一文讀懂結構化思維讓你思考清晰、表達有力、工作高效

一文讀懂結構化思維，讓你思考清晰、表達有力、工作高效不知道你有沒有遇到過這樣的情景：你看上了一輛車，想征詢朋友的意見，你問他“這款車怎么樣”。對方給你講了這款車的優(yōu)勢和劣勢，講了和這款車同類車型的對比，講了很多實測記錄，但是最后就是沒有告訴你是否值得購買。下屬給你匯報工作：目前市場競爭太激烈，我們不得不采取低價策略，市場占有率雖然上升，但收益卻逐年下降，所以，利潤率逐年下降是沒辦法的事。你卻發(fā)現(xiàn)幾家競爭對手的公司，卻保持著每年5％的利潤增長，下屬的說辭和解釋完全站不住腳。你經過多年的實戰(zhàn)經歷，總結出了“商務談判的十大技巧”，包括面帶微笑拜訪客戶、透過行為舉止判斷對方心理、成交的話術、電話回訪等，當你把這十個技巧分享給同事們，大家聽得津津樂道，結果卻一條都沒有記住。是什么使表達的內容不夠精準？是什么使表達的方式不夠清晰？是什么不能讓對方記住并理解我們所說的話？答案就藏在結構化思維中。一、什么是結構化思維人的大腦天生喜歡接收一些有規(guī)律的信息，如果信息沒有規(guī)律，大腦不能進行自動的分揀和歸類，就會讓人產生錯亂感，抓不住重點，摸不出核心，得不出結論。要讓思維清晰、表達有力，“結構化思維”是不可忽視的工具。結構化思維就是面對某個問題時，能夠通過某種結構，將問題拆解成一個個你能理解的部分。我們來看三組數(shù)字，要求只能看10秒鐘，并且記住它們：第一組：2、4、6、8、10、12、14、16第二組：2、4、8、16、32、64、128、256、512第三組：1、4、9、16、25、36、49、64、81、100第一組數(shù)字我們根本不需要花10秒就能輕松記住，絕大多數(shù)人都能看出這組數(shù)字是“2的倍數(shù)”。第二組數(shù)字也不難，它是“2的指數(shù)”。第三組數(shù)字一眼不太容易看出規(guī)律，但只要你仔細觀察，就會發(fā)現(xiàn)這組數(shù)字是“計算1-10的平方，把計算的結果按順序排列起來”，也就是1的平方是1，2的平方是4，3的平方是9，以此類推10的平方是100。從這個記憶測試，我們可以感受到，發(fā)掘事物背后的規(guī)律，要比死記硬背的效率更高。通過尋找數(shù)字背后規(guī)律來記憶數(shù)字，就是結構化思維的一種表現(xiàn)。結構化思維是一種從無序到有序的思考過程，用直觀的視覺圖示表達出來就是“金字塔結構圖”。金字塔的頂端是需要的解決問題，中間層是支撐解決問題的不同方面，最底層是支持不同方面的原因或理由。所以，結構化思維就是要能建立一個“先總后分”的立體化分析方式，先看到待解決問題的關鍵方面，然后往下一層層進行分析，從而實現(xiàn)總體到局部的鳥瞰，而不是拘泥于細節(jié)的思考或表達。二、如何識別和篩選信息要通過構建金字塔結構圖形成結構化思考，識別和篩選信息是第一步，即為金字塔結構的中間層和最底層尋找足以支撐和說明問題的信息。不論是我們主動收集來的信息，還是被動接受的信息，信息到我們手里時，都是雜亂無章的，需要進行識別和篩選。有效地識別和篩選信息，有三個重要維度：結論、理由、事實。結論即中心思想，它是觀點，即從一定的立場或角度出發(fā)，對事物和問題的看法。它通常出現(xiàn)在“因此、所以、由此可知、我要說的重點是…”等詞語后面，同時也很容易出現(xiàn)在“開頭和結尾”。