采購部崗位工作職責(zé)與流程

常州冉達(dá)國際貿(mào)易有限公司

選購部管理程序

程序文件（A版）

ProcedureDocument

文件名稱選購部崗位職責(zé)程序文件編號RD-CGQMS-01批注[Ml]:文件編號先空者，由行政部統(tǒng)一編寫

編制毛貴增日期2023-10-20

審核日期

批準(zhǔn)生效日期

版本記錄1.0狀態(tài)初始發(fā)布

完善了工作明細(xì)增加了

當(dāng)前版本2.0狀態(tài)

人員

書目批注IM2J:請編寫文檔時必需有書目

1.目的................................................................3

2.范圍：..............................................................3

3.定義................................................................3

4.崗位職責(zé)：..........................................................4

4.1品管選購..............................部人員配置和崗位主要職責(zé)

........................................................................................................................................4

4.2行政性工作.....................................................6

4.2.1工作支配.................................................6

4.2.2工作狀態(tài).................................................6

5.作業(yè)程序：..........................................................7

5.1選購...............................................的作業(yè)流程圖

........................................................................................................................................7

5.2選購..........................................需求的提出和批準(zhǔn)

........................................................................................................................................7

5.2.1需求要求.................................................7

5.2.2需求回復(fù).................................................7

5.2.3需求生效.................................................7

5.2.4PI生效...................................................7

5.2.5PI審核原則..............................................8

5.3確定供應(yīng)商.....................................................8

54選購...................................................合同簽訂

........................................................................................................................................8

審核細(xì)則.......................................................8

5.4.2審核合同常見問題........................................9

5.4.3蓋章流程.................................................9

5.4.3合同發(fā)送.................................................9

5.5選購.......................................................單變更

......................................................................................................................................10

變更發(fā)起......................................................10

5.6.2變更辦理................................................10

5.6付款申請......................................................10

付款申請說明..................................................10

付款和訂單跟蹤表的說明........................................11

5.6.3付款登記................................................12

5.7選購............................部的訂單跟蹤中各部門的信息溝通

......................................................................................................................................13

和工廠的溝通..................................................13

業(yè)務(wù)員的溝通..................................................14

單證部的溝通..................................................14

5.8選購...........................................資料的存放和移交

......................................................................................................................................15

5.8.1資料保密性的范圍........................................15

5.8.2資料完整性和可用定義....................................16

5.9供應(yīng)商管理程序................................................17

新合格供應(yīng)商選擇評估..........................................17

合格供應(yīng)商的登錄原則..........................................17

5.9.3供應(yīng)商的定期評估與資格取消..............................18

6.運用表單........................................................18

每個選購員對自己所負(fù)責(zé)的全部資料具有保密責(zé)任，具有資料完整性的愛護(hù)責(zé)任，具

有保證資料可用性的責(zé)任。批注［M3I：對工作的平安性定性

1.目的

規(guī)范選購的流程和供應(yīng)商的選擇溝通作業(yè)，以確保供應(yīng)商了解且滿意選購需求，使

選購之產(chǎn)品符合特定的要求。

2.范圍：

自接受產(chǎn)品的選購需求到貨物到港或者到國內(nèi)某目的地為止的選購作業(yè)及選購

單變更作業(yè)。

3.定義

1、L1常州業(yè)務(wù)單號細(xì)則（PI合同編號的簡稱）

RD1?35M0Q09

----------合同簽訂日期

---------------業(yè)務(wù)員代號

---------------------15代表15年，135是增長值

--------------------------RD代表冉達(dá)

PI號為整個常州公司通用，以上面為例最簡化的表示為135M,不允許再次進(jìn)行簡化。

1.2天津業(yè)務(wù)單號細(xì)則（PI合同編號的簡稱）SWKD20230201RL

SWKD20230201RL

I--業(yè)務(wù)員代號

-I---------當(dāng)月的流水號（2023年2月的第一個單）

202302代表16年2月

--------------------------SWKD代表昇萬凱達(dá)

