新時(shí)期如何做好檔案管理課件

1、新時(shí)期如何做好新時(shí)期如何做好 檔案工作檔案工作 檔案檔案 館館 一提到檔案，大家并不陌生，也許有人認(rèn)一提到檔案，大家并不陌生，也許有人認(rèn) 為就是將已處理完畢的文件資料裝盒存放起來為就是將已處理完畢的文件資料裝盒存放起來 就萬事大吉了，其實(shí)不然。檔案是社會(huì)實(shí)踐活就萬事大吉了，其實(shí)不然。檔案是社會(huì)實(shí)踐活 動(dòng)的一個(gè)產(chǎn)物，自古有之，即使在信息時(shí)代飛動(dòng)的一個(gè)產(chǎn)物，自古有之，即使在信息時(shí)代飛 速發(fā)展的今天，它也越來越受到人們的重視，速發(fā)展的今天，它也越來越受到人們的重視， 究其原因，就是檔案所具有的獨(dú)特的查考利用究其原因，就是檔案所具有的獨(dú)特的查考利用 價(jià)值，已經(jīng)成為機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位以及個(gè)價(jià)值，已經(jīng)成

2、為機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位以及個(gè) 人，在工作、生產(chǎn)活動(dòng)中形成寶貴資料的來源。人，在工作、生產(chǎn)活動(dòng)中形成寶貴資料的來源。 那么如何做好新時(shí)期、新形勢(shì)下的檔案工作，那么如何做好新時(shí)期、新形勢(shì)下的檔案工作， 是擺在我們面前的一個(gè)重要課題。是擺在我們面前的一個(gè)重要課題。 檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、企事檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、企事 業(yè)單位以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、業(yè)單位以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、 文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值 的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。是國(guó)的各種

3、文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。是國(guó) 家寶貴的歷史文化財(cái)富，檔案在歷史研究、科研教學(xué)，家寶貴的歷史文化財(cái)富，檔案在歷史研究、科研教學(xué)， 特別是在方針、政策制定的決策過程中，一直發(fā)揮著任特別是在方針、政策制定的決策過程中，一直發(fā)揮著任 何其他資料和材料都無法替代的突出作用。不難設(shè)想，何其他資料和材料都無法替代的突出作用。不難設(shè)想， 如果國(guó)家沒有檔案，我們的工作怎么能在繼承中發(fā)展，如果國(guó)家沒有檔案，我們的工作怎么能在繼承中發(fā)展， 在前進(jìn)中創(chuàng)新？在前進(jìn)中創(chuàng)新？ 一、檔案的重要性一、檔案的重要性 一、檔案的重要性一、檔案的重要性 特別是機(jī)關(guān)檔案，不僅是檔案的重要來源，而且在特別是機(jī)關(guān)檔案，不僅是

4、檔案的重要來源，而且在 機(jī)關(guān)工作中起到必不可少的憑證與參考作用。加強(qiáng)對(duì)檔機(jī)關(guān)工作中起到必不可少的憑證與參考作用。加強(qiáng)對(duì)檔 案的收集、整理，有效的保護(hù)和利用，為企業(yè)的現(xiàn)代化案的收集、整理，有效的保護(hù)和利用，為企業(yè)的現(xiàn)代化 建設(shè)服務(wù)，是機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)具備的基本條件和必備意建設(shè)服務(wù)，是機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)具備的基本條件和必備意 識(shí)，每一個(gè)機(jī)關(guān)工作人員必須樹立牢固正確的檔案觀念識(shí)，每一個(gè)機(jī)關(guān)工作人員必須樹立牢固正確的檔案觀念 和檔案意識(shí)，切實(shí)將檔案收齊、管好、用活，為維護(hù)企和檔案意識(shí)，切實(shí)將檔案收齊、管好、用活，為維護(hù)企 業(yè)的歷史真實(shí)面貌，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展做出新的更業(yè)的歷史真實(shí)面貌，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展

