承德兆豐鋼鐵集團(tuán)有限公司程序文件01文件控制程序

承德兆豐鋼鐵集團(tuán)有限公司程序文件CDZF-CX-01A版

文件控制程序

受控狀態(tài)：受控

編制部門：辦公室

審核人：

批準(zhǔn)人：

2013-5-28升匕準(zhǔn)2013-6-1實(shí)施

更改狀態(tài)表

版本號(hào)修改號(hào)修改條款修改頁(yè)碼批準(zhǔn)人實(shí)施日期

A版0發(fā)布—曹建林2013-6-1

文件控制程序

1目的

為了使管理體系內(nèi)各文件得到規(guī)范、有效管理，確保各使用處文件均為有效

版本的適用文件，特制定本程序。

2適用范圍

適用于綜合管理體系文件的控制。

3術(shù)語(yǔ)

3.1受控：是指文件的編制、審批、評(píng)審、更新、發(fā)放、使用、作廢等過(guò)程都處

于控制狀態(tài)，確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。

3.2管理手冊(cè)：闡明管理體系的范圍、方針、目標(biāo)，刪節(jié)說(shuō)明，規(guī)定管理職責(zé)，

描述管理體系要求及相互關(guān)系的文件。

3.3程序文件：對(duì)相關(guān)的控制活動(dòng)規(guī)定具體實(shí)施內(nèi)容、范圍、目的、職責(zé)、方法

和步驟，以實(shí)現(xiàn)管理要求的文件。

3.4作業(yè)文件：對(duì)某些操作或控制過(guò)程做出更加具體規(guī)定的文件，是程序文件的

支撐性文件。

3.5管理文件：指職能處室代表公司在履行管理職能時(shí)，對(duì)公司相關(guān)處室和單位

提出要求所形成的管理文件。管理文件等同于公司專業(yè)管理制度或辦法。

3.6電子文件：指按規(guī)定程序產(chǎn)生，以數(shù)碼形式記錄于計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)、

光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理、并通過(guò)特定網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳送的文件。

4主要職責(zé)

4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布管理手冊(cè)。

4.2各專業(yè)管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布程序文件和作業(yè)文件。

4.3辦公室為綜合管理體系文件的歸口管理，負(fù)責(zé)策劃編寫(xiě)體系文件，組織編制

質(zhì)量、安全、環(huán)境、能源管理手冊(cè)、程序文件等各類管理體系相關(guān)文件的編制、

評(píng)審和修改。負(fù)責(zé)管理手冊(cè)、程序文件等文件（含外來(lái)文件）的發(fā)放、回收和處

置。

4.4其余各單位負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管，建立本部門文件控制清單。

5工作程序

5.1文件的分類

5.1.1管理類文件：主要包括管理手冊(cè)（含質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境、能源目

標(biāo)、指標(biāo)和管理方案）、程序文件、管理文件（如公司專業(yè)管理的管理制度、管

理辦法等）；

5.1.2技術(shù)類文件：主要包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)、能源標(biāo)準(zhǔn)、工藝

技術(shù)規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、設(shè)備規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、試驗(yàn)規(guī)程、測(cè)量設(shè)備校準(zhǔn)

辦法、質(zhì)量計(jì)劃、技術(shù)圖紙、績(jī)效參數(shù)等。

5.1.3外來(lái)文件：國(guó)內(nèi)外的各類管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)，外來(lái)的技術(shù)

圖紙，質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、能源公文等。

5.2文件的控制

管理體系文件控制主要是指文件的編制、審批、發(fā)布、發(fā)放、修改、保存、

作廢、銷毀等。

5.2.1文件的編制與審批

5.2.1.1管理體系文件的編制應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、政策與管理體系標(biāo)準(zhǔn)

的要求，并結(jié)合公司現(xiàn)狀，文件應(yīng)具有可操作性。

5.2.1.2辦公室組織編制管理手冊(cè)，經(jīng)管理者代表審核后，由總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。

5.2.1.3辦公室依據(jù)管理手冊(cè)的要求，結(jié)合公司實(shí)際現(xiàn)狀，組織相關(guān)部門編制管

理體系程序文件,經(jīng)專業(yè)管理者代表審核或組織會(huì)審后，由管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布。

5.2.1.4各相關(guān)部門管理、作業(yè)類文件由各歸口部門負(fù)責(zé)編制，處室領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審

核，由各專業(yè)管理者代表批準(zhǔn)。內(nèi)容涉及其他相關(guān)部門的，與相關(guān)部門溝通確定。

5.2.1.5各分廠作業(yè)文件由分廠按規(guī)定進(jìn)行編制、審核、批準(zhǔn)，并報(bào)歸口相關(guān)部

門和辦公室備案。

5.2.2文件發(fā)放

5.2.2.1管理手冊(cè)和程序文件由辦公室確定發(fā)放范圍、進(jìn)行發(fā)放，必須確保

在使用處獲得適用的有效版本。并作好發(fā)放記錄。

5.2.2.2各部門的作業(yè)文件，由各部門規(guī)定文件發(fā)放范圍，至辦公室備案，確定

文件編號(hào)。由各部門發(fā)放，并作好文件發(fā)放記錄，文件領(lǐng)取人需在文件發(fā)放登記

表上簽名。

5.2.2.3受控文件不允許復(fù)印。使用部門文件數(shù)量不夠時(shí)，可向文件編制部門申

請(qǐng)?jiān)霭l(fā)，經(jīng)文件編制部門批準(zhǔn)后進(jìn)行增發(fā)。

5.2.2.4文件破損嚴(yán)重、影響使用時(shí)以及文件使用人將文件丟失后，使用部門應(yīng)

