2024年ERP采購(gòu)功能詳解與操作培訓(xùn)

2024年ERP采購(gòu)功能詳解與操作培訓(xùn)匯報(bào)人：2024-11-13目錄CATALOGUEERP采購(gòu)功能概述基礎(chǔ)設(shè)置與初始化采購(gòu)計(jì)劃管理供應(yīng)商選擇與詢(xún)價(jià)管理訂單執(zhí)行與跟蹤監(jiān)控庫(kù)存管理與優(yōu)化策略總結(jié)回顧與答疑解惑01ERP采購(gòu)功能概述應(yīng)用價(jià)值通過(guò)ERP系統(tǒng)的實(shí)施，企業(yè)可以提高管理效率、降低運(yùn)營(yíng)成本、優(yōu)化資源配置、提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。定義與起源ERP即企業(yè)資源計(jì)劃，是一種集成化的管理信息系統(tǒng)，起源于制造業(yè)的物料需求計(jì)劃，逐步發(fā)展為涵蓋企業(yè)各項(xiàng)資源與業(yè)務(wù)流程的綜合管理平臺(tái)。核心功能ERP系統(tǒng)以財(cái)務(wù)管理為核心，集成供應(yīng)鏈管理、生產(chǎn)管理、銷(xiāo)售與客戶(hù)關(guān)系管理等多個(gè)功能模塊，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。ERP系統(tǒng)簡(jiǎn)介采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理采購(gòu)是供應(yīng)鏈管理的重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)從供應(yīng)商處采購(gòu)企業(yè)生產(chǎn)與運(yùn)營(yíng)所需的物資和服務(wù)，保障企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)。采購(gòu)功能在ERP中的地位采購(gòu)與財(cái)務(wù)管理采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及資金流出，與財(cái)務(wù)管理密切相關(guān)。ERP系統(tǒng)通過(guò)集成采購(gòu)與財(cái)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)預(yù)算、付款、核算等流程的自動(dòng)化與準(zhǔn)確化。采購(gòu)與其他業(yè)務(wù)模塊的關(guān)聯(lián)采購(gòu)業(yè)務(wù)與生產(chǎn)、銷(xiāo)售、庫(kù)存等模塊緊密關(guān)聯(lián)，共同構(gòu)成企業(yè)完整的業(yè)務(wù)流程。ERP系統(tǒng)通過(guò)數(shù)據(jù)共享與流程協(xié)同，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)模塊之間的無(wú)縫銜接。采購(gòu)需求確認(rèn)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃、銷(xiāo)售計(jì)劃以及庫(kù)存情況，確定采購(gòu)需求，包括物資種類(lèi)、數(shù)量、規(guī)格等。供應(yīng)商選擇與詢(xún)價(jià)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)查、供應(yīng)商評(píng)估等方式選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢(xún)價(jià)單，獲取報(bào)價(jià)信息。采購(gòu)訂單生成與審批根據(jù)詢(xún)價(jià)結(jié)果生成采購(gòu)訂單，并經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)審批后生效。采購(gòu)訂單明確采購(gòu)物資、價(jià)格、交貨期等關(guān)鍵信息。采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤按照采購(gòu)訂單要求與供應(yīng)商簽訂合同并執(zhí)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中跟蹤物資到貨情況，確保按時(shí)到貨并滿足質(zhì)量要求。驗(yàn)收入庫(kù)與付款結(jié)算對(duì)到貨的物資進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)。同時(shí)根據(jù)合同約定與供應(yīng)商進(jìn)行付款結(jié)算，完成整個(gè)采購(gòu)流程。采購(gòu)業(yè)務(wù)流程梳理010203040502基礎(chǔ)設(shè)置與初始化根據(jù)企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)需求和管理要求，配置系統(tǒng)相關(guān)參數(shù)，如采購(gòu)流程、審批流程、數(shù)據(jù)精度等。系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置設(shè)置采購(gòu)模塊相關(guān)參數(shù)，包括采購(gòu)訂單默認(rèn)設(shè)置、供應(yīng)商評(píng)估方式、價(jià)格控制等。采購(gòu)模塊參數(shù)配置根據(jù)用戶(hù)角色和職責(zé)，分配相應(yīng)的操作權(quán)限和數(shù)據(jù)查看權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性。用戶(hù)權(quán)限管理系統(tǒng)參數(shù)配置供應(yīng)商分類(lèi)管理根據(jù)供應(yīng)商類(lèi)型、采購(gòu)物資類(lèi)別等因素，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，便于后續(xù)采購(gòu)業(yè)務(wù)的分析和統(tǒng)計(jì)。