行政秘書與公文寫作6

soccot行政秘書與公文寫作62010國家公務(wù)員考試申論真題B卷(申論地市級以下綜合管理類、行政執(zhí)法類試卷

三、A市市政府準(zhǔn)備大力宣傳推進(jìn)對近海水域的污染整治工作，請你結(jié)合給定資料，以市政府工作人員的身份，草擬一份宣傳綱要。（20分）要求：1.對有關(guān)宣傳內(nèi)容的要點(diǎn)進(jìn)行提綱挈領(lǐng)地陳述；2.體現(xiàn)政府精神，使全市各界關(guān)心、支持污染整治工作；3.通俗易懂，不超過400字。關(guān)于A市治理近海水域污染整治工作的宣傳綱要為了貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，解決A市的近海水域污染嚴(yán)重的問題，實(shí)現(xiàn)海洋生態(tài)的循環(huán)發(fā)展，特制定關(guān)于我市治理近海水域整治工作的宣傳綱要。一、近海水域的現(xiàn)狀我市在宋代就享有“東海明珠”的美譽(yù)，近年來，我市經(jīng)濟(jì)取得了較快的發(fā)展，但是海洋生態(tài)環(huán)境遭到污染，海洋生物生存面臨困難。二、指導(dǎo)思想以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、環(huán)境的和諧發(fā)展。三、具體措施第一，加大對近海水域污染整治的力度，制定科學(xué)、合理和可操作的具體規(guī)劃，加大整治資金的投入。第二，加強(qiáng)對污染企業(yè)的懲治力度，按照“誰開發(fā)，誰治理”的原則，制定科學(xué)的污染考核指標(biāo)，進(jìn)行考核，公布考核結(jié)果。第三，實(shí)行關(guān)于近海治理的地方政府負(fù)責(zé)制和官員的環(huán)境績效考核制度。第四，加強(qiáng)海洋生態(tài)環(huán)境保護(hù)的宣傳力度，不斷提高市民的保護(hù)意識。充分調(diào)動(dòng)市民和社會(huì)團(tuán)體參與性，發(fā)揮其監(jiān)督作用，為實(shí)現(xiàn)我市碧水藍(lán)天的宏偉目標(biāo)而共同奮斗。（376字）2010國家公務(wù)員考試申論真題A卷

(副省部級及以上綜合管理類試卷)

三、假設(shè)你是沿海某省省政府工作人員，請結(jié)合給定資料，草擬一份《關(guān)于將半島藍(lán)色經(jīng)濟(jì)區(qū)納入國家發(fā)展戰(zhàn)備的報(bào)告》的內(nèi)容要點(diǎn)。（20分）要求：1．

內(nèi)容全面，有針對性；2．

條理清楚，表達(dá)簡明，不超過400字?！秷?bào)告》的要點(diǎn)包括：第一，我省應(yīng)以科學(xué)開發(fā)海洋資源、保護(hù)生態(tài)環(huán)境為主建立半島藍(lán)色經(jīng)濟(jì)區(qū)。利用海洋資源，帶動(dòng)本省、沿河流域、沿海一線其他省區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，整合省內(nèi)各地區(qū)資源，改善當(dāng)下重復(fù)建設(shè)的發(fā)展?fàn)顩r，推動(dòng)本地區(qū)、東北、環(huán)渤海、長三角、東亞鄰國的相互聯(lián)系和交流協(xié)作。應(yīng)盡力爭取使這一重要規(guī)劃規(guī)劃納入國家發(fā)展戰(zhàn)略，爭取國家支持。第二，半島藍(lán)色經(jīng)濟(jì)區(qū)應(yīng)以港航、交通、鋼鐵、能源、電力、石化、造船等產(chǎn)業(yè)為重點(diǎn)產(chǎn)業(yè)，在省內(nèi)規(guī)劃“兩城七區(qū)”的經(jīng)濟(jì)區(qū)主體區(qū)分工，確定不同發(fā)展目標(biāo)，整合各地資源形成優(yōu)勢互補(bǔ)，將周邊海島納入總體規(guī)劃，強(qiáng)調(diào)開發(fā)與保護(hù)協(xié)調(diào)，更加注重海洋高科技產(chǎn)業(yè)、旅游業(yè)等產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。第三，半島藍(lán)色經(jīng)濟(jì)區(qū)的建立應(yīng)特別注重提高產(chǎn)業(yè)層級、優(yōu)化發(fā)展方式，要加大對相關(guān)企業(yè)、產(chǎn)業(yè)發(fā)展的審查力度，著力培養(yǎng)技術(shù)含量高、低污染、低排放的產(chǎn)能，淘汰落后產(chǎn)能，適當(dāng)建立環(huán)保區(qū)域，推進(jìn)節(jié)水、節(jié)能、節(jié)地、節(jié)材和綜合利用。（395字）申論萬能八條口訣鐘君萬能八條口訣：

