文件歸檔管理規(guī)定

第第頁文件歸檔管理規(guī)定總則第一條為規(guī)范XXXXXX公司（以下簡稱公司）文件材料的歸檔工作，完整、系統(tǒng)的保存公司檔案，特制定此規(guī)定。第二條歸檔的公司文件材料是指公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值和目前正在執(zhí)行的各種規(guī)章制度、流程等正式文件。

第三條公司應(yīng)建立文件材料歸檔制度，明確公司文件材料的歸檔范圍、時間、要求，保證歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

第四條公司文件材料歸檔工作應(yīng)納入公司各項工作計劃，納入公司領(lǐng)導(dǎo)工作議程，納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

公司和各中心、職能部門需設(shè)置專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)所形成的文件材料的收集、整理，并按要求交總經(jīng)理辦進行歸檔。

第五條公司總經(jīng)理辦檔案室負(fù)責(zé)本公司及所屬單位文件材料歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第六條公司應(yīng)建立文件材料歸檔責(zé)任追究制度。不按要求歸檔的應(yīng)由有關(guān)單位追究當(dāng)事人或部門的責(zé)任。

第二章歸檔范圍

第七條公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料及各中心制度、流程應(yīng)列入歸檔范圍。

第八條歸檔文件材料的來源：

（一）本公司內(nèi)部形成的重要文件材料，包括但不限于各種決定、流程規(guī)定、制度、標(biāo)準(zhǔn)表格、會議紀(jì)要等；

（二）本公司所屬單位和派出機構(gòu)應(yīng)報本公司的文件材料；

（三）本公司引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料；

（四）本公司參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本公司提交的文件材料；

（五）本公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料。（六）與本公司相關(guān)的各種媒體的報道。（七）本公司重大的營銷策劃相關(guān)活動材料。

第九條歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、電子文檔、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

第三章歸檔時間

第十條管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的一個月內(nèi)歸檔。

第十一條外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。第十二條項目性的文件應(yīng)在項目完成后一個月內(nèi)完成歸檔。

第十三條公司內(nèi)部形成的制度流程規(guī)定等應(yīng)在審批結(jié)束后一周內(nèi)歸檔，并在一周內(nèi)更新OA系統(tǒng)上的文件。

第十四條電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

第十五條磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。

第十六條下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

（一）變更、修改、補充的文件材料；

（二）公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；

（三）其他臨時活動中形成的文件材料。

第四章歸檔要求

第十七條整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范要求。

第十八條歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。第十九條反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。第二十條歸檔文件材料一般一式一份。重要的，利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。第二十一條歸檔的紙質(zhì)文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有認(rèn)證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。

第二十二條所有需要歸檔的文件及審批文檔，必須形成只讀的電子文檔，與紙質(zhì)文件一同歸檔。

第二十三條電子文檔存儲時分別存儲兩個地方，保證文檔的安全性。

第二十四條有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。

第二十五條公司和各中心、職能部門的專（兼）職檔案人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或基礎(chǔ)上負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向總經(jīng)理辦移交。重要項目的文件材料移交時間應(yīng)編寫歸檔說明。

總經(jīng)理辦接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件材料質(zhì)量。

第二十六條交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。第二十七條公司和各中心、職能部門的專（兼）職檔案人員必須將內(nèi)部管理規(guī)定放在OA上以供查閱，且要及時更新。第五章歸檔監(jiān)督第二十八條本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室檔案室專人負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查；第二十九條檔案室監(jiān)督人員每月月初檢查上一月的文件歸檔情況，以及OA上的文件更新是否與紙質(zhì)文檔更新同步。第六章借閱第三十條各中心內(nèi)部的管理規(guī)定和流程，可以通過OA系統(tǒng)查閱。第三十一條需要借閱電子文檔人員，需要向總經(jīng)理辦檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案室人授權(quán)后可以閱讀電子文檔。檔案室人員在其使用完畢后要收回權(quán)限。第三十二條需要借閱紙質(zhì)文檔人員，需要向總經(jīng)理辦檔案室辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)定時間交回文件。第七章罰則第三十三條公司和各中心、職能部門的專（兼）職檔案人員沒有按照本規(guī)定要求的內(nèi)容和時間將文件上交歸檔，扣除該檔案人員XX元/份。同時扣除該主管領(lǐng)導(dǎo)XX元/份。第三十四條公司和