2024年上市公司董事會秘書工作制度

2024年上市公司董事會秘書工作制度第一章總則為規(guī)范上市公司董事會秘書的工作，確保其在公司治理、信息披露、股東溝通及合規(guī)管理等方面的有效性，依據(jù)《公司法》、《證券法》及相關(guān)法規(guī)，結(jié)合本公司的實際情況，特制定本工作制度。第二章制度目標(biāo)1.規(guī)范董事會秘書的職責(zé)和權(quán)限：明確董事會秘書的工作職責(zé)，提升其工作效率和規(guī)范性。2.確保信息披露的及時性、準(zhǔn)確性和完整性：通過規(guī)范流程，確保公司信息披露符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，維護(hù)投資者的合法權(quán)益。3.促進(jìn)股東與董事會的溝通：建立有效溝通渠道，提高股東對公司決策的理解和參與感。4.加強合規(guī)管理：確保公司在法律法規(guī)框架內(nèi)運作，降低法律風(fēng)險。第三章適用范圍本制度適用于本公司董事會秘書及其工作團隊，涉及所有與董事會秘書相關(guān)的活動、流程和行為。第四章管理規(guī)范第1節(jié)職責(zé)分工1.董事會秘書：-負(fù)責(zé)董事會的日常事務(wù)，組織董事會會議，并做好會議記錄。-負(fù)責(zé)信息披露，確保所有公開信息準(zhǔn)確、及時、完整。-負(fù)責(zé)股東大會的組織與實施，維護(hù)股東的合法權(quán)益。-負(fù)責(zé)公司與監(jiān)管機構(gòu)、投資者及其他利益相關(guān)方的溝通。2.董事會秘書助理：-協(xié)助董事會秘書處理日常事務(wù)，整理會議資料，維護(hù)檔案。-負(fù)責(zé)信息的初步審核和整理工作，確保資料的完整性。3.其他相關(guān)部門：-各部門應(yīng)積極配合董事會秘書的工作，提供必要的信息和支持。第2節(jié)工作流程1.董事會會議的組織：-會議前1周，董事會秘書應(yīng)提前通知董事會成員，并發(fā)送會議議程及相關(guān)材料。-會議期間，董事會秘書負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，并在會后整理會議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確。2.信息披露的管理：-根據(jù)法律法規(guī)要求，董事會秘書應(yīng)定期更新公司的財務(wù)報告、重大事項公告等信息。-信息披露前，董事會秘書需與法律顧問及相關(guān)部門溝通，確保信息的合法性和準(zhǔn)確性。-信息披露后，董事會秘書應(yīng)及時回應(yīng)投資者的相關(guān)咨詢。3.股東大會的實施：-股東大會召開前，董事會秘書需準(zhǔn)備相關(guān)材料，確保資料的完整性。-股東大會期間，董事會秘書應(yīng)負(fù)責(zé)會議的組織、記錄和公告會議結(jié)果。-會后，董事會秘書需及時向股東發(fā)送會議決議，確保信息的透明。第3節(jié)合規(guī)管理1.法律法規(guī)的遵守：-董事會秘書應(yīng)定期參加法律法規(guī)培訓(xùn)，了解最新的法律動態(tài)，確保公司合規(guī)運營。-如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，董事會秘書應(yīng)及時向公司高層報告，并提出整改建議。2.內(nèi)部控制的建立：-建立信息披露的內(nèi)部控制流程，確保信息披露的合規(guī)性和有效性。-定期對信息披露過程進(jìn)行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。第五章監(jiān)督機制1.監(jiān)督職責(zé)：-公司監(jiān)事會應(yīng)對董事會秘書的工作進(jìn)行監(jiān)督，確保其履行職責(zé)的有效性。-外部審計機構(gòu)應(yīng)對公司信息披露的真實性進(jìn)行審計，維護(hù)投資者的權(quán)益。2.反饋機制：-建立董事會秘書的工作反饋機制，董事會成員、股東及其他利益相關(guān)方可通過郵件、電話等方式對董事會秘書的工作提出意見。-董事會秘書應(yīng)定期總結(jié)反饋意見，及時調(diào)整工作方式。第六章記錄和報告1.記錄要求：-董事會秘書應(yīng)妥善保管會議記錄、信息披露資料及其他重要文件，確保信息的可追溯性。-重要文件應(yīng)進(jìn)行編號、分類，定期檢查，確保檔案的完整性。2.報告流程：-董事會秘書應(yīng)定期向董事會匯報工作進(jìn)展，尤其是在重大事項發(fā)生時，及時更新信息。-對于股東反饋的重要信息，董事會秘書應(yīng)及時整理并報告給董事會。第七章附則1.解釋權(quán)限：-本制度由公司董事會負(fù)責(zé)解釋，具體實施細(xì)則由董事會秘書制定。2.適用條件：-本制度自發(fā)布之日起實施，適用于所有董事會秘書及其工作團隊。3.修訂流程：-本制度如需修訂，須經(jīng)董事會討論通過，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公告。結(jié)論本《2024年上市公司董事會秘書工作制度》的制定，旨在提升董事會秘書的工