比如，“領導，這季度的銷售額下降了3％”，這就是一個結論，至于為什么下降，就是接下來要說的“理由”。理由即支撐和驗證結論的原因，它能判斷一個結論是否有價值，通常出現(xiàn)在“原因是、鑒于、有以下原因、論據是……”等詞語后面。比如，這季度的銷售額下降3％是因為競爭對手采取了低價策略、原材料成本上升、銷售人員數(shù)量嚴重不足。這些都是支撐“銷售額下降3％”這個結論的理由，但這些理由是否屬實，是否真實存在，需要“事實”進行驗證。事實即客觀存在、不帶有任何感情色彩的信息。比如導致“這季度銷售額下降3％”的原因是之一是對手采取了低價策略，那么就要找出對手采取低價策略的客觀事實，比如同一品類商品，對手公司在原有價格上下調了10％。只有找到了客觀事實，才能支撐“對手采取了低價策略”這個理由，否則這個理由不具有說服力。結論、理由、事實三個部分缺一不可，任何一個層面的信息不完備，或者三者之間不存在邏輯關系，這條信息都可能是假信息。所以，在我們收集、識別或篩選完信息后，要對這些信息進行真假判斷。理由和結論必須要有客觀事實做以支撐，并且事實和理由，理由和結論之間要有可以被證明的邏輯關系。識別和篩選信息是基于結構化思維的縱向思考，即從金字塔結構圖中最頂端的結論，到中間層的理由，以及最底層的事實，進行逐一梳理。光有縱向思考是不夠的，還需要對橫向的信息進行歸納和整理，即對每一個層級的信息進行分類和排序。三、如何歸納和整理信息縱向思考中的各類信息需要滿足邏輯關系，橫向維度中的信息則需要分類，因為一個分類里相似的事物，更容易被人記住。信息的歸納和整理需要遵循MECE法則，即相互獨立，完全窮盡。各要素之間要保證互不交叉，也不遺漏，也就是“不遺不漏”。如何利用MECE法則進行信息分類，有五種方法：1、二分法，即A和非A。比如從生理角度劃分，人可以分為男人和女人，這就是完全窮盡，并且相互獨立的劃分。如果將人分為男人和已婚女人，就不能完全窮盡，因為不是所有女人都是已婚。2、過程法，即按照事物的發(fā)展時間、順序、流程對信息進行分類。比如，前面我們提到的“商務談判的十個技巧”，可以分為“談判前、談判中、談判后”三個階段，將十個不同的技巧分門別類放入其中。3、要素法，即證明事物的各個方面的特征。比如，高效能人土的七個習慣，優(yōu)秀員工的六個品質，公司組織結構圖等。4、公式法，即按照公式設計的要素分類。比如，銷售額=單價X數(shù)量。5、矩陣法，即采用2X2矩陣對事物進行分類。在采取矩陣法時，需要確立兩個維度，然后讓兩個維度進行交又，形成2X2矩陣，也就是形成四種不同的情況。比如。時間管理四象限，是從“重要程度”和“緊急程度”兩個維度出發(fā)對事物進行分類，分成了“重要又緊急”“重要不緊急”“不重要但緊急”“不重要也不緊急”四類。以上MECE的五種分類法，需要根據具體待解決問題的特性，決定采用哪一種。除了這五種常規(guī)的分類方式，在特定情境之下所建立的一些模型，同樣可以幫助我們完成信息的歸納和整理。比如，在制定戰(zhàn)略時常采用的“SWOT”模型，從內部的優(yōu)勢和劣勢、外部的機會和威脅四個方面進行信息整理。再比如，營銷決策中常用的“4P模型”，從產品、價格、渠道、營銷四個方面進行分析。使用現(xiàn)有模型可以有效規(guī)避信息遺漏的現(xiàn)象，確保對待解決問題進行全面的分析。