5、做出新的更 大的貢獻(xiàn)。大的貢獻(xiàn)。 二、檔案的收集二、檔案的收集 收集工作是檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，與其收集工作是檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，與其 他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。 特別是在簡(jiǎn)化檔案整理、強(qiáng)化檔案利用、突出館特別是在簡(jiǎn)化檔案整理、強(qiáng)化檔案利用、突出館 藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重 要。要。 1 1、收集內(nèi)容收集內(nèi)容 檔案的收集工作，就是按照規(guī)定，通過例行檔案的收集工作，就是按照規(guī)定，通過例行 的接收制度和專門的征集辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、的接收制度和專門的征集辦法，把分散在各機(jī)關(guān)

6、、 個(gè)人手中有價(jià)值的檔案分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案?jìng)€(gè)人手中有價(jià)值的檔案分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案 室和各級(jí)檔案館的工作。從廣義上講：室和各級(jí)檔案館的工作。從廣義上講： 一是對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔資料的接收工作。各部門辦一是對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔資料的接收工作。各部門辦 理完畢的文件是檔案室檔案的主要來源，建立健全機(jī)關(guān)理完畢的文件是檔案室檔案的主要來源，建立健全機(jī)關(guān) 文件材料歸檔工作制度是機(jī)關(guān)檔案部門開展檔案收集工文件材料歸檔工作制度是機(jī)關(guān)檔案部門開展檔案收集工 作的主要途徑。作的主要途徑。 二是對(duì)各單位具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接二是對(duì)各單位具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接 收工作。接收各單位的檔案，特別

7、是接收現(xiàn)行單位的檔收工作。接收各單位的檔案，特別是接收現(xiàn)行單位的檔 案，是各級(jí)檔案館收集工作的主要任務(wù)。案，是各級(jí)檔案館收集工作的主要任務(wù)。 三是對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。歷史檔案是指三是對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。歷史檔案是指 國(guó)家或部門成立前各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及國(guó)家或部門成立前各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及 著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案，接收、征集歷史檔著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案，接收、征集歷史檔 案是檔案館豐富館藏的重要手段。案是檔案館豐富館藏的重要手段。 2 2、收集中存在問題、收集中存在問題 一是各單位普遍存在檔案資料歸檔不及時(shí)、收集不一是各單位普遍存在檔案資料

8、歸檔不及時(shí)、收集不 齊全的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在對(duì)文件材料歸檔范圍不明確，齊全的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在對(duì)文件材料歸檔范圍不明確， 很多文件材料長(zhǎng)期存放在各職能部門或部門工作人員手很多文件材料長(zhǎng)期存放在各職能部門或部門工作人員手 中。中。 二是各職能部門沒有明確專兼職資料員，歸檔職責(zé)二是各職能部門沒有明確專兼職資料員，歸檔職責(zé) 不落實(shí)。不落實(shí)。 三是機(jī)關(guān)工作人員檔案意識(shí)淡薄，對(duì)工作過程中產(chǎn)三是機(jī)關(guān)工作人員檔案意識(shí)淡薄，對(duì)工作過程中產(chǎn) 生的文件材料缺乏歸檔意識(shí)。生的文件材料缺乏歸檔意識(shí)。 四是檔案管理部門缺乏必要的制約手段。四是檔案管理部門缺乏必要的制約手段。 3 3、收集中的解決辦法收集中的解決辦法 第一，

9、制定本單位的檔案歸檔范圍。梳理歸第一，制定本單位的檔案歸檔范圍。梳理歸 檔部門的主要業(yè)務(wù)流程檔部門的主要業(yè)務(wù)流程, ,詳盡列出本單位可能產(chǎn)詳盡列出本單位可能產(chǎn) 生的檔案，并根據(jù)工作中發(fā)現(xiàn)的問題，進(jìn)行修改生的檔案，并根據(jù)工作中發(fā)現(xiàn)的問題，進(jìn)行修改 和補(bǔ)充，使之不斷完善。要求各單位形成的歸檔和補(bǔ)充，使之不斷完善。要求各單位形成的歸檔 范圍要以文件形式下發(fā)，使之具有約束力。范圍要以文件形式下發(fā)，使之具有約束力。 第二，建立業(yè)務(wù)聯(lián)系制度，就是建立檔案部第二，建立業(yè)務(wù)聯(lián)系制度，就是建立檔案部 門與各業(yè)務(wù)部門人員聯(lián)系制度。檔案管理人員要門與各業(yè)務(wù)部門人員聯(lián)系制度。檔案管理人員要 經(jīng)常和各部門業(yè)務(wù)人員溝通，

