辦公室事務(wù)管理課件：辦公室會(huì)議安排

辦公室會(huì)議安排

本章由三節(jié)組成，分別為辦公室會(huì)議類別、辦公室會(huì)議組織和會(huì)議室及會(huì)議費(fèi)管理。通過本章的學(xué)習(xí)，了解辦公室會(huì)議的種類，掌握辦公室會(huì)議組織的基本方法，熟悉會(huì)議室及會(huì)議費(fèi)管理的基本內(nèi)容?！韭殘?chǎng)小故事】事無巨細(xì)大會(huì)小會(huì)中會(huì)細(xì)心安排會(huì)前會(huì)中會(huì)后一、會(huì)議的含義二、會(huì)議的要素三、辦公室會(huì)議的類別四、會(huì)議成本五、如何提高會(huì)議效率一、會(huì)議的含義

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過程。

任何機(jī)構(gòu)組織，都離不開會(huì)議這種活動(dòng)形式。

會(huì)務(wù)工作是辦公室事務(wù)中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，辦理會(huì)議是辦公室人員的重要職責(zé)之一。

二、會(huì)議要素

主持人參加者工作人員會(huì)議名稱會(huì)議議題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議方式會(huì)議結(jié)果會(huì)議要素（一）主持人

主持人是會(huì)議過程中的主持者和引導(dǎo)者，是負(fù)責(zé)控制和推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程的人員，往往也是會(huì)議的組織者和召集者，對(duì)會(huì)議的正常開展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。

（二）參加者

即參加會(huì)議的對(duì)象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

（三）工作人員

指會(huì)議的組織者和會(huì)議的服務(wù)人員等，通常是來自主辦單位擔(dān)當(dāng)會(huì)務(wù)工作的辦公室人員，或是來自專業(yè)會(huì)議機(jī)構(gòu)的技術(shù)人員和經(jīng)營(yíng)管理人員。

（四）會(huì)議名稱

會(huì)議的名稱要求能概括并能顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位、時(shí)間、屆次、地點(diǎn)或地區(qū)、范圍、規(guī)模等。一般由三部分組成：會(huì)議主辦單位的名稱、會(huì)議的主題、會(huì)議的類型。

（五）會(huì)議議題

會(huì)議議題是會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。

（六）會(huì)議時(shí)間

會(huì)議的時(shí)間包含會(huì)議的召開時(shí)間，整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)，每次會(huì)議的時(shí)間限度。會(huì)議的召開時(shí)間指的是會(huì)議開始和結(jié)束的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

（七）會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址”。既指會(huì)議召開的舉辦地，也可指舉行會(huì)議活動(dòng)的具體會(huì)場(chǎng)。

（八）會(huì)議方式

會(huì)議方式是指為了提高會(huì)議效率，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)而采取的相關(guān)形式或手段。（九）會(huì)議結(jié)果

會(huì)議結(jié)果是指會(huì)議結(jié)束時(shí)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的情況。三、辦公室會(huì)議的類別

（一）規(guī)定性會(huì)議

按相關(guān)法律、法規(guī)和慣例召開，有一定的程序性和規(guī)范性。

1．股東會(huì)或股東大會(huì)

按照公司法規(guī)定，股東會(huì)是股份制企業(yè)的最高權(quán)力組織，它可以制定和通過公司組成的章程，批準(zhǔn)經(jīng)營(yíng)方針和計(jì)劃，決定公司擴(kuò)大、撤并、改組，選舉董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員，任命公司重要人事，以及公司的資產(chǎn)、資金、技術(shù)、人員等重大問題的處理。

2．董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)

董事會(huì)是指由股東會(huì)選舉或推薦的董事、執(zhí)行董事、董事長(zhǎng)或董事局主席參加的會(huì)議，執(zhí)行股東會(huì)的決定、決議和各項(xiàng)決策，并定期向股東會(huì)報(bào)告執(zhí)行情況，聽取股東的意見與建議;

監(jiān)事會(huì)是指股東會(huì)選舉或推薦的監(jiān)事、監(jiān)事會(huì)主任或主席組織參加的會(huì)議，監(jiān)督董事會(huì)、總經(jīng)理或總裁的工作情況，是否有違背或不執(zhí)行股東會(huì)決定、決議的行為，以及董事會(huì)成員、總裁、總經(jīng)理及其他高層管理人員的貪污受賄、工作瀆職等問題，并負(fù)責(zé)報(bào)告股東會(huì)。

