公司外部文書(shū)管理制度

公司外部文書(shū)管理制度一、總則為規(guī)范公司對(duì)外文書(shū)的管理，提高文書(shū)處理效率，并保障文書(shū)的安全性和準(zhǔn)確性，特訂立本《公司外部文書(shū)管理制度》（以下簡(jiǎn)稱本制度）。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部相關(guān)部門和員工，具體包含但不限于合同、協(xié)議、報(bào)告、函件、備忘錄等對(duì)外往來(lái)的各類文書(shū)。三、文書(shū)的起草與審批涉及對(duì)外往來(lái)的各類文書(shū)的起草由相關(guān)部門進(jìn)行，起草人應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)的文書(shū)寫作本領(lǐng)。起草人應(yīng)依據(jù)公司的業(yè)務(wù)需求和合規(guī)要求，確保文書(shū)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，并符合法律法規(guī)的規(guī)定。文書(shū)起草完成后，需經(jīng)起草人本人審核，確保文書(shū)的語(yǔ)言通暢、邏輯清楚、表達(dá)準(zhǔn)確。審核后的文書(shū)需提交給上級(jí)主管審核，上級(jí)主管審查是否符合公司政策，并依據(jù)需要提出修改看法。經(jīng)上級(jí)主管審核通過(guò)后，文書(shū)需呈交給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行最終的審批。四、文書(shū)的分類和編號(hào)公司對(duì)外文書(shū)應(yīng)依照文件種類和屬性進(jìn)行分類，并建立相應(yīng)的編號(hào)制度。各類文書(shū)的分類和編號(hào)應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保文書(shū)的查找、歸檔和監(jiān)管的有效性和便捷性。文書(shū)的編號(hào)應(yīng)包含以下內(nèi)容：文件類型、編制部門、日期和次序號(hào)，示例如下：[文件類型]—[編制部門]—[日期]—[次序號(hào)]。各部門應(yīng)當(dāng)建立文書(shū)檔案，將歸檔文書(shū)依照分類和編號(hào)進(jìn)行整理和存放，并定期進(jìn)行檔案歸檔工作。五、文書(shū)的保密和復(fù)制對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私或其他緊要信息的文書(shū)，涉密部分應(yīng)在文書(shū)上標(biāo)注保密字樣，并妥當(dāng)進(jìn)行保管。文書(shū)的復(fù)制需遵守公司的復(fù)印和掃描政策，未經(jīng)授權(quán)，嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳播或外泄公司文書(shū)。借閱、復(fù)印等操作需記錄借閱人、借閱日期和借閱目的，并嚴(yán)格掌控文書(shū)的借閱權(quán)限。六、文書(shū)的傳遞和溝通文書(shū)的傳遞和溝通應(yīng)選擇安全可靠的方式，確保文書(shū)的完整性和準(zhǔn)確性。電子文檔的傳遞和共享應(yīng)使用公司統(tǒng)一的郵箱或網(wǎng)絡(luò)文檔系統(tǒng)，在發(fā)送前應(yīng)認(rèn)真檢查文檔內(nèi)容和收件人信息，避開(kāi)誤發(fā)或丟失?？陬^轉(zhuǎn)達(dá)文書(shū)內(nèi)容時(shí)，應(yīng)確保信息傳遞的準(zhǔn)確性，并及時(shí)進(jìn)行書(shū)面確認(rèn)，避開(kāi)信息失真或遺漏。七、文書(shū)的歸檔和保管文書(shū)歸檔應(yīng)依照公司的文件歸檔規(guī)定進(jìn)行，確保文書(shū)的完整保管和易查找性。歸檔的文書(shū)應(yīng)注明歸檔日期、歸檔人員，并進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。歸檔文書(shū)的保管環(huán)境應(yīng)滿足溫度、濕度和通風(fēng)要求，并定期進(jìn)行檢查和整理，確保文書(shū)的安全性和防火防水措施的有效性。八、文書(shū)的存續(xù)和銷毀公司對(duì)外文書(shū)應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定和公司內(nèi)部的文件保存規(guī)定，設(shè)定文書(shū)存續(xù)期限。存續(xù)期限屆滿的文書(shū)應(yīng)依據(jù)公司的文件銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保文書(shū)的合規(guī)處理和信息安全。文書(shū)的銷毀應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并依照規(guī)定的程序進(jìn)行，銷毀后需填寫銷毀記錄，并由相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)督和檢查。九、違反本制度的處理對(duì)違反本制度的相關(guān)人員，公司將采取相應(yīng)的紀(jì)律處分措施，并保存追究相應(yīng)法律責(zé)任的權(quán)利。十、附則本制度的解釋權(quán)歸公司負(fù)責(zé)