供應(yīng)商基本信息錄入錄入供應(yīng)商的名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式等基本信息，為后續(xù)采購(gòu)業(yè)務(wù)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。供應(yīng)商資質(zhì)審核對(duì)供應(yīng)商提供的資質(zhì)文件進(jìn)行審核，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量保障能力。供應(yīng)商信息錄入與維護(hù)物料信息錄入與維護(hù)錄入物料的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、單位等基本信息，為后續(xù)采購(gòu)訂單和庫(kù)存管理提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支持。物料基本信息錄入根據(jù)物料用途、屬性等因素，對(duì)物料進(jìn)行分類(lèi)管理，便于后續(xù)采購(gòu)計(jì)劃的制定和庫(kù)存控制。物料分類(lèi)管理根據(jù)市場(chǎng)情況和供應(yīng)商報(bào)價(jià)，及時(shí)更新物料價(jià)格信息，確保采購(gòu)成本的準(zhǔn)確性和合理性。物料價(jià)格管理初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備通過(guò)系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，將初始數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)中，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)導(dǎo)入操作數(shù)據(jù)校驗(yàn)與調(diào)整對(duì)導(dǎo)入的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或異常數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和處理，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的可靠性和有效性。整理并準(zhǔn)備需要導(dǎo)入系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)，包括供應(yīng)商信息、物料信息、歷史采購(gòu)訂單等。初始數(shù)據(jù)導(dǎo)入與校驗(yàn)03采購(gòu)計(jì)劃管理需求來(lái)源分析銷(xiāo)售計(jì)劃根據(jù)銷(xiāo)售計(jì)劃預(yù)測(cè)未來(lái)物料需求量，為采購(gòu)計(jì)劃提供依據(jù)。生產(chǎn)計(jì)劃結(jié)合生產(chǎn)計(jì)劃，確定所需原材料、零部件及輔助材料的數(shù)量和時(shí)間。庫(kù)存情況分析現(xiàn)有庫(kù)存量、安全庫(kù)存及庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，確保采購(gòu)計(jì)劃的合理性。市場(chǎng)趨勢(shì)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，預(yù)測(cè)物料價(jià)格走勢(shì)，為采購(gòu)決策提供支持。定期采購(gòu)法根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和預(yù)測(cè)需求，定期制定采購(gòu)計(jì)劃，簡(jiǎn)化流程。定量采購(gòu)法設(shè)定固定采購(gòu)量和采購(gòu)點(diǎn)，當(dāng)庫(kù)存降至采購(gòu)點(diǎn)時(shí)觸發(fā)采購(gòu)。MRP采購(gòu)法基于物料需求計(jì)劃（MRP）生成采購(gòu)訂單，確保物料供應(yīng)及時(shí)。JIT采購(gòu)法采用準(zhǔn)時(shí)制（JIT）采購(gòu)策略，降低庫(kù)存成本，提高供應(yīng)鏈響應(yīng)速度。采購(gòu)計(jì)劃編制方法部門(mén)經(jīng)理對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核，確保其合理性和可行性。部門(mén)經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行核實(shí)，確保采購(gòu)計(jì)劃在預(yù)算范圍內(nèi)。財(cái)務(wù)審核01020304申請(qǐng)人根據(jù)需求編制采購(gòu)計(jì)劃，并提交審批。申請(qǐng)人提交采購(gòu)計(jì)劃總經(jīng)理對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行最后審批，并簽署采購(gòu)合同或訂單。總經(jīng)理審批采購(gòu)計(jì)劃審批流程計(jì)劃調(diào)整策略及實(shí)施需求變更調(diào)整當(dāng)需求發(fā)生變化時(shí)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，確保供需平衡。供應(yīng)商調(diào)整根據(jù)供應(yīng)商交貨期、質(zhì)量等因素，調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃中的供應(yīng)商選擇。價(jià)格波動(dòng)調(diào)整針對(duì)物料價(jià)格波動(dòng)，制定相應(yīng)的采購(gòu)策略，降低采購(gòu)成本風(fēng)險(xiǎn)。