3．員工大會(huì)或員工代表大會(huì)

員工大會(huì)或員工代表大會(huì)是員工參與企業(yè)管理的一種民主形式。會(huì)議內(nèi)容是要向員工報(bào)告一段時(shí)期的企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況，告知企業(yè)今后的發(fā)展方向，傳達(dá)董事會(huì)的重要決定和決議，廣泛聽取員工對(duì)企業(yè)的意見、建議和要求，對(duì)先進(jìn)單位、先進(jìn)員工和模范進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)等。

指各級(jí)管理人員參加的定期或不定期的會(huì)議，旨在研究處理組織各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)。（二）管理性會(huì)議

1．總經(jīng)理（或總裁）辦公會(huì)

參加者一般為副總經(jīng)理（或副總裁）、總經(jīng)理助理和辦公室主任，有時(shí)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容需要，請(qǐng)董事長(zhǎng)或執(zhí)行董事參加，亦可請(qǐng)總工程師、總經(jīng)濟(jì)師、總會(huì)計(jì)師列席會(huì)議。會(huì)議內(nèi)容主要是研究近期經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、企業(yè)管理、人事任免、招商引資、新品開發(fā)，企業(yè)的重大活動(dòng)，以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的資金、技術(shù)、策略等帶有全局性的問題。

2．高層管理人員會(huì)議

一種為公司中層干部會(huì)議，包括分公司經(jīng)理、部門經(jīng)理、部和室的主任等，統(tǒng)稱高管人員；一種為公司直屬的部（有的叫科或處）、室主任會(huì)議；一種為分公司經(jīng)理、部門經(jīng)理、生產(chǎn)企業(yè)等負(fù)責(zé)人的會(huì)議。會(huì)議內(nèi)容主要傳達(dá)貫徹董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)的工作部署和重要決策，討論研究解決生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上的具體問題，以及其他需要高管會(huì)議研究解決的問題。

3．特種會(huì)議

是指沒有法規(guī)規(guī)定，也不是例行會(huì)議，在會(huì)議的時(shí)間、規(guī)模、議程上也不受限制的會(huì)議。

（1）見面會(huì)，或叫會(huì)見會(huì)

見面會(huì)是在正式會(huì)議開始之前，雙方或多方約會(huì)見面，相互介紹認(rèn)識(shí)，商定會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程、議題、參加人員等。

（2）談判會(huì)

多為商務(wù)談判會(huì)，通過談判討論解決實(shí)質(zhì)性問題的會(huì)議。

（3）洽談會(huì)，也可稱懇談會(huì)

洽談會(huì)也是談判會(huì)的一種，不過沒有談判會(huì)正規(guī)、嚴(yán)肅，談話比較自由、寬松。議題也可以根據(jù)需要隨時(shí)增加、減少或調(diào)整。

（4）慶典型會(huì)議

有關(guān)慶祝和紀(jì)念活動(dòng)一類的會(huì)議，統(tǒng)稱為慶典型會(huì)議。（三）專業(yè)會(huì)議

組織或單位內(nèi)部經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、管理等過程中解決實(shí)際問題的會(huì)議。沒有固定模式、規(guī)定時(shí)間、參加人數(shù)，而是依據(jù)各單位的情況決定。四、會(huì)議成本

會(huì)議成本是指與會(huì)人員及服務(wù)工作人員花費(fèi)在會(huì)議期間的時(shí)間量?jī)r(jià)值、相當(dāng)于工作量?jī)r(jià)值及其經(jīng)費(fèi)開支的總和，即時(shí)間成本、效率損失成本和直接會(huì)議成本。直接會(huì)議成本也可以稱為會(huì)議經(jīng)費(fèi)，包括與會(huì)者會(huì)議期間的住宿費(fèi)、交通費(fèi)、會(huì)場(chǎng)的租金、相關(guān)文件資料的印刷費(fèi)等，比較直觀、清晰，也比較容易預(yù)估和統(tǒng)計(jì)；