識別選信息和歸納整理信息，絕大多數(shù)是金字塔結構中的中間層和底層需要做的工作，有了這兩層的基礎，才能完成提煉結論的最后一步，即你想要用理由和事實說明什么問題。四、如何提煉信息的結論在寫作中，結論就是體現(xiàn)中心思想的主題句；在溝通中，結論就是最終的結果或下一步的行動建議。結論通常是基于理由和事實所提煉出來的，它是一個自下而上的過程，而不是先提出一個結論，然后根據結論去尋找理由和事實。要通過已經被放入金字塔結構中的信息進行最頂層的結論提煉，有兩個重要方法：1、歸納法歸納法是從特殊到一般的思維方式，即根據多個個別事物的特殊性來概括出同類事物的特征。換句話說，就是在識別信息、整理信息的基礎上，找出各個信息要素之間的共性。找出共性的方法有兩個：一是描述性概括，即找出事物屬性的共性；二是行動性概括，即找出事情結果的共性。一個好的結論，通常是兩種尋找共性方法的結合，既滿足事物屬性有共同點，又滿足事情結果有共同點。比如，你想要提升職位，可以提出“我滿足晉升條件，可以勝任高級職位”的請求，然后列舉近些年做出的主要貢獻和工作業(yè)績，并且將這些貢獻和業(yè)績對應到公司的晉升條件和要求中，以證明自己可以勝任。2、演繹法演繹法是通過推理得出結論，最經典的就是亞里士多德的三段論演繹法，他把思維的推演分為“大前提、小前提、結論”三個部分。大前提是事物的共性，小前提是具體事物，結論是具體事物的性質，它是從一般到特殊的思維過程。例如，所有人都會死，這是大前提；蘇格拉底是人，這是小前提；蘇格拉底一定也會死，這是結論。采用演繹法特別需要注意的是大前提必須是客觀事實，否則無法從一般過渡到特殊。比如，你想提升職位，可以先列舉大前提，即公司關于晉升的各項規(guī)定或要求，接著你要列出小前提，即通過具體事例證明自己己經滿足晉升條件，最后你要給出結論，即明確表達“我滿足這些條件，可以勝任更高的職位”。利用演繹法進行說服，成功的機率往往很大，因為它是有理有據，無可爭議的。但是如果你所提出的大前提并非客觀事實，比如“同事們都說我適合當領導，應該升職”，這種極為主觀的大前提就不能說服任何人了。歸納法和演繹法是兩種最為重要的提煉結論的方法，歸納法更適用于文字表達中，演繹法則更適用于語言溝通中。不同情境，我們需要采取不同的方法進行結論提煉。五、結構化思維的運用結構化思維是一種思考問題和解決問題的方式，它可以運用于各種情景中，在此列舉三個方面的運用。1、利用結構化思維分析問題在結構化思維的課堂上，有一個非常經典的問題：如何將200毫升的水倒進100毫升的杯子中。按照常識判斷，這是根本無法完成的事情，因為杯子的容積不夠?？赡軙腥苏f把水凍成冰再放進被子，有人會說在太空失重的情況下進行。這些答案或對或錯，但站在分析問題的角度來看，都太過片面。用結構化思維進行分析，待解決的問題就是“如何將200毫升的水倒進100毫升的杯子”。首先，我們需要從成因上進行分析。無外乎有三個方面：杯子太小裝不下、水會流動、地球有重力。接著，我們就可以從這三個方面尋找答案，即水、杯子、外部環(huán)境，思考到這一步就已經實現(xiàn)了結構化。根據這個結構，就可以找到相應的解決方法有三種：（1）從杯子角度分析：考慮換成有彈性的類似氣球的杯子，這樣水倒進去，杯子會自然膨脹，這是從容積的角度解決問題的方案。（2）從水會流動的角度分析：可以把水凍成冰柱，哪怕是300毫升也能放進去，這是從水的屬性角度制定的解決方案。