2016 弗雷德.霍洛基金會項目資金合作伙伴財務管理指南（20份單面）

弗雷德·霍洛基金會項目合作伙伴財務管理指南2016年1月為規(guī)范和加強弗雷德.霍洛基金會中國項目財務管理，確保項目順利實施，根據(jù)中國相關(guān)財務法規(guī)，結(jié)合弗雷德.霍洛基金會國際項目財務管理條例，特制定弗雷德.霍洛基金會中國項目財務管理指南。前言合作伙伴醫(yī)院在使用弗雷德.霍洛基金會項目資金時應遵循以下原則：1.弗雷德.霍洛基金會的任何資金不能用于非法或不正當?shù)哪康摹?.所有的財務開支必須準確的記賬和入賬。在任何情況下都不能建立和持有秘密賬目，所有支出都必須公開透明。3.提交給弗雷德.霍洛基金會財務資料必須準確、完整、即時、并符合弗雷德.霍洛基金會的相關(guān)要求。4.項目資金的使用必須遵守雙方協(xié)議規(guī)定，具體為：4.1.項目經(jīng)費必須用于協(xié)議規(guī)定的活動內(nèi)容。只有因協(xié)議活動而產(chǎn)生的費用單據(jù)才能作為報銷依據(jù).。4.2.各項活動的總費用必須和協(xié)議相一致。報銷的總費用不能超出預算，每項費用的支出必須合理，且盡量節(jié)約，高效。4.3項目經(jīng)費的報銷必須結(jié)合項目活動指標的完成情況，即只有在完成了協(xié)議約定的活動指標時，才能報銷相應的項目經(jīng)費。5.在通常情況下，為尊重捐款人的意愿，基金會資助的經(jīng)費將避免用于招待費（這里的招待費是指禮品，娛樂場所消費以及旅游景點門票等）。如有招待，費用開支由醫(yī)院自行承擔。6.基金會不承擔任何形式的有償新聞開支。（例如：記者采訪勞務費，紅包等）目錄項目資金的撥付提交項目資金使用及結(jié)余情況對捐贈的固定資產(chǎn)管理對項目資金監(jiān)督和審計項目資金的撥付合作伙伴每季度最后一個月25日之前填寫《季度撥款申請表》，（具體格式見附件3）列明下一季度將要開展的項目活動及所需項目資金的金額。弗雷德.霍洛基金會根據(jù)協(xié)議和《季度撥款申請表》，結(jié)合合作伙伴結(jié)余資金情況，按計劃把項目資金撥付給合作伙伴。合作伙伴收到項目資金后，開出行政事業(yè)單位收款收據(jù)。合作伙伴在收據(jù)上付款單位這一欄注明“弗雷德˙霍洛基金會(澳大利亞)昆明代表處”，并加蓋財務章。將收據(jù)及相應的報賬材料寄至霍洛基金會昆明代表處。提交項目財務報賬資料合作伙伴應為項目資金設(shè)立專門的賬頁,記錄項目資金的收入、使用及結(jié)余情況.合作伙伴應于每月向弗雷德.霍洛基金會提交電子版的<<項目資金報賬明細表>>（明細表格式詳見附件4）,以及每季度提交紙質(zhì)版的報賬材料用于向基金會反饋項目資金的收入、使用及結(jié)余情況.項目經(jīng)費必須用于擬定的活動內(nèi)容，只有因協(xié)議活動而產(chǎn)生的單據(jù)才能作為報銷依據(jù).弗雷德.霍洛基金會對每項活動所需要提供的證明文件和相應的費用標準都有詳細規(guī)定，（詳見附件1）合作伙伴應嚴格遵守。弗雷德.霍洛基金會對每項費用所需要提供的費用單據(jù)都有詳細規(guī)定，（詳見附件2）合作伙伴應嚴格遵守。