時(shí)間成本由與會(huì)者的會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間、到達(dá)會(huì)場(chǎng)的旅行時(shí)間以及會(huì)議工作人員的時(shí)間和與會(huì)者的人數(shù)等幾個(gè)相關(guān)因素組成，有時(shí)這種時(shí)間成本可能由于各種原因難以統(tǒng)計(jì)和計(jì)算（比如與會(huì)人員的準(zhǔn)備時(shí)間太長(zhǎng)且零碎），可以把它轉(zhuǎn)化為金錢成本，金錢成本由與會(huì)者人數(shù)和與會(huì)者的平均工資構(gòu)成；會(huì)議工時(shí)成本+效益損失成本+會(huì)議直接成本會(huì)議成本

損失成本是由于與會(huì)者參加會(huì)議，離開原來的工作崗位造成的生產(chǎn)、管理、市場(chǎng)反應(yīng)的滯后等產(chǎn)生的損失，這個(gè)成本比較隱蔽，很多時(shí)候會(huì)被忽略掉。五、如何提高會(huì)議效率

（一）要精心準(zhǔn)備

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。

（二）要精心選人

召開什么樣的會(huì)，要求什么樣的人參加，一定要仔細(xì)考慮。

（三）要準(zhǔn)時(shí)開會(huì)

（四）要議題明確

就是要求會(huì)議解決的問題一定要明確，決不能含含糊糊，只有議題明確，與會(huì)人員才好發(fā)表意見，提出觀點(diǎn)，討論才能進(jìn)行。

會(huì)議主持人要注意

首先要不斷通過各種明示或暗示告訴與會(huì)人員會(huì)議的目標(biāo)或?qū)д摰闹黝}。其次，保證與會(huì)人員在發(fā)言時(shí)不會(huì)受到其他參會(huì)人員的攻擊。第三，主持人保持中立。（五）要抓住中心

言之有物，簡(jiǎn)明扼要，有話則長(zhǎng)，無話則短，尤忌廢話、空話、套話。

（六）要言簡(jiǎn)意賅

應(yīng)該在會(huì)上決定的事，不要拖到會(huì)后；應(yīng)該這次會(huì)上決定的，不要等到下次會(huì)議。

（七）要議而必決

決議一、會(huì)前準(zhǔn)備工作二、會(huì)中的服務(wù)工作三、會(huì)議后期的整理工作

會(huì)議要取得預(yù)期效果，必須有會(huì)前的充分準(zhǔn)備，會(huì)中必要的支持、服務(wù)和會(huì)后的整理、總結(jié)工作。

這些準(zhǔn)備、支持、服務(wù)、組織工作，統(tǒng)稱為會(huì)務(wù)工作，簡(jiǎn)稱“辦會(huì)”。

一、會(huì)前準(zhǔn)備工作

（一）擬定會(huì)議預(yù)案

會(huì)議的籌備方案，預(yù)案擬定的是否合理可行，是否細(xì)致周到，直接決定會(huì)議能否取得預(yù)期效果，特別需要精心策劃。會(huì)議預(yù)案相當(dāng)于將會(huì)議組織的整個(gè)流程整理出來，將工作任務(wù)分解分工，所以每項(xiàng)任務(wù)必須有具體要求和具體負(fù)責(zé)人，落實(shí)責(zé)任，團(tuán)結(jié)協(xié)作。

1．確定會(huì)議基本要素

根據(jù)會(huì)議所要達(dá)到的目的和目標(biāo)要求，會(huì)議預(yù)案要明確會(huì)議名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)期、與會(huì)人員、會(huì)議方式等諸要素。2．會(huì)務(wù)工作分工

（1）總務(wù)組

負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置、接待簽到、住宿、交通、衛(wèi)生、文娛活動(dòng)等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作，以及車輛調(diào)度、設(shè)備保障、用品發(fā)放與管理，經(jīng)費(fèi)預(yù)算及籌措，財(cái)務(wù)管理等工作。

（2）秘書組

負(fù)責(zé)擬寫會(huì)議預(yù)案，準(zhǔn)備各種會(huì)議文件和資料，做好會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、檔案等文字性工作。

