項目會議管理制度范本

項目會議管理制度范本第一章總則

一、目的與原則

為確保項目會議的規(guī)范化、高效化，提高項目決策與執(zhí)行能力，制定本會議管理制度。本制度遵循公開、民主、集中、效率的原則，旨在加強項目內(nèi)部溝通，促進信息共享，確保項目各項工作的順利推進。

二、適用范圍

本制度適用于項目組內(nèi)部所有層級會議，包括但不限于項目啟動會、周例會、月度總結(jié)會、專題協(xié)調(diào)會等。

三、會議分類

1.定期會議：按照項目周期或工作計劃定期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：根據(jù)項目需要或突發(fā)情況臨時召集的會議，如專題協(xié)調(diào)會、緊急情況應對會等。

3.外部會議：與項目相關(guān)的對外溝通、協(xié)調(diào)、匯報等會議。

四、會議組織與管理

1.會議的召集與主持：項目負責人或其指定人員負責召集并主持項目會議。

2.會議通知：會議通知應明確會議時間、地點、議程、參會人員等，提前發(fā)送給相關(guān)人員。

3.會議簽到：參會人員應在會議開始前進行簽到，確保會議的出勤情況得以記錄。

4.會議記錄：指定專人負責記錄會議內(nèi)容，包括會議議程、討論事項、決議等。

五、參會人員職責

1.項目負責人：負責會議的組織、決策及督促會議決議的執(zhí)行。

2.參會人員：積極參與會議討論，提出意見和建議，會后按照會議決議執(zhí)行相關(guān)工作。

3.會議記錄人：確保會議記錄的準確性、完整性，會后及時整理會議紀要。

六、制度修訂

本會議管理制度根據(jù)項目實際情況制定，如有需要，可根據(jù)項目進展和實際需求進行修訂。修訂過程應廣泛征求項目組成員的意見，確保修訂內(nèi)容的合理性和有效性。

七、附則

本會議管理制度作為項目組內(nèi)部管理規(guī)范，項目組成員應嚴格遵守。如有違反，將按照項目組相關(guān)規(guī)定予以處理。本制度自發(fā)布之日起生效。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議召集人應根據(jù)項目進展和實際需求，提前確定會議議題，并在會議通知中明確列出。

2.發(fā)送會議通知：會議召集人需提前發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括但不限于會議時間、地點、議題、參會人員等。

3.準備會議材料：會議相關(guān)人員應根據(jù)議題準備相關(guān)材料，并在會議前將材料發(fā)送給會議召集人，以便提前分發(fā)至各參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前進行簽到，確保會議的出勤情況得以記錄。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和預期目標。

3.討論與決策：

a)各議題負責人對議題進行詳細闡述，并提出解決方案。

b)參會人員針對議題展開討論，提出意見和建議。

c)會議主持人匯總討論成果，形成決策。

三、會議決策與執(zhí)行

1.會議決議：會議主持人對討論結(jié)果進行總結(jié)，形成明確的會議決議。

2.分工與責任：會議決議涉及的具體工作，需明確責任人和完成時限。

3.決策執(zhí)行：參會人員按照會議決議，及時開展相關(guān)工作，確保決策的落實。

四、會議記錄與整理

1.會議記錄：會議記錄人負責記錄會議內(nèi)容，包括會議議程、討論事項、決議等。

2.會議紀要整理：會議結(jié)束后，會議記錄人需在規(guī)定時間內(nèi)整理會議紀要，并提交給會議主持人審核。

3.會議紀要分發(fā)：會議紀要經(jīng)審核通過后，由會議召集人分發(fā)給各參會人員，以便了解會議內(nèi)容和決議。

五、會議反饋與跟蹤

1.參會人員對會議紀要內(nèi)容如有異議，應在規(guī)定時間內(nèi)向會議召集人提出。

2.會議召集人負責對異議進行核實并處理，確保會議紀要的準確性。

3.項目負責人或指定人員對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保工作進度和效果。

六、會議結(jié)束

1.會議主持人對本次會議進行簡要總結(jié)，并對下次會議議題進行預告。

2.參會人員離開會場，會議結(jié)束。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應包括會議基本信息、與會人員、討論內(nèi)容、決策事項、分工及責任、下次會議預告等內(nèi)容。

