2024年建筑公司檔案管理制度樣本（5篇）

2024年建筑公司檔案管理制度樣本建筑公司檔案管理規(guī)定1.總則1.1制定本規(guī)定旨在規(guī)范建筑公司的檔案管理，以確保檔案的安全、完整、準(zhǔn)確和可訪問性。1.2本規(guī)定適用于建筑公司的所有檔案管理工作，并適用于公司內(nèi)部所有相關(guān)單位。1.3規(guī)定內(nèi)容涵蓋檔案的分類、歸檔、檢索、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的詳細(xì)規(guī)定。2.檔案分類2.1根據(jù)公司的業(yè)務(wù)特性與管理需求，檔案分為以下類別：2.1.1項(xiàng)目檔案：包括建筑項(xiàng)目的計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等相關(guān)文件。2.1.2經(jīng)營(yíng)檔案：涵蓋公司的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，如合同、財(cái)務(wù)、人力資源文件。2.1.3行政檔案：涉及公司的行政管理活動(dòng)，如規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告文件等。2.1.4人事檔案：記錄公司員工的人事信息，包括招聘、培訓(xùn)、考核等相關(guān)文件。2.2檔案應(yīng)按分類進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)識(shí)，并有序歸檔，以利于管理和檢索。3.檔案歸檔3.1歸檔流程：3.1.1檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)新產(chǎn)生的檔案進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)。3.1.2將編號(hào)和標(biāo)識(shí)的檔案按分類放入相應(yīng)的卷冊(cè)或盒中。3.1.3填寫檔案歸檔信息表，包括檔案編號(hào)、標(biāo)識(shí)、歸檔日期等信息。3.1.4將歸檔的檔案存入檔案庫，按編號(hào)和標(biāo)識(shí)進(jìn)行有序管理。3.2歸檔要求：3.2.1檔案應(yīng)有序歸檔，確保易于查找和管理。3.2.2歸檔前需對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保其真實(shí)性和合法性。3.2.3歸檔時(shí)注意保持檔案完整，防止遺失、破損和篡改。3.2.4歸檔后建立索引和目錄，便于檢索。4.檔案檢索4.1檔案檢索旨在根據(jù)需求找到特定檔案，供相關(guān)部門和人員使用。4.2檢索流程：4.2.1用戶填寫檢索申請(qǐng)表，包括檔案名稱、編號(hào)、需求等信息。4.2.2檔案管理員審批申請(qǐng)，確認(rèn)其合理性與有效性。4.2.3檔案管理員在檔案庫中找到相應(yīng)檔案，供用戶使用。4.2.4記錄使用情況：檔案管理員在使用記錄表中填寫相關(guān)信息。5.檔案借閱5.1檔案借閱旨在完成工作任務(wù)或滿足信息需求。5.2借閱流程：5.2.1用戶填寫借閱申請(qǐng)表，包括檔案名稱、編號(hào)、借閱目的等。5.2.2檔案管理員審批申請(qǐng)，確認(rèn)其合理性與有效性。5.2.3檔案管理員提供檔案，記錄借閱信息。5.2.4用戶使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，填寫歸還確認(rèn)表。6.檔案銷毀6.1檔案銷毀針對(duì)失去使用價(jià)值和保存價(jià)值的檔案。6.2檔案銷毀應(yīng)遵循公司規(guī)定和法律法規(guī)，由專人操作。6.3檔案銷毀需填寫銷毀記錄表，經(jīng)相關(guān)部門和人員確認(rèn)。7.檔案安全保密7.1檔案管理員應(yīng)對(duì)檔案安全負(fù)責(zé)，確保保密性和完整性。7.2采取適當(dāng)措施保管檔案，如安全柜存儲(chǔ)、定期備份、防火防潮等。7.3傳遞和使用檔案應(yīng)遵守保密制度，禁止私自復(fù)制和外借。8.其他條款8.1公司各部門和員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。8.2本規(guī)定解釋權(quán)歸建筑公司所有，可根據(jù)需要修訂和補(bǔ)充。8.3本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，有效期兩年，到期后需進(jìn)行評(píng)估和更新。2024年建筑公司檔案管理制度樣本（二）建筑公司檔案管理制度一、總則為規(guī)范建筑公司檔案管理工作，保障檔案的安全性、完整性和可查詢性，提升檔案管理效率與服務(wù)水平，特制定本《建筑公司檔案管理制度》（以下簡(jiǎn)稱“本制度”）。二、適用范圍本制度適用于建筑公司內(nèi)部所有部門及員工，包括但不限于檔案管理部門、項(xiàng)目部門、行政部門等。三、檔案管理的基本原則1.