1.領(lǐng)導(dǎo)重視、提高認(rèn)識2.加強(qiáng)宣傳、營造氛圍3.教育培訓(xùn)、提高素質(zhì)4.健全政策法規(guī)、完善制度5.組織協(xié)調(diào)、形成機(jī)制6.增加投入、依靠科技7.加強(qiáng)監(jiān)管、全面落實(shí)8.總結(jié)反思、借鑒經(jīng)驗(yàn)信息工作以萬能八條為思維框架，提煉材料中現(xiàn)成的對策。提煉信息重點(diǎn)關(guān)注三大主線第一大主線是新聞媒體的報(bào)道或調(diào)查顯示研究報(bào)告等等，第二大主線是相關(guān)人士的看法，第三大主線就是相關(guān)方面的做法如何運(yùn)用三大主線在最短的時(shí)間內(nèi)抓住最主要的信息第二步要做的就是找到材料所反映的問題，找到導(dǎo)致問題出現(xiàn)的原因，然后根據(jù)原因提對策，我們提出對策總是基于解決什么樣的問題，而要想解決問題就要找到其根源在哪；第三步要做的就是利用“萬能八條”對前邊找到的所有對策進(jìn)行整合，并查缺補(bǔ)漏，充分發(fā)揮自己積累知識，整合對策。

第五章信息工作

當(dāng)今是信息時(shí)代，信息、能源與材料已成為人類社會(huì)的三大資源。信息工作是秘書做好“輔助管理”的一項(xiàng)重要工作。各機(jī)構(gòu)作出任何決策都離不開信息。本節(jié)著重闡述秘書信息的內(nèi)容、信息的搜集方法及處理原則等。

信息的定義信息是事物存在方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接的反映。信息的主要內(nèi)容政策法規(guī)信息指揮性信息本單位信息社會(huì)反饋信息可比信息相關(guān)信息未來信息按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，信息可以劃分為多種類別：1、

按信息源的性質(zhì)分

可分為自然信息和社會(huì)信息。秘書主要接受社會(huì)信息。2、

按信息的表現(xiàn)形式分語言信息、文字信息、聲像信息、計(jì)算機(jī)語言信息和縮微信息。3、

按信息內(nèi)容所涉及的社會(huì)領(lǐng)域劃分

政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息4、

按信息來源方向分縱向信息、橫向信息5、

按信息穩(wěn)定狀態(tài)分分靜態(tài)信息，如資源、統(tǒng)計(jì)資料；動(dòng)態(tài)信息，如市場信息6、

按信息在秘書工作中的作用分預(yù)測信息、動(dòng)態(tài)信息、反饋信息

秘書應(yīng)獲得多種形態(tài)的信息資料：文字、聲像、記憶。信息的形式文字形態(tài)信息書面形式：包括文字、數(shù)字、圖形、表格等秘書應(yīng)收集原始信息，或“一次文獻(xiàn)”聲像形態(tài)信息圖書、照片、錄音（像）帶、磁盤、CD、VCD等秘書應(yīng)將聲像信息與文字信息配合使用記憶形態(tài)信息存在于人們的大腦中的“零次文獻(xiàn)”秘書通過采訪、交談獲得，有不確定性的特點(diǎn)從報(bào)紙上得到的是圖片文字信息從新聞聯(lián)播上得到聲像信息心智圖法（MindMapping）產(chǎn)生好的心智圖的一些提示：將主要概念、想法放置于圖的中心位置。最好用圖片來表示它。盡量使用大空間，以便稍后你有足夠的空間添加其他內(nèi)容。如果有幫助的話，可以使用不同的顏色和大寫字母。個(gè)性化你的心智圖。在心智圖上尋找、發(fā)現(xiàn)關(guān)系。為次級主體建立次級中心。心智圖法還可廣泛用于一系列的活動(dòng)，包括：

記錄、報(bào)告、回憶。頭腦風(fēng)暴。提高創(chuàng)造力，捕捉創(chuàng)意。比較：CauseandEffectDiagram（因果圖）澄清觀點(diǎn)?？偨Y(jié)、概要、結(jié)合具體情境。講演。講演。規(guī)劃。分析、解決復(fù)雜問題。團(tuán)隊(duì)建設(shè)。對問題進(jìn)行解構(gòu)，觀察其細(xì)部（通過軟件）。對團(tuán)隊(duì)溝通流程提供支持（通過軟件）。甘特圖也稱為條狀圖(Barchart)。是在1917年由亨利·甘特開發(fā)的，其內(nèi)在思想簡單，基本是一條線條圖，橫軸表示時(shí)間，縱軸表示活動(dòng)(項(xiàng)目)，線條表示在整個(gè)期間上計(jì)劃和實(shí)際的活動(dòng)完成情況。它直觀地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行，及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對比。含義：1、以圖形或表格的形式顯示活動(dòng)；2、現(xiàn)在是一種通用的顯示進(jìn)度的方法；3、構(gòu)造時(shí)應(yīng)包括實(shí)際日歷天和持續(xù)時(shí)間，并且不要將周末和節(jié)假日算在進(jìn)度之內(nèi)。甘特圖具有簡單、醒目和便于編制等特點(diǎn)，在企業(yè)管理工作中被廣泛應(yīng)用。甘特圖按反映的內(nèi)容不同，可分為計(jì)劃圖表、負(fù)荷圖表、機(jī)器閑置圖表、人員閑置圖表和進(jìn)度表等五種形式。信息的特點(diǎn)傳輸性：信息可以通過不同的方式、媒體、渠道進(jìn)行傳輸。擴(kuò)散性：同一內(nèi)容的信息，可以借助不同的物質(zhì)載體，同時(shí)向四面八方擴(kuò)散，而某一物質(zhì)載體也可以將不同內(nèi)容的信息向不同方向擴(kuò)散。共享性：廣泛地溝通、交流、互相啟發(fā)、共同獲利。擴(kuò)展性：信息隨著生產(chǎn)力的發(fā)展和人類社會(huì)的進(jìn)步不斷地?cái)U(kuò)展，不斷地發(fā)展和補(bǔ)充。替代性:一是指同一內(nèi)容的信息在傳輸過程中，其物質(zhì)載體是可以變換替代的；二是指信息可以替代資本、勞動(dòng)和物質(zhì)材料。信息工作的作用