10、了解該部門工作開經(jīng)常和各部門業(yè)務(wù)人員溝通，了解該部門工作開 展情況，隨時(shí)到有關(guān)部門收集有價(jià)值的資料，確展情況，隨時(shí)到有關(guān)部門收集有價(jià)值的資料，確 保歸檔范圍內(nèi)的資料能夠按時(shí)收集。保歸檔范圍內(nèi)的資料能夠按時(shí)收集。 第三，建立健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)，各部門第三，建立健全檔案收集網(wǎng)絡(luò)，各部門 應(yīng)明確一名兼職資料網(wǎng)員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門各應(yīng)明確一名兼職資料網(wǎng)員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門各 類資料的收集，充分發(fā)揮檔案網(wǎng)員的收集優(yōu)類資料的收集，充分發(fā)揮檔案網(wǎng)員的收集優(yōu) 勢(shì)，最大限度地調(diào)動(dòng)檔案網(wǎng)員的工作積極性。勢(shì)，最大限度地調(diào)動(dòng)檔案網(wǎng)員的工作積極性。 三、檔案的整理三、檔案的整理 檔案整理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，就是將在日常檔案整理是

11、一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，就是將在日常 活動(dòng)中形成的文件資料按照分類、裝訂、排列、編活動(dòng)中形成的文件資料按照分類、裝訂、排列、編 號(hào)、編目、裝盒的順序進(jìn)行整理。號(hào)、編目、裝盒的順序進(jìn)行整理。 檔案整理的內(nèi)容主要包括：區(qū)分全宗、分類、檔案整理的內(nèi)容主要包括：區(qū)分全宗、分類、 立卷、卷內(nèi)文件整理、案卷封面的編目、案卷的立卷、卷內(nèi)文件整理、案卷封面的編目、案卷的 裝訂、案卷的排列和案卷目錄的編制。裝訂、案卷的排列和案卷目錄的編制。 在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的諸多環(huán)節(jié)中，收集是在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的諸多環(huán)節(jié)中，收集是 起點(diǎn)，提供利用檔案是目的，而整理則是承起點(diǎn)，提供利用檔案是目的，而整理則是承 上啟下的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。收集來的檔案

12、，不經(jīng)過上啟下的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。收集來的檔案，不經(jīng)過 整理，檔案沒有條理，也不便于系統(tǒng)的查考整理，檔案沒有條理，也不便于系統(tǒng)的查考 和研究。和研究。 1 1、整理中存在的問題整理中存在的問題 第一，各類檔案分類沒有執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)第一，各類檔案分類沒有執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo) 準(zhǔn)，各單位整理的檔案存在分類不一致現(xiàn)準(zhǔn)，各單位整理的檔案存在分類不一致現(xiàn) 象。象。 第二，文件形成單位歸檔時(shí)，對(duì)整理第二，文件形成單位歸檔時(shí)，對(duì)整理 規(guī)范不明確，導(dǎo)致歸檔文件質(zhì)量不高。規(guī)范不明確，導(dǎo)致歸檔文件質(zhì)量不高。 第三，在整理過程中，檔案人員沒有第三，在整理過程中，檔案人員沒有 對(duì)接收資料進(jìn)行保存價(jià)值的再鑒定，存在對(duì)接收資料進(jìn)行保存價(jià)值的再