（3）從外部環(huán)境角度分析：地球是有重力的，太空則沒有，所以可以把水和杯子放在太空去，水變成水球，再多也能裝下，這就是從外部環(huán)境特征角度找到的解決方案。通過結構化思維分析這個問題，不僅分析的更加全面，同時更有助于我們做出下一步的行動選擇。2、利用結構化思維撰寫工作總結絕大多數(shù)人在撰寫工作總結時，都會將總結分為兩個部分：一是這一年的工作情況，二是下一年的工作設想。這看似是有結構的，但很可能寫成流水賬，把自己一年的工作一條條羅列上去，沒有任何邏輯關系，也沒有任何分類歸納，讓人看不到結論，抓不住重點。比如，你擔任公司的招聘專員，這一年你一共趕往了16個城市，在40所高效開辦了40余場校園宣講活動，與26所高校達成戰(zhàn)略合作，招聘應屆畢業(yè)生共計256名。參與當?shù)厝肆Y源和社會保障部舉辦的大型招聘會2場，招聘成熟人才共計8名。與獵頭工作達成合作，根據企業(yè)需求招聘1名高管。參與制訂了全年的人力資源規(guī)劃工作，開展了各部門人員現(xiàn)狀調査，進行了人員需求預測分析。如果你的工作總結是上述的這種匯報方式，讓上司看到的只是你這一年的行程，而看不到你為公司做出的貢獻，以及你個人的價值。下面，我們用結構化思維進行重新建構。上述這些信息倘若就是你這一年的工作內容，那么我們首先需要對信息進行分類，區(qū)分哪些是“理由”，哪些是“事實”。顯然，你這一年的工作可以分為兩大板塊五個方面。兩大板塊分別是人力資源規(guī)劃和招聘，在人力資源規(guī)劃工作中，分為人員現(xiàn)狀調查和人員需求分析兩個方面，在招聘板塊中分為校園招聘、社會招聘、獵頭招聘三個方面。明晰了“理由”，就可以利用描述客觀事實對理由進行支撐，即上述所列出的具體數(shù)據。到這里，還沒有結束，你還需要根據“理由”和“事實”，通過歸納法進行結論的提煉，比如，開展基于科學預測和全面覆蓋的招聘工作。如果能將其作為工作總結的標題，或者作為開頭時提出的結論，就非常有震懾力，上司即便不逐字閱讀，也能清楚地知道這一年你的招聘工作是如何開展的。3、利用結構化思維高效溝通說話如同寫作，同樣需要結構化思維，你可以想象一個場景，你是公司的CEO，在一個會議上，下屬向你匯報某個新上線產品的進展情況，他是這么說的：這個產品在某電商網上搜索指數(shù)是排在幾名的，也是源于前期的廣告投放非常精準，這個網站的流量也很大，用戶非常多。目前我們發(fā)放的優(yōu)惠券非常搶手，很多人都因為有了優(yōu)惠券來嘗試體驗和購買我們的產品，并且還會復購，此外，我們的線上活動運營也準備的非常充分?？傊Ｎ覀冃庐a品非常成功，用戶的好評度和復購率都很高。聽完這個匯報，你可能會覺得非常亂，不知道對方到底想要強調什么。工作和生活中，我們時常都會犯這種錯誤，總是拉著人說呀說，最后對方一句“所以呢?”可能讓我們亞口無言了。這就是我們常常感受到的“說了半天，不知道想說什么”的感覺，之所以出現(xiàn)這種感覺，原因就是缺乏結構化的表達。如果我們把上述的匯報用結構化思維進行重組，再一次進行表達：我們公司的新上線的產品經市場檢驗，非常成功。第一，在搜索指數(shù)方面，我們新產品連續(xù)7天排名前幾名；第二，在用戶方面，我們產品上線的電商平臺給予了精準用戶流量的支持，大大提升了產品的曝光率，也間接增加了復購率；第三，在線上活動運營方面，我