公文管理制度

公文管理制度

公文管理制度「篇一」

一、目的

使辦公用品管理制度化、規(guī)范化、合理化，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃采購、計(jì)劃領(lǐng)用，控制發(fā)

放，降低成本。

二、范圍

適用于天津中信置業(yè)有限公司各部門及下屬公司辦公文具用品的管理。

三、辦公用品的發(fā)放

1、各部門根據(jù)部門及個(gè)人需要填寫《辦公文具用品申領(lǐng)單》，并指定專人負(fù)

責(zé)此項(xiàng)工作。辦公室于每周一進(jìn)行辦公用品的發(fā)放，除特殊情況外，其他時(shí)間不予

領(lǐng)取。

2、《辦公文具用品申請單》必須經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人和辦公富負(fù)責(zé)人簽字后方可

領(lǐng)貨6

3、公司各部門要嚴(yán)格按本部門提交的《辦公文具用品申領(lǐng)單》按公司定額進(jìn)

行領(lǐng)取，特殊情況要附加申領(lǐng)說明。對超計(jì)劃領(lǐng)取，辦公室將不給予發(fā)放。

4、各單位、各部門的辦公用品管理人員要堅(jiān)持原則，秉公辦事，嚴(yán)格掌握辦

公用品的發(fā)放范圍、發(fā)放數(shù)量，物品發(fā)放均由領(lǐng)用人簽名。

5、管理人員請假、休假或因事不在崗時(shí)，由辦公室主任或其指定人員代管。

四、辦公用品的管理

1、辦公用品由辦公室統(tǒng)一管理，由庫管統(tǒng)計(jì)、掌握文具的領(lǐng)用狀況，有效地

進(jìn)行費(fèi)用控制6

2、屬于部門公用的辦公用品，由部門指定專人保管：個(gè)人使用的辦公用品，

由個(gè)人保管。如遺失應(yīng)由部門或個(gè)人賠償或自購解決。

3、庫房內(nèi)禮品等貴重物品的領(lǐng)用，需經(jīng)主管負(fù)責(zé)人同意，庫管人員不得擅自

動用。

4、辦公室對必須及耗用量大的文具，采取酌量庫存的辦法6

5、月末庫房管理人員要將辦公用品的進(jìn)貨、發(fā)貨、存貨明細(xì)進(jìn)行匯總月報(bào)。

五、辦公用品定量

筆、筆芯；每位管理人員每月不超過1支。

衛(wèi)生紙：每位管理人員每月不超過2卷。

雙面膠、膠布：部門每月各2卷。

膠水；每部門每月不超過2瓶，

曲別針、直別針、訂書釘：部門每月不超過2盒。

一次性紙杯：有關(guān)部門每月不超過2包。

復(fù)印紙：部門每月不超過2包（做到紙張二次利用）。

電池；有關(guān)部門每月不超過4節(jié)。

色帶：部門每月不超過2根。

備注：物品按月申領(lǐng)，即每次領(lǐng)用為當(dāng)月需求量。個(gè)別部門定量過低經(jīng)確認(rèn)后

另做調(diào)整6

公文管理制度「篇二」

第一條目的：

為增強(qiáng)公司公文的印制、呈批、傳達(dá)及管理的規(guī)范性，特制定本實(shí)施細(xì)則。

第二條適用范圍；

適用與公司的內(nèi)部呈文和外來公文。

第三條管理權(quán)限；

行政辦公室第四條公文的管理程序：

1.公文管理主要包括公文的擬辦、核稿、登記、批辦、承辦、簽發(fā)、印刷、

用印、傳遞、歸檔等事項(xiàng)。

2,收文管理程序；

(1)公司收文的范圍：各級政府來文、行業(yè)管理部門來文以及其它單位來文6

(2)行政辦公室負(fù)責(zé)公司所有收文的簽收、登記造冊及統(tǒng)一管理，按照總經(jīng)理

批準(zhǔn)及時(shí)交由相關(guān)部門承辦，并及時(shí)跟蹤、反饋承辦結(jié)果。

⑶公司外來文件凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)親收件，應(yīng)及時(shí)送交收信人本人。

(5)公司發(fā)文時(shí)間：由公司總經(jīng)理簽發(fā)的公文，以其簽發(fā)日期為準(zhǔn)；經(jīng)公司會

議、總經(jīng)理辦公會討論通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；公司性法規(guī)公文，以總經(jīng)理

批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。

公文管理制度「篇三」

1.目的

為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)效，明確

公文承辦要求，實(shí)施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

2.適用范圍

本制度適用于集團(tuán)總公司、子公司。

3.職責(zé)范圍

3.1集團(tuán)總裁辦

3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門°

3.1.2負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作°同時(shí)負(fù)

責(zé)指導(dǎo)各部門和各子公司的文件處理工作。

3,L3負(fù)責(zé)建立健全公司文件管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。負(fù)責(zé)本制

度的實(shí)施。

3.2集團(tuán)其它各部門、子公司

3.2.1不得以集團(tuán)名義自行對外正式行文。

3.2.2負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行

4.公文處理原則

4.1公文處理原則

4,1,1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工

作。

4.1.2公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安

全、保密,

5.公文的種類

5.1公文的定義

5.1J公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文

書，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)

的重要工具。

5.1.2常用的公文種類

常用的公文種類有；決定、決議、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、規(guī)定、

函、會議紀(jì)要等。

（一）決定、決議：對重要事項(xiàng)重大行為做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論通

過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。

（二）意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。（三）通知：用于

傳達(dá)上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)。

（四）通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。

（五）報(bào)告、請示：向上級部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議用“報(bào)告”；向

