對(duì)各分包單位資料管理制度

對(duì)各分包單位資料管理制度各分包單位資料管理制度第一章總則為規(guī)范各分包單位的資料管理，確保資料的完整性、安全性及有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，特制定本制度。資料管理是確保項(xiàng)目順利進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)，涉及到項(xiàng)目的各個(gè)方面，包括合同、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)資料等，關(guān)系到公司利益及法律責(zé)任。第二章適用范圍本制度適用于所有與公司合作的分包單位，包括但不限于建筑工程分包、設(shè)備安裝分包、材料供應(yīng)分包等。所有分包單位須遵循本制度的規(guī)定，確保資料管理的規(guī)范性和有效性。第三章管理規(guī)范3.1資料分類資料分為以下幾類：1.合同資料：包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更通知等。2.技術(shù)資料：包括施工圖紙、技術(shù)規(guī)范、施工方案、質(zhì)檢報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)資料：包括發(fā)票、付款記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.其他資料：包括會(huì)議記錄、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、人員考勤等。3.2資料收集與整理各分包單位應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，建立資料收集與整理機(jī)制，確保資料的及時(shí)、完整收集。資料應(yīng)按類別進(jìn)行整理，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案雙重管理。1.所有資料應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核后歸檔。2.紙質(zhì)檔案需使用統(tǒng)一格式的檔案袋進(jìn)行存放，確保資料不被損壞。3.電子檔案需定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.3資料保管各分包單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的保管工作，確保資料的安全與完整。1.紙質(zhì)資料應(yīng)保存在專用檔案室，檔案室需具備防火、防潮、防盜等安全設(shè)施。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或云存儲(chǔ)系統(tǒng)中，訪問權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，確保資料不被非法訪問。第四章操作流程4.1資料的收集流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向分包單位提出資料收集要求。2.各分包單位按要求收集相關(guān)資料，并進(jìn)行初步整理。3.收集完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核資料的完整性與合規(guī)性。4.資料通過審核后，進(jìn)行歸檔。4.2資料的借用與查閱流程1.如需借用或查閱資料，需填寫《資料借用申請(qǐng)表》，并提交給資料管理負(fù)責(zé)人。2.資料管理負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)并進(jìn)行登記。3.借用資料的員工需在使用后及時(shí)歸還，并確保資料的完整性。4.3資料的轉(zhuǎn)遞流程1.資料轉(zhuǎn)遞需由資料管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行，確保資料的安全。2.轉(zhuǎn)遞資料應(yīng)填寫《資料轉(zhuǎn)遞單》，并由接收方簽字確認(rèn)。3.所有轉(zhuǎn)遞的資料需使用密封袋進(jìn)行保護(hù)，嚴(yán)禁個(gè)人隨意攜帶。第五章監(jiān)督機(jī)制5.1監(jiān)督職責(zé)公司設(shè)立資料監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)各分包單位資料管理的監(jiān)督與檢查。監(jiān)督小組定期對(duì)資料管理情況進(jìn)行評(píng)估，確保各項(xiàng)規(guī)定的落實(shí)。5.2資料檢查1.監(jiān)督小組每季度進(jìn)行一次資料檢查，重點(diǎn)關(guān)注資料的完整性、安全性及合規(guī)性。2.檢查結(jié)果需形成書面報(bào)告，并反饋給相關(guān)分包單位。5.3違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)各分包單位未按照本制度執(zhí)行資料管理，監(jiān)督小組有權(quán)采取如下措施：1.提出整改意見，限期整改。2.對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，依法追究責(zé)任。第六章附則本制度由公司資料管理辦公室解釋，自頒布之日起實(shí)施。所有分包單位需認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格執(zhí)行本制度，確保資料管理工作落到實(shí)處。為適應(yīng)組織發(fā)展及相關(guān)法律法規(guī)的變化，制度可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂，修訂流程由資料管理辦公室負(fù)責(zé)。---結(jié)束語(yǔ)通過本制度的實(shí)施，我們希望各分包單位能夠加強(qiáng)資料管理，確保資料的安全與有效利用