醫(yī)院檔案管理制度

第第頁醫(yī)院檔案管理制度****醫(yī)院檔案管理制度一、歸檔范圍1、醫(yī)院與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等相關(guān)法律文件及各類審批文件（合同、工程的審批）。2、緊要的會議紀要，醫(yī)院的管理委員會、各委員會的討論決議。3、醫(yī)院與上級單位的溝通文件，包含向上級單位的遞交料子以及上級單位的批復文件。4、醫(yī)院的醫(yī)技人員及醫(yī)療輔佑襄助人員的任免決議、嘉獎以及相關(guān)的處分文件。5、醫(yī)院的年終總結(jié)、各類緊要會議的報告性文件。6、醫(yī)院重點事跡的照片、音頻影像料子等電子數(shù)據(jù)。7、醫(yī)院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關(guān)資質(zhì)證書。8、醫(yī)院各項論文雜志、學術(shù)、科教資料。9、醫(yī)院的各項料子，包含但不限于醫(yī)療機構(gòu)許可證、稅務登記證、營業(yè)執(zhí)照。10、醫(yī)院的患者病歷、手術(shù)記錄、會診記錄等相關(guān)醫(yī)療類記錄。二、歸檔時間1、各科室于每個星期對檔案進行分類、總結(jié)、按統(tǒng)一歸檔要求整理立卷。2、每月最終一日為檔案總結(jié)歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案料子統(tǒng)一交于各檔案管理人員處。3、1月為總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫(yī)院辦公室上交統(tǒng)一的檔案匯總報告。三、歸檔條件1、歸檔料子如無其他特殊情況則必需是原件。歸檔料子如有電子料子需要一并存檔。（電子料子應統(tǒng)一歸檔名稱）2、各科室的歸檔料子必需保證料子干凈乾凈無污染，書寫規(guī)范，不能隨便涂改、添加與歸檔料子不相關(guān)的內(nèi)容。3、合同、協(xié)議類文件應符合醫(yī)院關(guān)于合同、協(xié)議的簽訂標準，需要加蓋公章的原件，如合同內(nèi)容有修改，應注明修改內(nèi)容，并經(jīng)承辦人簽字入檔。3.1、醫(yī)院的單次付款（收款）金額在1000元以上的醫(yī)療料子、機器設備（產(chǎn)品）采購（銷售）業(yè)務，均須以書面形式簽訂合同：3.2、合同承辦部門對經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。⑴所經(jīng)辦合同必需先經(jīng)由法務部門審核，并經(jīng)院長簽字確認方可簽約；⑵依據(jù)合同性質(zhì)確定合同類別，正確使用合同示范本本。3.3、合同的保管：⑴各類合同，醫(yī)院至少保管兩份原件。醫(yī)院辦公室一份，科室負責人一份，如科室需額外保管原件，應在合同簽訂時明確規(guī)定份數(shù)（此項不包含勞動合同）。⑵合同的實施進度由經(jīng)辦人督促，并保證醫(yī)院方于商定合同期內(nèi)完成相關(guān)義務。4、照片、音頻影像等電子數(shù)據(jù)料子需要統(tǒng)一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數(shù)為兩份，其中一份為母版，不供應任何人使用，另一份可供日常使用。四、檔案歸檔處1、醫(yī)療類（即患者病歷、手術(shù)記錄等）檔案統(tǒng)一交由病案室存儲。2、非醫(yī)療類（采購、營銷、行政等）檔案統(tǒng)一交由辦公室檔案管理處。3、醫(yī)院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。4、醫(yī)院的人事料子、職工信息由人力資源部管理。5、醫(yī)院的醫(yī)生資質(zhì)證書由醫(yī)務部管理，護士資質(zhì)證書由護理部管理。五、檔案借閱1、院內(nèi)各部門人員需要借用檔案，須在醫(yī)院各總檔案負責人員處進行借用登記，如醫(yī)療類的需要找病案室檔案負責人、非醫(yī)療類找辦公室檔案負責人，以此類推。2、各部門人員需要借出檔案時，必需出示由各部門負責人簽字的《檔案借出單》（可參考附件1）。借出檔案時必需保證檔案不污染、不破損。嚴禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。3、查、借閱者不得私自泄露檔案內(nèi)容。4、檔案歸還時，檔案管理人員必必需核試驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。六、歸檔責任1、各科室必需保證檔案的完整性、準確性，不得私自涂改、偽造。2、各部門負責人應承當起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進檔案的義務。4、任何員工都不得因私用而對檔案進行留用、復制、拍攝。七、檔案庫存1、檔案入庫必必需辦理交接，全部檔案必必需經(jīng)各總檔案管理人員統(tǒng)一核對，確定檔案內(nèi)容無瑕疵、質(zhì)量無破損、無缺失后，所在部門負責的經(jīng)辦人員在《檔案入庫登記表》（可參考附件2）上簽字。