（3）宣傳組

負(fù)責(zé)制定會(huì)議公關(guān)計(jì)劃，組織、安排記者采訪，提供新聞稿、承辦記者招待會(huì)，錄制會(huì)議音像資料等。

（4）保衛(wèi)組負(fù)責(zé)防火、防盜、人身和財(cái)務(wù)安全以及大會(huì)保密工作。

3．制定會(huì)議預(yù)算

舉行任何會(huì)議都要消耗一定的人力、財(cái)力、物力，特別是大中型會(huì)議的投入，應(yīng)本著勤儉辦會(huì)的原則對(duì)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)及各項(xiàng)支出作出預(yù)算，預(yù)算應(yīng)盡量降低會(huì)議成本，但同時(shí)又要有一定彈性，注意要留有余地。會(huì)議經(jīng)費(fèi)一般包括會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)用、交通費(fèi)用、住宿餐飲費(fèi)用、勞務(wù)費(fèi)等。4．會(huì)議議程、會(huì)議程序

和會(huì)議日程的確定

會(huì)議活動(dòng)中有一類是議題性活動(dòng)，即圍繞議題展開的講演、辯論、商討、審議和表決等活動(dòng)。會(huì)議議程是對(duì)議題性會(huì)議活動(dòng)的程序化，即把會(huì)議議題按照主次、輕重及其內(nèi)在聯(lián)系有機(jī)的排列起來，安排好順序，印制成文件。會(huì)議議程起著維持會(huì)議秩序的作用，關(guān)系著會(huì)議能否順利進(jìn)行。

會(huì)議活動(dòng)有時(shí)是非議題性的，如選舉、頒獎(jiǎng)、揭幕等以事為主的會(huì)議活動(dòng)，一般只制定會(huì)議程序。會(huì)議程序是指在一次具體的會(huì)議中按照時(shí)間先后排列的詳細(xì)的活動(dòng)步驟。

會(huì)議日程是把一天中會(huì)議議程規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)按單位時(shí)間具體落實(shí)，不僅包括會(huì)議議題的全部活動(dòng)，還包括會(huì)議過程中其他的輔助活動(dòng)如聚餐、參觀、考察、娛樂等。會(huì)議日程是對(duì)完成會(huì)議各項(xiàng)議程所需時(shí)間的預(yù)測(cè)和必要的限制，可以表明會(huì)議發(fā)展的進(jìn)程，也有助于提高會(huì)議效率。會(huì)議日程要精心編排，按日具體到時(shí)刻。（二）會(huì)議通知的制發(fā)1．內(nèi)部會(huì)議通知會(huì)議通知各部門經(jīng)理：茲定于2013年10月8日（星期二）上午9：30在公司會(huì)議室召開部門經(jīng)理會(huì)議，討論明年的工作，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。

總經(jīng)理辦公室2013年10月6日便函式外企的便函式會(huì)議通知

會(huì)議通知致：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人由：總經(jīng)理辦公室時(shí)間：2013年10月6日據(jù)公司董事會(huì)的精神，擬定于10月8日（星期二）上午9：30在公司會(huì)議室召開會(huì)議。討論明年公司的發(fā)展規(guī)劃。如您無法出席，請(qǐng)于10月7日前電話告知白秘書。電話：3393399外企的卡片式會(huì)議通知（一）

會(huì)議通知2013年10月6日

議題：討論2014年公司的發(fā)展規(guī)劃出席者：各副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理主持：總經(jīng)理地點(diǎn)：公司會(huì)議室時(shí)間：2013年10月8日上午9：30外企的卡片式會(huì)議通知（二）

部門經(jīng)理會(huì)議

議題：討論2014年公司發(fā)展規(guī)劃時(shí)間：2013年10月8日（星期二）上午9：30地點(diǎn)：公司會(huì)議室如您無法出席，請(qǐng)于10月7日前電話告知辦公室白秘書。電話：3393399

表格式會(huì)議安排一周會(huì)議安排2013年9月9日-9月13日日期星期時(shí)間地點(diǎn)內(nèi)容主持人與會(huì)人員9一

10二

11三

12四

13五

2．外部會(huì)議通知對(duì)外部單位與會(huì)者要注意提前郵寄通知

在發(fā)出會(huì)議通知時(shí)，一般還應(yīng)夾入一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對(duì)方收到會(huì)議通知后，能就是否赴會(huì)等問題迅速答復(fù)。（三）會(huì)議證件的制發(fā)

會(huì)議證件是表明與會(huì)議有直接關(guān)系的有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的憑證。

證件內(nèi)容大致包括會(huì)議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。

發(fā)給與會(huì)者，方便其進(jìn)入會(huì)場(chǎng)和會(huì)議駐地的會(huì)議正式證件

發(fā)給為會(huì)議服務(wù)工作人員的工作證件

粘性標(biāo)簽系帶式證件卡片

夾子式證件卡片（四）會(huì)場(chǎng)布置和

會(huì)議材料、物品準(zhǔn)備首先根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)營(yíng)造適宜的會(huì)場(chǎng)氛圍

