某地產(chǎn)集團(tuán)重大會務(wù)執(zhí)行細(xì)則

第11頁，共11頁目錄TOC\o"1-2"\h\z\u1.總則 22.制度與規(guī)范 23.流程圖 24．工作程序 45．附則 11總則目的為了便于集團(tuán)總部綜合管理部及服務(wù)物業(yè)總務(wù)團(tuán)隊(duì)明確大型會務(wù)服務(wù)的各項(xiàng)工作流程及規(guī)范，更系統(tǒng)化更高效地完成會務(wù)保障工作，特編寫了《集團(tuán)有限公司重大會務(wù)執(zhí)行細(xì)則》供大家參考，《細(xì)則》內(nèi)容主要包含組織一次大型會議中所應(yīng)做好的各項(xiàng)工作（會前，會中，會后）及注意事項(xiàng)。適用范圍本細(xì)則適用于集團(tuán)總部，各業(yè)務(wù)板塊結(jié)合實(shí)際情況，自行制定相關(guān)管理規(guī)范，報(bào)集團(tuán)審批后施行。制度與規(guī)范集團(tuán)綜合管理部對于會議會務(wù)的管理有明確的制度及規(guī)范，將另行制定，本《細(xì)則》不做詳細(xì)贅述。流程圖會前會場布置開始會議設(shè)備及其他準(zhǔn)備到達(dá)會場會議宣傳物料制作確認(rèn)酒店合作合同確認(rèn)會議座次及宴會桌位圖確認(rèn)餐飲方案確認(rèn)住宿方案、與會人員出行交通方案發(fā)布會務(wù)指南申報(bào)會議預(yù)算發(fā)布會議通知成立會務(wù)工作組會議廳選址及確認(rèn)確認(rèn)會議時(shí)間、預(yù)估參會人數(shù)會場布置開始會議設(shè)備及其他準(zhǔn)備到達(dá)會場會議宣傳物料制作確認(rèn)酒店合作合同確認(rèn)會議座次及宴會桌位圖確認(rèn)餐飲方案確認(rèn)住宿方案、與會人員出行交通方案發(fā)布會務(wù)指南申報(bào)會議預(yù)算發(fā)布會議通知成立會務(wù)工作組會議廳選址及確認(rèn)確認(rèn)會議時(shí)間、預(yù)估參會人數(shù)會中住宿的保障會議的保障合影的保障用餐的保障過程住宿的保障會議的保障合影的保障用餐的保障過程會后物料歸還費(fèi)用報(bào)銷復(fù)盤總結(jié)物料整理退房車輛安排結(jié)賬收尾物料歸還費(fèi)用報(bào)銷復(fù)盤總結(jié)物料整理退房車輛安排結(jié)賬收尾工作程序4.1會前工作（按順序）4.1.1會議時(shí)間及參會人員預(yù)估會務(wù)組與公司有權(quán)審批人應(yīng)充分溝通全年重大會議需求，至少在會前60個(gè)工作日確定好會議時(shí)間，并明確開會需求及與會人員范圍。4.1.2會議地點(diǎn)確認(rèn)會務(wù)組應(yīng)在會前至少45個(gè)工作日與公司有權(quán)審批人溝通確認(rèn)會議舉辦城市，并踏勘該城市符合公司要求的星級酒店，完成會議地點(diǎn)及會議預(yù)算方案后報(bào)審公司領(lǐng)導(dǎo)，最終確認(rèn)會議地點(diǎn)。會議地點(diǎn)要求：一是酒店住宿費(fèi)用要符合公司差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)；二是酒店硬件設(shè)施要滿足會議需求（會議室數(shù)量、面積、層高，酒店內(nèi)部裝修，房間數(shù)量等）；三是酒店要盡量靠近高鐵站、機(jī)場等交通便利的位置，避免鬧市區(qū)酒店，以周邊自然環(huán)境優(yōu)美的酒店為先；四是酒店服務(wù)水準(zhǔn)要同行業(yè)領(lǐng)先，能充分滿足我方各類需求。4.1.3成立會務(wù)工作組在確認(rèn)會議地點(diǎn)后，召開會議籌備會議，成立會務(wù)工作組，明確綜管及其他相關(guān)板塊、部門的人員分工，明確包含會務(wù)統(tǒng)籌、會務(wù)禮儀、it設(shè)備、辦公物料、視覺物料、現(xiàn)場布置、車輛調(diào)度、酒店入住離店、餐飲娛樂、安全保障等各事項(xiàng)的責(zé)任人，各方分工協(xié)作，保障會議的圓滿完成。