系統(tǒng)性原則：建筑公司檔案管理應(yīng)構(gòu)成系統(tǒng)性工作，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保各環(huán)節(jié)流程合理、有序。2.規(guī)范性原則：檔案管理須遵循相關(guān)法律法規(guī)及公司既定政策、制度，確保檔案管理的合規(guī)性和規(guī)范性。3.安全性原則：采取有效措施防范火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等事故，保障檔案的安全性，確保檔案的完整性和可用性。4.便捷性原則：提供便捷高效的檔案管理服務(wù)，滿足各部門及員工對(duì)檔案信息的需求，確保檔案易于查詢和利用。四、檔案管理的職責(zé)與權(quán)限1.檔案管理部門：負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督建筑公司的檔案管理工作。制定并修訂檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)范，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，提供技術(shù)支持和咨詢服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、借閱、銷毀等工作。專責(zé)保密檔案、重要檔案及歷史文獻(xiàn)檔案的管理。2.各部門：配合檔案管理部門完成檔案管理工作。負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔，確保檔案的完整性和及時(shí)性。依據(jù)檔案管理制度和規(guī)范進(jìn)行檔案的利用和借閱，保障檔案信息的安全和準(zhǔn)確性。及時(shí)上報(bào)重要檔案和歷史文獻(xiàn)檔案，配合檔案管理部門的工作。五、檔案管理的基本流程1.檔案收集：各部門負(fù)責(zé)收集并整理本部門產(chǎn)生的檔案，依據(jù)檔案管理部門的要求進(jìn)行分類和編號(hào)。2.檔案整理：檔案管理部門對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、歸檔和編目，確保檔案整齊有序且便于查詢。3.檔案保管：建立和維護(hù)檔案庫房，制定安全措施如防火、防水等，確保檔案的安全性和完整性。4.檔案利用：各部門及員工根據(jù)自身需求向檔案管理部門提出利用申請(qǐng)，經(jīng)審批后進(jìn)行借閱和利用，確保檔案的安全和準(zhǔn)確性。5.檔案銷毀：按照相關(guān)規(guī)定和程序銷毀不再需要保留的檔案，確保檔案信息的安全和保密性。六、檔案管理的監(jiān)督與考核1.檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理情況。2.建筑公司建立檔案管理考核制度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)分和獎(jiǎng)懲，以激勵(lì)各部門及員工積極參與檔案管理工作。七、檔案管理的保密措施1.對(duì)涉密檔案采取必要的保密措施，確保檔案信息的安全和保密性。2.員工在檔案管理工作中須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。3.檔案管理部門針對(duì)重要檔案和涉密檔案加強(qiáng)保護(hù)和管理措施。八、附則1.本制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)制定、解釋和修改。2.本制度自發(fā)布之日起生效，并通過公司內(nèi)部適當(dāng)渠道進(jìn)行宣傳和實(shí)施。3.對(duì)于本制度未明確規(guī)定的事項(xiàng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。2024年建筑公司檔案管理制度樣本（三）第一章總則第一條為確保建筑公司檔案管理工作的規(guī)范化、高效化，保護(hù)并合理利用企業(yè)檔案，特制定本制度，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。第二條本制度適用于建筑公司內(nèi)部所有檔案管理工作，涵蓋建檔、收集、整理、利用、保管、銷毀等各環(huán)節(jié)。第三條建筑公司檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵循公開、公正、公平、公務(wù)的原則。第四條建筑公司檔案管理工作須依法進(jìn)行，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度。第二章檔案管理的組織和職責(zé)第五條建筑公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全面管理、收集、整理、利用、保管等工作。具體職責(zé)如下：1.制定并宣傳建筑公司檔案管理制度；2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、登記等工作；3.