政府會(huì)議紀(jì)要管理制度

政府會(huì)議紀(jì)要管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范政府會(huì)議的組織、召開(kāi)及會(huì)議紀(jì)要的編制、審批、傳達(dá)和落實(shí)，提高會(huì)議效率與決策執(zhí)行力，依據(jù)《中華人民共和國(guó)行政處罰法》、《中華人民共和國(guó)行政監(jiān)察法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我單位實(shí)際情況，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于政府機(jī)關(guān)及其所屬各部門(mén)、單位的各類會(huì)議管理，包括但不限于：工作會(huì)議、專題會(huì)議、例會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議性質(zhì)分類

會(huì)議按性質(zhì)分為決策性會(huì)議、協(xié)調(diào)性會(huì)議、報(bào)告性會(huì)議和研討性會(huì)議。

-決策性會(huì)議：研究決定重大事項(xiàng)，形成決策的會(huì)議。

-協(xié)調(diào)性會(huì)議：解決跨部門(mén)、跨單位協(xié)作問(wèn)題的會(huì)議。

-報(bào)告性會(huì)議：匯報(bào)工作進(jìn)展、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的會(huì)議。

-研討性會(huì)議：針對(duì)特定問(wèn)題進(jìn)行討論、研究、提出建議的會(huì)議。

第四條會(huì)議層級(jí)

會(huì)議按層級(jí)分為高層會(huì)議、中層會(huì)議和基層會(huì)議。

-高層會(huì)議：由單位領(lǐng)導(dǎo)主持，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加的會(huì)議。

-中層會(huì)議：由各部門(mén)負(fù)責(zé)人主持，相關(guān)人員參加的會(huì)議。

-基層會(huì)議：由各部門(mén)內(nèi)部組織，相關(guān)人員參加的會(huì)議。

第五條會(huì)議紀(jì)律

參會(huì)人員必須嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加，不得遲到、早退、無(wú)故缺席。會(huì)議期間，應(yīng)保持手機(jī)靜音，不得隨意走動(dòng)，不得交頭接耳，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

第六條會(huì)議決策執(zhí)行

會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人和完成時(shí)限。相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)按照會(huì)議決策，認(rèn)真組織落實(shí)，確保工作順利進(jìn)行。

第七條會(huì)議管理制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。修訂方案由辦公室提出，報(bào)請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

第八條會(huì)議籌備

-會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議目的、議題、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)等，并提前至少三個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知。

-會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員名單、會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)、預(yù)備資料及其他注意事項(xiàng)。

-需要參會(huì)人員準(zhǔn)備匯報(bào)材料或意見(jiàn)建議的，會(huì)議組織者應(yīng)提前明確要求，并提供必要的背景資料。

第九條會(huì)議簽到

-參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行簽到，會(huì)議組織者負(fù)責(zé)記錄參會(huì)人員到場(chǎng)情況。

-會(huì)議組織者應(yīng)確保簽到表的準(zhǔn)確性和完整性，以便于后續(xù)的出勤考核。

第十條會(huì)議議程

-會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，主持人負(fù)責(zé)掌握會(huì)議進(jìn)度，確保每個(gè)議題都得到充分討論。

-如有緊急或重要事項(xiàng)需要臨時(shí)增加，主持人可提出，經(jīng)參會(huì)人員一致同意后加入議程。

第十一條會(huì)議討論

-討論議題時(shí)，主持人應(yīng)確保每位參會(huì)人員都有機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)，鼓勵(lì)充分、開(kāi)放的討論。

-討論過(guò)程中，會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄各方觀點(diǎn)、決策結(jié)果和行動(dòng)計(jì)劃。

第十二條會(huì)議決策

-對(duì)于需要決策的議題，主持人應(yīng)引導(dǎo)形成明確的決策結(jié)果。

-決策結(jié)果應(yīng)記錄在案，包括決策內(nèi)容、負(fù)責(zé)執(zhí)行的責(zé)任人、完成時(shí)限等。

第十三條會(huì)議總結(jié)

-會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作要求。

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議總結(jié)內(nèi)容，以及所有決策事項(xiàng)的執(zhí)行要求和跟蹤機(jī)制。

第十四條會(huì)議紀(jì)要的編制與分發(fā)

-會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)編制，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)完成初稿，并提交給主持人審核。

-審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議組織者及時(shí)分發(fā)給所有參會(huì)人員，并按照規(guī)定存檔。