4.1.4發(fā)布會議通知會議主責(zé)部門在會前一周確定本次會議的議程，其中包括匯報(bào)的具體時(shí)間、主要內(nèi)容及安排、匯報(bào)人、列席人員等事項(xiàng)，結(jié)合會議議程起草會議通知，其中應(yīng)注明會議的時(shí)間，地點(diǎn)，主持人，議程，會議的注意事項(xiàng)（必須包括著裝要求，內(nèi)容保密要求，會議文件的要求，請假的要求，會議的紀(jì)律等），審批完成后完成OA發(fā)布。4.1.5申報(bào)會議預(yù)算依據(jù)會議與會人員數(shù)量及酒店規(guī)格，做如下費(fèi)用明細(xì)，包括：會議室費(fèi)用，住宿費(fèi)用，餐飲費(fèi)用，茶歇費(fèi)，背景板布展費(fèi)，鮮花綠植費(fèi)，辦公用品費(fèi)、車輛費(fèi)用、不可預(yù)計(jì)費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。會議預(yù)算要求在會前30個(gè)工作日由會務(wù)統(tǒng)籌人員完成，并發(fā)起線上審批流程（“年度會、半年度會等預(yù)算”流程），報(bào)有權(quán)審批人審批完成。4.1.6確認(rèn)酒店合同根據(jù)會議需求及預(yù)算，與酒店確認(rèn)住宿、餐飲、會議、茶歇等的保底費(fèi)用，并與酒店銷售、公司法務(wù)人員三方協(xié)商合同條款后，發(fā)起線上“合同登記”流程，報(bào)集團(tuán)總裁審批后完成用印流程。合同簽訂須知：與酒店銷售確認(rèn)酒店合同時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注酒店費(fèi)用計(jì)算、付款方式及違約條款，核心思路為保證我司利益。一般酒店合同費(fèi)用只簽訂保底費(fèi)用，減少因會議變更等因素造成的費(fèi)用損失；酒店付款一般要求在會議舉辦前一周完成合同金額的100%支付，可分2-3次完成付款；關(guān)于違約責(zé)任，應(yīng)在合同中明確會議取消或變更我司應(yīng)承擔(dān)的損失額，盡可能的降低損失金額。如遇會議時(shí)間或其他安排變更，可提前15天與酒店簽訂補(bǔ)充協(xié)議避免造成費(fèi)用損失。4.1.7會議宣傳物料制作會議主題確認(rèn)后，由品牌部門確認(rèn)會議主視覺圖，綜管會務(wù)組根據(jù)主視覺圖制作會議相關(guān)宣傳物料，主要包含酒店簽到背景板、會議室簽到背景板、會議室內(nèi)背景板、酒店線路導(dǎo)視（重要地點(diǎn)都需設(shè)立指示牌）、合影區(qū)背景板、酒店歡迎入住函等物料。所有宣傳系統(tǒng)物料的制作，需根據(jù)酒店現(xiàn)場測量后確認(rèn)大小尺寸。此外，其他線上宣傳資料，也必須契合會議主視覺圖，諸如會務(wù)指南、會議匯報(bào)模板等。4.1.8住宿、出行方案確認(rèn)待明確與會人員后，會務(wù)組需提前收集各與會人員的出行及入住信息，統(tǒng)計(jì)各房型房間的需求數(shù)量，提前與酒店溝通預(yù)留房間，確認(rèn)信息后完成《酒店住宿安排表》（見附件1）。住宿安排要求：一是酒店房間層級要明確：集團(tuán)董事及板塊負(fù)責(zé)人安排豪華景觀套房，其余總辦成員安排普通套房，職能部門總安排大床房，區(qū)域總辦成員安排大床房，工作人員以標(biāo)房為主。在酒店房間緊張或費(fèi)用超標(biāo)的情況下，8級以下與會人員可安排標(biāo)房入住。二是酒店入住前會務(wù)組應(yīng)確認(rèn)房間內(nèi)部布置方案，放置歡迎函、入住歡迎禮、水果、引用水等物品。集團(tuán)董事及板塊負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)其個(gè)性化需求，放置領(lǐng)導(dǎo)慣用的洗漱用品、泡茶工具、水果、飲料等物資。三是會務(wù)組車輛統(tǒng)籌人員應(yīng)提前對接各與會人員的出行信息及會議期間的用車需求，提前對接車輛供應(yīng)商，確認(rèn)車輛租賃的方案，確認(rèn)信息后完成《車輛安排信息表》（見附件2）。