辦公自動化簡介

辦公自動化簡介辦公自動化簡介《世界商業(yè)評論》ICXO.COM(日期：2004-04-2716:57)需要依靠工作流管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。

工作流管理技術(shù)是為適應(yīng)激烈競爭中組織機構(gòu)內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)量大、變更頻繁，常常需要業(yè)務(wù)流程再造（BPR）和改進(jìn)而產(chǎn)生的。使用工作流管理系統(tǒng)的目的是提高系統(tǒng)的靈活性和軟件的可重用性，增加過程的透明度，提高工作效率。一個完整的工作流管理系統(tǒng)是由一個流程建模工具、工作流執(zhí)行服務(wù)、監(jiān)控管理工具、客戶端應(yīng)用和客戶端調(diào)用等組成的分布式系統(tǒng)，如圖2所示。圖2工作流管理系統(tǒng)參考模型2地籍管理工作流設(shè)計

2.1地籍管理工作流設(shè)計思想

土地管理業(yè)務(wù)是一個流程性很強的業(yè)務(wù)，需要多部門協(xié)調(diào)完成。在地籍管理中，整個土地登記業(yè)務(wù)過程，包括從申請到入庫發(fā)證，是一個由多部門協(xié)同操作共同完成的過程，其流程設(shè)計如圖3所示。窗口辦文則是貫穿整個地籍管理系統(tǒng)的關(guān)鍵，其核心是工作流管理系統(tǒng)。引入工作流技術(shù)，主要是對內(nèi)部的工作流程、審批業(yè)務(wù)運作情況進(jìn)行監(jiān)控，同時對辦公過程中的信息自動傳遞、信息交流、審批過程追蹤、進(jìn)度控制。工作流管理技術(shù)的引入實現(xiàn)了土地登記業(yè)務(wù)辦公自動化、業(yè)務(wù)處理與窗口辦文的無縫集成，使辦公系統(tǒng)與GIS系統(tǒng)融為一體。同時，系統(tǒng)管理人員可根據(jù)業(yè)務(wù)管理內(nèi)容變化、部門與機構(gòu)的調(diào)整對工作流流程進(jìn)行調(diào)整。圖3土地登記業(yè)務(wù)流程圖2.2工作流系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

地籍管理工作流系統(tǒng)設(shè)計上采用三層模型，即按數(shù)據(jù)服務(wù)層、應(yīng)用邏輯層、表現(xiàn)層三個層次架構(gòu)，服務(wù)器端與客戶端通過組件連接，在瀏覽器中實現(xiàn)日常辦公、地籍管理、網(wǎng)上發(fā)布等功能，服務(wù)器端的基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫則通過網(wǎng)絡(luò)在多部門共享，實現(xiàn)了地理信息技術(shù)與辦公自動化技術(shù)的一體化。系統(tǒng)由工具流定義管理子系統(tǒng)、工作流設(shè)定子系統(tǒng)、工作流查詢統(tǒng)計子系統(tǒng)構(gòu)成，見圖4。工作流定義管理子系統(tǒng)完成對組織機構(gòu)模型、用戶和角色管理，工作流程的定義、修改，工作日和節(jié)假日的設(shè)定和修改，其操作對象為系統(tǒng)管理員；流轉(zhuǎn)設(shè)定子系統(tǒng)完成日常工作流程的流轉(zhuǎn)控制，登陸用戶權(quán)限管理，其操作對象為日常辦公人員；查詢統(tǒng)計子系統(tǒng)根據(jù)各種條件，查詢項目的流轉(zhuǎn)情況、項目相關(guān)信息，公文流轉(zhuǎn)情況及員工登陸系統(tǒng)狀態(tài)。圖4系統(tǒng)軟件三層結(jié)構(gòu)圖2.3工作流數(shù)據(jù)庫設(shè)計