其次會(huì)場(chǎng)中桌椅的擺放可依據(jù)會(huì)場(chǎng)大小、形狀、會(huì)議的需要、與會(huì)人數(shù)的多少等因素來設(shè)置。

在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，還可以根據(jù)會(huì)議的不同內(nèi)容和要求，恰當(dāng)?shù)嘏渲貌煌纳{(diào)，可以對(duì)與會(huì)人員心理產(chǎn)生積極地影響，從而提高會(huì)議效率和質(zhì)量。（五）會(huì)議材料、物品準(zhǔn)備

會(huì)議材料準(zhǔn)備是會(huì)議籌備工作的重要內(nèi)容，包括明確會(huì)議的指導(dǎo)思想和主題、提出會(huì)議目標(biāo)和任務(wù)的會(huì)議指導(dǎo)性文件；會(huì)議的審議表決性文件；會(huì)議程序文件；會(huì)議參考文件；會(huì)議管理文件等。

會(huì)議所需物品包括常用文具、印刷設(shè)備、會(huì)場(chǎng)基本設(shè)施、視聽器材、通信設(shè)施、交通工具、生活用品、特殊用品等。（六）會(huì)前檢查

會(huì)前檢查是落實(shí)預(yù)案、保證開好會(huì)議的重要步驟。

會(huì)前檢查應(yīng)在會(huì)議正式開始前2小時(shí)完成，如是隔天上午舉行的會(huì)議應(yīng)在前一天下午完成。

三、會(huì)中的服務(wù)工作

（一）會(huì)議報(bào)到

報(bào)到指與會(huì)者在到達(dá)會(huì)議所在地時(shí)所進(jìn)行的登記注冊(cè)手續(xù)。會(huì)議工作人員首先要查驗(yàn)證件；然后請(qǐng)與會(huì)者填寫登記表；統(tǒng)一接收與會(huì)者攜帶的需要在會(huì)議上分發(fā)的材料，經(jīng)審查后再統(tǒng)一分發(fā)；分發(fā)會(huì)議材料。（二）會(huì)議簽到

會(huì)議簽到可統(tǒng)計(jì)會(huì)議實(shí)到的人數(shù)，準(zhǔn)確反映缺席情況，以便采取彌補(bǔ)措施。

會(huì)議簽到的方式一是會(huì)議工作人員代為簽到。二是與會(huì)者自行簽到，與會(huì)者在事先準(zhǔn)備好的簽到簿上簽名報(bào)到，以示到會(huì)。三是電子簽到，與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，將特制的簽到卡插入或靠近電子簽到機(jī)，與此相連的電腦就會(huì)自動(dòng)記錄和顯示與會(huì)者的相關(guān)信息，在簽到結(jié)束后立即統(tǒng)計(jì)出出席人數(shù)和缺席人數(shù)，簽到卡通常與代表證組合起來，一般大中型會(huì)議常常采用電子簽到。（三）會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作

引導(dǎo)與會(huì)者入席、退席茶水供應(yīng)指引與會(huì)者使用會(huì)場(chǎng)的生活設(shè)施，照顧與會(huì)人員會(huì)間休息，保持會(huì)場(chǎng)內(nèi)秩序；關(guān)注和維護(hù)會(huì)場(chǎng)內(nèi)各種設(shè)備的使用協(xié)助上司安排會(huì)議發(fā)言順序，掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)，控制會(huì)議進(jìn)程。根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短與會(huì)人員數(shù)量多少安排車輛調(diào)度注意會(huì)場(chǎng)內(nèi)的安全保衛(wèi)工作，防止與會(huì)無關(guān)人員隨便進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，排查安全隱患，防止意外事故發(fā)生，保證與會(huì)人員的安全和健康，滿足與會(huì)人員的臨時(shí)需要。組織內(nèi)部的會(huì)議，會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作還包括接聽會(huì)場(chǎng)外打來的電話、接待來訪的客人，要盡可能排除對(duì)會(huì)議造成干擾的場(chǎng)外因素。會(huì)場(chǎng)服務(wù)還要做好會(huì)議的保密工作會(huì)場(chǎng)保密，秘密會(huì)議和內(nèi)部會(huì)議，必須正確選擇會(huì)址。中共一大會(huì)址文件保密宣傳報(bào)道保密，涉及重大秘密的會(huì)議，一般不安排新聞?dòng)浾邊⒓?，新聞稿由?huì)議秘書部門起草。技術(shù)設(shè)備保密秘密會(huì)議禁止使用無線話筒（四）會(huì)議記錄會(huì)議進(jìn)行過程中，會(huì)議工作人員要把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容如實(shí)地記錄下來，形成會(huì)議記錄。會(huì)議記錄要嚴(yán)格遵守實(shí)事求是、客觀真實(shí)、完整準(zhǔn)確、清楚規(guī)范的原則。一般有略記和詳記之別，略記是記會(huì)議上的重要、主要或結(jié)論性言論。詳記則要求記錄項(xiàng)目完備，記錄的言論必須詳細(xì)完整，包括發(fā)言中的插話等，記錄時(shí)也不能變更原意，要逐字逐句詳細(xì)記錄。