13、鑒定，存在 部分無保存價(jià)值的資料作為檔案歸檔。部分無保存價(jià)值的資料作為檔案歸檔。 第四，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行信息著錄第四，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行信息著錄 時(shí)，有信息錄入錯(cuò)誤和不全現(xiàn)象，信息錯(cuò)時(shí)，有信息錄入錯(cuò)誤和不全現(xiàn)象，信息錯(cuò) 誤有可能使檔案變成死檔案，信息不全會(huì)誤有可能使檔案變成死檔案，信息不全會(huì) 造成檢索、統(tǒng)計(jì)的無法實(shí)現(xiàn)。造成檢索、統(tǒng)計(jì)的無法實(shí)現(xiàn)。 2 2、解決辦法解決辦法 一是要按照檔案館推行的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一是要按照檔案館推行的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng) 一的制度管理體系，確保檔案整體發(fā)展。一的制度管理體系，確保檔案整體發(fā)展。 二是加強(qiáng)對(duì)歸檔人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)二是加強(qiáng)對(duì)歸檔人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)真

14、學(xué)習(xí) 管理標(biāo)準(zhǔn)，在歸檔過程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作，提管理標(biāo)準(zhǔn)，在歸檔過程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作，提 高整理質(zhì)量。高整理質(zhì)量。 三是加強(qiáng)檔案員工作責(zé)任心教育，嚴(yán)把鑒定三是加強(qiáng)檔案員工作責(zé)任心教育，嚴(yán)把鑒定 關(guān)，確保整理的檔案能得到有效的利用。關(guān)，確保整理的檔案能得到有效的利用。 檔案的質(zhì)量取決于文件的質(zhì)量。要做到文件收集齊檔案的質(zhì)量取決于文件的質(zhì)量。要做到文件收集齊 全、完整、準(zhǔn)確，文件的形成就必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家全、完整、準(zhǔn)確，文件的形成就必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家公公 文處理辦法文處理辦法。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是文件質(zhì)量的保證，也。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是文件質(zhì)量的保證，也 是檔案質(zhì)量的保證，在接收文件資料進(jìn)館時(shí)，要做好價(jià)是檔

15、案質(zhì)量的保證，在接收文件資料進(jìn)館時(shí)，要做好價(jià) 值再鑒定工作。資料進(jìn)館是檔案的轉(zhuǎn)折，不僅決定檔案值再鑒定工作。資料進(jìn)館是檔案的轉(zhuǎn)折，不僅決定檔案 的命運(yùn)，而且直接關(guān)系到館藏質(zhì)量，因此必須堅(jiān)持做到的命運(yùn)，而且直接關(guān)系到館藏質(zhì)量，因此必須堅(jiān)持做到 四不接，即不屬于接收范圍的不接，沒有經(jīng)過鑒定的不四不接，即不屬于接收范圍的不接，沒有經(jīng)過鑒定的不 接，缺少檢索工具的不接，質(zhì)量不合要求的不接。接，缺少檢索工具的不接，質(zhì)量不合要求的不接。 四、檔案的質(zhì)量四、檔案的質(zhì)量 五、檔案開發(fā)利用五、檔案開發(fā)利用 檔案管理部門向用戶直接提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)，檔案管理部門向用戶直接提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)， 稱為檔案

16、利用。稱為檔案利用。 收藏檔案的根本目的就是為了再利用。開發(fā)利用檔案資收藏檔案的根本目的就是為了再利用。開發(fā)利用檔案資 源是檔案部門的重要使命，這就要求檔案工作人員具備超前源是檔案部門的重要使命，這就要求檔案工作人員具備超前 工作意識(shí)和主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。然而，目前有些單位在檔案資源工作意識(shí)和主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。然而，目前有些單位在檔案資源 開發(fā)利用中，工作被動(dòng)，個(gè)別單位存在著只收集、保存檔案開發(fā)利用中，工作被動(dòng)，個(gè)別單位存在著只收集、保存檔案 資料，不重視開發(fā)利用的現(xiàn)象，致使檔案資料存而不用，嚴(yán)資料，不重視開發(fā)利用的現(xiàn)象，致使檔案資料存而不用，嚴(yán) 重影響了檔案管理為生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)作用的發(fā)揮。重影響了檔案管

