2024年會(huì)議室管理制度范例（二篇）

第2頁(yè)共2頁(yè)2024年會(huì)議室管理制度范例一、為優(yōu)化會(huì)議室管理，確保其規(guī)范且高效地使用，特此制訂以下會(huì)議室管理規(guī)定。二、會(huì)議室的管理工作由綜合管理辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)，涵蓋鑰匙保管、使用調(diào)度、設(shè)施設(shè)備的保護(hù)以及衛(wèi)生清潔等方面。三、會(huì)議室主要服務(wù)于公司內(nèi)部的會(huì)議、培訓(xùn)、招聘及外事接待等事務(wù)。未經(jīng)正式許可，不得擅自提供給外部單位或個(gè)人使用。如外部有需求，需事先向綜合管理辦公室提出申請(qǐng)。四、各部門如需使用會(huì)議室，需提前一天向綜合管理辦公室提出，填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》。綜合管理辦公室將依據(jù)任務(wù)的緊急程度進(jìn)行合理調(diào)度，以便做好必要的會(huì)前準(zhǔn)備。五、在使用過程中，未經(jīng)辦公室允許，不得隨意移動(dòng)會(huì)議室的設(shè)備或家具，不得將室內(nèi)物品帶出，也不得擅自操作音響、功放、DVD、投影等設(shè)備。如有特殊需求，應(yīng)在預(yù)約時(shí)一并提出，由辦公室指派專人進(jìn)行操作和調(diào)試。六、內(nèi)部會(huì)議不提供茶葉、純凈水和紙杯。如承辦部門有相關(guān)需求，需在預(yù)約時(shí)提前告知。其他額外需求需自行準(zhǔn)備。部門會(huì)議的會(huì)務(wù)服務(wù)工作請(qǐng)自行負(fù)責(zé)。在會(huì)議室進(jìn)行懸掛、張貼活動(dòng)時(shí)，需在綜管辦的監(jiān)督下進(jìn)行，并在使用后立即恢復(fù)原狀，保持墻面整潔。七、會(huì)議期間，主辦部門需負(fù)責(zé)會(huì)議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)及設(shè)備的正常使用。請(qǐng)妥善使用各種設(shè)施，如有損壞，將按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。八、各部門必須嚴(yán)格遵守預(yù)約時(shí)間使用會(huì)議室。如需調(diào)整，需事先征得綜合管理辦公室的同意。九、與會(huì)人員需尊重會(huì)議室設(shè)施，保持室內(nèi)清潔。十、會(huì)議結(jié)束后，負(fù)責(zé)會(huì)議的部門或車間人員應(yīng)立即關(guān)閉會(huì)議室門窗，確?？照{(diào)、音響等設(shè)備電源關(guān)閉。如因疏忽導(dǎo)致?lián)p失，責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。十一、本規(guī)定適用于東會(huì)議室(大)及小會(huì)議室，全天候開放。十二、本規(guī)定自公布之日起生效。十三、本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。2024年會(huì)議室管理制度范例（二）面的《專題會(huì)議紀(jì)要》在經(jīng)會(huì)議主持人嚴(yán)格審核并簽發(fā)后，即開始執(zhí)行，并同步向上級(jí)組織進(jìn)行備案處理。第七節(jié)部門日常管理例會(huì)第三十二條公司內(nèi)部所有車間及部門均須確保部門日常管理例會(huì)的有效召開，并致力于會(huì)議質(zhì)量達(dá)到公司既定的標(biāo)準(zhǔn)與目的。公司人力資源部將承擔(dān)對(duì)各車間、部門會(huì)議質(zhì)量、會(huì)議時(shí)長(zhǎng)及會(huì)議成效的定期抽查或綜合評(píng)估職責(zé)。第三十三條部門日常管理例會(huì)應(yīng)全面覆蓋以下核心議題：深入傳達(dá)并貫徹股份公司及公司級(jí)會(huì)議、文件精神及領(lǐng)導(dǎo)指示；詳盡了解并總結(jié)本部門及其下屬單位本期工作完成情況，識(shí)別存在的問題，并提出針對(duì)性的處理建議；精心規(guī)劃下期工作計(jì)劃，及時(shí)糾正不當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒ㄅc行為；運(yùn)用科學(xué)的分析方法（如PDCA循環(huán)法）深入剖析部門工作過程中的問題，明確改進(jìn)措施，制定有效的預(yù)防策略；積極分析并討論員工提出的工作難題，探索并實(shí)施相應(yīng)的解決方案與改進(jìn)措施；以適宜的方式開展批評(píng)與自我批評(píng)，促進(jìn)成員間的和諧關(guān)系，營(yíng)造團(tuán)結(jié)奮進(jìn)的良好氛圍；合理安排專題培訓(xùn)等。第三十四條部門日常管理例會(huì)原則上應(yīng)堅(jiān)持每周召開一次，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任會(huì)議主持，必要時(shí)可邀請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)參與指導(dǎo)。第三十五條公司所有車間、部門必須妥善保存完整的部門日常管理例會(huì)原始簽到記錄及會(huì)議記錄，保存期限設(shè)定為____年。