詳細規(guī)定中所指的發(fā)票和行政事業(yè)單位收據(jù)必須注明單位名稱、填制日期、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、計量單位、數(shù)量、單價、金額；金額大小寫必須一致，不得涂改和挖補；發(fā)票和行政事業(yè)單位收據(jù)必須帶稅務局監(jiān)制章或財政監(jiān)制章，并蓋有出票方財務專用章或發(fā)票專用章。所有報銷單據(jù)原件存在合作伙伴財務部門，如需要合作伙伴向基金會提供報銷單據(jù)的復印件時，請予以配合。未在合作伙伴財務科入賬的報銷單據(jù)，不得拿到霍洛基金會來報賬。具體步驟如下：合作伙伴應先由經(jīng)辦人在報銷單據(jù)（發(fā)票、收據(jù)、領(lǐng)條等或費用報銷單等）上簽字。然后由合作伙伴財務科、領(lǐng)導簽字，財務科填制記賬憑證.(財務科不得將其他與項目資金無關(guān)的原始憑證填制在一張記賬憑證上.)合作伙伴財務科入賬后,將記賬憑證及所有報銷單據(jù)裝訂保存好，然后根據(jù)費用填寫<<項目資金報賬明細表>>（附件4），并加蓋單位財務章。需要提供報銷單據(jù)復印件時，合作伙伴財務科在記賬憑證及報銷單據(jù)復印件上注明“此件與原件相符”字樣，并加蓋財務章。每月25日前向弗雷德.霍洛基金會提交當月電子版的<<項目資金報賬明細表>>（明細表格式詳見附件4）,每季度最后一個月28日前將當季度所有紙質(zhì)版的<<項目資金報賬明細表>>及收據(jù)一起郵寄至霍洛基金會。當月發(fā)生的費用，合作伙伴應于當月及時在財務入賬。合作伙伴如未按霍洛基金會的要求及時提交<<弗雷德.霍洛基金會項目資金報賬明細表>>，基金會將暫緩撥款。當年年底發(fā)生的費用，合作伙伴應在醫(yī)院財務科結(jié)賬之前報銷，不得提交跨年度票據(jù)報銷申請。(提醒:1.為方便復印，所有簽字最好在報銷單據(jù)的正面而非反面。2最好在報銷單據(jù)上注明對應的活動名稱，以利于以后填寫<弗雷德.霍洛基金會項目資金報賬明細表>>。3因考慮到有些費用支出如出差報銷原始單據(jù)較多,粘貼好后不方便復印,所以應將原始票據(jù)先復印后,再進行粘貼)4.一張記賬憑證上只反映一項活動發(fā)生的費用，不要在同一張記賬憑證上反映兩項以上不同活動發(fā)生的費用，以便于基金會在整個項目結(jié)束后按活動對費用單據(jù)重新歸檔）三對捐贈的固定資產(chǎn)管理合作伙伴接受基金會捐贈的固定資產(chǎn)后，應根據(jù)基金會的要求在固定資產(chǎn)上貼上由資助方（基金會）設(shè)計的標簽，標明固定資產(chǎn)的捐贈人.霍洛基金會項目官員或項目經(jīng)理將會定期查看固定資產(chǎn)，并進行資產(chǎn)盤點。合作伙伴收到捐贈的設(shè)備后，應向弗雷德.霍洛基金會提供“捐贈協(xié)議”，“收到設(shè)備證明”,“設(shè)備入庫單”，及設(shè)備照片以便存檔。合作伙伴應對捐贈的固定資產(chǎn)按照國家統(tǒng)一的固定資產(chǎn)管理進行登記入賬并做相應的賬務處理，并于每年年末時向基金會提交所捐贈資產(chǎn)的使用情況報告。合作伙伴應當按照協(xié)議約定的用途使用捐贈資產(chǎn)，不得擅自改變捐贈財產(chǎn)的用途。如果確需改變用途的，應當征得弗雷德.霍洛基金會的同意。對項目資金監(jiān)督和審計1．