會(huì)議記錄項(xiàng)目會(huì)議名稱，時(shí)間（開始和結(jié)束的時(shí)間），會(huì)議地點(diǎn)，會(huì)議議題，主持人、主席，出席、列席和缺席情況，記錄人姓名，會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論，相關(guān)的資料，下次會(huì)議預(yù)定日期。四、會(huì)議后期的整理工作（一）安排與會(huì)人員離會(huì)會(huì)議即將結(jié)束時(shí)，應(yīng)安排時(shí)間歡送與會(huì)者。（二）會(huì)場(chǎng)的善后工作會(huì)議結(jié)束后，要注意清理會(huì)場(chǎng)。（三）整理會(huì)議文件會(huì)議結(jié)束，要及時(shí)做好會(huì)議文件的整理立卷和歸檔工作。（四）會(huì)議信息反饋工作除了少數(shù)秘密會(huì)議外，大多數(shù)會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議精神都需要會(huì)后進(jìn)行傳達(dá)，會(huì)議傳達(dá)必須確定傳達(dá)的內(nèi)容、程度、范圍、層次、時(shí)間、方式等。（五）會(huì)務(wù)工作總結(jié)會(huì)議結(jié)束后，為了進(jìn)一步提高會(huì)議組織服務(wù)工作的質(zhì)量，應(yīng)該對(duì)會(huì)務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)。

會(huì)務(wù)工作總結(jié)要及時(shí)、全面、公正、客觀、準(zhǔn)確，總結(jié)的主要內(nèi)容有：會(huì)議計(jì)劃的擬定完成狀況，住宿安排情況，會(huì)議費(fèi)用的使用情況，預(yù)訂、調(diào)度工作完成情況，會(huì)場(chǎng)布置等；

會(huì)務(wù)工作總結(jié)

會(huì)議工作人員方面：包括是否精通業(yè)務(wù)、勝任工作崗位，是否具有良好的禮儀修養(yǎng)、行為得體、語言規(guī)范，是否工作積極、與同事合作協(xié)調(diào)、融洽，能否自覺維護(hù)組織形象、善于處理危機(jī)問題等。

一、會(huì)議室二、會(huì)議室管理三、會(huì)議費(fèi)管理第三節(jié)會(huì)議室及會(huì)議費(fèi)的管理一、會(huì)議室

會(huì)議室是一個(gè)單位進(jìn)行集體決策、討論問題、調(diào)查研究、總結(jié)表彰等工作的重要場(chǎng)所。（一）會(huì)議室分類

1．根據(jù)會(huì)議室的面積大小和座位數(shù)多少，可以把會(huì)議室分為：

（1）小型會(huì)議室

使用面積在15～30平方米之間，20座以下的會(huì)議室。

（2）中型會(huì)議室

使用面積在30～80平方米之間，20～60座之間的會(huì)議室。

（3）大型會(huì)議室

使用面積在100平方米以上，100座以上的會(huì)議室。2．根據(jù)會(huì)議室的功能，

可以把會(huì)議室分為：（1）接待室

可以用于召開小型會(huì)議，也可以用于日常接待的小型會(huì)議室。

（2）多功能會(huì)議室

配備有電腦、音響、視頻等多媒體設(shè)備，既可以召開會(huì)議，也可以舉行舞會(huì)、宴會(huì)的中型會(huì)議室。

（3）報(bào)告廳

配備有主席臺(tái)等設(shè)施，專門用于召開大型會(huì)議或進(jìn)行大型工作報(bào)告的大型會(huì)議室。（二）會(huì)議場(chǎng)所（室）的優(yōu)劣

