中層會議審議管理制度

中層會議審議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為確保公司中層會議的有序進行，提高會議效率，充分發(fā)揮會議在中層管理決策中的作用，依據(jù)《中華人民共和國公司法》及公司相關(guān)管理制度，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司中層管理人員會議，包括但不限于部門負(fù)責(zé)人會議、項目評審會議、專題討論會議等。

三、會議原則

1.高效原則：會議應(yīng)圍繞議題進行，注重實效，提高決策效率。

2.民主原則：會議充分發(fā)揚民主，尊重與會人員的意見，保障與會人員充分表達自己的觀點。

3.秘密原則：會議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息及商業(yè)秘密，與會人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

4.計劃原則：會議應(yīng)按照預(yù)定計劃進行，不得隨意更改會議時間、地點及議題。

四、會議類別

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開的會議。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議。

五、會議組織與管理

1.會議的召集、主持、記錄等工作由會議組織者負(fù)責(zé)。

2.會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，包括通知與會人員、準(zhǔn)備會議材料等。

3.與會人員應(yīng)按時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織者請假。

4.會議組織者應(yīng)對會議進行全程把控，確保會議按照預(yù)定流程進行。

六、本制度的解釋與修訂

1.本制度的解釋權(quán)歸公司董事會。

2.本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。

3.修訂后的制度報經(jīng)公司董事會審批后生效。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司工作計劃及實際需要，確定會議議題，并在會議通知中明確列出。

2.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)至少提前三個工作日向與會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議時間、地點、議題、參會人員、會議議程等。

3.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)確保會議材料在會前發(fā)放給與會人員，以便與會人員提前了解議題背景及相關(guān)資料。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前進行簽到，會議組織者應(yīng)統(tǒng)計參會人員名單。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程及參會人員。

3.議題討論：按照會議議程逐項進行議題討論，會議組織者或議題提出人負(fù)責(zé)對議題進行詳細(xì)闡述。

4.與會人員發(fā)言：與會人員在議題討論環(huán)節(jié)充分發(fā)表自己的觀點，提出建議和意見。

5.決策表決：針對會議議題，由會議主持人組織與會人員進行表決，形成決策。

三、會議記錄

1.會議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議過程、與會人員的發(fā)言、表決結(jié)果等內(nèi)容。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理完成，并由會議主持人審閱簽字。

3.會議記錄應(yīng)作為公司內(nèi)部文件存檔，同時分發(fā)給與會人員。

四、會議總結(jié)

1.會議組織者應(yīng)總結(jié)會議成果，形成會議紀(jì)要，內(nèi)容包括議題討論情況、決策結(jié)果、任務(wù)分工等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后三個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員，以便大家對會議內(nèi)容進行回顧和落實。

五、會議跟蹤與反饋

1.會議組織者應(yīng)跟蹤會議決策的落實情況，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。

2.與會人員應(yīng)主動參與會議決策的落實，如有問題或困難，及時向會議組織者反饋。

3.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議決策的落實情況，對相關(guān)人員進行績效考核。

六、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，并對與會人員表示感謝。

2.與會人員應(yīng)整理會議材料，做好會議現(xiàn)場清潔工作。

3.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議紀(jì)要、跟進落實情況等資料，以便為下一場會議提供參考。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由會議記錄人在會議結(jié)束后及時編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息、與會人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任分配及后續(xù)行動計劃等關(guān)鍵內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人進行審核，確保無誤后發(fā)布。

4.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件發(fā)送給所有與會人員及相關(guān)部門。

二、會議決策的分解與責(zé)任落實

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，將任務(wù)分解為具體的行動計劃，并明確責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任人應(yīng)清晰了解自己的任務(wù)要求，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成相關(guān)工作。

3.會議組織者應(yīng)定期檢查任務(wù)完成情況，對未按期完成的任務(wù)進行催促和協(xié)調(diào)。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.會議組織者應(yīng)建立會議決策跟蹤機制，對決策的執(zhí)行情況進行持續(xù)監(jiān)督。

2.對于重大決策或關(guān)鍵任務(wù)，會議組織者應(yīng)定期向公司高層匯報進展情況。

3.鼓勵與會人員在會議決策執(zhí)行過程中相互監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進建議。

四、反饋與評估

1.責(zé)任人在完成任務(wù)后，應(yīng)及時向會議組織者反饋工作結(jié)果，包括已采取的措施、遇到的問題及解決方案等。

2.會議組織者應(yīng)對反饋信息進行評估，對決策執(zhí)行效果進行總結(jié)，并在必要時調(diào)整后續(xù)行動計劃。

3.定期對會議決策的執(zhí)行情況進行回顧，分析原因，總結(jié)經(jīng)驗，為提高未來會議決策的執(zhí)行效率提供參考。

五、考核與問責(zé)

1.會議組織者應(yīng)將會議決策的執(zhí)行情況納入個人或部門的績效考核體系。

2.對于未能按期完成或執(zhí)行不力的責(zé)任人，應(yīng)視情況采取相應(yīng)的問責(zé)措施，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

六、改進與持續(xù)優(yōu)化

1.會議組織者應(yīng)定期收集與會人員對會議紀(jì)要跟蹤落實情況的意見和建議，不斷優(yōu)化會議管理流程。

2.通過持續(xù)改進，提高會議決策的執(zhí)行力，確保公司中層會議能夠為公司發(fā)展提供有力支持。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前通過公司內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)進行預(yù)訂。

2.預(yù)訂時應(yīng)詳細(xì)填寫會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便于會議室管理員進行合理安排。

3.會議室管理員有權(quán)根據(jù)實際情況調(diào)整會議室分配，確保會議資源得到合理利用。

二、會議室使用規(guī)范

1.與會人員應(yīng)按時進入會議室，遵守會議紀(jì)律，保持會議室內(nèi)安靜。

2.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，不得亂丟垃圾，保持環(huán)境整潔。

3.會議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)恢復(fù)原狀，確保會議室整潔、設(shè)備完好。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由會議室管理員負(fù)責(zé)維護和管理，定期檢查設(shè)備運行狀況，確保設(shè)備正常使用。

2.會議組織者在使用會議室前，應(yīng)與會議室管理員溝通，了解設(shè)備操作方法。

3.與會人員在使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得私自拆卸、更改設(shè)備設(shè)置。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，與會人員需憑借有效證件進入。

2.會議室內(nèi)涉及公司內(nèi)部信息及商業(yè)秘密的資料，與會人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得外傳。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)確保攜帶會議資料離開會議室，避免遺留敏感信息。

五、會議室清潔與維護

1.會議室管理員負(fù)責(zé)會議室內(nèi)外的清潔工作，確保會議室環(huán)境衛(wèi)生。

2.會議室內(nèi)設(shè)施損壞，與會人員應(yīng)及時向會議室管理員報告，以便及時維修。

3.定期對會議室進行保養(yǎng)，延長設(shè)備使用壽命，提升會議室使用體驗。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，會議室管理員有權(quán)進行制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.會議室管理員應(yīng)加強對違規(guī)行為的監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時報告公司相關(guān)部門。

3.通過加強會議室管理規(guī)定，提高會議效率，為公司創(chuàng)造一個良好的會議環(huán)