地籍管理辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)涉及土地管理部門各級單位的各種文檔，如土地登記時需要填寫的各種表單，包括土地登記申請書、地籍調(diào)查表、土地登記審批表、土地登記卡、國有土地使用證等；另外還包括各種圖件，如基礎(chǔ)地形圖、城鎮(zhèn)地籍圖、宗地圖等。工作流數(shù)據(jù)庫的設(shè)計要盡可能與現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫兼容，同時盡可能遵循工作流管理聯(lián)盟（WFMC）的規(guī)范，使數(shù)據(jù)庫發(fā)揮對日常性業(yè)務(wù)管理工作流的調(diào)控作用，并使數(shù)據(jù)庫具有較大的靈活性和適應(yīng)性，當(dāng)工作流程變動時，只需要修改數(shù)據(jù)庫和增加模塊，系統(tǒng)便能工作。工作流數(shù)據(jù)庫包括部門、角色、流程、活動等實體。以流程為例，其流程類型的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)見表1。表1流程類型數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)表中文字段名字段名字段類型與長度流程定義類型編碼PROTYPE_IDNUMBER（4）流程定義類型名稱PROTYPE_NAMEVARCHAR2（40）部門編碼DEPT_IDNUMBER（4）父流程定義類型編碼PARENTTYPE_IDNUMBER（4）流程定義類型描述PROTYPE_DESVARCHAR2（512）流程定義類型狀態(tài)PROTYPE_STATUSNUMBER（1）2.4地籍業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)和窗口辦文工作流系統(tǒng)的接口設(shè)計

傳統(tǒng)意義上的地籍管理信息系統(tǒng)，只實現(xiàn)無紙化辦公和方便、快速的業(yè)務(wù)查詢；地理信息系統(tǒng)則是一套獨立的系統(tǒng)，專門用于地形地籍信息的入庫和更新[4]，兩者之間缺乏有機的聯(lián)系，在地籍管理辦公界面上無法對基礎(chǔ)地形地籍信息進(jìn)行訪問，辦理業(yè)務(wù)的速度、方便性、數(shù)據(jù)更新的實時性都受到很大影響。因此，需要將地籍業(yè)務(wù)處理與窗口辦文集成到一起實現(xiàn)地籍管理的圖文一體化和辦公自動化。

集成后地籍信息系統(tǒng)是整個圖文辦公系統(tǒng)的一部分，窗口辦文系統(tǒng)按工作流技術(shù)設(shè)計，地籍業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)融于窗口辦文系統(tǒng)中。事實上，窗口辦文系統(tǒng)的一個工作流程就是一個項目的受理過程，地籍業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中的信息處理過程只是項目受理過程的一個或幾個步驟，因此，只需提供一個跟窗口辦文系統(tǒng)的接口，通過這個接口將工作流中正在處理的項目轉(zhuǎn)入地籍業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中處理。這一過程可通過記錄項目編號來實現(xiàn)，每一個項目經(jīng)過地籍業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)處理前后的狀態(tài)、以及處理方式被記錄，以便項目在工作流中繼續(xù)流轉(zhuǎn)。所以，地籍信息的主體——宗地和記錄宗地狀態(tài)的土地證書的狀態(tài)變化都被記錄在該項目中。以土地變更登記為例，其流轉(zhuǎn)過程及接口設(shè)計見圖5。圖5地籍業(yè)務(wù)與窗口辦文接口設(shè)計3地籍管理工作流系統(tǒng)應(yīng)用與特色

地籍管理引入工作流管理技術(shù)所帶來的好處非常明顯，這包括業(yè)務(wù)流程的可視化與圖形化（如圖6）、業(yè)務(wù)活動的即時通知、業(yè)務(wù)處理過程的隨時跟蹤、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的多方式查詢統(tǒng)計、業(yè)務(wù)處理效率的量化考核等等。系統(tǒng)的運行有效地實現(xiàn)了地籍管理辦公的無紙化和自動化，滿足了當(dāng)前機構(gòu)調(diào)整引起的業(yè)務(wù)變更和業(yè)務(wù)流程調(diào)整的需要，增強了地籍管理系統(tǒng)的靈活性和可擴展性、充分發(fā)揮了現(xiàn)有計算機網(wǎng)絡(luò)資源的作用。具體體現(xiàn)為以下特色：

（1）系統(tǒng)采用窗口式辦公體系，所有的地籍業(yè)務(wù)工作都按照一個窗口對外的模式，即在窗口收件，掃描輸入收件內(nèi)容，然后按不同業(yè)務(wù)工作流程自動流轉(zhuǎn)；

（2）系統(tǒng)自動完成地籍管理行政收件和發(fā)文的全部流程，包括擬稿、審稿、登記、簽收、簽發(fā)等操作，同時支持公文簽發(fā)的電子簽名和公文的印章顯示，支持多種發(fā)文稿箋的選用，實現(xiàn)了無紙化辦公；

（3）授權(quán)用戶可靈活配置本單位的各種業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)保留每個業(yè)務(wù)活動流轉(zhuǎn)的痕跡，提供對在辦地籍業(yè)務(wù)的監(jiān)控和跟蹤功能，可隨時獲得項目的在辦狀態(tài)；

