規(guī)劃部電子檔案管理辦法

第第頁(yè)規(guī)劃部電子檔案管理方法規(guī)劃部電子檔案管理方法（一）總則第一條為加強(qiáng)本部門電子文檔的管理，特訂立本方法。第二條本部門的電子檔案是指本部門工作中各種成績(jī)的電子文檔的表現(xiàn)形態(tài)。第三條電子檔案是本公司全宗的構(gòu)成部分，必需由實(shí)行集中統(tǒng)一管理。部門資料員是專職檔案管理人。（二）電子檔案資料的收集第四條收集范圍1.公司各項(xiàng)目方案、施工圖、更改、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、建設(shè)和裝修標(biāo)準(zhǔn)、交底記錄、各種原始設(shè)計(jì)條件圖紙審查看法等全部與設(shè)計(jì)工作相關(guān)的文件的電子版本。2.其它具有保管價(jià)值的電子文件資料。第五條收集時(shí)間1.電子檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。2.檔案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的實(shí)在保管價(jià)值的電子資料。第六條收集要求1.圖紙、文本和文字說(shuō)明要收集齊全，定時(shí)歸檔并建立歸檔掌控措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失；2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；3.電子資料的內(nèi)容要完整，版本更新要及時(shí)且要求版本編號(hào)明確區(qū)分。第七條電子檔案資料的征集1.檔案部門有責(zé)任隨時(shí)征集緊要電子資料；2.在征集的電子資料中，凡涉及國(guó)家和行業(yè)重點(diǎn)更改，或?qū)?duì)公司運(yùn)營(yíng)發(fā)展產(chǎn)生重點(diǎn)影響的，應(yīng)向公司檔案主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送目錄和樣本。第八條電子檔案費(fèi)用的報(bào)銷本部門按本方法第四條形成電子檔案的發(fā)生費(fèi)用，責(zé)任人將檔案資料按要求向檔案管理人歸檔，經(jīng)檔案管理人簽字認(rèn)可，部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)予以核報(bào)費(fèi)用。（三）電子檔案的整理第九條電子檔案的整理，包含分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來(lái)，便于保管和利用。第十條電子檔案的整理由相關(guān)各專業(yè)設(shè)計(jì)師負(fù)責(zé)，資料員幫忙。第十一條分類、編號(hào)1.圖紙、文本檔案按項(xiàng)目、階段、專業(yè)、版次、時(shí)間分類、編號(hào)，更改加編流水號(hào)和日期。2.格式：（例）****（項(xiàng)目）BG（更改）JG（專業(yè)）00020**/10/20第十二條保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的緊要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。第十三條文字說(shuō)明的編寫(xiě)1.文字說(shuō)明基本內(nèi)容包含事由、時(shí)間、地方、人物、背景、記錄者等。2.編寫(xiě)文字說(shuō)明的要求：（1）準(zhǔn)確揭示檔案料子的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；（2）按資料的自然張編寫(xiě)文字說(shuō)明。（3）文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順；（4）時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。（四）電子檔案的保管第十四條電子檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必需的技術(shù)處理。第十五條保管條件磁盤(pán)、光盤(pán)應(yīng)在室溫下存放保管，并躲避存放在潮濕的環(huán)境中。磁盤(pán)庫(kù)必需躲避30奧斯特以上的磁場(chǎng)，磁盤(pán)盒與盒的間距不小于3mm；存放磁盤(pán)最好不用鐵皮柜。磁盤(pán)及光盤(pán)應(yīng)立放存放。第十六條對(duì)庫(kù)存的電子檔案，要兩年檢查一次。第十七條歸檔保管的電子檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀電子檔案必需經(jīng)過(guò)鑒定，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)。第十八條建立健全電子檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好電子檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、供應(yīng)利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。（五）電子檔案的開(kāi)發(fā)利用第十九條編制電子檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用供應(yīng)方便條件。第二十條建立電子檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，依據(jù)電子檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。第二十一條具有專利的電子檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按《中華人民共和國(guó)專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費(fèi)。第二十二條電子檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的電子檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制電子檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。第二十三條在不影響保密的前提下，各單位可利用電子檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫(huà)冊(cè)、資料片等，樂(lè)觀開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)在的電子檔案。篇2:規(guī)劃部文書(shū)檔案立卷歸檔制度規(guī)劃部文書(shū)檔案立卷歸檔制度（一）總則第一條為加強(qiáng)規(guī)劃部資料檔案管理工作，特訂立本制度。