1、輔助決策的一項(xiàng)重要工作。

2、信息工作是秘書部門的一項(xiàng)重要任務(wù)從兩方面理解：一是從秘書部門的工作性質(zhì)看是樞紐部門二是從秘書部門的工作內(nèi)容看，除輔助領(lǐng)導(dǎo)決策處，辦公辦事和聯(lián)系各方面也必須依靠信息。秘書經(jīng)常性的工作是起草文件和各種材料，這寫作過程實(shí)際是收集信息的加工信息的過程。

3、信息工作有利于開創(chuàng)秘書工作新局面。

信息工作的意義信息工作是一切行政工作的基礎(chǔ)信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)信息工作是增進(jìn)秘書才能的最佳途徑秘書信息工作的基本要求

準(zhǔn)確、及時(shí)、適用

1、準(zhǔn)確：

如實(shí)地進(jìn)行反映和描述，決不能迎合個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的意圖而將情況任意夸大縮小，人為造成信息失真。2、及時(shí)

信息的時(shí)效性決定了信息的生命力在于流動(dòng)，它的流動(dòng)速度越快，在實(shí)踐中獲得的價(jià)值就高。尤其是經(jīng)濟(jì)信息。3、適用：

適用，既要有針對性，適合領(lǐng)導(dǎo)利用。提供信息是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，秘書人員就需對領(lǐng)導(dǎo)者在組織中的狀況有所了解。

秘書信息工作的基本要求

⑴分布在不同的組織類型中——決定所追求的目標(biāo)各不相同⑵分布在不同的組織規(guī)模中——導(dǎo)致具體工作內(nèi)容與時(shí)間的差異⑶分布在不同的組織層次中——決定了他們工作重點(diǎn)的不同⑷分布在不同的組織環(huán)境中——使他們奉行不同的管理哲學(xué)和管理方式。

這種種差異，決定了決策不僅內(nèi)涵不同而且層次不同。因此，秘書人員在收集、傳遞信息時(shí)，一定要有鮮明的目的性，時(shí)時(shí)處處以是適合不同單位，不同層次的領(lǐng)導(dǎo)者的需要為出發(fā)點(diǎn)。但又須看到任何領(lǐng)導(dǎo)者每個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)工作都有其中心，都有關(guān)注的“熱點(diǎn)”和“難點(diǎn)”。秘書綜合信息的方法調(diào)查法線索追蹤法一是從初級信息分析中發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的信息線索，確定追蹤的課題，返回到實(shí)踐中去，充實(shí)新的內(nèi)容，形成高層次的信息；二是從領(lǐng)導(dǎo)、上司的講話及調(diào)查研究成果中，尋找線索，確定選題后進(jìn)行有針對性的收集；三是通過對某些信息的收集，觸類旁通，發(fā)現(xiàn)新線索，從而不斷擴(kuò)充信息量。借助外腦法交換法建立數(shù)據(jù)庫收集整理加工提供傳遞儲存檢索

信息工作的程序和方法信息的收集和整理秘書收集信息的方式收存復(fù)印記錄錄音電腦購買交換信息的整理分類按照一定的標(biāo)準(zhǔn)篩選將信息分為真實(shí)、虛假，有效、失效保留真實(shí)、有效信息信息的收集內(nèi)容1

收集內(nèi)容：

就某個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)來說，它們收集信息的內(nèi)容如下：

⑴黨中央、國務(wù)院公布的方針、政策、法規(guī)性文件。⑵上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)部門發(fā)布的直接與生產(chǎn)、工作有關(guān)的指揮性文件，如指示、決定、批復(fù)。⑶本機(jī)關(guān)、本企業(yè)和所屬各部門的機(jī)構(gòu)、人員、財(cái)力、物力、工作、生產(chǎn)等情況，以及生產(chǎn)計(jì)劃、指標(biāo)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、改革狀況、工作總結(jié)。⑷本機(jī)關(guān)執(zhí)行政策、推動(dòng)工作以及本企業(yè)產(chǎn)品銷售后的反饋信息，如群眾的反映、意見、建議、要求等。