項目合作伙伴要自覺嚴格執(zhí)行國家有關(guān)財務制度，并按照協(xié)議約定嚴格執(zhí)行項目資金預算，加強對項目資金的監(jiān)督和管理。2.在項目的執(zhí)行過程中或項目結(jié)束后，弗雷德.霍洛基金會對項目資金的使用情況進行檢查或?qū)徲嫞⒅鸩浇㈨椖抠Y金使用的誠信及績效考評制度，考評結(jié)果將作為項目合作伙伴以后年度申報項目資格審查的重要依據(jù)。3.對項目合作伙伴在申報、管理和實施過程中，存在弄虛作假、截留、挪用、擠占項目資金等違反財經(jīng)紀律的行為，弗雷德.霍洛基金會將依據(jù)協(xié)議的有關(guān)條款撤銷或中止項目合同，并根據(jù)情況采取停止撥款、取消申報資格、追回項目資金和使用項目資金所購置的資產(chǎn)，并采取相應的法律措施。4.項目結(jié)束后，如項目資金剩余，則余款應撥回弗雷德.霍洛基金會。弗雷德.霍洛基金會有權(quán)派遣本機構(gòu)財務/審計人員或聘請其他個人或團體對所支持項目的財務狀況進行獨立的財務檢查或?qū)徲嫞椖亢献骰锇閼峁┫嚓P(guān)資料和工作便利，積極協(xié)助配合。附件1.活動證明文件及標準附件2.費用明細表附件3.季度撥款申請附件4.資金報賬明細表附件5.篩查個人檔案附件6.篩查統(tǒng)計表附件7.勞務補貼結(jié)算表附件1.弗雷德.霍洛基金會項目活動證明文件及標準弗雷德.霍洛基金會項目活動證明文件及費用標準序號活動名稱活動定義證明文件費用標準及備注1初級眼保健培訓由合作伙伴醫(yī)院主辦并支付費用的短期培訓班，培訓對象為鄉(xiāng)醫(yī)，村醫(yī)或教師，殘聯(lián)專干有質(zhì)量的培訓報告，具體包括簽到表（序號/姓名/工作單位/職位/聯(lián)系方式等）培訓課程表培訓報告（文字部分）培訓期間照片1.教員講課費標準：由合作伙伴本院的醫(yī)生，有經(jīng)驗的護理人員或項目管理人員擔任教員，教員講課費每課時不高于每課時50元。（一課時不得少于40分鐘）2.學員補貼：餐費不超過50元每餐/人，交通最多不能超過每人50元（包括來回）2其他培訓班及會議包括項目管理研討會，培訓者培訓，短期會議等有質(zhì)量的培訓報告，具體包括簽到表（序號/姓名/工作單位/職位/聯(lián)系方式等）培訓課程表培訓報告（文字部分）4.培訓期間照片教員講課費的費用標準分為3種情況.A如果是請其他單位的人員作為教員，教員講課費每人每天不高于800元（講課天數(shù)包括培訓時間及在往返路上的時間）B如果是按市場行情的外國專家，費用由霍洛基金會具體和相關(guān)專家進行協(xié)商3院基手術(shù)培訓由合作伙伴醫(yī)院主辦并支付費用的白內(nèi)障手術(shù)及視光培訓，培訓對象為本項目人員有質(zhì)量的培訓報告，具體包括1.院基培訓報告2.培訓期間照片3.與專家簽訂的顧問協(xié)議4.專家勞務費發(fā)票教員講課費的費用標準分為3種情況.A教員代教費每人每天不高于800元（代教天數(shù)，包括培訓時間及在往返路上的時間，具體根據(jù)各項預算執(zhí)行）B.如果是按市場行情的外國專家，費用由弗雷德.霍洛基金會具體和相關(guān)專家進行協(xié)商C．交通費實報實銷，餐費及住宿費參考弗雷德.霍洛基金會標準4參觀考察個人出去參觀考察或參加其他單位主辦的會議及研討班考察學習報告（文字+照片）1.

往返交通費實報實銷2.