PI號為整個天津公司通用，以上面為例最簡化的表示為020IRL,不允許再次進(jìn)行簡化。

2、業(yè)務(wù)員代碼和單證對應(yīng)的業(yè)務(wù)員

英文代英文代

業(yè)務(wù)員對應(yīng)單證

常州業(yè)務(wù)員碼天津業(yè)務(wù)員碼

公司（王宗會）李淑

公司（王宗會）M秦秋敏

AQ高麗秦錫紅

高麗C李美英RL

邱菊劉立立

邱菊DA趙永紅SZ

王倩秦錫紅

王倩EM胥祥坤DX

魏靜劉立立

魏靜R王樹梅JW

尹麗君劉立立

尹麗君JU

張凡成秦錫紅

張凡成D

丁佳秦錫紅

丁佳I

朱成劍劉立立

王卉J0

王卉待定

張栩成CH3、富通天下：常州公司用

張栩成待定

朱成劍

J的外貿(mào)軟件，選購部的

訂單跟蹤表、現(xiàn)貨資源表。須要放在共享內(nèi)。

4、今目標(biāo)：集團(tuán)公司用的0A辦公軟件，公司內(nèi)部不含業(yè)務(wù)的流程審批都須要通過上面

執(zhí)行。

5、木托和包裝：在沒有特殊說明下，公司出貨用的木托均為熏蒸木托；在沒有特殊說

明卜，卷板和盒板都是用鍍鋅鐵皮包裝，內(nèi)有防銹紙、塑料薄膜。

6、MTC/質(zhì)保書：工廠供應(yīng)的當(dāng)批貨物的質(zhì)量保證書

7、工廠：詳見《供應(yīng)商統(tǒng)計表》

4.崗位職責(zé)：

4.1品管選購部人員配置和崗位主要職責(zé)

序號崗位名稱崗位主要職責(zé)任職要求目前任職

1經(jīng)理X制定監(jiān)督執(zhí)行并改進(jìn)然后貫02年以上從事冷軋相關(guān)的鋼鐵毛貴增

徹執(zhí)行公司品管選購管行業(yè)閱歷。

制流程和供應(yīng)商評審管制流＜良好的溝通協(xié)調(diào)實力工作地點：常

程，努力提高自身選購和令良好的處理問題的實力州、天津（每個

品管業(yè)務(wù)水平。促進(jìn)部門團(tuán)。嫻熟計算機(jī)操作，嫻熟ERP、月10天左右）

結(jié)向上，良好的融入企業(yè)文0A等軟件操作，數(shù)量辦公軟件

化。操作。

4.對品管選購部全部工作負(fù)令對財務(wù)學(xué)問有肯定的了解

責(zé)。令有肯定的英語基礎(chǔ)

2選購上負(fù)責(zé)全部的供應(yīng)商、針對選購01年以上從事鋼鐵相關(guān)的鋼鐵王敏

經(jīng)理員提出的難題進(jìn)行初步解行業(yè)閱歷。

助理決。令良好的溝通協(xié)調(diào)實力工作地點：

4跟蹤和串聯(lián)合同評審、進(jìn)度跟令良好的處理問題的實力常州

蹤、質(zhì)量問題幫助、供應(yīng)商開。嫻熟計算機(jī)操作，嫻熟ERP、

發(fā)、市場新動態(tài)了解匯報、出0A等軟件操作，數(shù)量辦公軟件

面協(xié)調(diào)各部門溝通信息。收集操作。

發(fā)布選購部共享信息（訂?對財務(wù)學(xué)問有肯定的了解

單跟蹤表、樣品、產(chǎn)品新學(xué)問）。有肯定的英語基礎(chǔ)

