董事會(huì)秘書(shū)室工作制度

董事會(huì)秘書(shū)室工作制度 *****制藥股份有限公司

董事會(huì)秘書(shū)工作制度第一章總則第一條為了促進(jìn)*****制藥股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”)的規(guī)范運(yùn)作，充分發(fā)揮董事會(huì)秘書(shū)的作用，加強(qiáng)對(duì)董事會(huì)秘書(shū)工作的管理與監(jiān)督，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《公司法》)等有關(guān)法律、行政法規(guī)、部門(mén)規(guī)章、規(guī)范性文件及《*****制藥股份有限公司公司章程》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《公司章程》)規(guī)定，制定本制度。第二章董事會(huì)秘書(shū)職責(zé)第二條董事會(huì)秘書(shū)是公司的高級(jí)管理人員，對(duì)公司和董事會(huì)負(fù)責(zé)，承擔(dān)法律、法規(guī)及《公司章程》對(duì)公司高級(jí)管理人員所要求的義務(wù)，行使相應(yīng)的職權(quán)，履行相應(yīng)的職責(zé)，并獲取相應(yīng)報(bào)酬。第三條董事會(huì)秘書(shū)履行如下職責(zé)：(一)負(fù)責(zé)公司和相關(guān)當(dāng)事人與國(guó)家有關(guān)部門(mén)之間的及時(shí)溝通和聯(lián)絡(luò)，保證有關(guān)當(dāng)事人和國(guó)家有關(guān)部門(mén)可以隨時(shí)與其取得工作聯(lián)系；(二)負(fù)責(zé)處理公司信息事務(wù)的管理，督促公司和相關(guān)當(dāng)事人執(zhí)行重大信息的內(nèi)部報(bào)告制度；(三)協(xié)調(diào)公司與股東之間的關(guān)系，接待股東的來(lái)訪，回答股東的咨詢(xún)，向股東提供公司披露的資料；(四)按照法定程序籌備董事會(huì)會(huì)議、監(jiān)事會(huì)會(huì)議和股東大會(huì)，準(zhǔn)備和提交擬審議的董事會(huì)會(huì)議和股東大會(huì)的文件；(五)參加董事會(huì)會(huì)議，制作會(huì)議記錄并簽字；(六)負(fù)責(zé)與公司信息披露有關(guān)的保密工作，制訂保密措施，促使公司董事會(huì)全體成員及相關(guān)知情人在有關(guān)信息正式公開(kāi)前保守秘密；(七)負(fù)責(zé)保管公司股東名冊(cè)、董事名冊(cè)、控股股東及董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員持有公司股份的資料，以及董事會(huì)、股東大會(huì)的會(huì)議文件和會(huì)議記錄等；(八)協(xié)助董事、監(jiān)事和高級(jí)管理人員了解國(guó)家的相關(guān)法律、行政法規(guī)、部門(mén)規(guī)章、規(guī)范性文件和《公司章程》，以及對(duì)其設(shè)定的責(zé)任；(九)促使董事會(huì)依法行使職權(quán)；在董事會(huì)擬做出的決議違反法律、行政法規(guī)、部門(mén)規(guī)章、規(guī)范性文件和《公司章程》時(shí)，應(yīng)當(dāng)提醒與會(huì)董事，并提請(qǐng)列席會(huì)議的監(jiān)事就此發(fā)表意見(jiàn)；如果董事會(huì)堅(jiān)持作出上述決議，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)將有關(guān)監(jiān)事和其個(gè)人的意見(jiàn)記載于會(huì)議記錄上，并立即向國(guó)家有關(guān)部門(mén)報(bào)告；(十)《公司法》等法律、行政法規(guī)、部門(mén)規(guī)章、規(guī)范性文件和《公司章程》規(guī)定要求履行的其他職責(zé)。第三章董事會(huì)秘書(shū)的聘任第四條董事會(huì)秘書(shū)由董事長(zhǎng)提名，董事會(huì)聘任或解聘，每屆任期三年。第五條董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)由董事或副總經(jīng)理兼任。董事兼任董事會(huì)秘書(shū)的，如某一行為需由董事、董事會(huì)秘書(shū)分別做出時(shí)，則該兼任董事及公司董事會(huì)秘書(shū)的人不得以雙重身份做出。第六條董事會(huì)秘書(shū)的任職資格：(一)具有大學(xué)專(zhuān)科以上學(xué)歷，從事財(cái)務(wù)、管理、法律或股權(quán)事務(wù)等工作三年以上；(二)有一定財(cái)務(wù)、稅收、法律、金融、企業(yè)管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面的知識(shí)；具有良好的個(gè)人品質(zhì)和職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章，能夠忠誠(chéng)地履行職責(zé)；(三)公司董事或者其他高級(jí)管理人員可以兼任公司董事會(huì)秘書(shū)。公司監(jiān)事、公司所聘會(huì)計(jì)師事務(wù)所的會(huì)計(jì)師和律師事務(wù)所的律師不得兼任公司董事會(huì)秘書(shū)。有下列情形之一的人士不得擔(dān)任公司董事會(huì)秘書(shū)：(一)有《公司法》第一百四十七條規(guī)定情形之一的；(二)自受到國(guó)家有關(guān)部門(mén)最近一次行政處罰未滿三年的；(三)公司現(xiàn)任監(jiān)事；(四)公司董事會(huì)認(rèn)定不適合擔(dān)任董事會(huì)秘書(shū)的其他情形。第七條公司解聘董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具有充分理由，不得無(wú)故將其解聘。董事會(huì)秘書(shū)有權(quán)就被公司不當(dāng)解聘或者與辭職有關(guān)的情況，通過(guò)各種合法的途徑向國(guó)家有權(quán)部門(mén)提交個(gè)人陳述報(bào)告。第八條公司董事會(huì)秘書(shū)空缺期間，董事會(huì)應(yīng)當(dāng)指定一名董事或高級(jí)管理人員代行董事會(huì)秘書(shū)的職責(zé)，同時(shí)盡快確定董事會(huì)秘書(shū)人選。