程序文件-文件控制程序

程序文件

GB/T19001-2000

山東**發(fā)展有限公司

二二年五月九日

山東**發(fā)展有限公司程序文件Q/FHC.CX.01-2002

版本：A第0次修改

文件控制程序

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1目的

對(duì)質(zhì)量管理體系文件的批準(zhǔn)、發(fā)放、更改進(jìn)行控制，確保文件規(guī)范、

適用、充分、有效，為質(zhì)量活動(dòng)的正常、有效開(kāi)展提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

2范圍

適用于山東**發(fā)展有限公司質(zhì)量管理體系要求的任何媒體形式的

質(zhì)量管理體系文件、技術(shù)文件的控制，包括適當(dāng)范圍的外來(lái)文件。

3職責(zé)

3.1質(zhì)量工作小組是質(zhì)量管理體系文件的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)質(zhì)量手

冊(cè)、程序文件及其相關(guān)文件的控制。

3.2公司辦公室是管理性文件的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)制度、辦法和法

律法規(guī)類外來(lái)文件及電子文件的控制。

3.3設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)建筑標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、設(shè)計(jì)圖紙等技術(shù)性文件的控制。

3.4各職能部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的控制。

4工作程序

4.1文件類別:

4.1.1按其性質(zhì)分為以下幾類：

a）質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)；

b）質(zhì)量手冊(cè)；

c）程序文件；

d）制度、辦法、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等管理性文件；

e）規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖樣等技術(shù)性文件；

f）相關(guān)外來(lái)文件；

g）質(zhì)量記錄表式等。

4.1.2按其載體分為：

a）書(shū)面文件；

b）電子文件；

c）樣本文件。

4.2文件編制與審批

4.2.1管理者代表負(fù)責(zé)組織質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)的編制，

由總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。

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4.2.2質(zhì)量工作小組負(fù)責(zé)組織程序文件和其他體系文件的編制，由管

理者代表簽發(fā)。

4.2.3各職能部門(mén)負(fù)責(zé)專用文件的編制，由主管領(lǐng)導(dǎo)審簽，到文件歸

口管理部門(mén)登記備案。

4.2.4外來(lái)文件中的法律、法規(guī)、條例由公司辦公室確定分發(fā)范圍，

標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范由設(shè)計(jì)部確定分發(fā)范圍，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.2.5所有需要編號(hào)的文件，均由發(fā)放部門(mén)按《質(zhì)量管理體系文件分

類及編號(hào)規(guī)定》進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。

4.2.6所有文件應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、充分、適宜，可操作性強(qiáng)。

4.3文件發(fā)放與管理

4.3.1質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等體系文件，由質(zhì)

量工作小組加蓋“受控”章和分發(fā)號(hào)后，按分發(fā)范圍發(fā)放，接收部門(mén)

和接收人員在《文件發(fā)放/回收登記表》上相應(yīng)欄內(nèi)簽字。

4.3.2制度、方法、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等管理性文件，由公司辦公室加蓋“受

控”章和分發(fā)號(hào)后，按分發(fā)范圍發(fā)放，接收部門(mén)和接收人員在《文件

發(fā)放/回收登記表》上相應(yīng)欄內(nèi)簽字。

4.3.3標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖樣等技術(shù)性文件，由設(shè)計(jì)部確定分發(fā)范圍，辦

公室加蓋“受控”章和分發(fā)號(hào)后，按分發(fā)范圍發(fā)放，接收部門(mén)和接收

人員在《文件發(fā)放/回收登記表》上相應(yīng)欄內(nèi)簽字。

4.3.4各職能部門(mén)的專用文件，加蓋紅色部門(mén)行政公章及分發(fā)號(hào)作為

受控標(biāo)識(shí)，按分發(fā)范圍發(fā)放，接收部門(mén)和接收人員在《文件發(fā)放/回收

登記表》上相應(yīng)欄目?jī)?nèi)簽字。

4.3.5外來(lái)文件由公司辦公室加蓋紅色部門(mén)行政公章及分發(fā)號(hào)作為受

控標(biāo)識(shí)，按分發(fā)范圍發(fā)放，接收部門(mén)和接收人員在《文件發(fā)放/回收登

記表》上相應(yīng)欄目?jī)?nèi)簽字。

4.3.6各使用部門(mén)若需進(jìn)行二次分發(fā)，應(yīng)建立本部門(mén)《文件收發(fā)/回收

登記表》。

4.3.7各部門(mén)均建立《文件清單》，以便控制。

4.3.8需保密文件，加注密級(jí)標(biāo)識(shí)，并在《文件發(fā)放/回收登記表》和

《文件清單》備注欄內(nèi)注明密級(jí)。

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4.3.9質(zhì)量記錄表式不必加蓋“受控”標(biāo)識(shí)。

4.3.10以公文系統(tǒng)或磁盤(pán)發(fā)放的電子文件，由主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)發(fā)放范圍確

認(rèn)、在審批表上簽字后，由公司辦公室執(zhí)行，并應(yīng)“加密”，只限規(guī)定

人員閱讀。

4.3.11各類文件均由分發(fā)單位負(fù)責(zé)管理和控制，確保在使用場(chǎng)所獲得

適用文件的有效版本。

4.3.12需臨時(shí)借用或復(fù)制文件，由文件發(fā)放部門(mén)在《文件借閱/復(fù)制

登記表》上登記，收回時(shí)在備注欄中記錄。原始文件一律不外借。保

密文件借閱，須經(jīng)發(fā)放部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4.3.13當(dāng)文件破損程度影響到使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)到文件發(fā)放部門(mén)進(jìn)行更

換，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件。新文件的分發(fā)號(hào)仍沿用原文件的分