17、理為生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)作用的發(fā)揮。 解決辦法解決辦法 1 1、檔案人員要及時(shí)了解本單位生產(chǎn)建設(shè)情況、檔案人員要及時(shí)了解本單位生產(chǎn)建設(shè)情況 和檔案利用者的需求，主動(dòng)采取多種形式，通過各和檔案利用者的需求，主動(dòng)采取多種形式，通過各 種途徑積極主動(dòng)開展檔案利用服務(wù)。種途徑積極主動(dòng)開展檔案利用服務(wù)。 2 2、積極開展編研工作，及時(shí)做好檔案利用效、積極開展編研工作，及時(shí)做好檔案利用效 果反饋跟蹤。通過檔案信息整理，匯編專題資料，果反饋跟蹤。通過檔案信息整理，匯編專題資料， 編制科研成果、基建工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介，編寫大事記、編制科研成果、基建工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介，編寫大事記、 組織沿革等多種形式的編研，提高檔案的利用率。組織

18、沿革等多種形式的編研，提高檔案的利用率。 3 3、檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化市、檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化市 場(chǎng)意識(shí)，變管理為服務(wù)，加大指導(dǎo)服務(wù)的力度。場(chǎng)意識(shí)，變管理為服務(wù)，加大指導(dǎo)服務(wù)的力度。 在檔案管理軟、硬件方面，真正滿足用戶的需要。在檔案管理軟、硬件方面，真正滿足用戶的需要。 4 4、提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使檔案的利、提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使檔案的利 用更加快速、方便、準(zhǔn)確。用更加快速、方便、準(zhǔn)確。 六、檔案的安全保管六、檔案的安全保管 檔案的安全，一是指檔案內(nèi)容的安全，保檔案的安全，一是指檔案內(nèi)容的安全，保 證檔案內(nèi)容不失密、不泄密；二是指檔案載體證檔案內(nèi)容不失密、不

19、泄密；二是指檔案載體 安全，力求使檔案不受損害，最大限度地延長(zhǎng)安全，力求使檔案不受損害，最大限度地延長(zhǎng) 檔案的使用壽命；因此，我們必須嚴(yán)格執(zhí)行檔檔案的使用壽命；因此，我們必須嚴(yán)格執(zhí)行檔 案安全保管的各項(xiàng)規(guī)定，依法配備安全保管檔案安全保管的各項(xiàng)規(guī)定，依法配備安全保管檔 案所必須的防火、防盜、防水、防有害生物等案所必須的防火、防盜、防水、防有害生物等 設(shè)施；設(shè)施； 加強(qiáng)對(duì)文件材料歸檔工作的監(jiān)督檢查，檔案館每加強(qiáng)對(duì)文件材料歸檔工作的監(jiān)督檢查，檔案館每 年要定期對(duì)各單位的檔案管理工作進(jìn)行督促檢查，確年要定期對(duì)各單位的檔案管理工作進(jìn)行督促檢查，確 保上一年度文件資料及時(shí)歸檔，從源頭上杜絕檔案及保上一年度

20、文件資料及時(shí)歸檔，從源頭上杜絕檔案及 廢舊文件、資料的流散丟失；要完善檔案安全管理的廢舊文件、資料的流散丟失；要完善檔案安全管理的 規(guī)章制度，嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，加強(qiáng)安全知識(shí)教育，規(guī)章制度，嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，加強(qiáng)安全知識(shí)教育， 強(qiáng)化日常管理，嚴(yán)格履行借閱審批、登記手續(xù)，使檔強(qiáng)化日常管理，嚴(yán)格履行借閱審批、登記手續(xù)，使檔 案的安全保管逐步走上法制化軌道。案的安全保管逐步走上法制化軌道。 七、電子文件的管理七、電子文件的管理 電子文件已成為機(jī)關(guān)、各單位文件產(chǎn)生的主要形電子文件已成為機(jī)關(guān)、各單位文件產(chǎn)生的主要形 式，是油田檔案資源的重要源頭，重點(diǎn)做好電子文件式，是油田檔案資源的重要源頭，重點(diǎn)做好電

