公司檔案管理試行辦法

PAGE8-公司檔案管理辦法（試行）為了規(guī)范企業(yè)檔案管理，加強檔案資源的開發(fā)和利用，使檔案管理更好地為企業(yè)改革與發(fā)展服務，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》及其他有關法律、法規(guī)，結合公司實際情況，特制定本辦法。一、總則（一）公司檔案是指公司職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像實物等各門類、各載體文件材料的總和。（二）檔案工作是公司各項管理工作的重要組成部分，是維護企業(yè)合法權益和塑造企業(yè)文化，記錄公司歷史真實面貌的一項重要工作。（三）公司所有部門應遵守《檔案法》，各職能部門在工作中形成的具有保存價值并按歸檔制度進行歸檔的全部檔案由檔案室統(tǒng)一管理。嚴禁將應歸檔的文件材料放在任何部門或個人手中，確保檔案完整、準確和安全。二、檔案管理體系（一）公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理原則，設立檔案室于綜合辦，公司綜合辦是檔案管理的責任部門。（二）檔案室和各部室應配備適應工作需要的專、兼職檔案人員，組成檔案管理網絡。（三）公司檔案室負責具體檔案管理業(yè)務工作，公司各部門負責所轄檔案的收集整理、移送歸檔工作。三、檔案室設施和管理人員職責要求（一）檔案室設施要求1.庫房必須與閱覽室、辦公室分開，庫房單獨設立。2.庫房面積滿足存放檔案要求，不得堆放與檔案無關的雜物。3.庫房內配有溫濕度表、滅火器。4.庫房燈光布置和照度按檔案管理標準實施。5.庫房配備數(shù)量充裕的金屬案卷柜。有條件的可以使用密集架。6.庫房內電源線路安全可靠。7.庫房通風良好，具有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲、防鼠等安全防護措施。（二）檔案管理人員職責要求1.檔案室負責人為消防責任人，檔案室內嚴禁吸煙和帶入火種。2.每天對室內的防火、防盜情況進行檢查。定期檢查檔案蟲蛀、霉變、褪色、鼠咬情況。3.根據管理需要，建立各種登記簿。4.檔案保管人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續(xù)。5.忠于職守，遵紀守法，堅持學習檔案專業(yè)知識，嚴格遵守保密制度。四、公司歸檔材料范圍由公司檔案室根據《國有企業(yè)文件材料歸檔范圍》，結合實際情況，統(tǒng)一制定公司歸檔和不歸檔的具體范圍，并根據形勢發(fā)展和管理需要及時加以調整。工程文件的歸檔范圍按《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB50328-2001）執(zhí)行。五、歸檔時間和歸檔要求（一）歸檔時間1.文書檔案。包括上級單位、同級單位和非隸屬單位發(fā)來的文件材料，本單位所發(fā)文件材料，下級單位呈報的文件材料。本單位當年所形成的文件材料，承辦部門必須在次年4月30日前，將應歸檔的文件材料清理齊全并經本部門負責人審定后，送本單位檔案部門歸檔。2.會計檔案。包括本單位形成的會計憑證、賬簿、報表及銀行存款余額調平表等。計劃財務部門必須在次年4月30日前，將前年應歸檔的會計檔案清理齊全并經本單位財務負責人審定后，送本單位檔案部門歸檔。3.人事檔案。包括履歷表、簡歷表、鑒定、考核、考察材料，學歷和專業(yè)技術材料，政審材料，獎勵、處分材料，錄用、任免、聘用、專業(yè)、工資、待遇、離退休等材料。人事資料在形成后一月內，經本人事部門負責人審定后，送公司檔案室歸檔。4、工程文件歸檔時間按《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB50328-2001）要求執(zhí)行。5.科技檔案。包括可行性研究、設計基礎文件、圖紙資料、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設備文件、科研項目、竣工驗收文件等，在一項工程完成后的3個月內，由承辦部門將資料整理齊全并經本部門主要負責人審定后，送公司檔案室歸檔。項目時間較長的，可分階段對檔案材料進行收集、整理、歸檔。6.聲像檔案。包括反映本單位重大活動、重要工作的聲像資料。各單位聲像資料在形成后的1個月內，經本部門負責人審定后，送本單位檔案部門歸檔。7.合同、協(xié)議檔案。