學(xué)校會(huì)議室管理制度博客

學(xué)校會(huì)議室管理制度博客第一章總則

為確保學(xué)校會(huì)議室的高效使用，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議流程及責(zé)任，特制定本會(huì)議室管理制度。本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有會(huì)議室的使用與管理。

一、目的與原則

1.本管理制度旨在規(guī)范學(xué)校會(huì)議室的使用，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，提高工作效率。

2.會(huì)議應(yīng)遵循務(wù)實(shí)、高效、節(jié)約的原則，提倡精簡(jiǎn)會(huì)議，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模和時(shí)間。

二、適用范圍

1.本制度適用于學(xué)校內(nèi)各類會(huì)議室，包括但不限于報(bào)告廳、會(huì)議室、接待室等。

2.本制度適用于學(xué)校各部門、單位及教職工組織或參加的各類會(huì)議。

三、責(zé)任主體

1.學(xué)校會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)及調(diào)配工作。

2.學(xué)校各部門、單位及教職工負(fù)責(zé)本部門、單位或個(gè)人組織的會(huì)議的申請(qǐng)、籌備及實(shí)施。

四、會(huì)議分類

1.學(xué)校會(huì)議：全校性重要會(huì)議，如校務(wù)會(huì)議、教職工大會(huì)等。

2.部門會(huì)議：各部門、單位組織的工作會(huì)議、研討會(huì)等。

3.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)組織的會(huì)議。

五、會(huì)議保密

1.會(huì)議組織者應(yīng)按照國(guó)家保密法律法規(guī)和學(xué)校保密規(guī)定，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行保密。

2.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

六、制度修訂

1.本管理制度根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況制定，必要時(shí)可進(jìn)行修訂。

2.修訂本管理制度，應(yīng)廣泛征求意見(jiàn)，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布實(shí)施。

本章節(jié)僅為學(xué)校會(huì)議室管理制度的第一章總則，后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。敬請(qǐng)關(guān)注。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，本章將詳細(xì)闡述學(xué)校會(huì)議室的會(huì)議流程。

一、會(huì)議申請(qǐng)

1.會(huì)議組織者應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門提交會(huì)議申請(qǐng)，填寫(xiě)會(huì)議申請(qǐng)表，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議設(shè)備等需求。

2.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，以便會(huì)議室管理部門進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

二、會(huì)議籌備

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和內(nèi)容，提前準(zhǔn)備會(huì)議材料，并于會(huì)議召開(kāi)前至少2個(gè)工作日分發(fā)至參會(huì)人員。

2.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議所需設(shè)備、設(shè)施正常運(yùn)行，提前進(jìn)行測(cè)試。

三、會(huì)議通知

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少1個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

2.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議議程等關(guān)鍵信息。

四、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.簽到表應(yīng)記錄參會(huì)人員姓名、部門、簽到時(shí)間等信息。

五、會(huì)議議程

1.會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，主持人負(fù)責(zé)控制會(huì)議進(jìn)度。

2.會(huì)議議程應(yīng)包括議題討論、意見(jiàn)征詢、決策表決等環(huán)節(jié)。

六、會(huì)議記錄

1.會(huì)議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員發(fā)言、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要。

七、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃及責(zé)任人。

2.會(huì)議總結(jié)應(yīng)包括會(huì)議達(dá)成共識(shí)、決策結(jié)果、待解決問(wèn)題等內(nèi)容。

八、會(huì)議資料的歸檔與保管

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議資料、會(huì)議紀(jì)要等文件進(jìn)行歸檔，并按照學(xué)校規(guī)定進(jìn)行保管。

2.會(huì)議資料的歸檔與保管應(yīng)遵循保密原則，確保信息安全。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了學(xué)校會(huì)議室的會(huì)議流程，包括會(huì)議申請(qǐng)、籌備、通知、簽到、議程、記錄、總結(jié)以及資料歸檔與保管等內(nèi)容。下一章節(jié)將重點(diǎn)介紹會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)。敬請(qǐng)關(guān)注。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行具有重要意義。本章將重點(diǎn)闡述學(xué)校會(huì)議室管理制度中會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)相關(guān)內(nèi)容。

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與審批

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)盡快整理會(huì)議內(nèi)容，形成會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，由會(huì)議組織者進(jìn)行初步審核，并提交給會(huì)議主持人審批。