21、子文件 的檔案信息資源建設(shè)，是今后檔案管理的主要任務(wù)。的檔案信息資源建設(shè)，是今后檔案管理的主要任務(wù)。 因此，我們要從檔案現(xiàn)代化管理的高度，深刻認(rèn)識(shí)電因此，我們要從檔案現(xiàn)代化管理的高度，深刻認(rèn)識(shí)電 子文件的現(xiàn)實(shí)意義和重要作用，規(guī)范電子文件制作、子文件的現(xiàn)實(shí)意義和重要作用，規(guī)范電子文件制作、 審核、鑒定程序，加強(qiáng)電子文件收集力度，擴(kuò)大電子審核、鑒定程序，加強(qiáng)電子文件收集力度，擴(kuò)大電子 文件收集范圍，確保電子文件齊全完整。文件收集范圍，確保電子文件齊全完整。 目前電子文件歸檔主要采用介質(zhì)歸檔方式，目前電子文件歸檔主要采用介質(zhì)歸檔方式， 即各部門將形成的電子文件存儲(chǔ)到光盤移交檔案即各部門將形成的電子文

22、件存儲(chǔ)到光盤移交檔案 部門保存。電子文件歸檔后就形成了電子檔案，部門保存。電子文件歸檔后就形成了電子檔案， 為了保證電子檔案的完整，要求與電子文件信息為了保證電子檔案的完整，要求與電子文件信息 相關(guān)的程序、軟件同時(shí)收集，歸檔的電子文件要相關(guān)的程序、軟件同時(shí)收集，歸檔的電子文件要 保持與紙質(zhì)文件的一致。保持與紙質(zhì)文件的一致。 電子文件的特殊性，要求檔案部門建立電子文件的特殊性，要求檔案部門建立 相應(yīng)的利用管理制度，嚴(yán)格使用權(quán)限審核，相應(yīng)的利用管理制度，嚴(yán)格使用權(quán)限審核， 采取電子文件加載水印保護(hù)、加密技術(shù)、訪采取電子文件加載水印保護(hù)、加密技術(shù)、訪 問控制、在線安全瀏覽等手段，確保電子信問控制、在

23、線安全瀏覽等手段，確保電子信 息利用的安全。息利用的安全。 1 1、電子文件存在的問題電子文件存在的問題 一是材料形成部門電子文件歸檔不全，一是材料形成部門電子文件歸檔不全， 處于分散保存狀態(tài)。處于分散保存狀態(tài)。 二是移交的電子文件普遍存在制作不二是移交的電子文件普遍存在制作不 規(guī)范，命名不準(zhǔn)確現(xiàn)象。規(guī)范，命名不準(zhǔn)確現(xiàn)象。 三是電子文件的形成部門歸檔前沒三是電子文件的形成部門歸檔前沒 有對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、安全有對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、安全 性和可識(shí)別性進(jìn)行審核。性和可識(shí)別性進(jìn)行審核。 四是部分歸檔資料沒有制作和移交四是部分歸檔資料沒有制作和移交 電子文件。電子文件。 2 2、解決

