銀行營業(yè)會議室管理制度

銀行營業(yè)會議室管理制度第一章總則

為了加強銀行營業(yè)會議室的管理，提高會議效率，確保會議的嚴肅性、規(guī)范性和有效性，根據(jù)銀行相關規(guī)定，特制定本管理制度。

一、目的與原則

1.本管理制度旨在規(guī)范銀行營業(yè)會議室的使用，保障各類會議的順利進行，提高工作效率。

2.會議管理應遵循高效、務實、節(jié)約、環(huán)保的原則。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于銀行營業(yè)會議室的預訂、使用、管理及維護。

2.本管理制度適用于銀行內(nèi)部各類會議的組織、召開和參會人員。

三、會議類型

1.例會：定期召開的會議，如周例會、月例會等。

2.專題會：針對某一特定議題召開的會議。

3.總結(jié)會：階段性工作總結(jié)和部署的會議。

4.臨時會：因工作需要臨時召開的會議。

四、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由會議主持人負責。

2.會議主持人應明確會議目的、議程、參會人員及預期成果。

3.會議主持人應確保會議內(nèi)容符合國家法律法規(guī)、銀行規(guī)章制度及本管理制度。

五、參會人員職責

1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退。

2.參會人員應積極參與討論，提出建設性意見和建議。

3.參會人員應遵守會議紀律，保守會議秘密。

六、違規(guī)處理

1.對于違反本管理制度的會議組織者或參會人員，將視情節(jié)給予相應處罰。

2.對于違反會議紀律、影響會議正常進行的個人或單位，將依法依規(guī)追究責任。

本管理制度自發(fā)布之日起施行，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。請各部門嚴格遵守，共同維護良好的會議環(huán)境。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議主持人根據(jù)工作需要，確定會議主題、議程、參會人員及會議時間，提前填寫會議申請表，提交至會議室管理部門。

2.會議室管理部門收到會議申請后，對申請進行審核，確保會議時間、地點無沖突，并及時反饋給會議主持人。

3.會議主持人收到會議室管理部門的確認反饋后，通知參會人員，并明確會議議程。

二、會議通知

1.會議主持人應在會議召開前至少1個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

2.會議通知應采用書面形式，包括電子郵件、短信或紙質(zhì)通知等。

三、會議簽到

1.會議開始前，由會議主持人或指定人員負責參會人員的簽到工作。

2.簽到時應記錄參會人員的姓名、部門及簽到時間。

3.簽到信息應作為會議紀要的組成部分，以便統(tǒng)計參會人員出勤情況。

四、會議進行

1.會議主持人按照議程主持會議，確保會議內(nèi)容緊湊、高效。

2.會議主持人應引導參會人員圍繞會議主題展開討論，鼓勵發(fā)表建設性意見和建議。

3.會議過程中，會議記錄人應認真記錄會議內(nèi)容，包括討論重點、決策結(jié)果等。

五、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，對會議事項進行總結(jié)，形成決策。

2.會議決策應明確責任人、完成時限等要素，確保決策的執(zhí)行。

3.會議決策應記錄在會議紀要中，由會議主持人簽字確認。

六、會議總結(jié)與反饋

1.會議結(jié)束后，會議主持人應對會議進行總結(jié)，評價會議效果，并向參會人員表示感謝。

2.會議紀要應在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成，由會議主持人審核后發(fā)送給參會人員。

3.參會人員收到會議紀要后，如有異議，應在1個工作日內(nèi)提出，否則視為認可會議紀要內(nèi)容。

七、會議資料的歸檔

1.會議紀要、簽到表等相關資料應整理歸檔，保存期限至少為一年。

2.歸檔資料應便于查閱，確保會議決策的執(zhí)行和追溯。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應準確記錄會議的時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等信息。

2.會議紀要由會議記錄人負責編制，會議主持人負責審核。

3.審核通過的會議紀要應在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，通過電子郵件、銀行內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)送給所有參會人員及相關部門。

二、會議紀要的執(zhí)行與跟蹤

1.會議紀要中明確的任務和決策，應明確責任人和完成時限。

2.責任人應按照會議紀要的要求，制定具體行動計劃，并按時推進任務執(zhí)行。

3.會議主持人或指定專人負責對會議紀要中任務的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保決策落到實處。

三、執(zhí)行情況的反饋與評估

1.責任人應在任務完成后，向會議主持人反饋執(zhí)行情況，包括成果、存在的問題及改進措施。

2.會議主持人應對反饋結(jié)果進行評估，對未完成的任務要求責任人說明原因，并督促其盡快完成。

3.對于跨部門協(xié)作的任務，會議主持人應協(xié)調(diào)相關部門，確保任務順利推進。

四、會議紀要的更新與歸檔

1.如任務執(zhí)行過程中出現(xiàn)重大調(diào)整，會議紀要應相應更新，并及時通知相關人員。

2.更新的會議紀要需重新進行審核，確保信息的準確性和完整性。

3.會議紀要及其更新版本應按照規(guī)定進行歸檔，便于日后查閱和追溯。

五、會議紀要的監(jiān)督與問責

1.對于未按會議紀要執(zhí)行或執(zhí)行不力的責任人，會議主持人有權(quán)進行提醒、督促，并根據(jù)實際情況報告上級管理部門。

2.銀行應建立健全會議紀要執(zhí)行情況的監(jiān)督機制，對執(zhí)行不力的情況進行問責，確保會議決策的有效實施。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門或個人需提前向會議室管理部門提交會議室使用申請。

2.申請內(nèi)容包括會議時間、預計參會人數(shù)、會議類型、所需設備等。

3.會議室管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，確認無沖突后予以安排。

二、會議室使用

1.使用會議室時，應愛護公共設施，保持環(huán)境整潔。

2.會議室使用期間，嚴禁吸煙、大聲喧嘩，確保會議室內(nèi)外秩序井然。

3.如需調(diào)整會議時間或取消會議，應提前通知會議室管理部門，以便及時調(diào)整會議室安排。

三、會議室設備管理

1.會議室設備由會議室管理部門負責維護和管理。

2.使用會議室設備時，應遵循操作規(guī)程，不得擅自拆卸、改裝設備。

3.若設備出現(xiàn)故障，應及時報告會議室管理部門進行維修，確保設備正常運行。

四、會議室安全保障

1.會議室管理部門應定期檢查會議室的安全設施，如消防器材、疏散通道等，確保會議安全。

2.使用會議室時，應遵守安全規(guī)定，不得私拉亂接電源，避免安全隱患。

3.會議期間，應指定專人負責安全監(jiān)督，遇緊急情況時，及時引導參會人員疏散。

五、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室管理部門負責會議室的日常清潔工作，確保會議室環(huán)境衛(wèi)生。

2.使用會議室時，參會人員應保持環(huán)境衛(wèi)生，不亂丟垃圾，不損壞公共設施。

3.會議結(jié)束后，應將會議室恢復原狀，確保下一次會議的正常使用。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或單位，會議室管理部門有權(quán)進行制止，并視情節(jié)給予相應處罰。

2.對于造成設備損壞或安全事故的責任人，應依法依規(guī)追究責任，并承擔相應的經(jīng)濟賠償。

第五