第十五條會(huì)議后續(xù)工作

-會(huì)議決策的執(zhí)行情況應(yīng)由責(zé)任部門(mén)定期匯報(bào)，會(huì)議組織者負(fù)責(zé)跟蹤督促。

-對(duì)于執(zhí)行中遇到的問(wèn)題和困難，應(yīng)及時(shí)反饋給主持人，必要時(shí)召開(kāi)后續(xù)會(huì)議進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。

第十六條會(huì)議效果的評(píng)估

-會(huì)議組織者應(yīng)在每次會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，包括決策執(zhí)行情況、會(huì)議效率等。

-根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議流程和管理制度進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十七條會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

-會(huì)議紀(jì)要完成后，應(yīng)由主持人進(jìn)行審批，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

-審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)正式發(fā)布，并明確指定發(fā)布范圍和接收對(duì)象。

第十八條會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的議題、討論過(guò)程、決策結(jié)果、責(zé)任分配、完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。

-紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)清晰、條理分明，便于理解和執(zhí)行。

第十九條會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行跟蹤

-會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行跟蹤機(jī)制，定期檢查決策事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度。

-責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要要求，及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展和存在的問(wèn)題。

第二十條執(zhí)行情況的反饋與處理

-對(duì)于執(zhí)行中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題，責(zé)任部門(mén)應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議組織者。

-會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)情況，協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)解決，或提請(qǐng)主持人召開(kāi)專題會(huì)議進(jìn)行研究。

第二十一條會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

-歸檔后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)便于查閱，對(duì)于未完成的決策事項(xiàng)，應(yīng)定期更新執(zhí)行情況。

第二十二條執(zhí)行結(jié)果的評(píng)估與報(bào)告

-會(huì)議決策執(zhí)行結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)組織對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估。

-評(píng)估結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，向主持人匯報(bào)，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲和后續(xù)工作調(diào)整。

第二十三條持續(xù)改進(jìn)機(jī)制

-會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況應(yīng)作為會(huì)議管理制度改進(jìn)的重要依據(jù)。

-會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)跟蹤落實(shí)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善會(huì)議管理制度，提高決策執(zhí)行效率。

第二十四條責(zé)任追究

-對(duì)于未按會(huì)議紀(jì)要要求執(zhí)行或執(zhí)行不力的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

-責(zé)任追究機(jī)制應(yīng)明確，確保會(huì)議決策的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第二十五條會(huì)議室預(yù)訂

-會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂時(shí)應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

-預(yù)訂應(yīng)通過(guò)統(tǒng)一的會(huì)議室管理系統(tǒng)進(jìn)行，以避免時(shí)間沖突和資源浪費(fèi)。

第二十六條會(huì)議室配置

-會(huì)議室應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和規(guī)模進(jìn)行合理配置，包括但不限于會(huì)議桌椅、投影設(shè)備、音響系統(tǒng)、白板等。

-會(huì)議室應(yīng)保持干凈、整潔，設(shè)備功能正常，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

第二十七條會(huì)議室使用規(guī)范

-使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得損壞設(shè)備，不得在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

-會(huì)議結(jié)束后，使用人應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀，并關(guān)閉所有設(shè)備電源。

第二十八條會(huì)議室安全管理

-會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保安全通道暢通，消防設(shè)施正常。

-會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議期間的安全管理，對(duì)于涉及敏感信息的會(huì)議，應(yīng)采取保密措施。

第二十九條會(huì)議室維護(hù)與更新

-定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備處于良好狀態(tài)。

-根據(jù)實(shí)際需要和科技發(fā)展，適時(shí)更新會(huì)議室設(shè)備，提升會(huì)議效率。

第三十條會(huì)議室使用效率評(píng)估

-定期對(duì)會(huì)議室使用效率進(jìn)行評(píng)估，分析使用情況，優(yōu)化預(yù)訂和管理流程。

-通過(guò)評(píng)估結(jié)果，合理調(diào)整會(huì)議室資源分配，提高利用率。

第三十一條特殊會(huì)議室管理

-對(duì)于特殊會(huì)議室，如視頻會(huì)議室、保密會(huì)議室等，應(yīng)制定專門(mén)的管理制度。

-使用特殊會(huì)議室時(shí)，應(yīng)遵守相應(yīng)規(guī)定，確保會(huì)議的保密性和技術(shù)要求。

第三十二條會(huì)議室環(huán)保要求

-會(huì)議室管理應(yīng)遵循環(huán)保原則，提倡使用環(huán)保材料，減少一次性用品的