24、辦法解決辦法 第一，統(tǒng)一電子文件制作、命名等標(biāo)準(zhǔn)，明確第一，統(tǒng)一電子文件制作、命名等標(biāo)準(zhǔn)，明確 電子文件格式、文件代碼、光盤刻錄、文件命名、電子文件格式、文件代碼、光盤刻錄、文件命名、 電子文件檢測(cè)等一系列要求，確保電子文件的規(guī)范電子文件檢測(cè)等一系列要求，確保電子文件的規(guī)范 管理。管理。 第二，加強(qiáng)電子文件歸檔意識(shí)。凡是歸檔的紙第二，加強(qiáng)電子文件歸檔意識(shí)。凡是歸檔的紙 質(zhì)文件要求電子文件必須同步歸檔。質(zhì)文件要求電子文件必須同步歸檔。 第三，要求合同部門在簽訂項(xiàng)目、設(shè)計(jì)、施工等第三，要求合同部門在簽訂項(xiàng)目、設(shè)計(jì)、施工等 各類合同時(shí)，必須要有專門的電子文件歸檔條款，從各類合同時(shí)，必須要有專門的電子

25、文件歸檔條款，從 源頭把好電子文件的形成關(guān)。源頭把好電子文件的形成關(guān)。 第四，嚴(yán)格把好電子文件鑒定關(guān)，在電子文件移第四，嚴(yán)格把好電子文件鑒定關(guān)，在電子文件移 交時(shí)，要認(rèn)真對(duì)光盤載體外觀進(jìn)行檢測(cè)；對(duì)電子文件交時(shí)，要認(rèn)真對(duì)光盤載體外觀進(jìn)行檢測(cè)；對(duì)電子文件 的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息、有效性、可識(shí)別性等進(jìn)行的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息、有效性、可識(shí)別性等進(jìn)行 檢驗(yàn)。檢驗(yàn)。 八、數(shù)字檔案館建設(shè)八、數(shù)字檔案館建設(shè) 隨著數(shù)字油田建設(shè)的不斷深入，數(shù)隨著數(shù)字油田建設(shè)的不斷深入，數(shù) 字檔案館項(xiàng)目作為公司信息化建設(shè)的重字檔案館項(xiàng)目作為公司信息化建設(shè)的重 點(diǎn)工作之一，于點(diǎn)工作之一，于20072007年年7 7月正式啟動(dòng)。月正

26、式啟動(dòng)。 吐哈油田數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)是：運(yùn)用吐哈油田數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)是：運(yùn)用 先進(jìn)成熟的技術(shù)，建立并實(shí)現(xiàn)檔案資料存儲(chǔ)數(shù)先進(jìn)成熟的技術(shù)，建立并實(shí)現(xiàn)檔案資料存儲(chǔ)數(shù) 字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)利用遠(yuǎn)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)利用遠(yuǎn) 程化的綜合檔案管理體系，通過程化的綜合檔案管理體系，通過2 23 3年時(shí)間，年時(shí)間， 建成門類齊全、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、管理科建成門類齊全、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、管理科 學(xué)、服務(wù)高效的具有吐哈油田特色的數(shù)字檔案學(xué)、服務(wù)高效的具有吐哈油田特色的數(shù)字檔案 館。館。 吐哈油田數(shù)字檔案館建設(shè)主要任務(wù)是：吐哈油田數(shù)字檔案館建設(shè)主要任務(wù)是： 建設(shè)數(shù)字檔案館硬件平臺(tái)

27、；完成館藏檔案建設(shè)數(shù)字檔案館硬件平臺(tái)；完成館藏檔案 的數(shù)字化加工；搭建檔案信息系統(tǒng)軟件平的數(shù)字化加工；搭建檔案信息系統(tǒng)軟件平 臺(tái)。臺(tái)。 1 1、項(xiàng)目完成情況項(xiàng)目完成情況 數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目采取紙質(zhì)檔案數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目采取紙質(zhì)檔案 數(shù)字化加工、系統(tǒng)軟件開發(fā)、硬件平臺(tái)數(shù)字化加工、系統(tǒng)軟件開發(fā)、硬件平臺(tái) 搭建同步進(jìn)行的方式開展工作。搭建同步進(jìn)行的方式開展工作。 數(shù)字化加工方面：數(shù)字化加工方面：截至截至9 9月底，已完月底，已完 成文書、科研、勘探開發(fā)、單井井史等近成文書、科研、勘探開發(fā)、單井井史等近 240240萬頁(yè)的數(shù)字化加工任務(wù)，基本實(shí)現(xiàn)了館萬頁(yè)的數(shù)字化加工任務(wù)，基本實(shí)現(xiàn)了館 藏常用檔案數(shù)字化