▲選購員工作的臨時委派。

上歸檔全部的資料

上統(tǒng)計問題點合并整理錄入公司

學(xué)問庫

上供應(yīng)商價格剛好更新給董事長

和業(yè)務(wù)經(jīng)理。

3選購上負(fù)責(zé)對應(yīng)供應(yīng)商（詳見供應(yīng)商?1年以上從事鋼鐵相關(guān)的鋼鐵單曉波

員統(tǒng)計表）的合同評審、進(jìn)度跟行業(yè)閱歷。聯(lián)系電話：

蹤、現(xiàn)場質(zhì)量監(jiān)督、問題幫助、e良好的溝通協(xié)調(diào)實力

供應(yīng)商開發(fā)、市場新動態(tài)了解?良好的處理問題的實力工作地點：

匯報。令嫻熟計算機(jī)操作，嫻熟ERP、常州，出差到工

上協(xié)作經(jīng)理處理質(zhì)量問題0A等軟件操作，數(shù)量辦公軟件廠。

a收集樣品和庫存、做好負(fù)責(zé)的操作。

供應(yīng)商合同進(jìn)度錄入到訂單跟令對財務(wù)學(xué)問有肯定的了解

蹤表匯合到經(jīng)理助理＜有肯定的英語基礎(chǔ)

4選購A負(fù)責(zé)南方方供應(yīng)商（詳見供應(yīng)?1年以上從事鋼鐵相關(guān)的鋼鐵袁陽

員商統(tǒng)計表）的合同評審、進(jìn)度行業(yè)閱歷。聯(lián)系電話：

跟蹤、現(xiàn)場質(zhì)量監(jiān)督、問題幫令良好的溝通協(xié)調(diào)實力

助、供應(yīng)商開發(fā)、市場新動態(tài)令良好的處理問題的實力工作地點：

了解匯報。。嫻熟計算機(jī)操作，嫻熟ERP、常州，出差到工

主協(xié)作經(jīng)理處理質(zhì)量問題0A等軟件操作，數(shù)量辦公軟件廠。

▲收集樣品和庫存、做好負(fù)責(zé)的操作。

供應(yīng)商合同進(jìn)度錄入到訂單跟令對財務(wù)學(xué)問有肯定的了解

蹤表匯合到經(jīng)理助理令有肯定的英語基礎(chǔ)

5選購.負(fù)責(zé)天津公司的全部供應(yīng)商，01年以上從事鋼鐵相關(guān)的鋼鐵王有華

員負(fù)責(zé)天津公司的合同評審、進(jìn)行業(yè)閱歷。

度跟蹤、現(xiàn)場質(zhì)量監(jiān)督、問題令良好的溝通協(xié)調(diào)實力工作地點：

幫助、供應(yīng)商開發(fā)、市場新動?良好的處理問題的實力天津

態(tài)了解匯報。令嫻熟計算機(jī)操作，嫻熟ERP、

上協(xié)作經(jīng)理處理質(zhì)量問題0A等軟件操作，數(shù)量辦公軟件

人收集樣品和庫存、做好負(fù)責(zé)的操作。

供應(yīng)商合同進(jìn)度錄入到訂單跟?對財務(wù)學(xué)問有肯定的了解

蹤表匯合到經(jīng)理助理令有肯定的英語基礎(chǔ)

4協(xié)作常州選購員負(fù)責(zé)北方

工廠的現(xiàn)場跟蹤

4.2行政性工作

4.2.1工作支配

＞選購部全部人員依據(jù)公司要求在今目標(biāo)上填寫日工作支配、周工作支配、

月工作支配。

＞選購部經(jīng)理在每天每周每月檢查部門員工的支配并進(jìn)行評價。

＞選購經(jīng)理的支配由董事長和行政人事部審核和評價

4.2.2工作狀態(tài)

＞選購部全部人員必需具有主動的工作看法，對公司同事友好的溝通。

＞選購部全部人員有義務(wù)和責(zé)任在節(jié)假日期間處理工作上緊急的事情。

＞選購部全部人員有義務(wù)和責(zé)任在節(jié)假日期間協(xié)作業(yè)務(wù)部帶客戶到工廠考

察等業(yè)務(wù)事項。

工作模式

績效考核

>選購部全部人員必需嚴(yán)格遵守集團(tuán)公司頒布的《財務(wù)部、單證部、選購

部績效考核制度》

>任務(wù)指派和模式

>

>有義務(wù)和責(zé)任在節(jié)假日期間處理工作上緊急的事情。

選購部全部人員有義務(wù)和責(zé)任在節(jié)假日期間協(xié)作業(yè)務(wù)部帶客戶到工廠考察等業(yè)務(wù)事

項。

5.作業(yè)程序崗位說明書：

5.1選購的作業(yè)流程圖

詳見冉達(dá)選購部PI流程圖批注[M4]:須要制定一份自己工作以及下屬員工工作

流程圖

5.2選購需求的提出和批準(zhǔn)