信息的收集內(nèi)容2⑸與本機(jī)關(guān)、本企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的外界情況與新信息，如社會(huì)動(dòng)態(tài)，思想傾向，城市與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)改革。⑹與本單位、業(yè)務(wù)性質(zhì)相同的其他地區(qū)、單位以及國外同行業(yè)可供比較的情況材料。⑺收集與本機(jī)關(guān)企業(yè)業(yè)務(wù)未來發(fā)展有關(guān)的科技成果（包括新產(chǎn)品、新工藝、新材料）以及先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)、方法等信息資料。也可以概括為：

企業(yè)信息、國際市場信息、客戶信息、貿(mào)易信息、國際金融信息法律信息、交際活動(dòng)信息、

秘書信息工作的程序--信息收集特點(diǎn)

⑴領(lǐng)導(dǎo)者要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性，與社會(huì)組織的整體發(fā)展情況大局有關(guān)。⑵要為變換著的中心工作與臨時(shí)索要等突發(fā)性任務(wù)做好準(zhǔn)備。⑶收集儲存的信息資料大多具有較長時(shí)期的使用價(jià)值，如起草文件，常常要翻閱過去相關(guān)的文件，以求保持政策的連續(xù)性；說明問題或預(yù)測未來對常查找過去的資料。信息收集方式

一、傳統(tǒng)收集二、開拓式收集

傳統(tǒng)收集

形式：文件、會(huì)議、電話、口頭渠道：

收集上級來的信息通過下級機(jī)構(gòu)的口頭匯報(bào)和書面材料同級機(jī)構(gòu)其他系統(tǒng)互相交換材料通過信訪或報(bào)刊（2）

閱讀法優(yōu)點(diǎn)：A、獲取信息方便B、獲得信息量大、適用性強(qiáng)C、能全面提供工作需要的參考信息缺點(diǎn)：A、報(bào)刊、雜志的信息來源多、信息可能失真、有雜質(zhì)B、需要判斷信息的真實(shí)性

開拓式收集

組織健全的信息網(wǎng)絡(luò)方法：

（1）

觀察法優(yōu)點(diǎn)：A、方法簡單B、獲得第一手資料C適用于對環(huán)境、人物、事件實(shí)際狀況的了解缺點(diǎn)：A、不易收集到深層次信息B、獲得的信息量有限C、效果受秘書觀察能力的影響⑷交換法

優(yōu)點(diǎn)：A、實(shí)現(xiàn)彼此間的信息共享B、獲得信息及時(shí)C、節(jié)省信息收集時(shí)間D、可以臨時(shí)交換各自感興趣的專題信息缺點(diǎn)：A、信息交換建立在自愿、互惠的基礎(chǔ)上B、要注意信息保密問題C、交換信息的范圍窄⑶詢問法

優(yōu)點(diǎn)：A、應(yīng)用靈活B、直接交流C、能獲得大量有價(jià)值的信息缺點(diǎn)：A、要求秘書具有一定素質(zhì)和能力，能很好地運(yùn)用詢問技巧B、費(fèi)用較高、時(shí)間較長、規(guī)模?。?）網(wǎng)絡(luò)法優(yōu)點(diǎn)：A、信息時(shí)效性很強(qiáng)B、最新信息補(bǔ)充及時(shí)C、收集信息迅速、廣泛D、收集不受時(shí)間、地域的限制E、能收集文字圖表信息與聲像缺點(diǎn)：A、有大量未經(jīng)核實(shí)的信息B、需要計(jì)算機(jī)知識（5）問卷法

優(yōu)點(diǎn)：A、避免主觀偏見B、節(jié)省時(shí)間、人力和經(jīng)費(fèi)C、收集的信息客觀、真實(shí)D、收集的信息便于定量處理和分析缺點(diǎn)；A、問卷的回收難以保證B、問卷的質(zhì)量難以保證C、被調(diào)查者具有一定文化水平（7）購置法優(yōu)點(diǎn)：A、信息比較集中B、書店與出版社有訂購業(yè)務(wù)C、獲得大量系統(tǒng)化、專業(yè)化知識缺點(diǎn)：A、費(fèi)用高，花費(fèi)時(shí)間和人力B、要從大量信息中篩選有價(jià)值信息C、信息要經(jīng)真實(shí)性鑒別后利用。秘書收集信息的渠道主要有：A、大眾傳媒B、

圖書館C、收據(jù)庫D、貿(mào)易交流E、

信息機(jī)構(gòu)F、

關(guān)系渠道G、調(diào)查渠道知網(wǎng)是重要的大眾傳媒信息的加工和提供信息的加工充實(shí)與綜合提煉與摘要?dú)w納與分析秘書如何提供信息適事適時(shí)適度信息的加工：信息的加工是對收集到的大量原始信息，在數(shù)量上加以濃縮，在質(zhì)量上加以提高，在形式上給予表現(xiàn)，使之便于傳遞，利用和儲存的過程，信息的整理是整個(gè)信息工作的核心。它包括分類、篩選、校對