餐費及住宿費參考霍洛基金會標準5設(shè)備購買購買醫(yī)療設(shè)備設(shè)備照片（請在照片上注明設(shè)備名稱）收到捐贈XX設(shè)備證明捐贈協(xié)議。供貨單位出庫清單。醫(yī)院入庫清單。檢驗檢疫報告/商檢證明(進口設(shè)備）6房屋裝修房屋裝修房屋裝修前照片（請在照片上注明裝修前字樣）裝修后照片（請在照片上注明裝修后字樣）與裝修公司簽訂的裝修合同.特別備注：裝修標準及裝修方案等需要在裝修前與霍洛基金會項目管理人員達成一致意見，經(jīng)霍洛基金會項目管理人員同意后方可動工，否則弗雷德.霍洛基金會不予以報銷相關(guān)費用7學校篩查在學校進行的篩查活動篩查登記表（格式格式見附件5）篩查統(tǒng)計表（格式見附件6）篩查補貼表（格式見附件7）備注：（篩查登記表留醫(yī)院；篩查統(tǒng)計表連同篩查人員補貼結(jié)算表隨報賬明細表一起交基金會）費用標準：篩查補貼不超過一人1.5元8社區(qū)篩查在社區(qū)進行的篩查活動篩查登記表（格式格式見附件5）篩查統(tǒng)計表（格式見附件6）篩查補貼表（格式見附件7）備注：（篩查登記表留醫(yī)院；篩查統(tǒng)計表連同篩查人員補貼結(jié)算表隨報賬明細表一起交基金會）費用標準：費用標準：篩查補貼一人3元其他費用不予報銷9健康教育由合作伙伴主辦并支付費用的講座，培訓對象為大眾人群相應報告（文字+照片）場地交通實報實銷餐費根據(jù)弗雷德.霍洛基金會標準10公眾宣傳針對公眾的宣傳活動：如：6月6日愛眼日世界視覺日相應報告（文字+照片）具體費用標準請參照年度合作協(xié)議，并與基金會項目管理人員商定.不另報銷篩查補貼.11IEC材料開發(fā)和分發(fā)IEC材料開發(fā)和分發(fā)IEC材料原件一份與材料制作單位簽訂的合同特別備注：為了保證更好地開發(fā)IEC材料，在開發(fā)IEC材料時，醫(yī)院要將相應的報告及樣稿遞交給弗雷德.霍洛基金會，經(jīng)相關(guān)的項目官員及宣傳傳播經(jīng)理和官員批準后，醫(yī)院才可以去制作IEC材料。12流行病調(diào)查）包括RAAB，KAP及其他調(diào)查調(diào)查報告，照片簽訂的顧問協(xié)議，發(fā)票。培訓報告差旅，住宿具體費用標準請參照年度合作協(xié)議，并與基金會項目管理人員商定.13進修班合作伙伴員工去別的單位或?qū)W校進修學習由培訓方出具的結(jié)業(yè)證書學員寫的結(jié)業(yè)報告和今后的工作計劃及其他A．進修費（實報實銷）B．交通費弗雷德.霍洛基金會只承擔單程交通，另一程交通費由醫(yī)院自己承擔.特別備注1：如果醫(yī)院工作人員是開汽車去進修地點，在無法取得車票的情況下，可以報銷汽油費，但報銷金額不得超過相應的單程路費價格。C.住宿費不高于人民幣1200元每月并蓄提供發(fā)票及租房協(xié)議，具體情況按雙方年度合作協(xié)議。具體費用標準如下：餐費報銷標準：（指中餐，晚餐，具體按照項目協(xié)議行）上海北京深圳廣州不高于80元/人/餐省會城市不高于80元/人/餐地級市，縣及以下不高于60元/人/餐住宿報銷標準：（具體按照項目協(xié)議執(zhí)行）上海北京深圳廣州600元/間/晚省會城市400元/間/晚地級市，縣及以下300元/間/晚附件2：費用明細表序號費用名稱具體內(nèi)容財務認可票據(jù)1交通包括飛機票、火車票、汽車票、出租車票、船票、汽油票及過路過橋費1飛機票（及相應登機牌）、火車票、汽車票、出租車票、船票、汽油票及過路過橋費（票據(jù)上如無時間、人物和起止地，請注明）2住宿包括住宿費住宿費發(fā)票及清單（如無清單，則在發(fā)票上注明住宿天數(shù)、事由及住宿人）3餐費包括餐費餐費發(fā)票（需要在發(fā)票上注明事由和用餐人數(shù)）4專家咨詢費勞務費包括專家、領(lǐng)導的顧問咨詢費及勞務費其他勞務費，例如給短期義工、信息收集及分析員如果費用在每人每天800以下，需提供本人親手簽名的領(lǐng)條如果費用有每人每天800以上，需提供稅務局開出的勞務費發(fā)票和雙方簽訂的勞務協(xié)議5教員講課費及帶教費包括組織和開展培訓班的教員的講