發(fā)號(hào)。

4.3.14若文件使用人將文件丟失，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面申請(qǐng)，重新領(lǐng)用。文件

發(fā)放部門(mén)給出新的分發(fā)號(hào)，在收發(fā)登記本中注明原分發(fā)號(hào)作廢。

4.3.15臨時(shí)性文件應(yīng)注明有效日期，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字，以審

批人簽字作為受控標(biāo)識(shí)，超出有效日期后，自行作廢。

4.4文件修改

4.4.1文件如需修改，文件使用部門(mén)或編寫(xiě)部門(mén)填寫(xiě)《文件修改申請(qǐng)

表》。

4.4.2《文件修改申請(qǐng)表》由修改申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后報(bào)文件管理部

門(mén)核準(zhǔn)，并經(jīng)原審批人審批。

4.4.3文件修改意見(jiàn)批準(zhǔn)后，由文件發(fā)放部門(mén)在規(guī)定執(zhí)行日前按原發(fā)

放范圍下發(fā)《文件修改通知單》，并依此對(duì)各個(gè)質(zhì)量活動(dòng)場(chǎng)所的文件進(jìn)

行修改，修改可采取下列方式：

a）文件使用部門(mén)可依據(jù)通知單要求在原文上修改。

b）當(dāng)文件修改幅度較大或一頁(yè)上修改次數(shù)多于5次時(shí)，可采取換

頁(yè)。因文件修改引起頁(yè)數(shù)變化時(shí)，增加的頁(yè)數(shù)依次為nA、nB…（n為

原來(lái)頁(yè)碼）；頁(yè)數(shù)減少時(shí)，原來(lái)頁(yè)碼保留空白頁(yè)。

c）文件多次修改，已影響到正常使用，或需要大幅度修改時(shí)，應(yīng)

進(jìn)行換版。新版文件在執(zhí)行日前予以發(fā)放，并在執(zhí)行之日收回舊版文

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件，舊版文件收回后，由文件發(fā)放部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)予以銷毀；有保留

價(jià)值的文件，由發(fā)放部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，文件管理員標(biāo)注“作廢”標(biāo)識(shí)

后，方可保留，并在《文件作廢記錄》中記錄。

d）電子文件由文件發(fā)放部門(mén)依據(jù)《文件修改通知單》進(jìn)行更改發(fā)

文，并覆蓋原文件。

4.4.4各部門(mén)依據(jù)修改通知單要求修改完畢后，應(yīng)在文件清單及發(fā)放

登記表相應(yīng)文件的備注欄中注明修改單號(hào)和實(shí)施日期。對(duì)于全文修改

的需做好相應(yīng)的作廢、發(fā)放記錄。

4.5文件評(píng)審

4.5.1質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件在每年的管理評(píng)審

時(shí)進(jìn)行一次評(píng)審；其他文件在內(nèi)審時(shí)一并進(jìn)行評(píng)審。

4.5.2遇有關(guān)鍵過(guò)程重大改組、組織機(jī)構(gòu)重大調(diào)整，對(duì)相關(guān)文件的充

分性、適宜性由文件管理部門(mén)及時(shí)組織評(píng)審。

4.5.3通過(guò)評(píng)審需對(duì)文件進(jìn)行修改或更新的，按4.4執(zhí)行。

5相關(guān)文件

5.1《文件分類及編號(hào)規(guī)定》

5.2《檔案管理規(guī)定》

6質(zhì)量記錄

6.1《文件發(fā)放/回收登記表》

6.2《文件清單》

6.3《文件修改申請(qǐng)表》

6.4《文件修改通知單》

6.5《文件借閱/復(fù)制登記表》

6.6《文件作廢記錄》

6.7《文件處理單》

文件控制流程

FHC.JL.001

質(zhì)量管理體系文件發(fā)放/回收登記表

文件名稱：編號(hào):

發(fā)放記錄回收記錄

序號(hào)發(fā)往部門(mén)版本分發(fā)號(hào)份數(shù)備注

分發(fā)日期發(fā)放人接收人簽回日期

注：文件丟失、作液及其時(shí)間等在備注欄中注明

FHC.JL.002

質(zhì)量管理體系文件清單

內(nèi)部口外來(lái)口

部門(mén)：第頁(yè)

文件名稱編號(hào)版本發(fā)放范圍實(shí)施日期備注

FHC.JL.003

申請(qǐng)表

更改文件□物業(yè)交接驗(yàn)收□

設(shè)計(jì)□

合同□固定資產(chǎn)購(gòu)置□

材料□

申請(qǐng)部門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)人

申請(qǐng)事項(xiàng)

修改或申請(qǐng)內(nèi)容：

理由：

主管部門(mén)意見(jiàn)：

審批人

經(jīng)辦人:申請(qǐng)日期:年月日

FHC.JL.004

通知單

改

更

件

文□

工程整改口審查意見(jiàn)口

計(jì)

設(shè)□

交付使用口安全檢查口

同

合□

料

材□

項(xiàng)目名稱

及編號(hào)

存在問(wèn)題

或需

更改條款

及內(nèi)容

審查意見(jiàn)

整改措施

或

更改后條

款及內(nèi)容

期限

審查

審批人

L本通知內(nèi)容自年月日起執(zhí)行。

2.本通知按原文件發(fā)放方式發(fā)放，

備注發(fā)放范圍：

3.原文件由發(fā)放部門(mén)收回。

4.本通知及附頁(yè)共頁(yè)。

發(fā)出部門(mén):年月日

FHC.JL.005

質(zhì)量管理體系文件借閱/復(fù)制登記表

第頁(yè)

-

份

借閱/復(fù)數(shù)審批借出/復(fù)歸還

文件名稱編號(hào)一