第四章董事會(huì)秘書(shū)的職權(quán)范圍第九條組織籌備董事會(huì)會(huì)議和股東大會(huì)，準(zhǔn)備會(huì)議文件，安排有關(guān)會(huì)務(wù)，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，保證會(huì)議記錄內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確和完整，保管會(huì)議文件和會(huì)議記錄；主動(dòng)掌握有關(guān)會(huì)議決議的執(zhí)行情況，對(duì)實(shí)施中的重要問(wèn)題，應(yīng)向董事會(huì)報(bào)告并提出建議。第十條為強(qiáng)化公司董事會(huì)的戰(zhàn)略決策和導(dǎo)向功能，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)確保公司董事會(huì)決策的重大事項(xiàng)嚴(yán)格按規(guī)定的程序進(jìn)行。根據(jù)董事會(huì)要求，參加、組織董事會(huì)決策事項(xiàng)的咨詢(xún)、分析，提出相應(yīng)的意見(jiàn)和建議。受委托承辦董事會(huì)及其日常工作。第十一條董事會(huì)秘書(shū)作為公司和國(guó)家有關(guān)部門(mén)的聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)組織準(zhǔn)備和及時(shí)遞交國(guó)家有關(guān)部門(mén)所要求的文件，負(fù)責(zé)接受?chē)?guó)家有關(guān)部門(mén)下達(dá)的有關(guān)工作任務(wù)并組織完成。第十二條負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)組織市場(chǎng)推介，協(xié)調(diào)股東來(lái)訪接待，處理股東關(guān)系，保持與股東及新聞媒體的聯(lián)系，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解答股東和新聞媒體的提問(wèn)，確保股東及時(shí)得到公司披露的資料。第十三條負(fù)責(zé)管理和保存公司股東名冊(cè)資料、董事名冊(cè)、控股股東及董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員持有公司股份的資料和董事會(huì)印章。第十四條協(xié)助并促使董事、監(jiān)事及高級(jí)管理人員在行使職權(quán)時(shí)切實(shí)履行法律、行政法規(guī)、部門(mén)規(guī)章、規(guī)范性文件、《公司章程》等的有關(guān)規(guī)定。在知悉董事會(huì)作出或可能作出違反有關(guān)規(guī)定的決議時(shí)，有義務(wù)及時(shí)提醒，并有權(quán)如實(shí)向國(guó)家有關(guān)部門(mén)反映情況。第十五條依法履行董事會(huì)授予的其他職權(quán)。第五章董事會(huì)秘書(shū)的工作程序第十六條會(huì)議籌備、組織：(一)關(guān)于會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)，董事會(huì)秘書(shū)在請(qǐng)示董事長(zhǎng)后，應(yīng)盡快按照公司章程及其他有關(guān)部門(mén)規(guī)章規(guī)定的時(shí)限、方式和內(nèi)容發(fā)出通知；(二)需提交的提案及相關(guān)資料，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前或當(dāng)時(shí)，送達(dá)各與會(huì)者；(三)董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)作會(huì)議記錄并至少保存十年。第十七條公司作出重大決定之前，應(yīng)當(dāng)從信息披露角度征詢(xún)董事會(huì)秘書(shū)的意見(jiàn)。第六章董事會(huì)秘書(shū)的辦事機(jī)構(gòu)第十八條公司董事會(huì)秘書(shū)辦公室具體負(fù)責(zé)完成董事會(huì)秘書(shū)交辦的工作。第十九條公司董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員及公司內(nèi)部有關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)當(dāng)支持、配合董事會(huì)秘書(shū)的工作；公司應(yīng)當(dāng)為董事會(huì)秘書(shū)履行職責(zé)，在機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作人員配備以及經(jīng)費(fèi)等方面提供必要的便利條件和保證；公司各有關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)當(dāng)積極配合董事會(huì)秘書(shū)辦公室的工作。第七章董事會(huì)秘書(shū)的法律責(zé)任第二十條董事會(huì)秘書(shū)有以下情形之一的，公司應(yīng)當(dāng)自事實(shí)發(fā)生之日起在一個(gè)月內(nèi)解聘董事會(huì)秘書(shū)：(一)出現(xiàn)《公司法》第147條規(guī)定情形之一的；(二)擔(dān)任公司監(jiān)事；(三)連續(xù)三個(gè)月以上不能履行職責(zé)；(四)在履行職務(wù)時(shí)出現(xiàn)重大錯(cuò)誤或疏漏，給投資者造成重大損失；(五)違反國(guó)家法律、行政法規(guī)、部門(mén)規(guī)章、有關(guān)部門(mén)規(guī)范性文件規(guī)定和公司章程，給公司和股東造成重大損失。第二十一條公司應(yīng)當(dāng)在聘任董事會(huì)秘書(shū)時(shí)與其簽訂保密協(xié)議，要求其承諾在任職期間以及在離任后持續(xù)履行公司商業(yè)保密義務(wù)直至有關(guān)信息公開(kāi)為止，但涉及公司違法違規(guī)的信息除外。董事會(huì)秘書(shū)離任前，應(yīng)當(dāng)接受董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)的離任審查，在公司監(jiān)事會(huì)的監(jiān)督下移交有關(guān)檔案文件、正在辦理或待辦理事項(xiàng)。第八章