向文件編制部門提出補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)，寫(xiě)明原因，經(jīng)編制部門批準(zhǔn)后進(jìn)行補(bǔ)發(fā)。屬破損

的文件，須交回破損原件，補(bǔ)發(fā)新文件，新文件的分發(fā)號(hào)仍沿用原文件的分發(fā)號(hào),

文件管理員將破損文件銷毀；屬丟失的文件，在補(bǔ)發(fā)時(shí)仍沿用原文件的分發(fā)號(hào)。

5.2.3文件的更改、換版與作廢

5.2.3.1文件的更改時(shí)，應(yīng)說(shuō)明要求更改的原因和條款。

a）管理手冊(cè)的更改由辦公室負(fù)責(zé)，報(bào)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b）因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整或體系運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，由此而涉及到的程序文件更改，

由程序文件編制歸口部門提出文件更改申請(qǐng)，經(jīng)專業(yè)管理者代表批準(zhǔn)后，對(duì)文件

進(jìn)行修改。

c）各部門下發(fā)的文件需修改的，文件編制部門應(yīng)提出文件更改申請(qǐng)，寫(xiě)明更

改理由、更改前內(nèi)容、更改后內(nèi)容，經(jīng)專業(yè)管理者代表批準(zhǔn)后交辦公室，由辦公

室發(fā)放。文件經(jīng)多次修改，需要換版的，應(yīng)由文件編制部門重新編制，經(jīng)專業(yè)管

理者代表批準(zhǔn)后，由辦公室發(fā)放新版文件并同時(shí)收回原文件C

d）各分廠編制的崗位作業(yè)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的更改，由各分廠提出文件更改申

請(qǐng)，寫(xiě)明更改理由、更改前內(nèi)容、更改后內(nèi)容，經(jīng)專業(yè)管理者代表批準(zhǔn)后交辦公

室，由辦公室發(fā)放。對(duì)文件的變更，應(yīng)有該文件的原審核和批準(zhǔn)的相同職能部門

進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。

5.2.3.3文件需作廢的，由文件編制部門提出申請(qǐng)，經(jīng)專業(yè)管理者代表批準(zhǔn)后方

可作廢。作廢文件由編制部門做好回收記錄。

5.2.3.4為積累知識(shí)和追溯歷史，具有保留價(jià)值的作廢義件，義件歸口部門應(yīng)向

辦公室書(shū)面說(shuō)明，辦公室加蓋“作廢保留”印章，與現(xiàn)行有效文件隔離保存，生

產(chǎn)和檢驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)不得保留。

5.2.3.5無(wú)保留價(jià)值的作廢文件由相關(guān)部門造冊(cè)登記，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后銷

毀。填寫(xiě)《文件回收登記表》、《文件/記錄銷毀登記表》。

5.2.4文件的管理

5.2.4.1辦公室建立管理體系的《文件控制清單》。各部門建立本部門《文件控

制清單》，指定專人管理本部門使用的文件。

5.2.4.2文件正本必須有審核人和批準(zhǔn)人簽名或蓋章，并歸檔保管。

5.2.4.3借閱、復(fù)制與管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審

批后再向資料管理員借閱、復(fù)制.復(fù)制的受控文件必須由資料管理員登記編號(hào)。

5.2.4.4公司已建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，對(duì)需要通過(guò)此系統(tǒng)發(fā)布的文件由辦公室負(fù)

責(zé)文本的有效性和可追溯性，凡以電子版形式發(fā)布的文件，使用者可自行打印，

但以電子版為唯一有效版本。電子版文件由系統(tǒng)自動(dòng)生成發(fā)送記錄,不再填寫(xiě)《文

件發(fā)放登記表》。

5.3文件評(píng)審和確認(rèn)

5.3.1公司管理手冊(cè)的評(píng)審和確認(rèn)由辦公室組織實(shí)施；確認(rèn)工作每年進(jìn)行一次，

必要時(shí)予以修改或換版。

5.3.2文件評(píng)審的內(nèi)容

a）與相應(yīng)管理體系標(biāo)準(zhǔn)的符合性；

b）文件的充分性、適宜性、可操作性及管理的有效性；

c）文件之間的相容性。

5.3.3當(dāng)管理體系、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和工藝流程等發(fā)生變化時(shí)，需及時(shí)進(jìn)行文件評(píng)審。

5.3.4各部門須將文件評(píng)審和確認(rèn)情況報(bào)辦公室。

5.4文件分類、編號(hào)

5.4.1本公司文件共分三層：管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件（部門和分廠）。

5.4.2文件編號(hào)

5.4.2.1管理手冊(cè)編號(hào)方法：

CDZF—SC—2013

公司代號(hào)管理手冊(cè)生效年號(hào)

5.4.2.2程序文件編號(hào)方法：

CDZF—Q—XXX

公司代號(hào)程序文件代號(hào)