緊急采購(gòu)應(yīng)對(duì)對(duì)于突發(fā)事件或緊急需求，啟動(dòng)緊急采購(gòu)流程，確保生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)不受影響。04供應(yīng)商選擇與詢(xún)價(jià)管理供應(yīng)商資質(zhì)審核考察供應(yīng)商的合法注冊(cè)、經(jīng)營(yíng)范圍、質(zhì)量管理體系認(rèn)證等資質(zhì)。供應(yīng)商評(píng)估與選擇標(biāo)準(zhǔn)01供應(yīng)商信譽(yù)評(píng)估通過(guò)市場(chǎng)調(diào)查、歷史合作記錄等方式，評(píng)估供應(yīng)商的信譽(yù)和口碑。02供應(yīng)能力與質(zhì)量保障評(píng)估供應(yīng)商的產(chǎn)能規(guī)模、技術(shù)水平、質(zhì)量檢測(cè)能力等，確保供應(yīng)穩(wěn)定且質(zhì)量可靠。03成本與價(jià)格合理性綜合考慮供應(yīng)商的成本控制、價(jià)格水平及付款方式等因素，確保采購(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益。04明確采購(gòu)需求、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期等關(guān)鍵信息，確保詢(xún)價(jià)單準(zhǔn)確完整。詢(xún)價(jià)單編制要點(diǎn)采用電子郵件、在線平臺(tái)等高效方式發(fā)送詢(xún)價(jià)單，并設(shè)定合理的回復(fù)期限。詢(xún)價(jià)單發(fā)送方式與時(shí)效及時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商回復(fù)，整理報(bào)價(jià)信息，為后續(xù)價(jià)格談判提供依據(jù)。回復(fù)跟蹤與整理詢(xún)價(jià)單發(fā)送及回復(fù)跟蹤010203價(jià)格談判技巧與策略分享了解市場(chǎng)行情與成本構(gòu)成掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，了解供應(yīng)商的成本構(gòu)成，為談判奠定基礎(chǔ)。02040301靈活運(yùn)用談判技巧采用多種談判技巧，如合理讓步、以退為進(jìn)、聲東擊西等，爭(zhēng)取最優(yōu)價(jià)格。制定合理談判目標(biāo)根據(jù)采購(gòu)預(yù)算和實(shí)際需求，設(shè)定合理的價(jià)格談判目標(biāo)。團(tuán)隊(duì)協(xié)作與信息共享加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通協(xié)作，共享談判信息，提高談判效率。合作協(xié)議條款梳理明確雙方權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨方式、付款方式等關(guān)鍵條款。法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防范對(duì)合作協(xié)議進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，采取相應(yīng)措施防范潛在風(fēng)險(xiǎn)。協(xié)議簽訂流程與審批遵循企業(yè)內(nèi)部管理流程，完成協(xié)議審批和簽訂工作。協(xié)議執(zhí)行與監(jiān)督定期對(duì)供應(yīng)商合作協(xié)議執(zhí)行情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，確保雙方按約履行。供應(yīng)商合作協(xié)議簽訂05訂單執(zhí)行與跟蹤監(jiān)控根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫(kù)存情況，確認(rèn)采購(gòu)需求，包括物料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等。依據(jù)采購(gòu)需求，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行初步溝通。在ERP系統(tǒng)中錄入采購(gòu)需求信息，生成采購(gòu)訂單，并審核訂單內(nèi)容，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。將審核通過(guò)的采購(gòu)訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并確認(rèn)供應(yīng)商已收到并接受訂單。采購(gòu)訂單生成及確認(rèn)流程采購(gòu)需求確認(rèn)供應(yīng)商選擇采購(gòu)訂單生成訂單確認(rèn)與發(fā)送訂單交貨期跟蹤與催貨技巧01根據(jù)采購(gòu)訂單中的交貨期要求，定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單生產(chǎn)進(jìn)度和交貨準(zhǔn)備情況。在交貨期臨近時(shí)，如供應(yīng)商未按計(jì)劃進(jìn)行交貨準(zhǔn)備，可采取電話、郵件等方式進(jìn)行催貨，并了解具體原因，協(xié)助供應(yīng)商解決問(wèn)題。如遇到供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)交貨等異常情況，需及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃或采取其他補(bǔ)救措施。0203交貨期跟蹤催貨技巧異常情況處理質(zhì)量改進(jìn)措施針對(duì)不合格品產(chǎn)生的原因，可與供應(yīng)商協(xié)商制定質(zhì)量改進(jìn)措施，提高后續(xù)采購(gòu)物料的質(zhì)量水平。