（4）系統(tǒng)掌握全局各項報批業(yè)務(wù)的動態(tài)和進(jìn)程，能實時查詢各部門和個人的業(yè)務(wù)辦理情況，對超期項目自動催辦，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)辦公過程的全程監(jiān)控跟蹤；

（5）業(yè)務(wù)辦理過程中，各經(jīng)辦人和科室負(fù)責(zé)人可通過查閱項目的基本情況和已辦理過程，輔助審核；

（6）項目辦結(jié)后，系統(tǒng)可自動修改地籍管理的空間數(shù)據(jù)庫和屬性數(shù)據(jù)庫，并將與項目相關(guān)的圖表文及業(yè)務(wù)處理過程中的流轉(zhuǎn)情況全部存入業(yè)務(wù)管理檔案庫，供日后查詢；

（7）系統(tǒng)提供大量的過程統(tǒng)計數(shù)據(jù)，包括每項業(yè)務(wù)所耗費的時間、科室業(yè)務(wù)量、個人業(yè)務(wù)量等，為量化考核提供了科學(xué)依據(jù)；

（8）地籍管理辦公自動化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理還包括車輛管理、會議辦公、考勤管理、消息管理、新聞公告、行政法規(guī)、執(zhí)法管理等。圖6業(yè)務(wù)流程可視化示意圖通過系統(tǒng)的應(yīng)用，系統(tǒng)的直接用戶涉及窗口辦、地籍科、測繪所、規(guī)劃用地科、土地監(jiān)察科、分局等多個部門，這些部門的經(jīng)辦人對受理的申請辦證業(yè)務(wù)按辦理流程對各過程的辦理意見和信息數(shù)據(jù)進(jìn)行讀寫操作；辦理項目涉及各類土地登記，包括設(shè)定土地登記、土地變更登記、土地他項權(quán)利登記、土地注銷登記、出讓轉(zhuǎn)讓土地登記、房改房和商品房登記等土地登記流程，系統(tǒng)提供的工具可以幫助用戶最快速度調(diào)閱業(yè)務(wù)審批案卷、各個部門的審批意見、案卷相關(guān)的基礎(chǔ)地圖信息和各種專業(yè)地圖信息，同時可以查看與該案卷相關(guān)的會議紀(jì)要、督辦信息、申報材料、案卷交接過程等；地籍檔案入庫、地籍檔案查詢與檢索和地籍檔案調(diào)閱管理功能，用戶可以任意切換使用地圖、表格、文檔管理工具，實現(xiàn)圖、文、表一體化的信息互聯(lián)管理，快速統(tǒng)計宗地分類面積、發(fā)證宗地的基本信息，提取綠地、道路、水體、建筑物等地形要素和查詢宗地基本屬性、宗地坐落、宗地面積、共用、分?jǐn)偯娣e等宗地屬性。

總之，引入工作流管理技術(shù)，系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程清晰，職責(zé)分明，各文檔的傳遞、簽收和處理都在計算機網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，增加了辦公透明度，規(guī)范審批過程。系統(tǒng)運行達(dá)到了縮短業(yè)務(wù)處理周期、改進(jìn)和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提高顧客服務(wù)質(zhì)量、減少人為差錯和延誤、減少浪費、提高辦公效率等目的。

4結(jié)束語

隨著土地的深度利用與開發(fā)，土地的變更、出讓、租賃等愈來愈頻繁，土地管理部門原有的辦公模式已逐漸顯示其劣勢，滿足不了國土資源業(yè)務(wù)信息化的要求。因此，政府和各級土地管理部門必須借助快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立土地管理信息系統(tǒng)，掌握快速、動態(tài)變化的土地信息，實現(xiàn)土地管理的網(wǎng)絡(luò)化和圖文辦公自動化，高效保持土地信息系統(tǒng)的現(xiàn)勢性，使土地信息方便、快捷地服務(wù)于社會各個領(lǐng)域。

地籍管理工作是一項技術(shù)性、政策性、時效性、流程性很強的工作，地籍信息管理系統(tǒng)作為土地管理信息系統(tǒng)的重要組成部分，首當(dāng)其沖需要對現(xiàn)有模式進(jìn)行改革，實現(xiàn)新形勢下的地籍管理圖文辦公自動化。論文針對地籍業(yè)務(wù)引入工作流管理技術(shù)，把業(yè)務(wù)處理與辦公自動化流程有機結(jié)合，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地籍管理的辦公自動化。

【參考文獻(xiàn)】

[