需求要求

業(yè)務(wù)員依據(jù)客戶的選購需求以“訂單申請表”提出到選購部經(jīng)理，詢價期間

業(yè)務(wù)員供應(yīng)電子版或者郵件都是可行的。

5.2.2需求回復(fù)

對于業(yè)務(wù)員的訂單需求，選購部經(jīng)理需在一天內(nèi)做出回復(fù)

需求生效

業(yè)務(wù)員確認(rèn)合同后，提交訂單申請表，經(jīng)部門經(jīng)理審核、董事長批準(zhǔn)后生效。

5.2.4PI生效

訂單申請表生效后原件提交給單證部，單證部對應(yīng)業(yè)務(wù)的單證員收到客戶預(yù)付款

或者LC正本后，原件供應(yīng)應(yīng)選購部經(jīng)理，選購部經(jīng)理經(jīng)過核實需求后簽

字和確認(rèn)接收時間，原件回交單證部留復(fù)印件一份。

5.2.5PI審核原則

a.FOB價格不能低于（選購單價人民幣折合美元），低于此標(biāo)準(zhǔn)訂單申請表須

要經(jīng)過董事長簽字方可下單。

FOB價格換算公式：FOB價格*當(dāng)前美元匯率

選購成本價格計算公式：產(chǎn)品單價（含運費+包裝）-（產(chǎn)品單價/I.17*0.13）

b.業(yè)務(wù)員對前期提交的訂單申請表內(nèi)容做了更改的（例如交貨期寫了固定日期的，

提交需求的時間跟確認(rèn)訂單的時間差5天以上的、硬度做了更改，長度做了更

改用途變更等）

c.訂單申請表信息不完整的（例如：長和寬沒有明確標(biāo)注；用途不明確；退火方式

不明確；包裝要求不全等）

d.選購部經(jīng)理發(fā)覺問題后在選購對比一欄中寫出具體狀況，由董事長簽字或者

業(yè)務(wù)員做出更改后，才能簽字接收訂單申請表復(fù)印件。

e.對于訂單上簽字手寫的位置肯定特殊留意，有備注肯定寫在選購合同上，

有異議務(wù)必第一時間反饋到單證業(yè)務(wù)員。

（舉例：

>訂單申請表依據(jù)慣例FOB和單價都是以美元顯示，而此處卻顯示為人民幣；

>訂單申請表下方業(yè)務(wù)員手寫地方標(biāo)注了卷重每卷3-5噸、5.6/2.8,5.6面朝上；）

5.3確定供應(yīng)商

選購部經(jīng)理在接收“訂單申請表”后要選擇合格的供應(yīng)商選購，如沒有合格

供應(yīng)商的要開發(fā)新供應(yīng)商，并進(jìn)行評估，評估方法依5.9進(jìn)行。

5.4選購合同簽訂

5.4.1審核細(xì)則

選購部經(jīng)理確定供應(yīng)商以及談好選購后

名、規(guī)格、數(shù)量、用途等數(shù)據(jù)。若有樣品文件、檢驗規(guī)范及物料樣品供應(yīng)應(yīng)供應(yīng)商，郵寄

給供應(yīng)商的樣品要求依據(jù)樣品編號必需有備案和登記以及Pl收（備注：寄給工廠的樣品務(wù)