28、。實(shí)現(xiàn)了文書檔案信息全藏常用檔案數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)了文書檔案信息全 文檢索功能，拓寬了檔案信息利用渠道，突文檢索功能，拓寬了檔案信息利用渠道，突 破了只能查詢檔案條目的局限性。破了只能查詢檔案條目的局限性。 系統(tǒng)軟件開發(fā)方面：系統(tǒng)軟件開發(fā)方面：完成了數(shù)字檔完成了數(shù)字檔 案綜合管理系統(tǒng)的開發(fā)工作，建立了統(tǒng)一案綜合管理系統(tǒng)的開發(fā)工作，建立了統(tǒng)一 的檔案信息管理平臺(tái)，基本實(shí)現(xiàn)了檔案采的檔案信息管理平臺(tái)，基本實(shí)現(xiàn)了檔案采 集、整理、檢索、借閱、鑒定、統(tǒng)計(jì)、打集、整理、檢索、借閱、鑒定、統(tǒng)計(jì)、打 印、在線歸檔等功能。印、在線歸檔等功能。 硬件平臺(tái)搭建方面：硬件平臺(tái)搭建方面：完成了硬件平完成了硬件平 臺(tái)建設(shè)及系

29、統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用服務(wù)器與臺(tái)建設(shè)及系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用服務(wù)器與 研究院現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備系統(tǒng)集成；研究院現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備系統(tǒng)集成； 數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、文件服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、文件服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、 全文檢索服務(wù)器全部完成集群安裝配置。全文檢索服務(wù)器全部完成集群安裝配置。 2 2、數(shù)字化工作中發(fā)現(xiàn)的問題數(shù)字化工作中發(fā)現(xiàn)的問題 一年多來，根據(jù)數(shù)字化加工情況，結(jié)合系一年多來，根據(jù)數(shù)字化加工情況，結(jié)合系 統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)還存在很多問題：統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)還存在很多問題： 一是由于歷史原因，造成同類別檔案下二一是由于歷史原因，造成同類別檔案下二 級(jí)類目過多，不僅使檔案整理

30、工作復(fù)雜化，也級(jí)類目過多，不僅使檔案整理工作復(fù)雜化，也 造成檔案信息的統(tǒng)計(jì)、利用存在一定困難。造成檔案信息的統(tǒng)計(jì)、利用存在一定困難。 三是數(shù)字化加工過程中發(fā)現(xiàn)個(gè)別檔案原件存三是數(shù)字化加工過程中發(fā)現(xiàn)個(gè)別檔案原件存 在缺頁(yè)、倒頁(yè)、內(nèi)容不齊全等質(zhì)量問題。在缺頁(yè)、倒頁(yè)、內(nèi)容不齊全等質(zhì)量問題。 二是各單位檔案管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，存在二是各單位檔案管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，存在 不同的分類和管理方式。按照檔案管理規(guī)范化、不同的分類和管理方式。按照檔案管理規(guī)范化、 一體化的發(fā)展要求，需要對(duì)分類和編目不合理的一體化的發(fā)展要求，需要對(duì)分類和編目不合理的 檔案重新進(jìn)行整改。檔案重新進(jìn)行整改。 四是存在部分檔案錄入信息錯(cuò)誤、內(nèi)四是存在部分檔案錄入信息錯(cuò)誤、內(nèi) 容不齊全、電子文件命名與目錄不符等現(xiàn)容不齊全、電子文件命名與目錄不符等現(xiàn) 象。要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確和完整，滿足象。要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確和完整，滿足 檔案信息系統(tǒng)管理、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用等檔案信息系統(tǒng)管理、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用等 要求，需要對(duì)館藏所有數(shù)據(jù)信息進(jìn)行修正、要求