4.審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)以書(shū)面形式發(fā)送給參會(huì)人員，并在學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行適當(dāng)范圍的公布。

二、會(huì)議決策的分解與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行分解，明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤督促?zèng)Q策事項(xiàng)的執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作按照會(huì)議紀(jì)要的要求推進(jìn)。

3.責(zé)任部門及責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體實(shí)施方案，并按時(shí)上報(bào)工作進(jìn)展。

三、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行監(jiān)督與評(píng)估

1.學(xué)校會(huì)議室管理部門應(yīng)設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期評(píng)估會(huì)議決策的執(zhí)行效果，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行分析，并提出整改措施。

3.對(duì)于重大決策事項(xiàng)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過(guò)問(wèn)，確保會(huì)議決策落到實(shí)處。

四、會(huì)議紀(jì)要的反饋與改進(jìn)

1.參會(huì)人員及責(zé)任部門應(yīng)就會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題及時(shí)反饋，便于會(huì)議組織者進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)反饋意見(jiàn)，對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行修訂，以提高會(huì)議決策的執(zhí)行效果。

3.定期總結(jié)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況，對(duì)好的做法和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分享，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和改進(jìn)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障學(xué)校會(huì)議室的正常使用和高效管理，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議室的管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室預(yù)訂：各部門、單位及教職工需提前向會(huì)議室管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

-預(yù)訂時(shí)應(yīng)遵循先到先得的原則，會(huì)議室管理部門有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室分配。

-預(yù)訂者需在會(huì)議前至少3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，以便管理部門進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

2.會(huì)議室使用：預(yù)訂成功的部門、單位或教職工應(yīng)按照約定時(shí)間、地點(diǎn)使用會(huì)議室。

-會(huì)議結(jié)束后，使用方應(yīng)確保會(huì)議室整潔，關(guān)閉設(shè)備電源，并通知會(huì)議室管理部門。

-如遇特殊情況需取消或變更會(huì)議，預(yù)訂者應(yīng)提前通知會(huì)議室管理部門，以便及時(shí)調(diào)整會(huì)議室安排。

二、會(huì)議室設(shè)備管理與維護(hù)

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常管理與維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

-定期檢查設(shè)備狀況，及時(shí)維修、更換故障設(shè)備。

-提供必要的技術(shù)支持，協(xié)助使用方解決會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題。

2.使用方應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)備，遵循設(shè)備操作規(guī)程，不得擅自拆卸、更改設(shè)備設(shè)置。

-如設(shè)備在使用過(guò)程中出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)通知會(huì)議室管理部門進(jìn)行維修。

三、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生與安全

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的衛(wèi)生清潔工作，確保會(huì)議室環(huán)境整潔。

-定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行衛(wèi)生打掃，保持地面、桌面、座椅等清潔。

-提供充足的會(huì)議用品，如紙、筆、水杯等。

2.使用方應(yīng)遵守會(huì)議室安全管理規(guī)定，確保會(huì)議期間的安全。

-嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆、危險(xiǎn)品進(jìn)入會(huì)議室。

-會(huì)議期間，確保緊急疏散通道暢通，了解消防設(shè)施位置及使用方法。

四、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.學(xué)校內(nèi)部部門、單位及教職工使用會(huì)議室，原則上免費(fèi)。

-特殊情況需收取費(fèi)用時(shí)，由會(huì)議室管理部門制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.外部單位或個(gè)人使用會(huì)議室，按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定收取相應(yīng)費(fèi)用。

-會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)對(duì)外收費(fèi)事宜，確保收費(fèi)合理、公開(kāi)。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會(huì)議室的預(yù)訂與使用、設(shè)備管理與維護(hù)、環(huán)境衛(wèi)生與安全以及使用費(fèi)用等管理規(guī)定。下一章節(jié)將介紹學(xué)校會(huì)議室管理制度的附則部分。敬請(qǐng)關(guān)注。

第五章附則

為確保學(xué)校會(huì)議室管理制度的實(shí)施，維護(hù)學(xué)校會(huì)議秩序，本章就制度的相關(guān)補(bǔ)充事宜予以明確。

一、制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸學(xué)校會(huì)議室管理部門所有。如有疑問(wèn)或爭(zhēng)議，可向該部門咨詢。

二、制度修訂

本制度將根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要和實(shí)際運(yùn)行情況進(jìn)行適時(shí)修訂。修訂后的制度