必要回收）。

5.4.2審核合同常見問題

a.合同中規(guī)格與訂單申請表中不符。

b.盒板的合同，工廠沒有標(biāo)注寬度（尤其是罐身，務(wù)必標(biāo)明寬度）

c.工廠合同沒有明確交貨期。

d.開票品名，公司目前能報關(guān)的品名，詳見供應(yīng)商統(tǒng)計表內(nèi)的開票品名。

鍍錫卷、馬口鐵、鍍錫薄板、鍍珞卷、鍍銘盒板、鍍錫盒板；涂印鍍錫薄板、

涂印鍍錫盒板等。當(dāng)供應(yīng)商所供應(yīng)的合同沒有以上品名，務(wù)必和單證部進(jìn)行溝

通確認(rèn)工廠的開票品名是否能報關(guān)。

e.審核卷板合同25噸TOO噸，肯定跟工廠確認(rèn)卷重。（特殊留意：?個集裝箱裝

25噸，一個卷通常為6-9噸，假如全部做成了9噸和或者全部做成了7噸，就

沒有方法分柜，除非是虧箱走貨）

5.4.3蓋章流程

＞選購員在核實完選購合同后簽字,

＞然后再傳遞給單證部負(fù)責(zé)此業(yè)務(wù)的人，

＞單證部確認(rèn)合同信息無誤后簽字。

＞雙方都簽完字之后，選購員拿合同到選購經(jīng)理審核，

＞選購經(jīng)理審核無誤蓋合同章。

＞蓋章后，選購合同回傳供應(yīng)商，原件選購員保隹

＞選購合同留給復(fù)印件在單證部對應(yīng)此業(yè)務(wù)白

＞第一時間告知財務(wù)預(yù)料預(yù)付款的時間和金額

5.4.3合同發(fā)送

＞發(fā)送給工廠掃描件的時候更改文件名稱為：工廠合同號

＞發(fā)送給單證部掃描件的時候更改文件名稱為：PI號

＞每份合同以2份的形式存在共享文件夾

5.5選購單變更

變更發(fā)起

當(dāng)客戶的需求對選購的內(nèi)容有變更時，須先與選購員確認(rèn)目前選購狀況，可

變更時再以“訂單申請表變更聯(lián)絡(luò)單”的形式說明變更的內(nèi)容和理由，經(jīng)部門經(jīng)

理和董事長審批后，業(yè)務(wù)員重新發(fā)起“訂單申請表“流程，直到選購部接受新

的訂單申請表為止。

變更辦理

選購員辦理“訂購單’變更時，原“訂購單”更正后要標(biāo)識“重FAX”字樣，

再發(fā)出給供應(yīng)商，重新發(fā)起合同審批流程。

5.6付款申請

5.6.1付款申請說明

申請預(yù)付款須要的資料：《供應(yīng)商付款申請表》《選購合同》《訂單申請表》

《供應(yīng)商付款申請表》操作說明：

申請日期：為當(dāng)天的日期；

訂單號：為P1號舉例：RD16137R0822

訂單數(shù)量：整個訂單的總噸數(shù)

訂單金額：整個訂單的合計總金額，在訂單申請表的金額一欄的總計金額。

預(yù)收貨款：單證員收到客戶支付的預(yù)付款后會寫在訂單申請表的右上側(cè)，日期和金

額。舉例：預(yù)20231220$46034.28

供應(yīng)商：供應(yīng)商簡稱

預(yù)付貨款：-如有2家及以上供應(yīng)商需分別填寫。

尾款：按不同供應(yīng)商分別填寫總貨款、扣預(yù)、尾款。

款項說明：

舉例：供應(yīng)商為：卓立，選購合同總金額為400000元，預(yù)付10機(jī)寫在第一次

上面寫上：RMB40000.00

兩家供應(yīng)商的狀況在其次列寫上：首鋼上海分；預(yù)付款；RMB100000.00

依次往后排序為付款單位：卓立尾款RMB360000.00

對于分批發(fā)貨的訂單，做付款申請書做好預(yù)留

多批狀況以此類推，直至寫不下另附一張付款申請書，要求二者必需裝訂在一起。

申請人：選購員簽字

核準(zhǔn)人：選購經(jīng)理簽字

財務(wù)：是會計簽字

總經(jīng)理：董事長簽字

版本號：FKSQS-201602

上款申請書

中語日期：2016-12-22訂單號：RD16137R0822訂單金56：USD235855

訂單船量：266.711噸發(fā)貨次數(shù)1剛d繼USD46034.28

卓立上海首鋼

箱付貨款：

*40,000.00?00,000.00

....................

