房地產企業(yè)檔案管理辦法

PAGEPAGE1房地產企業(yè)檔案管理辦法第一章檔案管理機構與職責第一條年度組織結構圖下發(fā)后5日內，公司組織成立檔案管理小組，總經理任組長，分管領導任副組長，明確公司檔案員和部門檔案員，形成檔案管理網絡圖。第三條更換部門檔案員的，應通知公司檔案員，并由公司檔案員向組長、副組長報備；由部門負責人組織、公司檔案員監(jiān)督新老部門檔案員檔案交接工作。第四條更換公司檔案員的，由直接上級向組長、副組長報告審批；直接上級監(jiān)督新老公司檔案員檔案交接工作。第五條檔案管理小組成員職責（一）組長對公司檔案工作負全面責任，負責檔案管理督導工作，審核批準檔案管理網絡圖。（二）副組長負責檔案管理具體指導工作。（三）公司檔案員職責：1、負責檔案管理制度及辦法的宣貫工作。2、根據公司業(yè)務開展和人員變更情況完善檔案管理網絡圖。3、制定年度檔案管理工作計劃并實施。4、擬定年度檔案歸檔通知，明確歸檔范圍、要求、責任分工及時間安排，并負責監(jiān)督實施。5、接收、檢查部門檔案員歸檔的檔案文件并正式立卷歸檔。6、負責公司檔案的保管和查詢、借閱。7、負責公司大事記匯總整理工作。（四）部門檔案員職責1、負責本部門文件材料的收集、鑒別、整理和歸檔工作。2、對本部門所屬的文件材料進行預立卷，并按規(guī)定移交檔案室。3、負責本部門檔案資料的日常保管和利用工作。4、負責編寫本部門業(yè)務范圍內大事記。第二章檔案分類、歸檔范圍和時間第一條結合公司實際情況，將檔案統(tǒng)一劃分為以下十一大類：經營及開發(fā)類證書檔案、合同檔案、基建類檔案、行政文書檔案、銷售文書檔案、設備（儀器）檔案、財務檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案。第二條部門檔案員按本章規(guī)定的歸檔范圍、分類標準和時間要求，對本部門檔案進行收集、整理、預立卷和歸檔；部門檔案員和公司檔案員應加強溝通，結合實際情況，優(yōu)化分類標準。第三條經營及開發(fā)類證書檔案（一）范圍或分類1、資質證書：主要包括與企業(yè)經營管理有關的各類證書，如營業(yè)執(zhí)照、房地產開發(fā)企業(yè)資質證書、開戶許可證等。2、基建證書：主要指與項目開發(fā)建設有關的各類證書及批文，如土地證、建設用地規(guī)劃許可證、立項批復、建筑工程規(guī)劃許可證、綠化規(guī)劃許可證、建筑工程施工許可證、質量監(jiān)督證書、結建人防工程施工許可證、商品房預售許可證等。（二）歸檔時間和要求：形成后5日內，由部門檔案員負責收集、移交檔案室。第四條合同類檔案（一）范圍或分類：指業(yè)務往來合同及審批附件。（二）歸檔時間和要求：1、合同蓋章后，發(fā)起部門檔案員將1份合同移交公司檔案員，公司檔案員在每頁頁眉處加蓋“歸檔章”后歸檔，該份存檔合同只接受查詢校閱，不可借出；可分設計與工程、材料（設備）采購、營銷推廣、行政及其他等類別。部門檔案員負責將合同及審批附件按年度歸檔。第五條基建類檔案（一）范圍或分類：指項目提出、立項、審批、勘察設計、施工、材料（設備）采購、監(jiān)理、驗收等工程建設及管理過程中形成的文件資料，主要包括勘察測繪及設計文件（圖紙）、招標（議標）資料、設計變更、簽證及批價資料、結算資料、施工管理文件、報批報建資料、施工文件、監(jiān)理文件、驗收資料、竣工資料等。（二）歸檔時間和要求1、勘察測繪及設計文件：主要包括規(guī)劃方案、單體設計方案、請照圖、施活動形成的照片、影像等資料；于活動結束后15日內歸檔。第十二條實物檔案（一）范圍或分類：主要包括工法、專利、榮譽證書、獎狀、獎杯、獎牌、牌匾等實物。（二）歸檔時間和要求：形成后3日內歸檔。第十三條電子檔案（一）范圍或分類：包括反映公司主要職能活動、存有重要數據信息的U盤、硬盤、光盤。（二）歸檔時間和要求：由部門檔案員收集，確保載體清潔、無劃痕、無病毒，按年度檔案歸檔通知要求歸檔，同時留存一套供日常利用。