2、全部檔案按專業(yè)類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學化，編號科學規(guī)范、標志明顯、查找方便。（編號可參考附件3）八、檔案保密1、檔案管理人員須嚴格保管檔案，不得跟無關(guān)人員討論檔案內(nèi)容，不允許無關(guān)人員隨便翻看檔案。2、檔案管理人員應嚴格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯登，不亂登。3、檔案柜鑰匙必需由專人保管，未經(jīng)允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。4、不得將醫(yī)院檔案隨便帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。九、本制度自20**年7月1日起執(zhí)行***醫(yī)院20**年6月2日附件1：河北燕達****醫(yī)院檔案借出單使用日期：*年*月*日歸還日期：*年*月*日檔案名稱：使用部門：用途及內(nèi)容：共計（份）（頁）用檔案申請人：部門負責人：附件2：河北燕達****醫(yī)院檔案入庫登記表檔案編號檔案名稱檔案內(nèi)容檔案份數(shù)所屬部門經(jīng)辦人簽字備注附件3：河北燕達****醫(yī)院檔案編號（參考版）序號所屬部門檔案名稱編號備注人事部勞動合同LDP17RSHT001人力資源部負責人事部職工信息LDP17RSZ*001辦公室采購合同LDP17BGHT001辦公室負責辦公室采購匯總LDP17BGCZ001辦公室申報資料LDP17BGSB001辦公室法務資料LDP17BGFW001辦公室信息料子LDP17BG*S0018辦公室其他文件LDP17BGHZ0019后勤保障部保障料子LDP17HQBZ00110營銷部營銷合同LDP17Y*HT00111營銷部推廣料子LDP17Y*TG00112宣傳部宣傳合同LDP17*CHT00113宣傳部宣傳資料LDP17*C*C001宣傳部負責14藥劑科病案室負責15普通血液科16免疫試驗室17移植科18病理醫(yī)學科19社會服務部20科教部21醫(yī)務部醫(yī)務部22護理部護理部232425附件4：檔案編號：LDP17*****001河北燕達****醫(yī)院檔案匯總表（部門）*年*月*日至*年*月*日所屬部門：檔案內(nèi)容（簡要版）：檔案名稱：檔案內(nèi)容（認真版）：共計（份）（頁）檔案經(jīng)辦人：部門負責人：檔案管理員：備注：篇2:中學檔案管理制度一、檔案保管制度1、檔案實行專人管理,管理嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。3、科學管理檔案,檔案查閱完畢,隨時歸還原處；檔案按保管期結(jié)合時代排列存放,資料按類別排列存放。4、檔案箱、櫥進行統(tǒng)一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,并插上查找檀卷指引卡。5、維護檔案安全,每個箱櫥必需保持乾凈,并放置防霉去蟲劑。6、檔案人員調(diào)動工作時,應在離職前辦理交接手續(xù)。二、檔案保密制度1、檔案工作人員必需嚴格遵守紀律,保守秘密,不得擅自擴大檔案利用范圍,不得泄露檔案內(nèi)容。2、嚴格檔案借閱制度,健全手續(xù),做到萬無一失。3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。4、不得擅自摘錄、復制檔案內(nèi)容,不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場合查閱。5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。三、檔案借閱制度1、外單位查、借檔案,必需持單位介紹信,審明查檔案原因,經(jīng)本單位分管檔案領(lǐng)導批準后可準予查閱。2、本單位人員查閱涉入本單位機密的有關(guān)檔案,須經(jīng)領(lǐng)導批準后方可查閱。3、查、借檔案者必需認真填寫借閱登記簿。4、查借檔案者要珍惜檔案,不準在卷內(nèi)涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。5、查閱檔案一律在本單位內(nèi)查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經(jīng)領(lǐng)導批準,限十天內(nèi)歸還,并辦理借閱登記手續(xù)。6、檔案歸還時,檔案工作人員應清點無誤后簽收,發(fā)現(xiàn)問題要查明原因,報領(lǐng)導處理。四、檔案鑒定制度1、定期對檔案保管滿15年的短期檔案進行鑒定工作。2、鑒定工作要在分管領(lǐng)導下的主持下,由分管領(lǐng)導、業(yè)務人員、檔案人員構(gòu)成鑒定小組,逐卷進行鑒定,鑒定后要寫出鑒定報告并注明鑒定日期。3、對鑒定后連續(xù)保管的檔案要調(diào)整保管期限,并在備考表中注明鑒定時間、看法,由小組負責人簽字。