2.會議紀要由會議記錄人負責編制，需在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，并提交給會議主持人審核。

3.會議主持人應在收到會議紀要后48小時內(nèi)完成審核，確保紀要內(nèi)容的準確性。

4.審核通過的會議紀要由會議召集人負責發(fā)布，分發(fā)給各參會人員及相關(guān)部門。

二、會議紀要的執(zhí)行跟蹤

1.項目負責人或指定跟蹤人對會議決議的執(zhí)行情況進行定期檢查，確保工作按照會議紀要要求推進。

2.對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，應及時與相關(guān)人員溝通，協(xié)助解決，確保決議順利實施。

3.跟蹤人需記錄會議決議的執(zhí)行情況，包括進度、問題及解決方案等，并在下次會議時進行匯報。

三、會議紀要的更新與反饋

1.若會議決議在執(zhí)行過程中出現(xiàn)調(diào)整，跟蹤人應及時更新會議紀要，并將調(diào)整后的紀要重新發(fā)布。

2.參會人員對會議紀要內(nèi)容如有疑問或建議，應在接到紀要后48小時內(nèi)向會議召集人提出。

3.會議召集人負責收集反饋意見，對會議紀要進行修訂，并在必要時重新發(fā)布。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要需按照項目檔案管理要求進行歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.項目組成員有權(quán)查閱會議紀要，了解項目決策和執(zhí)行情況。

3.會議紀要的歸檔和查閱應遵循保密原則，防止泄露項目敏感信息。

五、會議紀要的考核與應用

1.會議紀要作為項目決策和執(zhí)行的依據(jù)，應納入項目組成員的績效考核范圍。

2.項目組應定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，分析原因，制定改進措施，提高項目決策和執(zhí)行效率。

3.會議紀要的分析與應用有助于總結(jié)項目經(jīng)驗，為今后的項目管理和決策提供參考。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，需提前向行政部門或指定管理人員提交會議室申請。

2.申請內(nèi)容包括會議時間、預計參會人數(shù)、所需設(shè)備等，以便管理人員進行會議室安排和設(shè)備準備。

3.管理人員根據(jù)申請順序和會議室使用情況，合理分配會議室資源，確保會議需求得到滿足。

二、會議室布置與設(shè)備

1.會議室布置應根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理調(diào)整，確保座位舒適、視線良好。

2.會議室內(nèi)應配備必要的設(shè)備，如投影儀、音響、白板、會議電話等，并保持設(shè)備完好。

3.會議前，管理人員應檢查設(shè)備運行情況，確保會議過程中設(shè)備正常使用。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持環(huán)境整潔。

2.參會人員應愛護會議室設(shè)施，遵守會議紀律，按時參加會議。

3.會議期間，手機應調(diào)至靜音或振動模式，如有緊急情況，請離開會議室接聽電話。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，應確保門窗關(guān)閉，防止無關(guān)人員進入。

2.會議室內(nèi)涉及項目保密內(nèi)容，參會人員需簽署保密協(xié)議，嚴守會議內(nèi)容，防止信息泄露。

3.會議結(jié)束后，管理人員應檢查會議室，確保無遺漏的保密資料和物品。

五、會議室維護與保潔

1.管理人員定期對會議室進行維護，包括設(shè)備檢查、設(shè)施維修等，確保會議室長期處于良好狀態(tài)。

2.會議結(jié)束后，保潔人員應及時清理會議室，保持環(huán)境整潔。

3.對于突發(fā)情況導致的會議室污染，應及時報告并采取相應措施進行清理。

六、會議室管理評價與改進

1.定期收集參會人員對會議室管理工作的意見和建議，以提高會議室管理水平。

2.根據(jù)反饋，不斷優(yōu)化會議室管理規(guī)定，完善會議室資源配置，提升會議體驗。

3.對會議室管理工作進行持續(xù)改進，為項目組提供優(yōu)質(zhì)、高效的會議環(huán)境。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，項目組全