第十四條大事記部門檔案員負責本部門業(yè)務范圍內大事記編寫工作，每季度結束后5日內提交給公司檔案員。第三章歸檔程序和要求第一條檔案立卷以部門為主，在此基礎上按業(yè)務內容分類；多個部門參與業(yè)務形成的檔案，由首先發(fā)起部門或業(yè)務聯系最密切部門主導、其他部門配合完成文件資料收集、整理和歸檔工作，公司檔案員按照業(yè)務聯系緊密、便于查找原則決定正式立卷歸檔所屬部門；經營及開發(fā)證書檔案、電子檔案、聲像檔案、人事檔案、實物檔案和設備儀器檔案分別單獨立卷。第二條部門檔案員負責本部門檔案的預立卷工作，主要工作內容為：收集資料；確定資料符合歸檔要求；分類；整理（更換鋼釘裝訂）；編制目錄；標注件號和頁碼；明確盒脊內容（檔案內容、類別、盒號）；入盒。第三條部門檔案員根據檔案歸檔范圍和時間要求，按年度或隨時將預立卷檔案移交公司檔案員，雙方當面清點、確定是否符合歸檔要求并簽署移交清單或互相在收發(fā)文本上簽字確認。第四條公司檔案員每年5月底完成上年度檔案正式歸檔工作，主要工作內容有：檢查各部門移交的預立卷檔案完整程度；檢查目錄與內容是否一致；合理排列各部門檔案并確定總盒數；粘貼盒脊，確保盒號連續(xù)統(tǒng)一；編制年度檔案檢索目錄；進行年度檔案統(tǒng)計。第五條文件歸檔應遵守以下要求：（一）歸檔的文件材料應完整、準確、系統(tǒng)，簽署齊全。（二）歸檔的文件資料應質地優(yōu)良、字跡線條清晰、工整、耐久，符合檔案保管要求。（三）不符合要求的檔案材料，公司檔案員應退還部門檔案員要求限期整改。（四）歸檔文件材料應是原件，有蓋電子章歸檔的，應注明原因。（五）歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件目錄一并歸檔。（六）歸檔紙質文件材料中，有重要修改意見、批示的修改稿、行文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。（七）不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，跨年度的請示與批復放在批復年度歸檔，沒有復文的放在請示年度歸檔。第四章檔案借閱與利用第一條公司檔案員負責建立公司檔案電子目錄，確保目錄內容合理、完整、準確，便于查詢。第二條只允許公司內部人員借閱檔案，借閱者須如實填寫《借閱檔案申請單》，報請部門負責人、分管領導、總經理批準后方可借閱；財務檔案只能由財務人員方能借閱。第三條借閱者須填寫《借閱檔案登記簿》，負責維護檔案的完整與安全，不得遺失，并按時歸還；公司檔案員應每月至少三次清查登記簿情況，督促檔案借閱人按時歸還檔案；歸還時當面認真清點和檢查，并在借閱登記簿上注銷。第四條各類檔案原則上均應在指定地點查閱，確因工作需要借出使用的，可辦理借閱手續(xù)，期限不得超過1周，若繼續(xù)使用，須辦理續(xù)借手續(xù)，但最多不得超過三次，連續(xù)累計借閱時間不得超過1個月。借閱的檔案不準再轉借他人，借用者須愛護檔案，不準在文件上勾劃、圈點、批注、涂改，不準折卷、抽頁和玷污檔案。第五章檔案保管及庫房管理第一條各類檔案按紙質、電子、聲像、實物分類存放。檔案放置必須有滿足需要的檔案櫥柜、裝具，檔案柜架擺放合理；要有專用的檔案室。第二條公司檔案員對案卷保存情況應定期檢查，定期更換防蟲藥物，發(fā)現霉變、破損等情況，應及時采取搶救措施。第三條為確保檔案的安全和有效提供利用，須將檔案庫房、閱覽室、辦公室三分開；檔案庫房須保持適宜的溫、濕度，檔案庫房溫度范圍14-24℃±2℃，相對濕度范圍45-60%±5%（注：±2℃、±5%表示一晝夜內允許波動的幅度）。同時必須具備防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染防有害氣體等“十防第四條嚴禁在檔案庫房內吸煙及存放易燃易爆物品，須配備足夠滅火器并定期檢查。第五條檔案庫房是機要重地，未經檔案管理人員許可，不得擅自進入庫房。檔案庫房應隨手關門，妥善保管好庫房鑰匙，下班