申請人：申請人：

核點人藪定人

財知財務(wù)：

正干戈：董事長:

—......................――

(1)貨款*400,000.00;⑵第就(3)貨款(1)貨款*500,000.00

*40,000.0012)扣帕

(1)扣住(3)指一<1)扣傻*100,000.00

1

(1)區(qū)款￥360,000.00(2)貨款i(3)R款(i)RK￥400,000.00

申誨人：申請人:申請人：申請人：

修富人核準(zhǔn)人：核愛人：峻賽人：

_______________________

時務(wù)：財務(wù)：財務(wù)：財務(wù)：

—

置事長：臂事長:1日長:第事長：

訂單關(guān)聯(lián)翔等

扣款情況說明

5.6.2付款和訂單跟蹤表的說明

a.做好付款申請書后，攜帶《訂單申請表》、《選購合同》《供應(yīng)商付款申請表》到

財務(wù)經(jīng)理(是會計)簽字后，再找董事長簽字。簽完字之后全部資料放在財務(wù)經(jīng)辦(韓燕)

處進(jìn)行付款，付款后全部資料取回來檔。

b.支付完預(yù)付款和尾款后，財務(wù)經(jīng)辦須要把付款憑證截圖或者打印通過在線方式發(fā)送

給選購員，選購員保存歸檔并發(fā)送給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商核實到帳后馬上進(jìn)行排產(chǎn)

和發(fā)貨。

c.選購員須要在《訂單跟蹤表》錄入此票業(yè)務(wù)的全部信息，詳見《訂單跟蹤表》的

操作說明：

>目前選購部全部的資料都存儲于選購經(jīng)理的電腦，以共享的方式供選購員進(jìn)

行操作。操作完之后務(wù)必點擊保存，每周五選購經(jīng)理進(jìn)行備份。

>《訂單跟蹤表》打開路徑，點擊電腦桌面上的起先，在搜尋輸入框內(nèi)輸入按鍵

盤上的回車，輸入用戶名和密碼即可訪問《選購部共享資料匯總》，在《冉達(dá)訂

單進(jìn)度表》的文件夾下可以訪問到《冉達(dá)選購訂單跟蹤表》。選購部成員都

可查閱，表格的編輯，保存，刪除等工作由選購助理統(tǒng)一完成，但是刪除或者更

改表內(nèi)的任何之前的數(shù)據(jù)都務(wù)必通知選購經(jīng)理。

在選購合同簽訂完畢后，依據(jù)選購合同和訂單申請表來錄入（A至T列），

其中留意每個相鄰訂單用不同的底色標(biāo)注；

在預(yù)付款付完后，于結(jié)算狀況中（AH到BC列），填入預(yù)付款數(shù)額、日期等相關(guān)信息；

在過程跟蹤當(dāng)中（U至AG列）記錄實際跟蹤狀況（各步驟的完成時間）每周更新一

次，更新后刪除敏感信息，只保留A,F-K,U-AG這些列；

舉例:ABC3個規(guī)格在9月18日貨物狀態(tài)在軋制階段，須要在跟蹤表中更為如下圖：

A

內(nèi)出啾號

____________

RD15084M0504

RD15084N050i-

RD150841(0504

>將供應(yīng)商供應(yīng)的數(shù)量明細(xì)合計錄入到完成狀況中（U至AC列）;

>將具體的出貨數(shù)量及日期錄到出貨狀況中（BD至BL列）；

>最終要留意保持格式要與前面保持一樣。

>訂單流程全部執(zhí)行完畢后，在狀態(tài)列中選擇“結(jié)束”

5.6.3付款登記

>選購部針對各家供應(yīng)商做出了《供應(yīng)商對賬明細(xì)表》，支付完預(yù)付款后需錄入到

表內(nèi)金額一欄。打開路徑為：選購資料匯總下面的《A對賬匯總》分別對應(yīng)了各

家供應(yīng)商。

>預(yù)付款選購員還須要在《訂單跟蹤表》中AH列錄入預(yù)付款金額AJ和AK列中輸

入憑證號和時間，預(yù)付款剩余自動計算。

>尾款在AL中輸入預(yù)付款運用金額，AM列中輸入尾款金額，AN和A0列中輸入憑證

號和時間。對于分批發(fā)貨的，預(yù)付款運用依據(jù)出貨合同的比例進(jìn)行計算。對于最終

--批運用預(yù)付款的供應(yīng)商在前幾批的預(yù)付款運用填寫0.

