醫(yī)院員工人事檔案管理制度

醫(yī)院員工人事檔案管理制度第一章總則為加強(qiáng)醫(yī)院員工人事檔案管理，保障檔案的安全性、有效性和可追溯性，確保人事管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《勞動合同法》及醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)規(guī)章制度，制定本制度。第一條目的本制度旨在明確醫(yī)院員工人事檔案的管理規(guī)范、流程和責(zé)任，確保檔案的完整性和實(shí)用性，為醫(yī)院人力資源管理、人才選拔和績效考核提供可靠依據(jù)。第二條適用范圍本制度適用于醫(yī)院全體員工的人事檔案管理，涵蓋新員工入職、在職員工檔案更新、檔案借閱及轉(zhuǎn)遞等各個(gè)環(huán)節(jié)。第二章檔案管理職責(zé)第三條責(zé)任分工1.人力資源部：負(fù)責(zé)全院員工人事檔案的收集、整理、保管和使用。2.部門負(fù)責(zé)人：協(xié)助人力資源部收集員工相關(guān)材料，確保材料的真實(shí)性和完整性。3.員工：負(fù)責(zé)提供個(gè)人信息及相關(guān)材料，確保信息的及時(shí)更新。第四條檔案工作任務(wù)人事檔案管理的主要任務(wù)包括：-收集員工的各類人事材料；-整理、歸檔和保管人事檔案；-負(fù)責(zé)檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞；-定期對檔案進(jìn)行檢查和更新。第三章檔案的收集和歸檔第五條收集材料人事檔案應(yīng)包括但不限于以下材料：-員工登記表-個(gè)人簡歷-勞動合同-職業(yè)資格證書及復(fù)印件-考核材料-獎懲記錄-兼職情況說明-其他相關(guān)證明文件第六條歸檔要求1.收集的材料必須字跡工整、內(nèi)容完整，符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)。2.歸檔材料應(yīng)逐一編號登記，并由人力資源部進(jìn)行審核。3.不符合歸檔要求的材料，需及時(shí)糾正和完善。第四章檔案的保管第七條保管要求1.人事檔案由人力資源部專人負(fù)責(zé)保管，存放在專門的檔案室內(nèi)。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防盜等安全措施，未經(jīng)授權(quán)人員不得隨意進(jìn)入。3.每年對檔案進(jìn)行一次全面檢查，確保檔案的完整性和安全性。第八條交接管理1.檔案交接時(shí)，需填寫交接清單，并由交接雙方簽字確認(rèn)。2.交接檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行核對，確保檔案數(shù)量和內(nèi)容的一致性。第五章檔案的查閱和借用第九條查閱流程1.員工或外部人員需查閱檔案時(shí)，應(yīng)提前向人力資源部提出申請，并說明查閱目的。2.人力資源部應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)審核申請，給予答復(fù)。3.查閱檔案時(shí)，必須遵守醫(yī)院的保密規(guī)定，嚴(yán)禁對檔案進(jìn)行涂改、圈劃。第十條借用規(guī)定1.任何檔案原則上不外借，特殊情況需外借時(shí)，須經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借用檔案的人員需填寫借閱登記表，并確保在指定時(shí)間內(nèi)歸還。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞第十一條轉(zhuǎn)遞流程1.人員內(nèi)部調(diào)動時(shí)，檔案隨人轉(zhuǎn)遞，由人力資源部負(fù)責(zé)。2.檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)需密封處理，禁止個(gè)人攜帶，確保檔案的安全。3.轉(zhuǎn)遞的檔案需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并通過機(jī)要途徑進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。第十二條收到檔案的管理1.對轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案，應(yīng)及時(shí)核對無誤，并辦理通知單回執(zhí)。2.收到檔案后，需將其歸檔至相應(yīng)員工的人事檔案中。第七章檔案的更新和維護(hù)第十三條更新流程1.員工信息發(fā)生變化時(shí)，如崗位變動、聯(lián)系方式更改等，需及時(shí)向人力資源部反饋。2.人力資源部對更新信息進(jìn)行審核，并做相應(yīng)的檔案更新。第十四條定期檢查1.每年開展一次檔案全面檢查，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并記錄整改情況。第八章監(jiān)督機(jī)制第十五條監(jiān)督責(zé)任1.醫(yī)院應(yīng)成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)對檔案管理的合規(guī)性、有效性進(jìn)行評估，并提出改進(jìn)建議。第十六條反饋機(jī)制1.員工可對檔案管理工作提出意見和建議，醫(yī)院應(yīng)予以重視并及時(shí)處理。2.定期召開檔案管理工作會議，通報(bào)工作進(jìn)展和問題。附則第十七條解釋權(quán)本制度由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。第十八條生效日期本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，所有員工應(yīng)遵守執(zhí)行。第十九條修訂流程制度的修訂需經(jīng)過人力資源部及醫(yī)院管理層審核，確保制度