第二條歸檔的圖紙、文件料子必需按年度立卷，本部門內(nèi)部在工作中形成的各種有保管價(jià)值的文件料子以及依據(jù)工作需要購(gòu)買或收集的書(shū)籍、資料等，都要依照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)交資料員歸檔。工作更改或因故離職時(shí)應(yīng)將借閱的圖紙、資料向資料員辦理歸還手續(xù)，經(jīng)辦的文件料子向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。（二）文件料子的收集管理第四條堅(jiān)持部門收集、管理文件料子制度。資料員應(yīng)為部門專職管理人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件料子，并保持相對(duì)穩(wěn)定。第五條凡本部門繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律交資料員統(tǒng)一收集管理；圖紙及更改應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人驗(yàn)收后交資料員統(tǒng)一管理。第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參加辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件料子，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。第七條資料員的職責(zé)：1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件料子的歸檔范圍，收集管理本部門的文件料子。2.認(rèn)真執(zhí)行平常歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件料子及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件料子歸檔完畢，并向公司檔案室辦好交接簽收手續(xù)。3.承辦人員借用圖紙、資料及其他文件料子時(shí)，應(yīng)樂(lè)觀地供應(yīng)利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件料子登記手續(xù)。（三）歸檔范圍第八條部門接收的設(shè)計(jì)文本、圖紙、更改等。第九條緊要的會(huì)議料子，包含會(huì)議的通知、報(bào)告、會(huì)議所用方案文本及圖紙、會(huì)議決議、總結(jié)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。第十條公司下發(fā)來(lái)的與本部門有關(guān)的決議、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件料子。第十一條本部門對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。第十二條本部門的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。第十三條本部門反映緊要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)（如審圖看法等）。第十四條本部門的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第十五條本部門負(fù)責(zé)辦理的公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件料子。（四）平常歸卷第十九條部門內(nèi)要建立健全平常歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件料子，由專（兼）職資料員集中統(tǒng)一保管。第二十條部門內(nèi)資料員依據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平常文件料子歸卷使用的“檀卷類目“。“檀卷類目“的條款必需簡(jiǎn)明確實(shí)，并編上條款號(hào)。第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件料子，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職資料員歸卷。第二十二條專（兼）職資料員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件料子，依照“檀卷類目“條款，放入平常保管文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座“，并在收發(fā)文登記薄上注明。（五）立卷（檀卷質(zhì)量要求）第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證檀卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室專（兼）值資料員在公司檔案室檔案人員引導(dǎo)下組卷、編目。第二十四條檀卷質(zhì)量總的要求是：遵奉并服從文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。第二十五條歸檔的文件料子種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十六條歸檔的圖紙、文本，應(yīng)分項(xiàng)目、階段、專業(yè)分別歸類，圖紙按次序整理后整體歸檔，不得分拆借閱，歸還時(shí)資料員應(yīng)查證圖紙的完整性。在歸檔的文件料子中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電假如與絕密文有緊密聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最終一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷依照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十八條卷內(nèi)文件料子應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不行分的文件料子應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件料子依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的緊密聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第二十九條卷內(nèi)文件料子應(yīng)按非列次序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的檀卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)料子正面的右上角后面的左上角打印頁(yè)號(hào)。