5.7選購部的訂單跟蹤中各部門的信息溝通

選購部作為冉達(dá)公司最核心的部門，要求每位員工對待任何問題必需仔細(xì)負(fù)責(zé)，溝通

特別重要，涉及到流程里面的內(nèi)容變更，務(wù)必要做出相應(yīng)的流程變更程序。選購部稍

有疏忽就會釀成大錯，導(dǎo)致公司蒙受損失，個人也將擔(dān)當(dāng)懲處責(zé)任。

5.7.1和工廠的溝通

a.選購員所負(fù)責(zé)的訂單必需做到每天跟蹤，跟蹤具體內(nèi)容為：生產(chǎn)進(jìn)度、包裝到達(dá)

狀況、印刷涂料到達(dá)狀況（印刷單）、跟蹤后在訂單跟蹤表內(nèi)做好更新登記。

b.選購員必需做到貨物在生產(chǎn)過程當(dāng)中一旦出現(xiàn)了質(zhì)量問題、交期問題、交貨數(shù)量

問題、訂單變更問題等影響訂單的狀況須要第一時間知曉，第一時間知道工廠的解決方案，

得到消息后，第?時間告知選購部經(jīng)理，公司層面召開會議，會議協(xié)商出結(jié)果后再告

知工廠后續(xù)的工作。

響應(yīng)時間規(guī)定：

>工廠出現(xiàn)影響訂單進(jìn)展?fàn)顩r后，選購員于30分鐘內(nèi)務(wù)必通知到選購部經(jīng)

理。

>工廠和選購部經(jīng)理、選購員三方協(xié)商出最佳方案后選擇通知或不通知業(yè)務(wù)

員。

>通知業(yè)務(wù)員后，需一天內(nèi)召開訂單進(jìn)度協(xié)商會，會議由選購員發(fā)起，參加人：

選購部經(jīng)理、業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)經(jīng)理、單證員、董事長（針對重大事項）。

>協(xié)商結(jié)果后選購員負(fù)責(zé)與工廠進(jìn)行落實。

c.選購員在每一票訂單進(jìn)行中務(wù)必委派或者親自到現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督生產(chǎn)。