質(zhì)量檢驗(yàn)流程供應(yīng)商交貨后，需按照企業(yè)制定的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檢驗(yàn)，確保采購(gòu)物料的質(zhì)量符合要求。不合格品處理如發(fā)現(xiàn)不合格品，需及時(shí)與供應(yīng)商溝通，并按照企業(yè)制定的不合格品處理辦法進(jìn)行處理，如退貨、換貨等。質(zhì)量檢驗(yàn)與不合格品處理辦法采購(gòu)物料通過(guò)質(zhì)量檢驗(yàn)后，需按照企業(yè)規(guī)定的付款申請(qǐng)流程進(jìn)行申請(qǐng)，并提交相關(guān)付款憑證。付款申請(qǐng)流程根據(jù)企業(yè)與供應(yīng)商之間的合作協(xié)議和實(shí)際情況，選擇合適的結(jié)算方式，如電匯、承兌匯票等。結(jié)算方式選擇付款完成后，需及時(shí)跟蹤付款情況，并與供應(yīng)商進(jìn)行核對(duì)，確保付款準(zhǔn)確無(wú)誤。付款跟蹤與核對(duì)付款申請(qǐng)及結(jié)算方式選擇06庫(kù)存管理與優(yōu)化策略通過(guò)自動(dòng)化設(shè)備和系統(tǒng)集成，實(shí)時(shí)采集庫(kù)存變動(dòng)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)采集方式采用定期同步或?qū)崟r(shí)同步方式，確保各相關(guān)部門(mén)數(shù)據(jù)一致。數(shù)據(jù)同步策略01020304確保庫(kù)存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，提高決策效率。實(shí)時(shí)更新重要性建立異常數(shù)據(jù)報(bào)警機(jī)制，及時(shí)處理數(shù)據(jù)異常情況。異常數(shù)據(jù)處理庫(kù)存數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新機(jī)制安全庫(kù)存定義為防止供需波動(dòng)而設(shè)置的庫(kù)存量，保障企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)。設(shè)定方法根據(jù)歷史銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、采購(gòu)周期、供應(yīng)商可靠性等因素綜合設(shè)定。調(diào)整策略根據(jù)市場(chǎng)變化、產(chǎn)品需求波動(dòng)等實(shí)際情況，動(dòng)態(tài)調(diào)整安全庫(kù)存量。庫(kù)存監(jiān)控定期對(duì)安全庫(kù)存進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)控，確保庫(kù)存量處于合理水平。安全庫(kù)存設(shè)定與調(diào)整方法呆滯物料識(shí)別及處理方案呆滯物料定義指在一定期限內(nèi)無(wú)使用或銷(xiāo)售記錄的物料。識(shí)別方法通過(guò)數(shù)據(jù)分析、定期盤(pán)點(diǎn)等方式識(shí)別呆滯物料。處理方案針對(duì)不同類(lèi)型的呆滯物料，制定相應(yīng)的處理方案，如再利用、銷(xiāo)售、報(bào)廢等。預(yù)防措施加強(qiáng)物料需求計(jì)劃管理，優(yōu)化采購(gòu)策略，減少呆滯物料產(chǎn)生。庫(kù)存周轉(zhuǎn)率意義反映庫(kù)存使用效率，衡量庫(kù)存管理水平。庫(kù)存周轉(zhuǎn)率提升途徑01提升途徑優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，減少庫(kù)存積壓；加強(qiáng)供需協(xié)同，提高計(jì)劃準(zhǔn)確性；采用先進(jìn)的庫(kù)存管理方法和技術(shù)手段，提高管理效率。02監(jiān)控與改進(jìn)定期對(duì)庫(kù)存周轉(zhuǎn)率進(jìn)行分析和監(jiān)控，針對(duì)存在問(wèn)題制定改進(jìn)措施。03目標(biāo)設(shè)定與考核設(shè)定合理的庫(kù)存周轉(zhuǎn)率目標(biāo)，并將其納入考核體系，激勵(lì)相關(guān)部門(mén)積極提升庫(kù)存周轉(zhuǎn)率。0407總結(jié)回顧與答疑解惑從需求計(jì)劃、供應(yīng)商選擇、詢(xún)價(jià)報(bào)價(jià)、訂單生成到收貨入庫(kù)等全流程的梳理。ERP采購(gòu)功能核心流程重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)供應(yīng)商管理、價(jià)格管理、交貨期管理等在采購(gòu)過(guò)程中的重要性。采購(gòu)管理關(guān)鍵要素提升操作效率，快速完成采購(gòu)任務(wù)的實(shí)用技巧和快捷鍵總結(jié)。系統(tǒng)操作技巧與快捷鍵關(guān)鍵知識(shí)點(diǎn)總結(jié)回顧010203鼓勵(lì)學(xué)員分享在學(xué)習(xí)過(guò)程中的感悟、心得以及實(shí)際操作中遇到的問(wèn)題。分享學(xué)習(xí)心得與體會(huì)通過(guò)小組討論、提問(wèn)解答等方式，加強(qiáng)學(xué)員間的互動(dòng)交流，共同解決問(wèn)題。學(xué)員間互助解答對(duì)表現(xiàn)突出的學(xué)員進(jìn)行表彰，激發(fā)大家的學(xué)習(xí)熱情和積極性。優(yōu)秀學(xué)員表彰與激勵(lì)學(xué)員互動(dòng)交流環(huán)節(jié)01課前問(wèn)題收集與整理提前收集學(xué)員在預(yù)習(xí)過(guò)程中遇到的問(wèn)題，進(jìn)行歸納整理。講