會(huì)議不一定全部在會(huì)議室召開，在領(lǐng)導(dǎo)辦公室、職員辦公室、異地辦公室以及培訓(xùn)中心等等，都可以召集會(huì)議。但場(chǎng)地大小要合乎會(huì)議比例，場(chǎng)地位置要方便與會(huì)者，場(chǎng)地應(yīng)該有良好的照明、調(diào)溫以及通風(fēng)設(shè)備，場(chǎng)地應(yīng)該配備適當(dāng)?shù)拈_會(huì)設(shè)備，場(chǎng)地應(yīng)避免外界干擾，場(chǎng)地的租借成本必須合理。各種類型會(huì)議場(chǎng)所的優(yōu)劣會(huì)議場(chǎng)所優(yōu)劣領(lǐng)導(dǎo)辦公室

方便領(lǐng)導(dǎo)翻閱參考資料；領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威性得到強(qiáng)化電話或人的干擾；氣氛不熱烈；人數(shù)多會(huì)擁擠職員辦公室

提高職員地位和士氣；與會(huì)者能夠暢所欲言若狹小，會(huì)使雙方感到不適單位會(huì)議室

避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級(jí)問題外人可能同與會(huì)者接觸而打擾會(huì)議租賃會(huì)議室

沒有任何一方占地主優(yōu)勢(shì)；會(huì)議保密性很強(qiáng)租借成本可能昂貴；與會(huì)者可能不熟悉會(huì)議中心

配備適當(dāng)?shù)拇髸?huì)設(shè)備；提供技術(shù)支持和安全保衛(wèi)缺少非正式的小規(guī)模聚會(huì)機(jī)會(huì)培訓(xùn)中心

提供學(xué)習(xí)氛圍；完善的會(huì)議設(shè)施設(shè)備租借成本昂貴異地辦公室

適合來自各地的與會(huì)者；在某種場(chǎng)合增加幾分魅力旅途、時(shí)間、食宿花費(fèi)很高二、會(huì)議室管理（一）會(huì)議室環(huán)境管理環(huán)境是指對(duì)工作績(jī)效起著潛在影響的外部力量，會(huì)議室環(huán)境管理是指對(duì)會(huì)議室環(huán)境進(jìn)行科學(xué)合理地設(shè)計(jì)、布置，使其滿足會(huì)議工作的需要，提高會(huì)議的效率與質(zhì)量。會(huì)議室環(huán)境管理總體要求是：簡(jiǎn)潔、明亮、安靜、溫濕度適宜，并保證空氣流通。

會(huì)議室布置要注意會(huì)議桌、椅子、文件柜等大件物品擺放合理，墻上可以適度裝飾宣傳圖片等；

會(huì)議室應(yīng)適當(dāng)綠化，擺放綠色植物不僅美化環(huán)境還能凈化空氣；空氣環(huán)境包括空氣的溫度、濕度、流通與味道四個(gè)因素，在會(huì)議召開前應(yīng)將會(huì)議室溫度控制在21℃-28℃，室內(nèi)的相對(duì)濕度保持在40%-60%；

光線環(huán)境，會(huì)議室要有適當(dāng)?shù)恼彰鳎瑧?yīng)以自然光源為主，人造光源為輔。

聲音環(huán)境，會(huì)議室要保持肅靜、安寧，具備一定的隔音設(shè)施，沒有噪音污染。（二）會(huì)議室物品管理

會(huì)議室應(yīng)配備相應(yīng)的家具，如會(huì)議用桌椅；還應(yīng)配有空調(diào)、臺(tái)布、桌簽、電源、插板、文具、茶具、煙灰缸、紙巾等；試聽設(shè)備，如電腦、錄音筆、音響、話筒、投影儀、白板等。會(huì)議室配備的桌椅應(yīng)擺放整齊，臺(tái)布、茶具、煙灰缸等干凈衛(wèi)生，隨時(shí)可用。試聽設(shè)備及空調(diào)等應(yīng)定期維護(hù)，確保正常使用，對(duì)會(huì)議使用的電腦等試聽設(shè)備，要嚴(yán)加管理，防止泄密事件發(fā)生。（三）會(huì)議室使用制度管理