負(fù)責(zé)檔案的保管和存儲(chǔ)工作；4.提供檔案的利用和查詢服務(wù)；5.管理檔案的借閱和歸還工作；6.負(fù)責(zé)檔案的復(fù)制和傳輸工作；7.執(zhí)行檔案的銷毀和報(bào)廢工作；8.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。第六條檔案管理部門由具備專業(yè)知識(shí)和技能的人員組成，并定期接受培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以提升業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)。第三章檔案的建立與整理第七條建筑公司應(yīng)建立完備的檔案建立制度，明確各類檔案的建立標(biāo)準(zhǔn)和程序。第八條檔案建立包括紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式，需按規(guī)定進(jìn)行分類、整理和編號(hào)。第九條紙質(zhì)檔案應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)檔案袋和檔案盒進(jìn)行存放，并標(biāo)明檔案名稱、編號(hào)、存放位置等信息。第十條電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)中，標(biāo)明檔案名稱、編號(hào)、存放位置等信息，并定期備份和進(jìn)行防病毒處理。第十一條檔案的整理應(yīng)遵循建筑公司檔案分類規(guī)定，確保檔案的有序性和連續(xù)性。第四章檔案的保管與利用第十二條檔案的保管應(yīng)遵循建筑公司檔案保管規(guī)定，包括選址合理、安全設(shè)施完善、定期防火和防水等措施。第十三條檔案保管責(zé)任人應(yīng)確保檔案的安全和完整，防止損失、滅失、泄密和濫用。第十四條檔案的利用應(yīng)遵循建筑公司檔案利用規(guī)定，包括內(nèi)部利用、外部利用和公開利用等形式。第十五條內(nèi)部利用需經(jīng)過批準(zhǔn)和登記手續(xù)，確保檔案不受損壞和遺失。第十六條外部利用需簽訂協(xié)議或合同，確保檔案安全和保密。第十七條公開利用需符合相關(guān)法律法規(guī)和審批程序，允許向公眾公開部分內(nèi)容或全部?jī)?nèi)容。第五章檔案的銷毀與報(bào)廢第十八條檔案的銷毀應(yīng)遵循建筑公司檔案銷毀規(guī)定，包括審查、備案和實(shí)施等環(huán)節(jié)。第十九條檔案的銷毀周期由檔案管理部門和相關(guān)部門協(xié)商確定，并進(jìn)行備案。第二十條檔案的報(bào)廢應(yīng)遵循建筑公司檔案報(bào)廢規(guī)定，包括審查、備案和歸檔等環(huán)節(jié)。第六章監(jiān)督與檢查第二十一條建筑公司檔案管理工作應(yīng)定期自查和復(fù)核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。第二十二條監(jiān)督部門或機(jī)構(gòu)有權(quán)對(duì)建筑公司的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，建筑公司應(yīng)積極配合并提供必要支持。第七章附則第二十三條本制度由建筑公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修改，自發(fā)布之日起正式施行。第二十四條對(duì)于本制度未涵蓋的事項(xiàng)，可參照相關(guān)法律法規(guī)和建筑公司內(nèi)部制度進(jìn)行處理。2024年建筑公司檔案管理制度樣本（四）檔案管理規(guī)范第一章總則第一條為規(guī)范建筑公司檔案管理，保護(hù)和有效利用檔案資源，提升工作效率，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于公司所有部門的檔案管理工作。第三條檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性及及時(shí)性原則，確保檔案的可靠性和完整性。第四條制定本制度旨在強(qiáng)化檔案管理，提高管理水平，有效保護(hù)各類檔案，充分發(fā)揮其作用。第五條公司檔案管理工作應(yīng)遵守國家相關(guān)檔案管理法律法規(guī)，提升檔案管理人員的素質(zhì)和能力。第六條公司需強(qiáng)化檔案保密工作，確保檔案的安全性和機(jī)密性。第七條公司應(yīng)積極推動(dòng)檔案的利用和推廣，加強(qiáng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，提高檔案的使用價(jià)值。第二章檔案管理組織第八條公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。第九條檔案管理部門配備專業(yè)人員，并進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。