（1）

分類方法：A、字母分類法B、地區(qū)分類法C、主題分類法D、數(shù)字分類法E、時(shí)間分類法（2）

篩選

①剔除虛假信息，失效信息和無效信息，從中挑選出有價(jià)值的信息。

除去假的，重復(fù)的，過時(shí)的，表面的，與本單位關(guān)系很小或意義不大的信息，從量與質(zhì)兩方面突出少量的重要信息。篩選體現(xiàn)了對內(nèi)容的初步鑒別，其目的是讓領(lǐng)導(dǎo)用最少的時(shí)間獲得最大量的優(yōu)質(zhì)信息。②挑選出有價(jià)值的信息

A、挑選對工作有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)的信息

B、

挑選帶有傾向性、動(dòng)態(tài)性或突發(fā)重要信息

C、分析需求，結(jié)合中心工作或解決特定問題的需要篩選信息

D、挑選能預(yù)見未來發(fā)展變化趨勢，為決策提供超前服務(wù)的信息

E、

堅(jiān)持信息數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一信息的加工和綜合處理篩選之后的信息常常要經(jīng)過初步加工形成初級信息。加工的方法主要有：文字加工，即用文字概括信息中實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，提高其利用價(jià)值；信息提要，即將大量信息提煉出若干條信息的要點(diǎn)，供深度加工或速報(bào)領(lǐng)導(dǎo)；信息分類，即按不同的內(nèi)容、性質(zhì)和作用，對信息進(jìn)行分類，使其系統(tǒng)化、條理化，便于檢索。信息的綜合處理是從總體上對信息進(jìn)行系統(tǒng)分析、判斷和歸納整理，提出較系統(tǒng)、深刻的意見和建議，形成切合決策需要、有深度的高層次信息。方法:

看來源、看標(biāo)題、看正文決定取舍：A、突出主題

B、注意典型性C、有新意D、有特點(diǎn)校對方法：溯源法、比較法、校對法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計(jì)法信息的傳遞、儲存和檢索信息的傳遞⑴單通道傳遞。信息從信源發(fā)出后沿著單一通道。⑵多通道傳遞。即信息從信息源發(fā)出后，沿著兩種以上通道傳遞給信息接受者。信息傳遞的方式有：⑴口頭傳遞⑵書面?zhèn)鬟f⑶電訊傳遞傳遞要求：迅速、準(zhǔn)確、保密在一般情況下，信息在單位內(nèi)部按組織關(guān)系進(jìn)行傳遞，如果能夠建立健全信息傳遞系統(tǒng)，信息傳遞的效率和服務(wù)的效果將會(huì)大大提高。不同的信息具有不同的流向，基本的信息流向有三種：單向傳遞，即信息由發(fā)出者向需要者傳遞，滿足接受者利用需要；相向傳遞，即信息傳遞的雙方相對方互為傳遞信息；反饋傳遞，即信息使用情況由接受使用者向發(fā)出者進(jìn)行傳遞。信息的傳遞方法則可以區(qū)分為口頭傳遞、文書傳遞和電訊傳遞三種類型信息的儲存和檢索原件儲存目錄、索引儲存軟件儲存有專用的柜、櫥或保險(xiǎn)箱，能防盜、防火、防潮、防蟲科學(xué)地存放排列信息的存儲首先，信息的登記。其次，信息的編碼。最后，信息的排列。信息存儲需要注意以下幾點(diǎn)：⑴收集來的信息都要保存。⑵信息的分類要合理，便于查找。⑶信息的保存力求安全。⑷盡量使用電腦存儲信息資料。簡報(bào)工作在實(shí)踐中，信息交流是非常重要的，組織或系統(tǒng)上下左右的溝通不可能總是靠會(huì)議或會(huì)面通報(bào)，內(nèi)部的簡報(bào)就是最得力的信息交流的方法。簡報(bào)及簡報(bào)工作“簡報(bào)”是我國黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體等組織內(nèi)部的一種文書形式，是以反映情況、交流經(jīng)驗(yàn)、傳遞信息為主要內(nèi)容的簡要報(bào)告或報(bào)道。簡報(bào)工作是秘書圍繞簡報(bào)所做的信息收集、簡報(bào)編制、發(fā)送等諸多工作中的一項(xiàng)常規(guī)信息工作。簡報(bào)的特點(diǎn)秘書做簡報(bào)工作，不僅要?jiǎng)庸P，更重要的是要?jiǎng)邮謩?dòng)腦，要充分了解情況，才能分析綜合。簡報(bào)的特點(diǎn)可以用三個(gè)字簡約地概括。簡報(bào)的特點(diǎn)短

