秘書文檔管理課件項(xiàng)目十

項(xiàng)目十檔案的整理

項(xiàng)目目標(biāo)任務(wù)導(dǎo)向技能訓(xùn)練項(xiàng)目目標(biāo)

1．知識點(diǎn)◆檔案整理工作的含義與原則◆檔案整理工作的方法◆檔號的編制方法2．技能要求◆初步掌握檔案整理工作的要領(lǐng)任務(wù)導(dǎo)向一、檔案整理工作的定義二、檔案整理工作的原則三、檔案整理工作的方法四、檔號一、檔案整理工作的定義檔案整理工作是檔案內(nèi)容整理和檔案實(shí)體整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實(shí)體整理，就是把零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、有序化的一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。主要包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、文件材料的整理（含組卷）和目錄的編制等。我們通常所說的檔案整理工作，主要指檔案的實(shí)體整理。二、檔案整理工作的原則（一）充分利用原有基礎(chǔ)（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系（三）便于保管和利用三、檔案整理工作的方法

（一）區(qū)分全宗1．全宗全宗是指一個獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個人在社會活動中所形成的全部檔案的總和。2．全宗構(gòu)成者的條件全宗構(gòu)成者又叫立檔單位（包括法人和自然人）。就法人來說，應(yīng)該具備三個條件：（1）能夠獨(dú)立行使職權(quán)，能夠以自己的名義對外行文；（2）是一個會計(jì)單位或獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編制并確定經(jīng)費(fèi)預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；（3）具有一定的人事任免權(quán)，設(shè)有人事管理機(jī)構(gòu)或?qū)ｉT人員。其中最基本的條件是第一個，第二個、第三個條件是參考條件。就自然人來說，是一定區(qū)域內(nèi)的著名人物、著名家庭或家族。3.全宗的設(shè)立(1)獨(dú)立全宗這是指一個獨(dú)立的立檔單位在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案的整體。(2)聯(lián)合全宗這是若干獨(dú)立機(jī)關(guān)形成的檔案，由于混在一起，難以區(qū)分全宗構(gòu)成者而聯(lián)合組成的一個全宗。(3)人物全宗這是社會知名人士一生或著名家庭、家族在一定時期所形成的檔案整體。包括其著作、手稿、日記、新建、財(cái)務(wù)記錄、遺囑和記載其社會活動的各種記錄材料。(4)檔案匯集這是有不明所屬全宗的零散殘缺文件，按一定特點(diǎn)集中起來的一種混合體。它不是一個全宗，只是作為一全宗來進(jìn)行管理。（二）全宗內(nèi)檔案的分類1.常用分類法（1）年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度將全宗內(nèi)檔案分成若干類別。按年度分類時有兩類文件的歸類需要妥善處理：①文件上有屬于不同年度的幾種日期，要確定一個主要日期，即最能說明該文件時間特點(diǎn)的日期。②沒有注明日期的文件，要考證和判定文件的準(zhǔn)確日期或近似日期?？梢苑治鑫募膬?nèi)容來判定日期，或從研究文件的制成材料、格式、字體和各種標(biāo)記來判定日期，或以與已知日期的文件比較對照的方法來判定日期。（2）組織機(jī)構(gòu)分類法就是按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個類別。采用機(jī)構(gòu)分類時，一般來說有一個機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序排列。一般是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合性機(jī)構(gòu)排在最前面，再依次排列各業(yè)務(wù)部門。（3）問題分類法又稱事由分類法。就是按照全宗內(nèi)檔案反映的問題進(jìn)行分類。2．復(fù)式分類方法（1）年度—組織機(jī)構(gòu)—保管期限分類法即將歸檔文件按年度分類，每個年度下按機(jī)構(gòu)分類，再在組織機(jī)構(gòu)下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位。這種分類法適宜于現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件整理歸檔工作，特別是推行部門整理歸檔的機(jī)關(guān)單位。（2）年度—問題—保管期限分類法即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按問題分類，再在問題下面按保管期限分類。這種分類方法多用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，以及沒有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡單等情況。此方法適用于現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件整理歸檔工作。（3）保管期限―年度―機(jī)構(gòu)分類法即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按機(jī)構(gòu)分類。這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位。此方法適宜于現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件整理歸檔工作。（4）機(jī)構(gòu)―年度―保管期限分類法即先將歸檔文件按機(jī)構(gòu)分類，每個機(jī)構(gòu)下按年度分類，再在年度下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)基本固定或少有變化的立檔單位以及撤銷機(jī)構(gòu)的文件整理歸檔工作。（5）保管期限―年度―問題分類法即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下面按問題分類。這種分類方法同樣適用于不宜按機(jī)構(gòu)分類的情況，多用于現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件整理歸檔工作。（6）問題―年度―保管期限分類法即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下面按保管期限分類。此方法適用于撤銷機(jī)構(gòu)的文件整理歸檔工作或歷史檔案整理工作。（7）年度―保管期限分類法即先將歸檔文件按年度分類，再在年度下面按保管期限分類。此種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單的基層單位。（8）保管期限―年度分類法即先將歸檔文件按保管期限分類，再在保管期限下面按年度分類。這種分類方法適用內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單的基層單位。（三）類內(nèi)檔案的系統(tǒng)排列一個全宗內(nèi)的檔案，經(jīng)過分類后，需要在每個類內(nèi)將案卷按相互之間的聯(lián)系，確定前后次序，即為案卷排列。案卷排列一般按案卷形成的時間順序和各案卷內(nèi)容上的相互聯(lián)系進(jìn)行，即內(nèi)容聯(lián)系密切的案卷排在一起，形成時間早的案卷排在前面，時間晚的案卷依時間先后依次往后排。（四）編制案卷目錄1．以全宗內(nèi)檔案分類的類別為單位編制的案卷目錄2．按保管期限編制的案卷目錄3．按保管期限結(jié)合分類方案編制的案卷目錄4.按機(jī)密程度分別編制的案卷目錄四、檔號（一）概念檔案是檔案實(shí)體管理編號的總稱，它包括全宗號、案卷目錄號、類別號、案卷號、件號和頁（張）等。其中全宗號是檔案館指定給每個全宗的代碼，案卷目錄號是全宗內(nèi)每一本案卷目錄的代碼，類別號是檔案類目的代碼，案卷號是檔案館、室內(nèi)案卷排列的順序號，件號是卷內(nèi)文件的順序號，頁（張）號是卷內(nèi)文件每頁（張）的順序號。（二）結(jié)構(gòu)檔號的結(jié)構(gòu)采用層次碼，即以檔案實(shí)體分類的從屬、層次關(guān)系為排列順序的代碼。檔號的結(jié)構(gòu)大體可分為兩種：第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號—案卷目錄號—案卷號—件或頁（張）號。第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號—類別號—案卷號—件或頁（張）號。第三種結(jié)構(gòu)為：類別號—項(xiàng)目號—案卷號—件、頁(張?zhí)?。（三）編制方法1.全宗號全宗號用四位代碼標(biāo)識，其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一類別全宗順序號。2.案卷目錄號案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置，可按年度或階段、組織機(jī)構(gòu)、問題、檔案種類、保管期限、檔案載體形態(tài)分別設(shè)置案卷目錄并編號。3.類別號類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識。類別號應(yīng)