第三十條永久、長(zhǎng)期和短期檀卷必需按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件料子的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。第三十二條檀卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清楚。第三十三條檀卷的裝訂和檀卷各部分的排列格式：檀卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件料子要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件料子應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，檀卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十四條檀卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以檀卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保管。第三十五條本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。篇3:規(guī)劃部電子檔案管理方法規(guī)劃部電子檔案管理方法（一）總則第一條為加強(qiáng)本部門電子文檔的管理，特訂立本方法。第二條本部門的電子檔案是指本部門工作中各種成績(jī)的電子文檔的表現(xiàn)形態(tài)。第三條電子檔案是本公司全宗的構(gòu)成部分，必需由實(shí)行集中統(tǒng)一管理。部門資料員是專職檔案管理人。（二）電子檔案資料的收集第四條收集范圍1.公司各項(xiàng)目方案、施工圖、更改、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、建設(shè)和裝修標(biāo)準(zhǔn)、交底記錄、各種原始設(shè)計(jì)條件圖紙審查看法等全部與設(shè)計(jì)工作相關(guān)的文件的電子版本。2.其它具有保管價(jià)值的電子文件資料。第五條收集時(shí)間1.電子檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。2.檔案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的實(shí)在保管價(jià)值的電子資料。第六條收集要求1.圖紙、文本和文字說(shuō)明要收集齊全，定時(shí)歸檔并建立歸檔掌控措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失；2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；3.電子資料的內(nèi)容要完整，版本更新要及時(shí)且要求版本編號(hào)明確區(qū)分。第七條電子檔案資料的征集1.檔案部門有責(zé)任隨時(shí)征集緊要電子資料；2.在征集的電子資料中，凡涉及國(guó)家和行業(yè)重點(diǎn)更改，或?qū)?duì)公司運(yùn)營(yíng)發(fā)展產(chǎn)生重點(diǎn)影響的，應(yīng)向公司檔案主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送目錄和樣本。第八條電子檔案費(fèi)用的報(bào)銷本部門按本方法第四條形成電子檔案的發(fā)生費(fèi)用，責(zé)任人將檔案資料按要求向檔案管理人歸檔，經(jīng)檔案管理人簽字認(rèn)可，部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)予以核報(bào)費(fèi)用。（三）電子檔案的整理第九條電子檔案的整理，包含分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來(lái)，便于保管和利用。第十條電子檔案的整理由相關(guān)各專業(yè)設(shè)計(jì)師負(fù)責(zé)，資料員幫忙。第十一條分類、編號(hào)1.圖紙、文本檔案按項(xiàng)目、階段、專業(yè)、版次、時(shí)間分類、編號(hào)，更改加編流水號(hào)和日期。2.格式：（例）****（項(xiàng)目）BG（更改）JG（專業(yè)）00020**/10/20第十二條保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的緊要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。第十三條文字說(shuō)明的編寫(xiě)1.文字說(shuō)明基本內(nèi)容包含事由、時(shí)間、地方、人物、背景、記錄者等。2.編寫(xiě)文字說(shuō)明的要求：（1）準(zhǔn)確揭示檔案料子的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；（2）按資料的自然張編寫(xiě)文字說(shuō)明。（3）文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順；（4）時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。（四）電子檔案的保管第十四條電子檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必需的技術(shù)處理。第十五條保管條件磁盤(pán)、光盤(pán)應(yīng)在室溫下存放保管，并躲避存放在潮濕的環(huán)境中。磁盤(pán)庫(kù)必需躲避30奧斯特以上的磁場(chǎng)，磁盤(pán)盒與盒的間距不小于3mm；存放磁盤(pán)最好不用鐵皮柜。磁盤(pán)及光盤(pán)應(yīng)立放存放。第十六條對(duì)庫(kù)存的電子檔案，要兩年檢查一次。第十七條歸檔保管的電子檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀電子檔案必需經(jīng)過(guò)鑒定，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)。第十八條建立健全電子檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好電子檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、供應(yīng)利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。（五）電子檔案的開(kāi)發(fā)利用第十九條編制電子檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用供應(yīng)方便條件。第二十條建立電子檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，依據(jù)電子檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。第二十