d.選購員必須要求供應(yīng)商對每一票訂單產(chǎn)品進(jìn)行留樣，留樣后郵寄到公司做好樣品

登記。

e.貨物完成后，選購員第一時間與工廠溝通拿到明細(xì)，拿到明細(xì)后確認(rèn)卷號、規(guī)格

型號、凈重、毛重、件數(shù)數(shù)據(jù)和核對是否符合合同要求。

f.貨物完成后，標(biāo)簽郵寄到工廠，選購員剛好跟工廠了解標(biāo)簽粘貼狀況、貨物包裝狀

況，不允許出現(xiàn)工廠的任何信息。（詳見選購部品質(zhì)限制流程）

g.單證給出分柜明細(xì)后選購員發(fā)給工廠，可能出現(xiàn)裝不下或者甩貨的狀況，對于

多出的貨符合合同要求的，須要選購經(jīng)理跟工廠進(jìn)行協(xié)調(diào)和解決。

h.工廠接收到分柜明細(xì)和送貨通知后以及尾款付款憑證，選購員要求工廠馬上支配物

流，依據(jù)我方供應(yīng)的送貨時間支配送貨。

i.選購員必須要求工廠依據(jù)我方的模板供應(yīng)司機(jī)號碼，詳見《司機(jī)信息模板》

j.在出貨后的次月，選購員依據(jù)單證供應(yīng)的報關(guān)單，按報關(guān)單上的品名、數(shù)量給工

廠做開具通知，要求工廠盡快開票，選購員收到發(fā)票后，須要《發(fā)票跟蹤簽收表》上登

記，并與財務(wù)做好簽收手續(xù)。

《發(fā)票跟蹤簽收表》在單證給到選購員報關(guān)預(yù)錄入單后起先登記。

5.7.2業(yè)務(wù)員的溝通

a.樣品問詢，包含在做訂單的，新詢盤的訂單的樣品，公司在供應(yīng)商做的每一票貨必

需保留樣品，具體操作詳見《樣品登記申領(lǐng)流程》

b.進(jìn)度問詢，業(yè)務(wù)員在訂單執(zhí)行10天后起先主動問詢訂單進(jìn)度，選購員務(wù)必在

3個小時內(nèi)回復(fù)進(jìn)度狀況。

c.業(yè)務(wù)員收到明細(xì)后第一時間打標(biāo)簽或者給出標(biāo)簽?zāi)０宓竭x購員，選購員與

第一件給到或寄到工廠

d.業(yè)務(wù)員在發(fā)貨前有特殊要求的（例如發(fā)貨現(xiàn)場拍照、須要多放干燥劑等），選購

員須要核實完后依據(jù)業(yè)務(wù)員要求進(jìn)行處理。

f.選購員接到單證以及現(xiàn)場人員發(fā)送的裝箱以及貨物照片，在第一時間留檔和發(fā)送

給對應(yīng)的業(yè)務(wù)員。

5.7.3單證部的溝通

a.進(jìn)度問詢，單證部接到業(yè)務(wù)員或者選購員信息后，須要定船打算。單證員須要知

道最具體的生產(chǎn)進(jìn)度、送貨進(jìn)度。

b,開票品名等其他事項問詢，單證在打算定船的同時須要打算報關(guān)資料

c.貨物完成后，工廠供應(yīng)應(yīng)選購員明細(xì)，選購員核對完之后須要第一時間供

應(yīng)應(yīng)對應(yīng)的單證員。

d,單證收到明細(xì)后進(jìn)行訂艙，須要和選購員確認(rèn)精確的送貨時間

e.單證依據(jù)訂艙狀況做出分柜明細(xì)和送貨通知，發(fā)送給選購員，選購員核實完

后發(fā)給工廠。

f.選購員須要提前告知單證員每票貨須要港口換標(biāo)簽和放干燥劑的貨物，以免單證

員沒有剛好通知到貨代，導(dǎo)致提前裝箱不能換標(biāo)簽。

g.工廠供應(yīng)《司機(jī)信息》后，選購員馬上發(fā)給對應(yīng)的單證員。涉及到天津港的發(fā)貨，

發(fā)給天津分公司一份。

5.7.4選購和財務(wù)部的溝通主要體現(xiàn)在以下方面

a.付款，選購員做好了預(yù)付款和尾款的支付申請資料而且已經(jīng)全部簽字同意，財

務(wù)須要剛好付款，選購員針對未付款的申請做好督促工作。

b.選購員收到發(fā)票做好登記后，拿給財務(wù)（是會計）須要財務(wù)確認(rèn)并簽字。

c.選購員每接受一個新訂單簽訂合同后，2個小時內(nèi)把訂單號和預(yù)付款金額、工廠

告知財務(wù)，讓財務(wù)做好付款打算。

d.全部選購員匯總到選購經(jīng)理，選購經(jīng)理每周五做好下一周的《出貨支配表》,

告知下周須要發(fā)貨的資金，資金運用時間。

e.臨時性資金運用，選購員先提前告知付款金額和時間，假如遇到資金打算不足的

狀況下，有選購經(jīng)理進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。

5.8選購資料的存放和移交

每個選購員對自己所負(fù)責(zé)的全部資料具有保密責(zé)任，具有資料完整性的愛護(hù)責(zé)任，具

有保證資料可用性的責(zé)任。

5.8.1資料保密性的范圍

選購部全部人所涉及的選購價格、供應(yīng)商信息、國外合同價格、國外客戶

信息、最新的市場信息等都具有保密性，保密范圍：

件選購成供應(yīng)商信息國外合同價格國外客戶信市場信息

部門、\

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