課費或帶教費同上6學員補貼包括參加會議和培訓的鄉(xiāng)醫(yī)，村醫(yī)，社區(qū)醫(yī)生及其他相關(guān)人員領(lǐng)取的補貼由本人親手簽名的領(lǐng)條（因為人數(shù)較多，可在簽到表上加幾列，以便填寫補貼金額和本人簽收）7篩查人員補貼給篩查醫(yī)生、社區(qū)篩查員（村醫(yī)、教師）的篩查補貼篩查勞務補貼結(jié)算表（由本人親手簽名的）（格式見附件）8治療補貼給醫(yī)院的治療補貼由病人開出收款收據(jù)（格式見附件）910場地費包括場地租金正式發(fā)票11辦公用品包括文具，鮮花，橫幅，汽球，水果，飲料等正式發(fā)票12設(shè)計制作、打印、復印費包括設(shè)計、制作及發(fā)放宣傳/培訓材料的費用正式發(fā)票或13廣告宣傳費在電視、電臺、報紙雜志上登廣告及做宣傳費正式發(fā)票，及與宣傳制作單位所簽訂的合同14信息費包括購買現(xiàn)成的資料信息，例如從統(tǒng)計局購買人口資料。發(fā)票或行政事業(yè)單位收款收據(jù)15進修費醫(yī)院醫(yī)生出去進修所交進修費進修單位開出的行政事業(yè)單位收據(jù)16保險費Partner保險費保險費發(fā)票和保單17醫(yī)療設(shè)備Partner醫(yī)療設(shè)備發(fā)票、購貨合同、驗收入庫單(有內(nèi)部領(lǐng)用出庫單的還應提供領(lǐng)用出庫單）三方報價18人工晶體人工晶體發(fā)票、驗收入庫單(有內(nèi)部領(lǐng)用出庫單的還應提供領(lǐng)用出庫單）19其他醫(yī)療耗材其他醫(yī)療耗材，例如藥物、手術(shù)刀、縫線，粘彈劑等（不包括人工晶體）發(fā)票、驗收入庫單((有內(nèi)部領(lǐng)用出庫單的還應提供領(lǐng)用出庫單）20醫(yī)院裝修費醫(yī)院裝修費裝修合同、發(fā)票及裝修清單（或結(jié)算書） 附件3.季度撥款申請表季度撥款申請表2016年第季度項目名稱:合作伙伴名稱制表人制表時間：序號活動名稱活動時間活動費用明細申請撥款金額備注填表說明：活動名稱請按年度協(xié)議（APA）上的活動名稱填寫附件4：報賬明細表項目資金報賬明細表2016年月項目名稱:合作伙伴名稱制表人制表時間：序號活動日期活動名稱費用名稱具體費用內(nèi)容金額經(jīng)辦人會計憑證編號費用合計備注序號活動日期期初項目資金余額本期收到項目資金金額本期報賬金額期末項目資金余額單位財務蓋章單位財務蓋章附件5.篩查個人檔案篩查個人檔案編號姓名性別年齡篩查日期家庭住址/班級聯(lián)系電話家屬電話高血壓史有糖尿病史眼別右眼左眼視力眼位眼位初步診斷未熟/早期白內(nèi)障未熟/早期白內(nèi)障成熟白內(nèi)障成熟白內(nèi)障屈光不正屈光不正青光眼青光眼視網(wǎng)膜視網(wǎng)膜小兒眼病小兒眼病眼表眼表其他其他眼底檢查眼底出血眼底出血視網(wǎng)膜脫落視網(wǎng)膜脫落就診建議白內(nèi)障手術(shù)白內(nèi)障手術(shù)翼狀鹵肉手術(shù)翼狀鹵肉手術(shù)驗光配鏡驗光配鏡斜弱視治療斜弱視治療門診進一步檢查門診進一步檢查其他其他現(xiàn)場處理尊敬的患者朋友:

您/親人在本次眼病篩查中發(fā)現(xiàn)：①白內(nèi)障②青光眼③近視、遠視④眼底病⑤小兒眼?、藿Y(jié)/角膜炎或其它眼病。

需要進一步檢查及治療。請持此單到XXXXX醫(yī)院五官科/眼科門診進行詳查。感謝您對眼健康的關(guān)注與支持！XXX醫(yī)院

電話：附件6.眼病篩查情況統(tǒng)計表眼病篩查情況統(tǒng)計表項目名稱：統(tǒng)計日期：醫(yī)院名稱：醫(yī)院蓋章：篩查登記表號篩查日期篩查地點路程篩查人數(shù)藥物治療人數(shù)轉(zhuǎn)診人數(shù)醫(yī)生項目負責人當?shù)刈C明人附件7.勞務補貼結(jié)算表勞務補貼結(jié)算表2016年月項目名稱:勞務補貼發(fā)放目的：制表人制表時間：序號補貼日期勞務補貼發(fā)生地點領(lǐng)取人單位領(lǐng)取人姓名數(shù)量（篩查人數(shù)、天數(shù)等）補貼標準