平快是指文字簡潔，文章短是指內(nèi)容平實(shí)、真實(shí)、實(shí)在，有價(jià)值、“含金量”高是指反映情況要及時(shí)簡報(bào)工作的基本程序按照信息工作的程序，“簡報(bào)”工作也不外乎是：收集→加工→傳輸→利用→反饋。只是每一個(gè)環(huán)節(jié)，都體現(xiàn)簡報(bào)工作的特色。收集：收集環(huán)節(jié)秘書著重要明確收集什么、到哪兒去收集、如何收集的問題。簡報(bào)既要信息量大，也要顧及每期簡報(bào)的報(bào)道中心。要善于利用一切可以承載信息的手段，收集一切有利于領(lǐng)導(dǎo)和基層耳聰目明的信息；

加工：加工環(huán)節(jié)就是秘書對簡報(bào)的編制，編制工作要嚴(yán)格遵循秘書文字編輯工作的原則。

傳輸：傳輸是指簡報(bào)的發(fā)送，有經(jīng)驗(yàn)的秘書重視建立和完善簡報(bào)的發(fā)送網(wǎng)絡(luò)，重視報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)、傳送相關(guān)單位和發(fā)送下級部門的區(qū)別。利用：簡報(bào)信息的利用是簡報(bào)工作的目的，要使有關(guān)單位、部門接受簡報(bào)信息，爭取對他們有用。反饋：反饋是新一輪信息簡報(bào)工作的開始。簡報(bào)的格式

簡報(bào)不是正式的公文，但是簡報(bào)一方面有不同單位各自的獨(dú)特格式；一方面也有在長期實(shí)踐中約定俗成的相對固定格式。一般簡報(bào)有報(bào)頭、正文和報(bào)尾三部。簡報(bào)的格式報(bào)頭正文報(bào)尾內(nèi)容包括簡報(bào)名稱；編號；編發(fā)單位名稱；印發(fā)日期，在報(bào)頭左上方加印“內(nèi)部刊物，注意保存”不刻意設(shè)計(jì)版面。每項(xiàng)內(nèi)容都是標(biāo)題、簡要報(bào)道和提供信息的單位或信息出處三部分

簡報(bào)尾頁下方，兩條平行線內(nèi)注明本期的發(fā)送單位名稱或個(gè)人姓名；下線下右側(cè)注明總印發(fā)份數(shù)

秘書做“簡報(bào)”工作的要求如下秘書做“簡報(bào)”工作的要求要求圍繞“簡報(bào)”工作，秘書要頭腦清楚，反應(yīng)敏捷，掌握情況及時(shí)準(zhǔn)確要學(xué)會(huì)“抓大事”和圍繞當(dāng)前一個(gè)時(shí)期的中心工作掌握情況，收集信息；還要學(xué)會(huì)“抓苗頭”，及時(shí)反應(yīng)帶有傾向性的問題要掌握一定的理論和方法，掌握方針政策，能夠?qū)λ占男畔⑦M(jìn)行加工整理要重視信息的導(dǎo)向問題，善于把多種類、多渠道的無序的信息變?yōu)橄到y(tǒng)的、有價(jià)值的信息要具備相當(dāng)?shù)奈淖炙?，要把“簡?bào)”編輯成上下喜聞樂見的文字材料好的簡報(bào)不僅內(nèi)容充實(shí)，而且文字流暢，能使人從簡約的文字中透視深遠(yuǎn)的信息意味秘書的信息資料工作秘書是為領(lǐng)導(dǎo)“輔助管理，綜合服務(wù)”的，秘書的資料，就是圍繞有關(guān)為領(lǐng)導(dǎo)提供全面服務(wù)的原則進(jìn)行搜集、摘取、留存、剪貼的。因?yàn)槊貢墓ぷ鞣秶鷱V泛，內(nèi)容繁雜，所以秘書資料的來源也廣。資料剪貼

資料剪貼的方法資料剪貼主要是文字資料的提純留存。傳統(tǒng)的“剪貼”是真正意義的“剪”，現(xiàn)在秘書通常是將所要留存內(nèi)容劃定復(fù)印。剪貼復(fù)制的過程剪貼復(fù)制的過程如下。剪貼復(fù)制的過程將認(rèn)定要留存的內(nèi)容用較粗的筆劃出邊框，盡量留寬余些在劃定內(nèi)容的空白處標(biāo)明內(nèi)容出處，包括所載報(bào)刊名將內(nèi)容復(fù)印A4紙上如所選內(nèi)容版面較小，可以先用單面紙復(fù)印要利用放大和縮小復(fù)印功能，使復(fù)制內(nèi)容字號大體一致

