工程項目材料采購流程管理制度方案

工程項目材料采購流程管理制度方案為加強(qiáng)工程材料程序化管理，有效的控制資金使用，更好的做好材料成本控制工作，了解各項目材料用款，對外欠款。結(jié)合公司實際情況，特制定相關(guān)材料采購流程，望各項目部嚴(yán)格按照此制度執(zhí)行。一﹑預(yù)算部預(yù)算，項目部統(tǒng)計，審核采購材料的數(shù)量工程中標(biāo)后，預(yù)算部對本工程所需的各種材料進(jìn)行預(yù)算，為工程的資金投入提供依據(jù)(注：提供詳細(xì)的材料使用節(jié)點計劃，此計劃作為項目收款計劃主要支撐依據(jù))。項目部根據(jù)中標(biāo)書（中標(biāo)合同清單）和施工圖紙認(rèn)真嚴(yán)格計算本項目的材料需求，填報材料采購總計劃表交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。同時此材料需求總表要一式三份，工程部，采購部，項目部各一份。二﹑項目部申請材料采購計劃1．在進(jìn)場前，項目部要提前做出由工程部認(rèn)可的材料總需求計劃，如果部分材料是甲方指定的，項目必須注明指定材料名稱，品牌，規(guī)格型號，數(shù)量，到場時間，聯(lián)系方式等。有加工圖紙的材料要附上圖紙，且有項目部項目經(jīng)理簽字，（結(jié)合工程實際情況，項目部必須考慮到定制加工材料的加工周期，給采購部合理的采購時間）。2.材料采購申請單一一式三份，采購部，項目部，工程部各一份。為了杜絕浪費和其他不合理情況發(fā)生，材料采購申請表上面必須有材料申請人，項目工程部負(fù)責(zé)人，項目經(jīng)理簽字，缺一不可（詳見樣表）。否則公司采購部有權(quán)拒絕接收材料采購申請表。公司采購部原則上不接收項目部任何人電話通知供貨要求，如果有特殊情況，一定要有公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，由公司領(lǐng)導(dǎo)通知公司采購部負(fù)責(zé)人，公司采購部負(fù)責(zé)人在接收到公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意采購，方可安排公司采購部相關(guān)人員進(jìn)行采購。在公司采購部進(jìn)行材料采購的同時，項目部相關(guān)人員必須及時的補交材料采購申請表，并且按正常的審批程序進(jìn)行審批，然后將審批通過的材料采購申請表交至公司采購部。3.項目中變更或增加材料用量，以甲方書面通知或簽證為主。項目部及時將甲方書面通知或簽證發(fā)公司預(yù)算部備案，同時，項目部按材料采購流程申請材料采購。預(yù)算部收到變更或增加材料用量申請表后，必須進(jìn)行核算，并報公司工程部、公司采購部、公司領(lǐng)導(dǎo)審批（特殊情況除外）。三、公司采購部在接收到批準(zhǔn)后的材料采購申請表，應(yīng)該按照工程施工流程和請購材料的緩急。由公司采購部負(fù)責(zé)人安排采購人員去進(jìn)行采購。1．采購人員在接到采購部負(fù)責(zé)人安排的材料采購申請表后，采購人員要參考市場行情以及以前采購記錄和供應(yīng)商報價。優(yōu)先選擇供貨準(zhǔn)時，材料質(zhì)量好，價格優(yōu)惠，實力強(qiáng)的供應(yīng)商，進(jìn)行采購。主要材料或是采購量大的材料，采購人員要選擇三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行報價比價，并把供應(yīng)商的材料樣品，交貨時間和報價上報給公司采購部負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，采購人員在接收到審批后的供應(yīng)商名單后，進(jìn)行相對應(yīng)的材料采購。如果是采購量或者是采購金額比較大的材料采購時，為了保護(hù)供需雙方的合法權(quán)益和避免以后的采購糾紛，公司采購部一定要和供應(yīng)商簽訂材料采購合同。少量的輔助材料采購人員可以從和公司長期固定合作的供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)先選擇采購。四、采購下單和送貨的時間安排采購人員和供應(yīng)商確定了采購意向，采購人員要嚴(yán)格按照材料采購申請表上面的數(shù)量給供應(yīng)商下單，采購人員一定要向供應(yīng)商確定材料的送（提）貨時間和付款方式。為了不影響工程正常施工，采購人員盡量要求供應(yīng)商把送貨時間往前安排。盡量讓供應(yīng)商送貨到我們工程的項目，如果是因為材料采購量少或者是供應(yīng)商離我們的項目比較遠(yuǎn)。供應(yīng)商不送貨，采購人員可以和供應(yīng)商協(xié)商，由我們出運費，讓供應(yīng)商送貨到我們項目，并同時告訴公司采購部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。