包括對外承包、發(fā)包，各種擔保、承諾，經濟往來、項目合作、產品購銷、招投標等形成的合同、協(xié)議及其附件。各單位在合同、協(xié)議正式簽字蓋章后，由承辦部門在5個工作日內送交檔案室歸檔。8.電子檔案。包括本單位的電子數(shù)據報表、電子圖表和其他有保存?zhèn)淇純r值的電子資料。電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文書檔案歸檔時間一致。（二）歸檔要求 所有歸檔的文件材料應為原件，相關業(yè)務部門可保留復印件。因故無原件的，可歸具有憑證作用的文件材料。歸檔的紙質文件材料，一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。在紙質件歸檔時，若有電子件，承辦部門應同時提供相應的電子件一并歸檔。歸檔的文字材料要字跡清楚、圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制。具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。工程文件歸檔要求按《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB50328-2001）的要求執(zhí)行。六、檔案的接收（一）各承辦部門在送交檔案時，必須編制移交清冊一式兩份，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案部門移交。（二）檔案部門接收時，應全面檢查歸檔文件材料的質量、齊全、完整與準確情況。（三）交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。移交清冊各留一份以備查考。（四）各部門應建立文件材料歸檔責任追究制度。不按規(guī)定時間和要求歸檔，要追究當事人或部門的責任。七、檔案的立卷各單位檔案部門接收歸檔文件資料后，必須按《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類及類目標識符號表》或新的《工業(yè)企業(yè)檔案分類表》進行歸檔分類，并編制《檔案材料保管期限表》。八、檔案的借查閱制度（一）公司檔案室借查閱程序公司檔案室分別建立《檔案借閱登記簿》、《檔案查閱登記簿》，凡借查閱各類檔案，都必須按規(guī)定履行借查閱手續(xù)。主要執(zhí)行程序如下：1.公司工作人員借查閱公司所發(fā)文件。①借查閱者寫出書面申請，說明借查閱文件的具體名稱（或文號），或者寫清所借查閱文件的主要內容；②部門負責人簽字；③到檔案室辦理借查閱登記手續(xù)。2.公司機關工作人員借查閱上級來文或外單位來文。①借查閱者寫出書面申請，說明借查閱文件的具體名稱（或文號），或者寫清所借查閱文件的主要內容；②部門負責人簽字；③公司綜合辦負責人簽字；④到檔案室辦理借查閱登記手續(xù)。3.公司財務部工作人員借查閱會計檔案，公司人事工作人員借查閱工人檔案，公司總經部門工作人員借查閱干部、黨員檔案，公司工程生產部門工作人員借查閱業(yè)務范圍內的檔案：①本人寫出書面申請；②部門負責人簽字；③到公司檔案室辦理借查閱手續(xù)。4.外單位工作人員因工作需要到公司檔案室借查閱檔案。①出具本單位介紹信，寫明借查閱的目的、檔案資料的具體內容，并由本單位主要領導簽字；②公司總經理工作部負責人審簽；③公司主要領導或總工程師簽字；④到檔案室辦理借查閱手續(xù)。5.任何人若要借查閱本人業(yè)務范圍以外或借查閱機密級以上檔案，必須首先經公司總經理工作部審核、報公司總經理批準后方可借查閱。（二）公司檔案室借查閱限制措施1.任何人不得查閱和借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。2.嚴禁在借查閱檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。3.檔案資料原則上一律不得借出，確因工作需要必須借出的，借閱時間不得超過15天。如需繼續(xù)使用，必須到公司檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。4.公司檔案室對借出歸還的檔案要逐卷、逐張進行清點和檢查，未發(fā)現(xiàn)問題方可完清借閱手續(xù)。九、檔案的鑒定及銷毀各單位應依據《檔案保管期限表》，定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案必須在綜合辦