資料保存資料保存的注意事項(xiàng)如下。資料保存的注意事項(xiàng)根據(jù)剪貼資料的量，選擇頁碼薄厚適宜的

在剪貼簿的封頁和脊部做好必要的標(biāo)簽順序插入要留存的資料并一一編注

剪貼簿的第一頁要做目錄，以備查找方便摘要卡摘要卡也稱“文獻(xiàn)摘要卡”或“文件摘要卡”。文獻(xiàn)就是有歷史價(jià)值或留存價(jià)值的文字資料。秘書在不可能全部保存文獻(xiàn)或不能準(zhǔn)確確定文獻(xiàn)價(jià)值時(shí)，常常采取做摘要卡保存信息的方式。摘要卡一般用卡片盒（箱）保存?？ㄆ性谡ㄖ校饕ㄒ韵铝?xiàng)內(nèi)容摘要卡的內(nèi)容所摘文獻(xiàn)的出處文獻(xiàn)出版社、期刊號頁碼分類和編號摘要內(nèi)容摘錄人和備注摘要卡的優(yōu)點(diǎn)是方便靈活，便于查找，但秘書的辦公環(huán)境有限，卡片的存放量不可能太大，所以，用摘要卡的形式留存信息，就有一個(gè)不斷篩選、精簡、提純問題。名片名片是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)中人與人之間、單位工作人員之間交際交往中相互認(rèn)識的一種工具。對秘書來說，名片上可以有直接的和間接的信息。名片作為信息載體，在秘書工作中，也有從收集到加工整理、從保存到提供使用、到信息反饋的過程。

名片的使用過程名片的使用過程名片的收集名片的保存名片的加工整理名片的利用要加以分類留存要一新片換替舊片或針對某張名片添注新信息秘書案頭的“信息庫”所謂“信息庫”就是秘書要在自己有限的辦公桌、抽屜、柜架上，準(zhǔn)備隨手就可以取來的應(yīng)答信息。這些東西有的人稱為“案頭必備”，有的書上稱之為“必須經(jīng)常放置于身旁的東西”。一般來說，秘書案頭應(yīng)具備的“信息庫”包括如下內(nèi)容中、英文字典

飛機(jī)、火車、輪船、班車的最新時(shí)刻表

郵政編碼簿

電話號碼簿

國際國內(nèi)地圖

常用業(yè)務(wù)及管理工作范圍的最新電話表

應(yīng)用文體式大全、秘書手冊

工商名錄或同業(yè)名錄

辦公室所有設(shè)備的說明書、維護(hù)保養(yǎng)手冊以計(jì)算機(jī)為核心的信息處理技術(shù)秘書的信息工作現(xiàn)代化，首要的是秘書的思想觀念。其次是計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)問題。網(wǎng)絡(luò)的信息大大拓展了秘書對信息的獲取渠道。但是面對大量的、紛至沓來的各種信息，如何經(jīng)過分析、綜合、歸納和判斷，向領(lǐng)導(dǎo)提供最精華部分，這是秘書比較艱難的任務(wù)。以計(jì)算機(jī)為核心的信息處理技術(shù)，可以將秘書的整個(gè)信息工作網(wǎng)絡(luò)化、磁盤化、多媒體化，這是秘書信息工作不可遏止的前景，但是發(fā)展的速度和秘書工作的優(yōu)劣，很大成分在于秘書對這一問題的認(rèn)識。案例達(dá)利公司是一家專門銷售泥塑的公司。一天，總經(jīng)理秘書小谷與一位剛從國外考察回來的熟人交談。小谷了解到某外國商店里出售的中國泥塑，當(dāng)?shù)厝撕芟矚g，生意興隆，但產(chǎn)品大多是臺灣制造的，工藝水平并不如大陸生產(chǎn)的泥塑。該國消費(fèi)者特別喜歡反映中國民俗的泥塑。此時(shí)，秘書小谷應(yīng)如何處理利用這送上門來的信息？案例分析秘書部門處于組織的信息樞紐地位，秘書應(yīng)及時(shí)捕捉、篩選信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)，以提高企業(yè)的經(jīng)營效益。小谷應(yīng)馬上把此信息告知領(lǐng)導(dǎo)，或轉(zhuǎn)給市場營銷部門進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查研究，幫助擬訂具有操作性的產(chǎn)品推廣計(jì)劃，包括推出的產(chǎn)品品種、數(shù)量、價(jià)格、宣傳、促銷、銷售渠道等。補(bǔ)充:涉外信息處理信息、商品生產(chǎn)與商品推銷三者構(gòu)成對外經(jīng)營的“三要素”。缺一不可。營銷學(xué)觀念：成交一筆對外貿(mào)易，90%是依靠信息，僅10%的靠推銷的“自覺努力”。產(chǎn)品的生產(chǎn)以信息為依據(jù)，產(chǎn)品的成功銷售是對信息的檢驗(yàn)。因此，捕捉信息，掌握國際市場行情，是涉外企業(yè)決策者和領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策和計(jì)劃的基本條件。企業(yè)決策者和領(lǐng)導(dǎo)者所需要的信息需要信息企業(yè)內(nèi)部信息：本國重大的有關(guān)方針政策，進(jìn)出口國別、地區(qū)政策，商品貨源情況如生產(chǎn)情況、數(shù)量與質(zhì)量、現(xiàn)貨與期貨、倉儲與運(yùn)輸、推銷計(jì)劃與銷售意圖，其他各種歷史資料等。企業(yè)外部信息：對象國的政治經(jīng)濟(jì)、社會(huì)習(xí)俗、貿(mào)易法規(guī)和特殊規(guī)定，市場情況如供求關(guān)系、銷售渠道、淡旺季節(jié)，愛好，科技，金融貨幣及價(jià)格，客戶和競爭對手情況等。綜合信息：即對各種信息進(jìn)行綜合分析加工后的信息。對內(nèi)部信息進(jìn)行分析有助了解本企業(yè)所處位置，對外部信息進(jìn)行分析的有助了解外部情況對本企業(yè)是機(jī)會(huì)還是威脅。