4、對鑒定后需要銷毀的檔案,必需辦理批準手續(xù),寫出書面報告,編制銷毀清冊,報有關(guān)領(lǐng)導批準。5、銷毀檔案時要有2個監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章,填上日期。五、檔案移交制度1、檔案室應按有關(guān)規(guī)定向上級檔案館移交檔案。2、應移交的檔案包含文書檔案、教學檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保管價值的全部檔案。3、檔案移交時應將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。4、交接雙方必需依據(jù)移交目錄清點核對,并在交接文據(jù)上簽字蓋章。5、檔案人員調(diào)動工作時,也必需辦理上述移交手續(xù),并經(jīng)分管領(lǐng)導繁體字認證后方可離開崗位。六、檔案立卷歸檔制度1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保管價值的文件以及其它有關(guān)料子、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。2、必需按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保管價值的文件料子收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。3、每年將有保管價值的文件料子,依照“年度機構(gòu)問題”和文件形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,分類準確,合理組卷。4、立卷要做到書面料子規(guī)范,排列次序正確,目錄、頁碼清楚,標量確實簡明,保管期限劃分準確,檀卷裝訂整齊美觀。5、文書檔案在第二年九月末前立卷歸檔,其它門類檔案按有關(guān)規(guī)定定期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6、各處室歸檔的檀卷必需編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。檔案室對接帳的檀卷要進行質(zhì)量檢查,及時登記,編目上架。7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與引導幫忙。七、檔案統(tǒng)計制度1、建立、健全科學的檔案統(tǒng)計工作,準確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理情形。2、建立檔案、資料、設備等實物統(tǒng)計工作和登記臺帳,做到數(shù)字準確。3、堅持做好檔案資料統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作,做好平常原始數(shù)據(jù)登記工作,注意積累統(tǒng)計資料。4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,并做認真記錄。5、漸漸實現(xiàn)統(tǒng)計工作完整性,統(tǒng)計分類標準化,統(tǒng)計基礎(chǔ)工作規(guī)范化。八、檔案的開發(fā)利用1、充分利用檔案為教育教學服務。2、查閱檔案時必需保持檀卷乾凈,嚴禁涂改。3、對檔案的利用要及時登記。九、檢查與考核1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃,并列入有關(guān)人員的職責范圍及工作標準。2、本標準由學校校長室每學年進行一次全面檢查,并作為考核有關(guān)部門、有關(guān)人員的依據(jù)。篇3:雷湖學校檔案管理制度學校檔案管理制度檔案資料管理是學校常規(guī)管理的一個緊要主成部分。它既是學校管理和教育教學、財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是教學常規(guī)管理的緊要基礎(chǔ)工程。為此，訂立制度如下：1、成立檔案資料室，由校辦負責，校辦干事（檔案資料員）實在負責，其它各職能部門相關(guān)負責人幫忙工作。2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時辦理。3、學校行政人事檔案包含行政會議紀錄、文書檔案、人事檔案各種計劃與布置、各種學習記錄。群團教代會料子等分別由相關(guān)部門干事負責收集整理交檔案室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。4、學校教務檔案包含會議記錄、老師業(yè)務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛(wèi)生檔案、由相關(guān)部門干事負責收集整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。5、學?？倓詹繖n案包含會議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財務檔案、