuǎn)狀況、金融信譽(yù)、客戶群變化、生產(chǎn)規(guī)模生產(chǎn)設(shè)備檢測(cè)設(shè)

備變化等，再結(jié)合每年發(fā)放《供應(yīng)商基本情況調(diào)查表》了解相關(guān)信息，以便使相

應(yīng)的采購決定更加科學(xué)合理。

4.4采購品及供應(yīng)商數(shù)據(jù)分析

4.4.1數(shù)據(jù)收集整理和傳遞

信息內(nèi)容收集職責(zé)和報(bào)告路線使用的表格

時(shí)間和數(shù)量倉庫f采購《采購計(jì)戈?進(jìn)度表》

交貨質(zhì)

《進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告》

量狀況產(chǎn)品質(zhì)量質(zhì)量f采購

《供應(yīng)商定期評(píng)價(jià)表》

線內(nèi)采購品質(zhì)量狀況倉庫f采購《入庫單》及其統(tǒng)計(jì)

售后產(chǎn)品質(zhì)量狀況業(yè)務(wù)f質(zhì)量f采購《信息反饋單》

庫存品數(shù)量和質(zhì)量狀況倉庫一質(zhì)量f采購《庫存報(bào)表》

采購價(jià)格和成本財(cái)務(wù)一采購、總經(jīng)理《信息反饋單》、財(cái)務(wù)報(bào)表、分析報(bào)告

4.5分析結(jié)果處理和采購績(jī)效改進(jìn)

4.5.1供應(yīng)商交貨業(yè)績(jī)和等級(jí)調(diào)整的通知：采購主管每月6日以前將供應(yīng)商的交

貨業(yè)績(jī)和等級(jí)調(diào)整以及按《采購協(xié)議》執(zhí)行的結(jié)果以《供應(yīng)商質(zhì)量信息反饋單》

的形式發(fā)放至每個(gè)供應(yīng)商，并對(duì)各供應(yīng)商的供貨業(yè)績(jī)和狀況在采購主管以《進(jìn)貨

質(zhì)量匯總評(píng)定表》的形式加以公布。

4.5.2采購業(yè)績(jī)的改進(jìn)：業(yè)績(jī)改進(jìn)的程序和總體要求按公司的《持續(xù)改進(jìn)管理程

序》和《糾正和預(yù)防措施管理程序》執(zhí)行。

供應(yīng)商質(zhì)量信息反饋單》（有輕微不合格可以挑選或回用時(shí)適用）、《8D報(bào)告》（批

量退貨或生產(chǎn)中發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題時(shí)適用）要求供應(yīng)商整改對(duì)反饋。

a）采購策略調(diào)整：采購比例調(diào)整、外購和內(nèi)制轉(zhuǎn)換、采購價(jià)格調(diào)整、付款

政策和處罰力度調(diào)整；

b）供應(yīng)商開發(fā)：開發(fā)手段需根據(jù)實(shí)際情況決定，以下是可供選擇的方式：

①選擇新供應(yīng)商

②安排第二方審核

③對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)輔導(dǎo)

④要求供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量體系認(rèn)證

采購主管將以上的開發(fā)決定隨時(shí)納入到《供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃》中進(jìn)行執(zhí)行

和跟蹤。

C）內(nèi)部管理完善：人員管理（考核、人員調(diào)整、幫助、培訓(xùn)、激勵(lì)等）、流

程管理改善、內(nèi)外部接口管理改善。

4.5.3公司內(nèi)部溝通：采購主管每月或根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求將采購管理的結(jié)果、

采購管理決定、設(shè)想和建議按《各部門的報(bào)告要求》整理成采購報(bào)告，按《信息

溝通管理程序》執(zhí)行，提交總經(jīng)理和在相關(guān)會(huì)議上溝通。

4.5.4改進(jìn)事項(xiàng)跟蹤：采購主管經(jīng)理對(duì)4.5條款落實(shí)的改進(jìn)事項(xiàng)落實(shí)人員進(jìn)行跟

蹤和記錄。

4.5.5效果評(píng)估和經(jīng)驗(yàn)交流:采購主管經(jīng)理每月對(duì)以上改進(jìn)事項(xiàng)的措施效果進(jìn)行

評(píng)估，對(duì)失誤和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和交流，對(duì)有效的措施需進(jìn)行文件化固定或更改的

地方按《文件控制程序》的要求進(jìn)行。

5相關(guān)文件

5.1《供應(yīng)商管理程序》

5.2《產(chǎn)品監(jiān)視和測(cè)量控制程序》

5.3《不合格品控制程序》

5.4《庫房管理規(guī)定》

5.5《信息溝通管理程序》

5.6《持續(xù)改進(jìn)管理程序》

5.7《糾正和預(yù)防措施管理程序》

5.8《文件控制程序》

6相關(guān)記錄

6.1《采購協(xié)議》更改后保存一年

6.2《采購計(jì)劃》