第十條檔案管理部門需建立管理制度，明確管理職責(zé)和權(quán)限，并向上級(jí)匯報(bào)工作。第十一條加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。第十二條檔案管理部門應(yīng)組織培訓(xùn)，提升全體員工的檔案管理意識(shí)和能力。第三章檔案管理流程第十三條公司需建立完善的檔案管理流程，明確檔案生命周期各環(huán)節(jié)的責(zé)任。第十四條檔案管理流程包括檔案的創(chuàng)建、接收、整理、編目、存儲(chǔ)、借閱、歸還、銷毀等環(huán)節(jié)。第十五條檔案創(chuàng)建應(yīng)符合國家規(guī)定，明確檔案種類和屬性。第十六條檔案接收需進(jìn)行登記和驗(yàn)收，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。第十七條檔案整理和編目應(yīng)遵循規(guī)定，確保檔案的組織和檢索效率。第十八條檔案存儲(chǔ)應(yīng)符合安全要求，防止檔案受損。第十九條檔案借閱應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，確保檔案的利用和保密。第二十條檔案歸還應(yīng)按借閱制度歸還，進(jìn)行清點(diǎn)和核實(shí)。第二十一條檔案銷毀應(yīng)遵循特定程序，確保檔案的安全和機(jī)密性。第四章檔案管理要求第二十二條檔案管理工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，明確職責(zé)和權(quán)限。第二十三條檔案管理工作應(yīng)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和信息化，提升工作效率和質(zhì)量。第二十四條強(qiáng)化檔案保密工作，確保檔案的安全性和機(jī)密性。第二十五條加強(qiáng)檔案的利用和推廣，提高檔案的利用價(jià)值。第二十六條檔案管理工作需加強(qiáng)跨部門溝通協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化。第五章檔案管理監(jiān)督第二十七條公司應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和檢查，確保管理工作的規(guī)范性和有效性。第二十八條檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行工作檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。第二十九條上級(jí)機(jī)構(gòu)有權(quán)對(duì)公司的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，并提出改進(jìn)建議。第六章附則第三十條本規(guī)定由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。第三十一條本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施。2024年建筑公司檔案管理制度樣本（五）____年建筑公司檔案管理規(guī)定第一條為規(guī)范建筑公司____年的檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)量，確保檔案資源的有效利用，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于____年度建筑公司的檔案管理活動(dòng)。第三條檔案管理遵循依法合規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)化、有序及高效運(yùn)作的基本原則。第四條檔案分類包括班組檔案、項(xiàng)目檔案、公司檔案和其他檔案四類。第五條班組檔案涵蓋年度工作總結(jié)、例會(huì)記錄等。第六條項(xiàng)目檔案涵蓋項(xiàng)目申請(qǐng)、工程進(jìn)度、設(shè)計(jì)圖紙、施工合同、施工日志等。第七條公司檔案包括公司章程、法律法規(guī)、規(guī)章制度、組織架構(gòu)、人事檔案等。第八條其他檔案包括合作單位檔案、培訓(xùn)檔案、電子檔案等。第九條檔案需依據(jù)相關(guān)規(guī)定編制目錄和編號(hào)，有序歸檔存儲(chǔ)。第十條檔案應(yīng)存放在專用的檔案室或保管庫，確保環(huán)境干燥、通風(fēng)、密封。第十一條檔案室需配備防火設(shè)施，防范火災(zāi)風(fēng)險(xiǎn)。第十二條定期進(jìn)行防鼠、防蟲、防塵措施，確保檔案完整性。第十三條借閱檔案需遵循申請(qǐng)、審批、登記流程，借閱期限一般不超過一個(gè)月。第十四條借閱與歸還應(yīng)詳細(xì)登記，確保檔案安全與完整。第十五條檔案應(yīng)定期整理，剔除過時(shí)、冗余資料。第十六條過時(shí)和無用檔案應(yīng)按程序銷毀，并記錄銷毀情況。第十七條銷毀前需進(jìn)行審核確認(rèn)，防止重要檔案誤刪。第十八條建立檔案電子化管理系統(tǒng)