員工信息與檔案管理制度

員工信息與檔案管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范員工信息與檔案管理工作，確保員工信息及檔案的安全性、準(zhǔn)確性和完整性，提高企業(yè)管理水平，訂立本制度。本制度依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司管理要求訂立，適用于公司全部員工的信息和檔案管理。第二條適用范圍本制度適用于公司全體員工的信息和檔案管理，包含招聘、入職、在職期間和離職的各個(gè)環(huán)節(jié)。第三條部門(mén)職責(zé)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)訂立和執(zhí)行員工信息與檔案管理制度，組織員工信息和檔案的收集、登記、整理和保密工作；相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)按規(guī)定的程序和要求供應(yīng)員工信息和檔案；各部門(mén)負(fù)責(zé)管理本部門(mén)員工的信息和檔案，并確保安全、準(zhǔn)確和完整。第四條保密義務(wù)全部涉及員工信息和檔案的工作人員都應(yīng)遵守公司的保密要求，不得擅自泄露、竄改、丟失或有意損毀信息和檔案。一旦違反保密義務(wù)，將承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任，并接受公司的紀(jì)律處分。第二章員工信息管理第五條信息手記入職前，應(yīng)向招聘人員供應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確的個(gè)人信息，包含身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)、工作經(jīng)過(guò)證明和其他相關(guān)證明料子；入職后，應(yīng)向人力資源部供應(yīng)相關(guān)信息，包含聯(lián)系方式、家庭住址、緊急聯(lián)系人等。第六條信息登記人力資源部門(mén)應(yīng)將員工供應(yīng)的信息進(jìn)行登記，并及時(shí)更新；全部信息登記必需采用統(tǒng)一格式，確保信息的全都性和統(tǒng)一性；人力資源部門(mén)應(yīng)定期核對(duì)員工信息的準(zhǔn)確性，并在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)矯正。第七條信息存儲(chǔ)和保密員工信息應(yīng)存儲(chǔ)在特地的信息管理系統(tǒng)中，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限掌控，對(duì)不同級(jí)別的信息進(jìn)行保密；人力資源部門(mén)應(yīng)定期備份員工信息，確保信息的安全性和可靠性；未經(jīng)本人同意，員工信息不得向外界公開(kāi)或供應(yīng)。第八條信息查詢(xún)和使用員工可以向人力資源部查詢(xún)和申請(qǐng)使用本身的個(gè)人信息；其他部門(mén)需要查詢(xún)員工信息時(shí)，必需提出合理的申請(qǐng)理由，并經(jīng)過(guò)人力資源部門(mén)的審批。第三章員工檔案管理第九條檔案整理和存儲(chǔ)檔案室的設(shè)立應(yīng)滿(mǎn)足防火、防潮、防霉、防鼠等要求；檔案室應(yīng)定期進(jìn)行整理和清理，確保檔案的整齊、完整和易于查詢(xún)；檔案應(yīng)分類(lèi)存儲(chǔ)，采用編號(hào)和索引方式進(jìn)行管理。第十條檔案的編制每個(gè)員工建立一份檔案，內(nèi)容包含但不限于個(gè)人基本信息、招聘資料、合同信息、培訓(xùn)記錄等；新入職員工的檔案應(yīng)在入職后十個(gè)工作日內(nèi)建立；員工離職后，檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，并按規(guī)定保管肯定期限。第十一條檔案查詢(xún)和使用員工可以向人力資源部門(mén)申請(qǐng)查詢(xún)本身的檔案，但必需符合規(guī)定的程序和要求；其他部門(mén)需要查詢(xún)員工檔案時(shí)，必需提出合理的申請(qǐng)理由，并經(jīng)過(guò)人力資源部門(mén)的審批。第十二條檔案保密和遺失處理檔案室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的保密工作，禁止非授權(quán)人員進(jìn)入；假如檔案遺失或損壞，應(yīng)立刻報(bào)告相關(guān)部門(mén)，并依照規(guī)定進(jìn)行處理。第四章違規(guī)處理和責(zé)任追究第十三條違反制度的處理對(duì)違反本制度的人員，人力資源部門(mén)將依照公司相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行處理，可采取警告、記過(guò)、記大過(guò)、解聘等措施；對(duì)于涉嫌泄露、竄改、丟失或有意損毀員工信息和檔案的人員，將依法追究其法律責(zé)任，并采取相應(yīng)的紀(jì)律處分措施。第十四條管理責(zé)任人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)訂立和執(zhí)行員工信息與檔案管理制度，并監(jiān)督各部門(mén)的執(zhí)行情況；相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)員工信息和檔案的準(zhǔn)備、供應(yīng)和保管工作；各部門(mén)負(fù)責(zé)管理本部門(mén)員工的信息和檔案，確保安全、準(zhǔn)確和完整。第五章附則第十五條其他增補(bǔ)規(guī)定依據(jù)員工信息與檔案管理的具體需要，可以訂立相應(yīng)的增補(bǔ)規(guī)定，并報(bào)人力