第八節(jié)對(duì)外接待會(huì)議第三十六條對(duì)外接待會(huì)議主要聚焦于政府機(jī)關(guān)及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司進(jìn)行的檢查、指導(dǎo)工作的匯報(bào)會(huì)議。第三十七條對(duì)外接待會(huì)議的接待規(guī)格及參與人員將依據(jù)來(lái)賓的級(jí)別與來(lái)訪目的確定，通常由公司總經(jīng)理或相關(guān)分管副總經(jīng)理（總助）負(fù)責(zé)接待，并邀請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加；若涉及業(yè)務(wù)對(duì)接，則由公司分管副總經(jīng)理（總助）及指定人員負(fù)責(zé)接待。第三十八條公司層面的對(duì)外接待會(huì)議由公司辦公室負(fù)責(zé)整體的聯(lián)系與組織工作；而涉及業(yè)務(wù)對(duì)接及專題內(nèi)容的會(huì)議，則由公司對(duì)接部門負(fù)責(zé)具體聯(lián)系與組織，公司辦公室可協(xié)助進(jìn)行會(huì)議室安排及接待等事務(wù)的協(xié)調(diào)。第九節(jié)其他會(huì)議第三十九條公司黨委會(huì)、黨員大會(huì)、職代會(huì)（工代會(huì)）、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)及團(tuán)隊(duì)研討等其他會(huì)議，將依據(jù)實(shí)際情況或部門職責(zé)，由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)相應(yīng)的組織工作。第三章會(huì)議的組織、管理和服務(wù)第一節(jié)會(huì)議的組織第四十條會(huì)議的批準(zhǔn)1.臨時(shí)召開的公司級(jí)內(nèi)部小范圍會(huì)議需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意；而公司級(jí)大型會(huì)議則需獲得總經(jīng)理的批準(zhǔn)。2.本制度已明確規(guī)定的會(huì)議，將按照既定程序進(jìn)行審批。第四十一條涉及公司多部門共同參與且需公司領(lǐng)導(dǎo)出席的會(huì)議，應(yīng)由會(huì)議主要牽頭部門與辦公室進(jìn)行聯(lián)系，并完成會(huì)議情況的備案工作；若需辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)安排的，將由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)度。第四十二條會(huì)議組織工作包括但不限于會(huì)議通知的發(fā)布、會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)的確定、會(huì)議主持人的選定、參會(huì)人員的邀請(qǐng)、會(huì)場(chǎng)布置與安排、會(huì)議設(shè)施的準(zhǔn)備、會(huì)議材料的撰寫與分發(fā)、會(huì)議記錄的制作、會(huì)議錄音錄像攝影的安排、會(huì)議紀(jì)要的撰寫以及會(huì)場(chǎng)橫幅、會(huì)議宣傳等事項(xiàng)的落實(shí)。第四十三條會(huì)議通知1.會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)出，一般會(huì)議應(yīng)至少提前半個(gè)工作日通過電話或其他有效方式通知參會(huì)人員；大型會(huì)議則需至少提前____個(gè)工作日下發(fā)正式書面通知。2.會(huì)議通知內(nèi)容應(yīng)詳盡，包括但不限于會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單、會(huì)議主題及要求等。第四十四條會(huì)議的準(zhǔn)備1.確保會(huì)議通知的及時(shí)性與準(zhǔn)確性，以便應(yīng)到人員能夠按時(shí)參會(huì)。2.精心落實(shí)并安排會(huì)場(chǎng)環(huán)境，包括會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)施檢查及人員與服務(wù)用品的配備。3.做好參會(huì)人員的引導(dǎo)與組織工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。4.對(duì)于重要接待會(huì)議，應(yīng)制定詳盡的會(huì)議及接待方案，涵蓋接機(jī)接站、車輛調(diào)度、餐飲住宿、橫幅席卡、攝影攝像、公共活動(dòng)等各項(xiàng)安排。第二節(jié)會(huì)議室的管理與服務(wù)第四十五條公司____號(hào)、____號(hào)會(huì)議室由公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理；其他會(huì)議室則遵循“誰(shuí)使用誰(shuí)管理”的原則，由相關(guān)部門自行負(fù)責(zé)日常管理工作。第四十六條會(huì)議室的日常管理包括但不限于會(huì)議室的安排使用、環(huán)境保潔、設(shè)施維護(hù)、會(huì)議服務(wù)等方面的工作。第四十七條會(huì)議室應(yīng)在會(huì)議召開前____分鐘完成所有準(zhǔn)備工作；會(huì)議結(jié)束后____分鐘內(nèi)完成會(huì)場(chǎng)清潔工作；特殊情況下可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活調(diào)