1．會(huì)議室預(yù)約制度

如需申請(qǐng)使用會(huì)議室，應(yīng)由承辦部門在會(huì)議前1—2日辦理會(huì)議室使用預(yù)約手續(xù)，填寫《會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)單》，由辦公室根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、會(huì)議室功能或者上司意見統(tǒng)籌安排。

會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)單

年月日使用部門

使用時(shí)間月日時(shí)至月日時(shí)會(huì)議類別

會(huì)議室名稱

會(huì)議名稱

主持人

參加人數(shù)

所需設(shè)備、物品

借用人簽字

部門負(fù)責(zé)人簽字

借用人電話

部門負(fù)責(zé)人電話

備注

2．會(huì)議室使用制度會(huì)議室使用完畢后應(yīng)填寫《會(huì)議室使用情況登記表》，說明會(huì)議室相關(guān)設(shè)備的使用情況。會(huì)議室使用情況登記表

年月日使用部門

使用時(shí)間月日時(shí)至月日時(shí)會(huì)議類別

會(huì)議室名稱

會(huì)議名稱

參加人數(shù)

會(huì)議所用設(shè)備、物品

會(huì)議所用設(shè)備、物品使用情況

借用人簽字

部門負(fù)責(zé)人簽字

備注

3．會(huì)議室使用次序

會(huì)議室使用應(yīng)遵循先登記先使用、先緊急后一般、先上級(jí)后下級(jí)，先全局后部門的原則。

內(nèi)賓讓外賓中層讓高層臨時(shí)讓預(yù)約三、會(huì)議費(fèi)管理（一）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用內(nèi)容1．會(huì)議室租金主要包括會(huì)議場(chǎng)地租金、會(huì)議設(shè)備租賃費(fèi)用、會(huì)議布置費(fèi)用。

2．交通費(fèi)包括與會(huì)人員往返出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)，會(huì)議期間住宿地至?xí)?chǎng)的交通費(fèi)，會(huì)場(chǎng)至餐飲地點(diǎn)的交通費(fèi)，會(huì)場(chǎng)到商務(wù)活動(dòng)場(chǎng)地的交通費(fèi)，商務(wù)考察交通費(fèi)以及與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通費(fèi)。3．住宿餐飲費(fèi)用住宿費(fèi)往往是會(huì)議的主要支出。餐飲費(fèi)用包括三餐及會(huì)場(chǎng)茶歇、聯(lián)誼酒會(huì)等費(fèi)用。4．廣告宣傳費(fèi)用包括制作或提供會(huì)議紀(jì)念品、會(huì)場(chǎng)禮儀、代表證、廣告牌、文件包等所需的費(fèi)用。

5．勞務(wù)費(fèi)包括服務(wù)人員勞務(wù)費(fèi)，專家勞務(wù)費(fèi)即請(qǐng)專家、學(xué)者講演或發(fā)言的酬金等。6．旅游費(fèi)用會(huì)議主辦方在會(huì)議期間或結(jié)束之后，安排相關(guān)人員參加具有當(dāng)?shù)靥厣穆糜位顒?dòng)所花費(fèi)的費(fèi)用。7．其他費(fèi)用根據(jù)會(huì)議策劃需要的其他費(fèi)用，包括運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系、通訊聯(lián)系、印刷等費(fèi)用。

8．不可預(yù)見費(fèi)用會(huì)議過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用。（二）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用原則

會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用應(yīng)遵循“從嚴(yán)、從緊，合理、節(jié)約，?？顚Ｓ?、超支不補(bǔ)、計(jì)劃管理”的原則。本章結(jié)束祝大家學(xué)習(xí)進(jìn)步！本章結(jié)束祝大家學(xué)習(xí)進(jìn)步！本章結(jié)束祝大家學(xué)習(xí)進(jìn)步！本章結(jié)束祝大家學(xué)習(xí)進(jìn)步！〖思考題〗1．會(huì)議活動(dòng)的基本要素主要有哪些？

2．按會(huì)議的內(nèi)容和性質(zhì)劃分，辦公室會(huì)議主要有哪些類別？

3．會(huì)議經(jīng)費(fèi)一般包括哪些內(nèi)容，其使用原則是什么？4．盛發(fā)工程有