車輛安排要求：一是與會期間董事局成員必須全程安排專車，車型一般為奔馳、寶馬等豪華轎車；其他總辦成員可安排1-2輛商務(wù)車備用；另會務(wù)組再預(yù)留一輛商務(wù)車作為機(jī)動用車輛。此外，根據(jù)會議安排，提前預(yù)定足夠數(shù)量的大巴車以供出行。二是關(guān)于接送機(jī)要求，總部總辦領(lǐng)導(dǎo)及區(qū)域總必須安排車輛接送機(jī)，如各領(lǐng)導(dǎo)乘坐同一車次或航班出行，不單獨(dú)額外安排車輛。原則上其他與會人員不安排車輛接送機(jī)，在預(yù)算充足的情況下，如5人以上乘坐同一車次或航班出行，可安排商務(wù)車或大巴車統(tǒng)一接送。三是關(guān)于車輛布置，所有會議用車都必須完成車輛統(tǒng)一布置。車輛上放置集團(tuán)/地產(chǎn)/服務(wù)LOGO信息、足夠數(shù)量的飲用水。領(lǐng)導(dǎo)專用車輛上還需放置餐巾紙、濕紙巾、口香糖等車輛常備物資。四是關(guān)于司機(jī)，會務(wù)組應(yīng)提前培訓(xùn)，溝通用車行程信息等。領(lǐng)導(dǎo)專車司機(jī)需提前面試，要求長相端正、人品可靠、熟悉會議當(dāng)?shù)丶爸苓叺缆沸畔ⅰ⑹煜ぎ?dāng)?shù)芈糜涡畔?、口齒伶俐但口風(fēng)嚴(yán)實(shí)。服務(wù)司機(jī)需著深色正裝，戴白手套。五是車輛調(diào)度要求在滿足各方出行需求的情況下，也要注意費(fèi)用控制，杜絕車輛閑置浪費(fèi)。4.1.9餐飲方案確認(rèn)會務(wù)組應(yīng)提前踏勘酒店及周邊的餐飲，確認(rèn)會議期間與會人員的餐飲地點(diǎn)，并根據(jù)預(yù)算，提前確認(rèn)菜單。另，為滿足總辦領(lǐng)導(dǎo)其他的商務(wù)接待需求，可提前在酒店周邊踏勘確認(rèn)1-2家適合商務(wù)宴請的高檔酒店。待菜單確認(rèn)后，根據(jù)內(nèi)部宴請的標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)酒水方案，提前聯(lián)系供應(yīng)商送貨至酒店，由酒店方代為保管。餐飲安排要求：一是會議期間盡量安排在酒店內(nèi)用餐，午餐以自助餐等工作簡餐為主，菜單要求葷素搭配均衡，中餐為主，菜量必須足量。會議期間須安排一次大型宴會，餐飲標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會議預(yù)算定，根據(jù)日常領(lǐng)導(dǎo)們的喜好并融合當(dāng)?shù)氐奶厣酥贫ú藛?。二是關(guān)于酒水方案，午餐不提供酒水。晚宴安排酒水，酒水規(guī)格一般為：主桌為1000元/瓶以下的紅酒，白酒一般安排2000元/瓶以下；其余桌安排400元/瓶以下的紅酒，白酒一般安排800元/瓶以下（或可選擇當(dāng)?shù)靥厣扑＞扑當(dāng)?shù)量上，一般每桌紅酒6瓶，白酒3瓶來配置。三是茶歇安排一般按照會議人數(shù)的70%準(zhǔn)備，茶歇要包含4種以上西式點(diǎn)心、3種以上現(xiàn)切水果、咖啡、紅茶等，要求擺盤要美觀，入口方便。4.1.10會議設(shè)備及其他辦公用品準(zhǔn)備IT類設(shè)備準(zhǔn)備：一般大型會議，需準(zhǔn)備2臺備用筆記本電腦、1臺投影儀、2支錄音筆（一支備用）、若干只激光筆（總辦領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)配備一支激光筆）、2支翻頁筆（一支備用）、無線話筒（主位領(lǐng)導(dǎo)各一支、主持人一支、發(fā)言席一支、移動備用至少2支）。所有設(shè)備都需提前調(diào)試確保完好。攝影攝像設(shè)備：會議期間一個(gè)會議室內(nèi)需配備一個(gè)全程攝像師，合影區(qū)域安排一位合影攝像師，并根據(jù)會議需求，斟酌是否需要增加錄影師。