費用報銷流程－記賬實操

會計實操文庫費用報銷流程－記賬實操1.費用發(fā)生前的申請階段-填寫費用申請表：員工在計劃產(chǎn)生費用前，如業(yè)務招待、差旅費、辦公用品采購等，需要填寫費用申請表。申請表應包含詳細信息，如申請人姓名、部門、申請日期、預計費用金額、費用用途（具體的業(yè)務事項說明）等。例如，員工計劃參加外地的行業(yè)展會，在申請表中要注明展會名稱、時間、地點，預計的差旅費用（包括交通、住宿、餐飲等各項費用的大致金額），以及參加展會對業(yè)務的預期幫助等內(nèi)容。-審批流程：申請表填寫完成后，根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。一般情況下，小額費用（如低于一定金額的辦公用品采購）可能只需部門主管審批；而較大額的費用（如大額的業(yè)務招待費或國際差旅費）可能需要部門主管、財務負責人甚至公司高層領(lǐng)導審批。審批人需要仔細審查費用的必要性、合理性和預算情況，在申請表上簽署意見并注明日期。例如，對于一筆5000元的業(yè)務招待費申請，部門主管審批同意后，還需提交給財務負責人審核費用預算是否充足以及是否符合公司的招待標準，最后由分管副總批準。2.費用發(fā)生階段的憑證收集階段-獲取合法有效的票據(jù)：員工在發(fā)生費用后，要及時索取合法有效的票據(jù)。對于不同類型的費用，票據(jù)要求有所不同。例如，購買商品或服務應取得增值稅發(fā)票，發(fā)票上應注明商品或服務的名稱、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息，并且發(fā)票的開具單位應與實際交易對象一致；對于交通費用，乘坐飛機要有航空運輸電子客票行程單，乘坐火車要有火車票等。如果因特殊原因無法取得發(fā)票，如在一些小額零星支出（低于500元）場景下，應取得收款憑證，收款憑證上需注明收款單位名稱、個人姓名及身份證號、支出項目、收款金額等信息。-整理相關(guān)附件（如有）：除了票據(jù)外，有些費用報銷還需要提供相關(guān)的附件來證明費用的真實性和合理性。例如，差旅費報銷除了交通、住宿發(fā)票外，還可能需要提供出差審批表、會議通知（如果是參加會議）、工作行程安排等；業(yè)務招待費報銷可能需要提供招待對象名單、招待事由等。這些附件應與票據(jù)一起整理好，為后續(xù)的報銷流程做準備。3.費用報銷階段的提交與審核階段-填寫報銷單：員工將收集好的票據(jù)和附件按照公司規(guī)定的格式填寫報銷單。報銷單應詳細列出各項費用的日期、金額、用途等信息，并與費用申請表（如果有）和實際發(fā)生的費用相對應。例如，在差旅費報銷單中，分別列出往返交通費用、每日住宿費用、餐飲補貼等各項明細，計算出總報銷金額。同時，報銷人需要在報銷單上簽字確認。-提交報銷單：將填寫完整的報銷單及相關(guān)票據(jù)、附件提交給指定的部門或人員。一般先提交給部門的行政助理或財務對接人，由他們進行初步的收集和整理。-財務初審：財務部門收到報銷單后，首先對報銷單據(jù)的真實性、合法性、完整性進行審核。檢查發(fā)票是否真實有效，票據(jù)金額與報銷單金額是否一致，附件是否齊全等。例如，財務人員發(fā)現(xiàn)一張發(fā)票的開票日期與費用發(fā)生日期不符，或者報銷單上缺少必要的附件，會將報銷單退回給報銷人要求補充或更正。-部門負責人審核：財務初審通過后，報銷單會流轉(zhuǎn)到部門負責人處進行審核。部門負責人主要審核費用是否與業(yè)務相關(guān)、是否符合公司的費用政策和預算安排。例如，部門負責人需要判斷業(yè)務招待費的支出是否是為了拓展業(yè)務而必需的，差旅費的行程安排是否合理等。如果審核不通過，部門負責人會注明原因并將報銷單退回。-高層領(lǐng)導審批（如有需要）：對于一些金額較大或特殊的費用報銷，可能還需要經(jīng)過公司高層領(lǐng)導的審批。高層領(lǐng)導會從公司整體戰(zhàn)略、資源分配等角度考慮費用的合理性，審批通過后報銷單才會進入下一流程。4.報銷支付階段-財務復核與記賬：在經(jīng)過所有必要的審批后，財務部門會對報銷單進行最后的復核，確認無誤后進行記賬。例如，將差旅費報銷費用計入相應的費用科目（如管理費用-差旅費、銷售費用-差旅費等），同時減少員工的備用金（如果是使用備用金支付費用）或記錄其他應付款（如果公司先支付費用后再與員工結(jié)