五、無法及時供貨的匯報說明因市場和行業(yè)缺貨因素，或供材商的原因，無法按期進(jìn)行采購到位的材料。采購部相關(guān)人員應(yīng)該立即通知材料請購部門，并且要說明原因。六、供應(yīng)商送貨事項1.供應(yīng)商在準(zhǔn)備送貨前，一定要通知采購人員或者項目收貨人員（項目經(jīng)理，施工員，倉管），項目現(xiàn)場人員好安排材料的存放地點。供應(yīng)商送貨到項目現(xiàn)場，原則上是由采購人員和項目材料采購申請人一起了驗收供應(yīng)商送的材料。如果項目工地在外地，采購人員無法到現(xiàn)場參加材料驗收，由項目經(jīng)理和相關(guān)人員組織驗收。2.供應(yīng)商在送貨時，要嚴(yán)格按照采購人員下給供應(yīng)商的材料采購清單上面的數(shù)量送貨。送貨單上面要有，送貨項目的名稱，材料采購申請單的編號，以及供應(yīng)商所送的材料名稱，數(shù)量，價格，規(guī)格型號。送貨單上面要蓋供應(yīng)商的公章。現(xiàn)場收貨人員要拿項目下給公司采購部的材料采購申請表和供應(yīng)商的送貨單進(jìn)行確認(rèn)，看供應(yīng)商所送材料是否是本項目所下的材料。如果供應(yīng)商所送材料和項目材料采購申請單一致，項目現(xiàn)場人員可以進(jìn)行供應(yīng)商所送材料驗收。在驗收供應(yīng)商所送材料同時，供應(yīng)商要提供每種材料的合格檢測報告，有效產(chǎn)品合格證，質(zhì)量保證書?，F(xiàn)場驗收人員確認(rèn)了供應(yīng)商所送材料符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)場驗收人員可以進(jìn)行對供應(yīng)商所送材料的驗收入庫工作?，F(xiàn)場驗收人員和項目經(jīng)理要在供應(yīng)商的送貨單上面簽字確認(rèn)。供應(yīng)商的送貨單必須一份三聯(lián)，一份供應(yīng)商自己留底，一份給工地現(xiàn)場驗收人員，一份給公司采購人員。3.現(xiàn)場驗收人員在驗收供應(yīng)商材料時，一定要仔細(xì)，如果供應(yīng)商的送貨單和所送的實物材料名稱，數(shù)量，品牌，規(guī)格型號不符?，F(xiàn)場驗收人員一定要及時反饋給采購人員并做記錄。如果是材料質(zhì)量不合格，現(xiàn)場驗收人員一律拒絕收貨（質(zhì)檢報告、合格證等未隨貨送到者，現(xiàn)場驗收人員也可拒絕收貨，并及時告知公司采購人員協(xié)調(diào)）。并且及時通知公司采購部相關(guān)人員。資料員所需的各項合格證、檢驗報告等現(xiàn)場驗收人員必須清點完畢才能驗收。七、供應(yīng)商的結(jié)算嚴(yán)格按合同的付款條款所定的時間節(jié)點執(zhí)行。原則上供應(yīng)商所有的材料結(jié)算以整月為周期，本月結(jié)算上個月的材料款（1—30號）。結(jié)算時間是每個月1-5號，由供應(yīng)商提供上個月的結(jié)算相關(guān)材料到公司采購部，每個月5-10是公司相關(guān)部門對供應(yīng)商結(jié)算材料的審核時間。每個月15—20由公司財務(wù)為供應(yīng)商打材料款。供應(yīng)商要帶有項目經(jīng)理，采購人員和現(xiàn)場驗收人員簽字的送貨單和合同約定的發(fā)票，到公司采購部統(tǒng)一辦理結(jié)算。供應(yīng)商的材料數(shù)量，價格，是以供應(yīng)商所提供的有公司，項目相關(guān)人員簽字的送貨單為標(biāo)準(zhǔn)。（此結(jié)算方式是少量的輔材料，結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)）。對于有采購合同的供應(yīng)商，供應(yīng)商在結(jié)算時，要以有簽字的送貨單和采購合同一起，到公司采購部辦理結(jié)算。八、工程材料采購合同管理工作流程根據(jù)公司的工程項目和《根據(jù)公司的工程項目和《合同管理辦法》《招標(biāo)管理辦法》，制作本流程項目論證決策﹐簽訂施工合同項目論證決策﹐簽訂施工合同預(yù)算部下發(fā)計劃材料單，財務(wù)部列入預(yù)算預(yù)算部下發(fā)計劃材料單，財務(wù)部列入預(yù)算采購部組織市場調(diào)研合同履行部門組織市場調(diào)研采購部組織市場調(diào)研合同履行部門組織市場調(diào)研進(jìn)行選用或招標(biāo)進(jìn)行選用或招標(biāo)確定項目負(fù)責(zé)人，辦理合同履行單確定項目負(fù)責(zé)人，辦理合同履行單合同會簽、會審批準(zhǔn)修改合同會簽、會審批準(zhǔn)修改合同管理部門對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核合同管理部門領(lǐng)導(dǎo)簽字合同登記歸檔合同登記歸檔合同履行完畢，相關(guān)部門在合同履行完畢，相關(guān)部門在履行單上簽字字財務(wù)見履行單后付款合同登記歸檔財務(wù)見履行單后付款合同登記歸檔九、貨物采購流程（一）先款后貨的貨物采購□首批貨物的采購：公司采購部必須在總經(jīng)理授權(quán)下與供貨方簽訂供需合同。