攝像師需提前培訓(xùn)，要求業(yè)務(wù)能力過關(guān)，合影區(qū)攝像師需懂得調(diào)動氣氛，指導(dǎo)與會人員如何站位、如何管理面部表情、如何擺造型等。其他辦公用品：為保障會議的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，會務(wù)組應(yīng)準(zhǔn)備以下辦公用品：公司抬頭的席卡、晚宴席卡、足夠數(shù)量的集團(tuán)/地產(chǎn)用紙、簽字筆、簽到本、打印紙（白色、粉色各備）、膠水、剪刀、訂書機(jī)等常用辦公用品。4.1.11確認(rèn)座次及桌位公司會議一般選擇U型或雙U型排布，根據(jù)內(nèi)部職級排序，結(jié)合《會務(wù)座次安排規(guī)則》（附表3）進(jìn)行會議座次排序。晚宴桌數(shù)如超過3桌，則需將主桌及副桌的座次安排落實(shí)到人，其余桌根據(jù)運(yùn)營公布的部門/公司業(yè)績排名來安排座位，不要求具體到每一個(gè)人。桌數(shù)超過10桌的情況下，晚宴門口需設(shè)立座位分布圖，以供與會人員方便找尋各自的座位。大合影環(huán)節(jié)，第一排領(lǐng)導(dǎo)為坐席，后面設(shè)立2-3排站位。會前需將第一排領(lǐng)導(dǎo)的座次落實(shí)到人，后排領(lǐng)導(dǎo)則落實(shí)到職位或所屬公司即可。4.1.12發(fā)布會務(wù)指南公司重大會議應(yīng)當(dāng)制作會務(wù)指南，并在會議開始前將會務(wù)指南發(fā)送至各參會人員，會務(wù)指南原則上以H5的形式線上發(fā)布，總辦成員可在會議前準(zhǔn)備紙質(zhì)版的會務(wù)指南，以便領(lǐng)導(dǎo)翻閱。4.1.13會議場地布置與熟悉會務(wù)組成員應(yīng)至少提前一天到達(dá)酒店，熟悉并了解酒店動線，提前溝通各場所的酒店負(fù)責(zé)人員，組建酒店事務(wù)溝通對接群組；提前培訓(xùn)酒店服務(wù)人員，以達(dá)到我方的服務(wù)要求；提前一晚完成酒店內(nèi)動線導(dǎo)視及會場布置；提前運(yùn)送各項(xiàng)會議物資到酒店，并調(diào)試到位。酒店布置要求：酒店前臺區(qū)域選定靠入口的位置作為入住簽到區(qū)域，安放“入住簽到區(qū)”背景板，根據(jù)背景板尺寸擺放1-2張桌子，并配備2-4把椅子，桌面上需放置簽到臺臺卡、鮮花、簽到表、簽字筆等物資。根據(jù)酒店動線圖，沿途布置導(dǎo)視動線圖，特別標(biāo)注自助餐廳、廁所、宴會廳、會議室、住宿區(qū)等重要地標(biāo)。動線圖要求指向清晰明確。會場布置要求：1、根據(jù)桌型圖，要求酒店工作人員擺放桌椅，桌面上擺放標(biāo)準(zhǔn)會議用品：飲用水、茶杯、2顆薄荷糖、書寫筆、寫字板、會議用紙、會議議程（粉色紙打?。?、席卡，要求各物資擺放處于同一水平線，整齊劃一，飲用水?dāng)[放注意標(biāo)簽位置統(tǒng)一。2、會議室內(nèi)要求在主位后方適當(dāng)位置放置會議背景板，投影幕布側(cè)前方設(shè)置發(fā)言席，會議室側(cè)方靠墻處設(shè)置工作人員席位。3、會議室內(nèi)需擺放足量的鮮花綠植，背景板前擺放成排的小型綠蘿或紅掌；U型桌內(nèi)部區(qū)域點(diǎn)綴擺放4-8顆中型高度的紅掌；主席位擺放小型色彩明快的插花；發(fā)言席擺放臺花。4、會議室內(nèi)電子設(shè)備，包括投影儀、電子顯示屏、話筒、激光筆、翻頁筆等，需提前一晚調(diào)試。5、會議室門口選定位置布置茶歇區(qū)域及簽到區(qū)域。茶歇擺放要求美觀，可要求酒店做造型布置；簽到區(qū)需擺放簽到背景板、簽到臺、簽到椅、臺花、簽到表、簽字筆等物資。6、合影區(qū)域需設(shè)置合影背景板、貼著領(lǐng)導(dǎo)銘牌的座椅、兩層站架。要求會務(wù)人員在合影前確認(rèn)合影方案，包含坐位領(lǐng)導(dǎo)座次及后排領(lǐng)導(dǎo)站位次序，并確認(rèn)合影時(shí)間點(diǎn)。7、會前根據(jù)《會議籌備點(diǎn)檢表》（附件4）來核對工作事項(xiàng)是否完成，逐一銷項(xiàng)。