出口商品信息：

1、商品本身的特點(diǎn)：如商品的自然屬于性、品種、規(guī)格、用途、經(jīng)濟(jì)價(jià)值；

2、商品的生產(chǎn)、消費(fèi)、國際貿(mào)易近況和特點(diǎn)：包括世界生產(chǎn)總是和主要生產(chǎn)國的生產(chǎn)量變動(dòng)情況，生產(chǎn)集中和壟斷情況，季節(jié)變動(dòng)情況，科技進(jìn)步和國家壟斷機(jī)制對生產(chǎn)的影響；世界部消費(fèi)量和主要消費(fèi)國消費(fèi)量的變動(dòng)，消費(fèi)習(xí)慣和季節(jié)性變動(dòng)情況；世界貿(mào)易量和主要出口國的進(jìn)出口量，進(jìn)出口的品種和地區(qū)構(gòu)成，季節(jié)變動(dòng)情況以及有關(guān)貿(mào)易政策等；

3、商品供求的變化特點(diǎn)和規(guī)律，以及影響供求關(guān)系變動(dòng)的因素。

國外市場競爭情況：競爭的存在，對于企業(yè)制訂國外市場營銷決策有重要的影響，故須認(rèn)真分析和研究國外競爭對手可能作出的種種反應(yīng)，并時(shí)刻注意競爭對手的各種動(dòng)向。1、對國外市場中競爭者的商品的設(shè)計(jì)、性能、包裝、售前售后優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)的分析；

2、對國外市場競爭者商品價(jià)格和定價(jià)政策分析；3、對國外市場競爭者的廣告監(jiān)視、廣告費(fèi)用和廣告政策的分析4、對國外市場競爭者分配渠道使用情況的分析；5、對國外市場未來競爭情況的分析與估計(jì)，以及對競爭者服務(wù)方式的情況分析。國外市場經(jīng)營效果情況：對經(jīng)營效果的分析，有利于制定保存或發(fā)展的策略方針，這方面信息內(nèi)容有：1、多種國外市場推銷手段的效果；2、國外市場廣告效果；3、國外市場經(jīng)營效果變化原因；4、通過本企業(yè)國外市場網(wǎng)點(diǎn)銷售與委托代銷的效果；5、國外市場銷售服務(wù)方式等。（二）國別（地區(qū)）市場信息

國別（地區(qū)）市場信息是國際市場信息主體。它主要是通過對貿(mào)易對象國家（地區(qū)）經(jīng)濟(jì)環(huán)境（包括宏觀的一般經(jīng)濟(jì)行情、中觀的具體部門經(jīng)濟(jì)即商品市場和微觀的經(jīng)濟(jì)措施），社會(huì)文化環(huán)境，政治法律環(huán)境等方面全面、綜合性的分析和研究，來制訂本企業(yè)相應(yīng)的地區(qū)戰(zhàn)略和市場細(xì)分戰(zhàn)略。政治法律環(huán)境資料：1、政府的形式和性質(zhì)：政體（是君主立憲還是聯(lián)邦或共和）；中央與地方政府的職責(zé)；政治氣候（執(zhí)政黨、在野黨、工會(huì)的勢力與力量、政局是否穩(wěn)定、是人治還是法治）經(jīng)濟(jì)和社會(huì)政策。

2、對外關(guān)系：政治關(guān)系（有無政治與軍事結(jié)盟）；經(jīng)濟(jì)關(guān)系（是否經(jīng)濟(jì)貿(mào)易集團(tuán)成員，在該集團(tuán)中的地位如何）；在國際經(jīng)濟(jì)組織中的地位與作用（這些國際機(jī)構(gòu)包括國際貨幣基金、世界銀行和關(guān)稅與貿(mào)易總協(xié)定）；該國對世界重大經(jīng)濟(jì)問題的態(tài)度（如對南南、南北東西經(jīng)濟(jì)關(guān)系上的態(tài)度。3、經(jīng)濟(jì)發(fā)展政策：這些國家執(zhí)行了哪些經(jīng)濟(jì)發(fā)展政策。發(fā)達(dá)國家的經(jīng)濟(jì)政策有的傾向于供應(yīng)學(xué)派；有的傾向于貨幣學(xué)派；有的傾向于凱恩斯主義（刺激需求）；有的是綜合式的政策。4、國家法律：即指各種經(jīng)濟(jì)立法，如專利法、商標(biāo)法、廣告法、競爭法、海關(guān)稅收法，以及保護(hù)消費(fèi)者的種種法令。經(jīng)濟(jì)環(huán)境方面的資料：國別市場的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，直