公司采購部采購員根據(jù)合同，綜合商務(wù)部大多數(shù)人意見，并經(jīng)商務(wù)部經(jīng)理審核簽字向供貨方下發(fā)正式訂單。公司采購部采購員憑合同、有效材料申請計劃單填寫請款單并經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理簽字核準(zhǔn)；獲財務(wù)核準(zhǔn)的請款單送至總經(jīng)理核批后返至財務(wù)部予以付款。付款后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項目部辦理入庫；并及時向材料供應(yīng)商獲取購貨發(fā)票送至總經(jīng)理簽字后交至財務(wù)入帳。經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人核實簽字后發(fā)票由采購部送至總經(jīng)理簽字交于財務(wù)入帳。□后期貨物的補貨：項目部（庫管、工程師、項目經(jīng)理）根據(jù)庫存及業(yè)務(wù)需要擬下經(jīng)項目經(jīng)理簽字的材料采購申請計劃。材料采購申請計劃送至公司采購部，采購部負(fù)責(zé)人和預(yù)算部負(fù)責(zé)人核實簽字后下發(fā)給采購員，采購員下單給相應(yīng)材料供應(yīng)商。由采購部采購員根據(jù)下發(fā)至材料供應(yīng)商的有效材料采購申請計劃訂單填寫請款單，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理簽字核準(zhǔn)、總經(jīng)理核批后返至財務(wù)部予以付款。付款后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項目部辦理入庫；并及時向材料供應(yīng)商獲取購貨發(fā)票送至總經(jīng)理簽字后交至財務(wù)入帳。（二）先貨后款的貨物采購□首批貨物的采購：公司采購部必須在總經(jīng)理授權(quán)下與供貨方簽訂供需合同。公司采購部采購員根據(jù)合同，綜合商務(wù)部大多數(shù)人意見，并經(jīng)商務(wù)部經(jīng)理審核簽字向供貨方下發(fā)正式訂單。下發(fā)正式訂單后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項目部辦理入庫；并及時向供貨方索要購貨發(fā)票并轉(zhuǎn)交至物資部。采購部采購員材料采購部負(fù)責(zé)人和預(yù)算部負(fù)責(zé)人核實簽字后的購貨發(fā)票至財務(wù)部填寫請款單，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理簽字核準(zhǔn)、總經(jīng)理在對請款單、發(fā)票予以核批后返至財務(wù)部予以付款和入帳?！鹾笃谪浳锏难a貨：項目部（庫管、工程師、項目經(jīng)理）根據(jù)庫存及業(yè)務(wù)需要擬下經(jīng)項目經(jīng)理簽字的材料采購申請計劃。材料采購申請計劃送至公司采購部，采購部負(fù)責(zé)人和預(yù)算部負(fù)責(zé)人核實簽字后下發(fā)給采購員，采購員下單給相應(yīng)材料供應(yīng)商。下發(fā)正式材料采購訂單后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項目部辦理入庫；并及時向供貨方索要購貨發(fā)票。采購部采購員根據(jù)《工程項目材料采購流程和有關(guān)規(guī)定》辦理材料結(jié)算十、采購相關(guān)樣表附件一：供貨通知書（適用于未簽署供貨合同）供貨通知書公司：我司根據(jù)實際需要，考慮到項目急需要首先進(jìn)行施工建設(shè)，該部位的材料用量不大，雖然供貨合同未簽訂，但請貴司積極配合。請貴司按下表所列材料(設(shè)備)名稱、品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期向我司指定的交貨地點送貨。項目名稱：交貨日期：201年月日交貨地點：序號材料(設(shè)備)名稱品牌型號（編號）規(guī)格單位數(shù)量部位12345678注：1.具體單價按今后雙方所簽定的合同及附件《產(chǎn)品及價格清單》。2．