上級部門請示指示、批準(zhǔn)用“請示”。

（六）規(guī)定：用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。

（七）函：是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門提

出請求的公文。

（八）會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行6

6.公文格式和行文規(guī)則

6.1公文格式和行文規(guī)則

6.L1公文用紙幅面及版面尺寸

（1）.公文用紙幅面尺寸

公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：

210mmX297mm。

（2）.公文頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為；37mm±linnb公文用紙訂口（左白邊）為；

28mm±1mm,版心尺寸為：156nmiX225nnn（不含頁碼）。

6.1.2公文中圖文的顏色

除紅頭文件外，未作特殊說明的公文中圖文的顏色均為黑色。

6.1.3排版規(guī)格與印制裝訂要求

（1）.排版規(guī)格

正文用4號宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。

（2）.制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過府小

（3）.印刷要求

單面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)

BL100%,紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%,M80%o印品著墨實(shí)、均勻;字面不花、不

白、無斷劃。

（4）.裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁c包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。

兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷?/p>

各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為31nm-5mm;無壞釘、漏釘、

重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1麗，四角成

90°,無毛茬或缺損。

6.2公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線

（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線（不含）以下至主題

詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記°

6.2.1眉首

（1）.公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文

份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行9

(2).秘密等級和保密期限

密級公文應(yīng)分別標(biāo)明“密級”字樣，用3號黑體字，頂格;密級分為ABC三個(gè)

等級。密級程度應(yīng)由發(fā)文主管單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。如需標(biāo)識和保密期限，

用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行。

(3),緊急程度

如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間

空1字。

(4).發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識

由公司全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成，即“湖南九州集團(tuán)有限公司

(文件)”或“九州集團(tuán)”；對一些特定的公文可做相應(yīng)的改變，如通知即可寫為

“湖南九州集團(tuán)有限公司(通知)”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀

為原則酌定，但最大不能等于或大于22mmX15mm。

(5).發(fā)文字號

發(fā)文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。

②如發(fā)文單位為總裁辦，則具體格式為：

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

(6).簽發(fā)人

公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。簽發(fā)人用3號仿宋體字，

簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名，特殊情況手簽簽發(fā)人

姓名。

如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行

起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文

字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為41nm

公文管理制度「篇四」

（一）公文的擬稿、審批程序。

1、以學(xué)校名義報(bào)上級機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)主管部門的公文，下發(fā)學(xué)校各處室的公文，

根據(jù)其業(yè)務(wù)內(nèi)容，由主管科室代校草擬稿。

2、有關(guān)處室代校草擬的文件，應(yīng)一律送校辦復(fù)查，并由校辦公室送有關(guān)校領(lǐng)

導(dǎo)簽發(fā)。若需有關(guān)處室會簽的，應(yīng)在會簽后送校辦公室復(fù)核，再送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批

簽發(fā)。

3、凡已向全校部署了的工作，一般不另行文，會議文件一般不重發(fā)。

4、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，原則上不得改動，若需改動，須經(jīng)原簽發(fā)人同意。

（二）公文的處理和貫徹執(zhí)行

1、凡收到的一般公文，在收文人登記編號后交辦公室主任批辦，重要文件由

辦公室送主管領(lǐng)導(dǎo)后，按照職責(zé)交有關(guān)處室辦理。

2、各部門對來往文件應(yīng)有專人負(fù)責(zé)進(jìn)行登記、編號，并妥善保管。

3、需要答復(fù)和急辦的公文要迅速辦理，辦公室須注明承辦處室，要求完成日

期等內(nèi)容Q辦公案主任要負(fù)責(zé)檢查、催辦、防止漏辦和延誤。辦理完結(jié)，辦公室應(yīng)

填寫完成情況和日期。

4、發(fā)出的公文和歸檔的公文要加蓋公章。

5、公文管理制度由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行，并定期檢查全校各處室執(zhí)行情

況，將檢查結(jié)果，向主管校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

公文管理制度「篇五」

1.總則

為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指

導(dǎo)作用，特制訂本制度。

2.文件管理內(nèi)容主要包括：

上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

3.收文的管理

3.1公文的簽收

3.1.1凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由收發(fā)員登記簽收（由上級

或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）后分別交辦公室機(jī)要秘書拆封。

在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀

函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

3.1.2對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的

“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文

件的文號。

3.2公文的編號保管

3.2.1辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類

登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也

應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。

3.2.2本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行

登記編號保管，不得個(gè)人保存c

3.3公文的閱批與分轉(zhuǎn)

3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽

后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)］或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱

批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要

月即辦。

3.3.2一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾

個(gè)單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理6

3.3.3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承

辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天

（特殊情況例外）。

3.4文件的傳閱與催辦

3.4.1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回

家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外

泄露內(nèi)容。

3.4.2閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文

件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，

辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.4.3閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系

工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

3.4.4文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書，切忌橫傳。

3.4.5辦公室機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、

函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)

定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

3.4.6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文

件，或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。

4.發(fā)文的管理

4.1發(fā)文的規(guī)定

4.1.1全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團(tuán)體和部門一律不

得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

4,L2各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作

要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由

公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司X字發(fā)文。

4.1.3對全公司影響較大，涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理

批準(zhǔn)簽發(fā)?其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

4.2發(fā)文的范圍

4.2.1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的

會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

4.2.2公司下發(fā)文件主要用于：

①公布公司規(guī)章制度；

②轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；

③公布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng)；

④公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決

定；

⑤發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào)；

⑥其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。

4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于；

①對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定；

②同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基

建、經(jīng)營管理等事宜。

4.2.4在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、

審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

4.2.5凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，

可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

4.2.6各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函

（應(yīng)各自編號備查），不用公司名義發(fā)文。

5.文件的立卷與歸檔

5.1文件的歸檔范圍

5.1.1凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：