晚宴布置要求：根據(jù)桌型圖布置現(xiàn)場，桌數(shù)超過10桌的情況下，晚宴門口需設(shè)立座位分布圖，以供與會人員方便找尋各自的座位；特別留意主桌周圍預(yù)留出足夠的空間，以免敬酒環(huán)節(jié)主桌周邊人流擁擠堆積。此外，在大型晚宴現(xiàn)場，需根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)敬酒的需求，提前制定敬酒動線，并預(yù)留足夠的走道空間。會議服務(wù)人員要求：會議室內(nèi)服務(wù)人員要求五官端正、業(yè)務(wù)過硬、服務(wù)素養(yǎng)高，會議室至少配置3名酒店服務(wù)人員，會務(wù)組應(yīng)提前培訓(xùn)，明確每20分鐘加茶水的標(biāo)準(zhǔn)。4.2會中工作（按順序）4.2.1住宿保障會務(wù)組在所有需要住宿的人員抵達(dá)賓館時(shí)，要及時(shí)提供相應(yīng)房間的門卡；會議當(dāng)天要提前與酒店總臺設(shè)定第二日的叫早時(shí)間；會議結(jié)束的當(dāng)天13:00前，收齊所有房間的門卡，并與酒店完成退房結(jié)算。4.2.2會議保障會議前需特別注意集團(tuán)董事局以及板塊負(fù)責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)入場前的引導(dǎo)。集團(tuán)主席入場前需有集團(tuán)董辦主任、秘書等引領(lǐng)；其他董事局及板塊負(fù)責(zé)人由綜合管理部負(fù)責(zé)人、專職秘書等引領(lǐng)；會議的全程要有一名會務(wù)人員及IT人員留在會議室，保障會議的服務(wù)工作；每次匯報(bào)開始時(shí)，會議場務(wù)人員要隨時(shí)關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響、茶水等情況；會議場務(wù)人員協(xié)助匯報(bào)人員做好匯報(bào)PPT文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作；在茶歇時(shí)，要做好路線引導(dǎo)工作；及時(shí)了解會議的進(jìn)展情況并及時(shí)通知外部會務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整工作。4.2.3合影的保障茶歇合影開始和結(jié)束時(shí)，禮儀人員要做好線路指引工作；根據(jù)合影時(shí)間，提前布置合影道具，并溝通攝影師對接合影需求及注意事項(xiàng)；領(lǐng)導(dǎo)合影期間，需指引后排領(lǐng)導(dǎo)按照合影方案迅速到位，并從攝影美學(xué)角度調(diào)整個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)站位。準(zhǔn)備就緒后，請第一排坐位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)銘牌入座；合影時(shí)，會務(wù)人員要配合攝影師調(diào)動氣氛、調(diào)整角度，以最終呈現(xiàn)出符合氣質(zhì)的合影照片；4.2.4用餐的保障要結(jié)合會議的進(jìn)程和人數(shù)，通知餐廳飯菜的準(zhǔn)備情況（人數(shù)）及用餐時(shí)間；要求涼菜在入場前15分鐘擺放完畢，熱菜在人員落位后上火；如果下午有會議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐；各禮儀人員做好動線指引工作，集團(tuán)董事局以及板塊負(fù)責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)離場前由秘書引領(lǐng)。4.3會后工作（按順序）4.3.1車輛安排全部會議結(jié)束后，做好參會人員返回車輛安排工作。4.3.2退房在會議最后一天通知中午13：00之前，辦理退房手續(xù)。4.3.3物料整理在送走所有參會人員后，進(jìn)行物料的收拾和整理工