自本供貨通知書送達(dá)之日起1工作日內(nèi)，請貴司將經(jīng)蓋章確認(rèn)的本通知書以傳真方式送我方經(jīng)辦人備案，并在5工作日內(nèi)將原件送達(dá)我方。購貨單位：供貨單位：公司名稱：公司名稱：經(jīng)辦人：確認(rèn)人：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：負(fù)責(zé)人：傳真號碼：傳真號碼：日期：日期：附件二：供貨通知書（適用于已簽署供貨合同）供貨通知書公司：我司根據(jù)實際需要，以年月日簽訂的《工程材料(設(shè)備)供貨合同》為依據(jù)，請貴司按下表所列材料(設(shè)備)名稱、品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期向我司指定的交貨地點送貨。項目名稱：交貨日期：201年月日交貨地點：序號材料(設(shè)備)名稱品牌型號（編號）規(guī)格單位數(shù)量部位12345678備注注：1.具體結(jié)算單價按雙方所簽定的合同附件《產(chǎn)品及價格清單》。2．自本供貨通知書送達(dá)之日起1工作日內(nèi)，請貴司將經(jīng)蓋章確認(rèn)的本通知書以傳真方式送我方經(jīng)辦人備案，并在5工作日內(nèi)將原件送達(dá)我方。購貨單位：供貨單位：公司名稱：公司名稱：經(jīng)辦人：確認(rèn)人：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：負(fù)責(zé)人：傳真號碼：傳真號碼：日期：日期：附件三：材料(設(shè)備)收料單項目名稱：交貨日期：交貨地點：序號材料(設(shè)備)名稱品牌型號（編號）規(guī)格單位數(shù)量12345678說明：購貨單位委派的收料員，僅限于對材料的數(shù)量進(jìn)行如實收貨。以上材料(設(shè)備)已供貨至購貨單位交貨地點；具體結(jié)算價格按雙方所簽定的合同附件《產(chǎn)品及價格清單》。購貨單位：供貨單位：經(jīng)辦人：確認(rèn)人：負(fù)責(zé)人：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：確認(rèn)日期：日期：注：本原件一分兩份，供貨單位持一份，購貨單位持一份；附表四：月度材料（設(shè)備）款匯總表月度材料（設(shè)備）款匯總表項目名稱：時間：序號材料名稱收款單位金額（元）備注12345合計說明：各類材料的《材料（設(shè)備）收料單》原件作為本表的附件附后。附件共份。購貨單位：（公章）供貨單位：（公章）公司名稱：公司名稱：經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)人：聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：日期：日期：注：本原件一分兩份，供貨單位持一份，購貨單位持一份；材料/用品申購單項目名稱：申請人：申購日期：201年月日序號材料/用品名稱規(guī)格數(shù)量到位時間用途項目經(jīng)理：日期：年月日總經(jīng)理：日期：年月日說明：收料單№項目名稱：核算單位工程：日期：年月日送貨單位：送貨單號：合同號：倉庫類別：編號貨物名稱規(guī)格單位送貨數(shù)量實收數(shù)量單價金額萬千百十元角分金額（大寫）：萬仟百拾元角分整小寫￥＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿送貨人：倉庫：收料員：質(zhì)檢員（專業(yè)人員）：備注：一式三聯(lián)單；第一聯(lián)項目部留存；第二聯(lián)會計記賬；第三聯(lián)供貨單位留存；領(lǐng)料單№領(lǐng)料項目：日期：年月日領(lǐng)料單位：編號貨物名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額萬千百十元角分合計金額（大寫）：萬仟百拾元角分整小寫￥＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿項目經(jīng)理：主管施工：倉庫發(fā)料員：領(lǐng)料班組：領(lǐng)料人：備注：一式三聯(lián)單；第一聯(lián)倉庫留存；第二聯(lián)會計記賬；第三聯(lián)施工單位。入庫單№科目：日期：年月日貨號品名單位數(shù)量單價金額萬千百十元角分合計金額（大寫）：萬仟百拾元角分整小寫￥材料員：會計：保管員：經(jīng)手人：備注：一式四聯(lián)單；第一聯(lián)倉庫留存統(tǒng)計；第二聯(lián)項目會計記賬；第三聯(lián)倉庫統(tǒng)計員；第四聯(lián)送貨單位結(jié)賬。 退料單項目名稱：核算單位工程：日期：年月日退料單位：收料單位：合同號：倉庫類別：編號貨物名稱規(guī)格單位申退數(shù)量實退數(shù)量單價金額萬千百十元角分合計金額（大寫）：萬仟百拾元角分整小寫￥